論現(xiàn)代文秘如何適應(yīng)現(xiàn)代條件下的工作要求

1、論現(xiàn)代文秘如何適應(yīng)現(xiàn)代條件下的工作要求摘要：文秘是現(xiàn)代企業(yè)里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服務(wù)性作用，是企事業(yè)單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要要素。文秘的工作具有協(xié)助性、上傳下達(dá)等基本特征?，F(xiàn)代文秘應(yīng)具備過硬的政治思想素質(zhì)、高尚的思想品德、認(rèn)真的工作態(tài)度、寫作能力、組織管理能力等基本素質(zhì)。在現(xiàn)代條件下，文秘還應(yīng)具備優(yōu)良的法律素質(zhì)、良好的心理素質(zhì)和電腦應(yīng)用能力。關(guān)鍵詞：現(xiàn)代文秘 基本素質(zhì)文秘是現(xiàn)代企業(yè)里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服務(wù)性作用，是企事業(yè)單位有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要要素。我國現(xiàn)代文秘事業(yè)經(jīng)過20多年的發(fā)展，較之傳統(tǒng)文秘在某些方面有了長足的發(fā)展和明顯的變化。但是在21世紀(jì)的今天，隨著社會

2、組織扁平化趨勢的到來，隨著社會成員自主意識的空前高漲、競爭觀念的日益增強(qiáng)、創(chuàng)新意識的逐步覺醒、科技效率意識的不斷樹立，為了使現(xiàn)代文秘能適應(yīng)現(xiàn)代條件下的工作要求，當(dāng)務(wù)之急就是要提高他們的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)代文秘工作的基本特征現(xiàn)代文秘分類很多，雖然具體的工作內(nèi)容有很大區(qū)別，但都具備一些共同的特征：一、協(xié)助性 現(xiàn)代文秘工作內(nèi)容很瑣碎，千頭萬緒，千變?nèi)f化，歸納起來有兩大職能：一是為領(lǐng)導(dǎo)整理資料服務(wù)，二是為領(lǐng)導(dǎo)參謀。文秘本身屬于辦事人員，其根本任務(wù)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好工作，這就是文秘的輔助特點(diǎn)，從這個角度來說，文秘工作具有從屬性，被動性，執(zhí)行性，服務(wù)性的特點(diǎn)。二、上傳下達(dá)現(xiàn)代文秘的工作主要是起上傳下達(dá)作用，這是由

3、文秘的特殊地位所決定的。文秘的工作既關(guān)聯(lián)上級，也關(guān)聯(lián)下級，就象是一個紐帶，可以用這樣一句話來表達(dá): 現(xiàn)代文秘的特征是不上不下，亦上亦下，可上可下?，F(xiàn)代文秘工作是一種對知識、能力和技術(shù)要求都很高的專業(yè)性工作，有其獨(dú)特的性質(zhì)和規(guī)律?，F(xiàn)代文秘應(yīng)具備的基本素質(zhì)一、過硬的政治思想素質(zhì)在當(dāng)今的社會中，不論是政府還是企事業(yè)的文秘，他所處的重要地位決定了他必須具有過硬的政治思想素質(zhì)。這就是說，首先要有較高的政治覺悟和黨性觀念，要有堅(jiān)定的政治立場。在思想上要自覺地與黨中央保持高度一致，堅(jiān)持以鄧小平中國特色的社會主義理論和黨的“三個代表”重要思想為指針，以黨的各項(xiàng)路線、方針、政策和法律為準(zhǔn)繩，增強(qiáng)貫徹執(zhí)行黨的方針

4、政策的自覺性和堅(jiān)定性。充分認(rèn)識到文秘工作的重要性，自覺服從組織安排，把文秘工作當(dāng)作完善社會主義市場體制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，當(dāng)作黨和人民利益的需要，在企業(yè)利益和個人利益、工作利益和物質(zhì)利益中作出正確選擇。同時要確立新的價值觀，增強(qiáng)責(zé)任感和事業(yè)心。二、高尚的思想品德(1)文秘的思想品德，主要是指他們的道德、品行、人格等對服務(wù)對象的影響。品德高尚、正直、真誠坦率、言行一致，是現(xiàn)代文秘起碼的、也是最重要的條件。俗語說:“有德無才是君子，有才無德是小人，德才兼?zhèn)涫鞘ト恕！爆F(xiàn)代文秘只能是“圣人”。具體地講就是要建立傳統(tǒng)美德與時代精神相結(jié)合的新的職業(yè)道德規(guī)范。三、認(rèn)真的工作態(tài)度作為文秘要有很強(qiáng)的事業(yè)心

