巧用Word和Excel快速制作學(xué)生成績(jī)單

1、用 Word 和 Excel 快速制作學(xué)生成績(jī)單海門市悅來(lái)中學(xué)(226131 秦建輝中小學(xué)電教 2004年第 2期刊登了姜曉崗?fù)镜囊黄恼虑捎?Access 打印學(xué) 生成績(jī)單,介紹了用 Office 系列中的 Access 來(lái)制作學(xué)生的成績(jī)單。而筆者經(jīng)常用 Office 系列中的另外兩個(gè)成員 Word 和 Excel 來(lái)給學(xué)生制作成績(jī)報(bào)告單。由于 Word 和 Excel 是 我們?nèi)粘＾k公中最常用的兩個(gè)軟件,所以一般都很容易學(xué)會(huì)。本文就介紹其制作的具體方 法,以饗讀者。首先,我們用 Excel 制作如圖 1所示的成績(jī)單的數(shù)據(jù)源。在數(shù)據(jù)源中應(yīng)包括學(xué)生姓 名、各科成績(jī)、總分、班級(jí)名次等基本信息,

2、保存到計(jì)算機(jī)上的指定位置,如:D:學(xué)生成 績(jī)表。然后運(yùn)行 Microsoft Word制作成績(jī)單的樣稿,如圖 2所示。具體步驟如下:1. 在 Word 文檔中輸入如圖 2所示的文字。插入或手工繪制一個(gè) 3行 11列的表格,并 在表格中依次輸入“語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、物理、化學(xué)、政治、歷史、地理、總分、名次” 以及各科試卷總分、班級(jí)平均分等內(nèi)容。 2. 在表格下面輸入如圖 2所示的文字,并設(shè)置好文字的字體、字號(hào)等格式。然后按下 “文字格式”欄上的 下劃線按鈕,連續(xù)按空格鍵,畫出四個(gè)空行,以給學(xué)生家長(zhǎng)簽 意見用。接著我們利用 Word 提供的郵件合并功能,制作處所有學(xué)生的成績(jī)報(bào)告單了。 1. 在“成績(jī)

3、單樣稿”文檔中,選擇“工具” “郵件合并”菜單命令,彈出如圖所示 的“郵件合并幫助器”對(duì)話框。單擊“主文檔”欄中的“創(chuàng)建”按鈕,在彈出的菜單中選 擇“套用信函”命令,彈出一個(gè)提示對(duì)話框。單擊“活動(dòng)窗口”按鈕,在“成績(jī)單樣稿” 文檔窗口中,出現(xiàn)如圖所示的“郵件合并”工具欄。 2. 在“郵件合并幫助器”對(duì)話框的“數(shù)據(jù)源”欄目中,單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,選擇 “ 打 開 數(shù) 據(jù) 源 ” 命 令 , 彈 出 如 圖 所 示 的 “ 打 開 數(shù) 據(jù) 源 ” 對(duì) 話 框 。3. 在“文件類型”下拉列表框中選擇“ MS Excel 工作簿”,文件列表框中選擇前面制 作的“學(xué)生成績(jī)表”文件。單擊“打開”按鈕,彈出如圖所示的 Excel 提示框,選擇“整 張電子表格”,單擊“確定”按鈕。彈出如圖所示的“ Microsoft Word ”提示框,單擊“編 輯主文檔”按鈕,返回到“成績(jī)單樣稿”文檔。 4. 單擊 按鈕,在如圖所示的下拉菜單中分別選種要插入的命令域,插到 “成績(jī)單樣稿”的適當(dāng)?shù)奈恢蒙稀?5. 單擊“郵件合并”工具欄上的“合并選項(xiàng) (M”按鈕,彈出如圖所示的“合并”對(duì) 話框。單擊“合并”按鈕,等待幾秒種,結(jié)果所有學(xué)生的成績(jī)單均顯示