5、、責(zé)任感、忠于職守、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、有條不紊、任勞任怨，勇于承擔(dān)任務(wù)，不回避矛盾，勤敏忠實(shí)。要深入實(shí)際，了解和掌握情況，特別是要熟悉本部門的業(yè)務(wù)?，F(xiàn)代文秘還要清楚自己的職責(zé)，應(yīng)注意兩個方面：一是要以辦公室的崗位責(zé)任制為依據(jù)，明確自己的職責(zé)范圍。要分清哪些是自己應(yīng)按常規(guī)處理的日常事務(wù)，哪些必須請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，才能進(jìn)行處理；哪些應(yīng)該回避或暫緩辦理。二是要把握好領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍，需要自己干的工作，應(yīng)竭力做好；不需要自己插手的事情，決不越權(quán)去參與。四、 寫作能力寫作能力，是現(xiàn)代文秘必備的最基本的素質(zhì)之一。只有能夠熟練運(yùn)用文字，才能將領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的思路、閃光的思想總結(jié)表述出來。要提高寫作能力就要勤練內(nèi)功?，F(xiàn)代文秘不

6、僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般寫作知識，掌握各種文體的寫作技巧，而且要具備一定的理論修養(yǎng)、政策水平、業(yè)務(wù)知識、科學(xué)的思維方法；還要了解政策、理論等各方面知識，不斷拓寬知識面，高屋建瓴，了然于胸；同時，還要在工作中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)；邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿有血有肉；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時的思路、處理問題時的方法與技巧等。五、組織管理能力現(xiàn)代文秘還需要有較強(qiáng)的組織管理能力。根據(jù)職責(zé)的要求，文秘經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動，如果缺乏現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。因此，現(xiàn)代文秘一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何

7、處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀察，統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與部下及各部門之間的關(guān)系，當(dāng)然還要安排領(lǐng)導(dǎo)日程并為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好相關(guān)活動資料?，F(xiàn)代條件下文秘應(yīng)加強(qiáng)的素質(zhì)一、現(xiàn)代文秘要提高法律素質(zhì) 現(xiàn)代社會是法治型社會，現(xiàn)代文秘處在現(xiàn)代條件下，應(yīng)提高自己的法律素質(zhì)，主要有四個方面的要求：一是要具備較強(qiáng)的法律意識。 所謂法律意識，是一種特殊的社會意識體系，是社會主體對社會法的現(xiàn)象的主觀把握方式，是人們對法的理性、情感、意志和信念等各種心理要素的有機(jī)綜合體(2)。一般而言，對法的期待心理越強(qiáng)烈，感知、評價和認(rèn)同法律的能力也就越強(qiáng)，繼而遵守和維護(hù)國家法律的自覺性就越高。文秘

8、，尤其是現(xiàn)代文秘，屬社會中的知識階層，服務(wù)并服從于決策層，所以，他們應(yīng)該而且必須具備高出一般公民的法律意識。二是要完善法律知識結(jié)構(gòu)。對于現(xiàn)代文秘來說，完善法律知識結(jié)構(gòu)主要包括三個層面的內(nèi)容：認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守憲法；熟悉和掌握國家的基本法律。三是要形成正確的法律價值取向。現(xiàn)代文秘應(yīng)樹立正確的法律價值取向，使所掌握的法律知識內(nèi)化為自覺遵守法律的動力，并逐步養(yǎng)成履行法定義務(wù)、遵守國家法律的良好習(xí)慣，全心全意地為國家利益、為人民利益服務(wù)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，積極探索提高現(xiàn)代文秘法律素質(zhì)的途徑有：首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)社會主義的法制理論和法律知識，這是現(xiàn)代文秘提高法律素質(zhì)首先要學(xué)習(xí)的知識。要不斷積累、更新法律知識，不

9、斷樹高自己的法律水平和法律服務(wù)能力。其次，要在輔助領(lǐng)導(dǎo)依法決策的過程中提高法律素質(zhì)。在各級領(lǐng)導(dǎo)對重大問題作出決策之前，現(xiàn)代文秘應(yīng)預(yù)先熟悉有關(guān)法規(guī)，提出決策建議，并把法律意識貫穿于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促檢查、抓好落實(shí)的全過程。如果條件具備，還可廣泛征求法律專家的意見，以提高依法決策和服務(wù)決策落實(shí)的水平。二、良好的心理素質(zhì)心理素質(zhì)的好壞對我們的工作和生活有促進(jìn)或干擾作用。如果長期處于某種消極情緒的困擾之下，就會導(dǎo)致焦慮、壓抑、偏執(zhí)，引起某些心身性疾病，引發(fā)一些破壞性行為?，F(xiàn)代社會競爭激烈，現(xiàn)代文秘要適應(yīng)并能應(yīng)對日趨復(fù)雜的工作和人際關(guān)系，就應(yīng)該自覺地進(jìn)行心理調(diào)適，保持健康積極、平和從容的心理狀態(tài)。首先，要以冷

10、靜的態(tài)度對待是非。其次，要以平和的心態(tài)對待得失。再次，要以清靜的態(tài)度對待名利。有人總結(jié)說：對待工作，要有心栽花，花不成，也要栽；對待名利，要無心插柳，柳成蔭，也無心。這種清靜有為的態(tài)度值得我們學(xué)習(xí)借鑒。三、電腦應(yīng)用能力隨著社會的不斷進(jìn)步，電腦已經(jīng)很廣泛的應(yīng)用到了公司、企業(yè)的日常工作中來。對于現(xiàn)代文秘而言，需要具備哪些電腦方面的知識呢？1、用電腦從事文字處理及網(wǎng)上辦公的能力現(xiàn)代文秘要掌握英文錄入方法及漢字的多種編碼的錄入方法；要能夠使用掃描識別系統(tǒng)進(jìn)行文字的掃描識別、掃描儀的安裝調(diào)試，掃描識別軟件的選用、安裝，及文字處理軟件(WPS)的安裝與維護(hù)；要熟練掌握Office軟件當(dāng)中的word的文字處

11、理，還要掌握Excel電子表格的制作，學(xué)會使用電子表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、計(jì)算，制作報表等等。另外，當(dāng)今社會，網(wǎng)上辦公越來越普及，使得傳統(tǒng)文秘已經(jīng)無法勝任本職工作，“網(wǎng)上辦公”要求現(xiàn)代文秘要具備互聯(lián)網(wǎng)信息的采編能力，具備網(wǎng)頁的制作能力，電子郵件的收發(fā)能力，掌握互聯(lián)網(wǎng)瀏覽器的使用；掌握網(wǎng)頁制作軟件的應(yīng)用，設(shè)計(jì)自己的主頁，向社會公眾展示自己的形象；使用電子郵箱收發(fā)文件等節(jié)省郵電費(fèi)用，并能提高辦公效率。2、樹立信息化意識(3)我們知道，現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)達(dá)的社會，計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)正在飛速發(fā)展，在社會中捕捉信息的速度的快慢決定了誰就能在信息社會中占有先機(jī)，占據(jù)制高點(diǎn)。信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來以及知識經(jīng)濟(jì)的到來，對現(xiàn)代文秘工作形成了一股強(qiáng)大的沖擊波，也給他們的工作提出了新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代文秘要積極培養(yǎng)自已對信息的高敏感性，隨時隨地捕捉有價值的信息，并及時把握利于工作的信息，及時把處理后的精華部分提供給領(lǐng)導(dǎo)，使有效的經(jīng)濟(jì)能量釋放出來。因此要主動了解電腦、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展?fàn)顩r，捕捉最新技術(shù)用于文秘業(yè)務(wù)之中。除上述之外，現(xiàn)代文秘還應(yīng)學(xué)習(xí)文、史、哲等社會科學(xué)知識和數(shù)、理、化等自然科學(xué)知識。同時，也應(yīng)涉獵社會學(xué)、社會心理學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、美學(xué)、人才學(xué)、倫理學(xué)等方面的知識。21世紀(jì)的曙光已經(jīng)照亮了生活的各個角落?，F(xiàn)代