行文管理制度

1、行文管理制度1 目的為規(guī)范北京XXX科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)XXX）及下屬公司的行文管 理，提高行文處理質(zhì)量和效率，制定本制度。2 適用范圍本制度適用于稱(chēng) XXX 及下屬公司的行文管理工作。3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1 行文是指 XXX 與政府相關(guān)單位間傳送的外部文件、 XXX 內(nèi)部傳送的 各類(lèi)文件，但不包括管理文書(shū)與合同文件。3.2“對(duì)內(nèi)”與“對(duì)外”“對(duì)內(nèi)”指XX內(nèi)部，包括XXX及下屬公司之間行文；“對(duì)外”指對(duì)XX以 外的單位，除公司辦公室外，其他部門(mén)不得對(duì)外正式行文。4 職責(zé)范圍4.1 公司高管領(lǐng)導(dǎo)小組4.1.1 負(fù)責(zé)審批相關(guān)行文“對(duì)內(nèi)”和“對(duì)內(nèi)”的發(fā)放及處理工作。4.2 公司辦公室4.2.1 負(fù)責(zé)

2、 XXX 的行文協(xié)調(diào)處理工作；4.2.2 負(fù)責(zé)公司的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的相關(guān)行文及處理工作5 管理制度5.1 行文分類(lèi)5.1.1 XXX 公司的行文種類(lèi)主要有：決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，變更或者撤銷(xiāo)分子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)；公告：適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)；通告：適用于公布公司各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)；通知：適用于傳達(dá)要求下級(jí)單位須知、辦理或者執(zhí)行的事項(xiàng)，適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的行文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的行文；通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者反映重要情 況；議案：適用于公司按照規(guī)定程序向?qū)?yīng)的決策者（委員會(huì)）提請(qǐng)審議事項(xiàng)；決議：經(jīng)會(huì)議討論或?qū)?/p>

3、議通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；報(bào)告：適用于向上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的詢(xún)問(wèn)（包括審計(jì)報(bào)告）； 請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)；會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)；函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)；工作聯(lián)系單：用于公司各部門(mén)之間的工作聯(lián)絡(luò)。由公司高管批準(zhǔn)發(fā)布的不屬于上述 13種主要行文類(lèi)型的其他行 政文件等，也歸入行文范疇。5.2行文編制的基本要求521行文的編號(hào)方法完整的行文代號(hào)如下:【201 X字 XXX 號(hào) 文件順序號(hào)一 年代號(hào) 文件類(lèi)型公司說(shuō)明：文件順序編號(hào)規(guī)則：不分文件類(lèi)

4、型，以年劃分，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1開(kāi)始按順序遞增。522 XXX及下屬公司代號(hào):序號(hào)北京XXX及下屬公司名稱(chēng)代號(hào)1北京XXX科技有限公司XXX2管理行文類(lèi)型的編號(hào)表:序號(hào)文件類(lèi)型文件類(lèi)型代號(hào)1決定/決議決2公告公3通告/通知/通報(bào)通4議案議5請(qǐng)示請(qǐng)6批復(fù)批7會(huì)議紀(jì)要紀(jì)8報(bào)告報(bào)9函函10工作聯(lián)系單聯(lián)11其他其說(shuō)明：1、XXX對(duì)外文件的編號(hào)由公司辦公室統(tǒng)一編制和管理;行文編號(hào)方面的基本要求1）文件編號(hào)的登記由辦公室指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)，每份文件均應(yīng)有獨(dú)立的代號(hào)，不得重復(fù)和間斷;2) 文件的編號(hào)反映文件的類(lèi)型，以便于查找和歸檔。5.2.4 行文編寫(xiě)及排版的基本要求1) 行文編寫(xiě)時(shí)，文件名應(yīng)能簡(jiǎn)要反映正

5、文內(nèi)容； 例：關(guān)于“五一”放假的通知；例：關(guān)于XXX議題的提案；例：關(guān)于XXX的營(yíng)銷(xiāo)方案。2) 正文應(yīng)力求“表達(dá)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要”；3) 所有條款編號(hào)左起頂格編排，在編號(hào)后空一個(gè)字的位置寫(xiě)標(biāo)題，另起一行空兩個(gè)字位置寫(xiě)具體內(nèi)容。如條款編號(hào)后無(wú)標(biāo)題，則空一個(gè)字 的位置寫(xiě)具體內(nèi)容；4) 版記主題一般應(yīng)用三號(hào)仿宋體加黑，其余用四號(hào)仿宋 _GB2312 ；5) 字體排列采用 1.2(或 1.5) 倍行間距(一般不超過(guò) 23 行/頁(yè))；6) 紙型一般采用A4型，頁(yè)面設(shè)置為：上2.0cm ,下2.0cm ,左2.5cm ,右 2.5cm ；7) 對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)在頁(yè)腳處注明：總頁(yè)數(shù)、本頁(yè)數(shù)；8)

6、文件保存時(shí)文件名為“正文名-作者姓名 -日期”；例：“行文管理制度-XXX-20171121 ”9) 正文落款處用大寫(xiě)漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“O”；10 ) 裝訂要求：多頁(yè)公文應(yīng)于左側(cè)兩釘平訂；11 ) 以紅頭文件形式公文和對(duì)外公文一律加蓋公章；12 ) 附 件: 正文下空一行，左空兩字，三號(hào)仿宋，如有序號(hào)，后加阿拉伯?dāng)?shù)字如：附件：1. XXX,附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)。5.3 簽發(fā)規(guī)定5.3.1 行文簽發(fā)權(quán)限1) 紅頭文件對(duì)外紅頭文件由經(jīng)辦部門(mén)起草、相關(guān)部門(mén)會(huì)簽、公司辦公室核稿，提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司辦公室統(tǒng)一對(duì)外發(fā)布；對(duì)內(nèi)紅頭文件由經(jīng)辦部門(mén)起草、相關(guān)部門(mén)會(huì)簽、公司辦公室核稿，提

7、交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司辦公室統(tǒng)一對(duì)內(nèi)發(fā)布。所有紙質(zhì)行文須由起草部門(mén)前付行文(函)審批單，后附正文 按相關(guān)流程報(bào)批。5.3.2 根據(jù) XXX 實(shí)際情況，結(jié)合當(dāng)前管理需要，公司各部門(mén)所有行文發(fā)文參照如下程序執(zhí)行：1) 擬稿對(duì)外、對(duì)內(nèi)行文一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)擬稿。2) 核稿擬稿完畢后，由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿，并簽名確認(rèn)。3) 會(huì)簽核稿完畢后，需要會(huì)簽的，核稿人應(yīng)確定會(huì)簽人員，需于 1 天內(nèi)會(huì) 簽完畢。4) 簽發(fā) 會(huì)簽完畢后，發(fā)公司辦公室，由辦公室呈交相關(guān)審批人簽發(fā)。5) 簽發(fā)后程序 其他后續(xù)發(fā)文程序?yàn)椋壕幪?hào)、校對(duì)、打印、蓋章、發(fā)文、保存紙質(zhì) 和電子檔案原件。5.3.5 行文發(fā)布日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；

8、 發(fā)布前應(yīng)明確發(fā)放范圍， 發(fā)布時(shí) 做好行文流轉(zhuǎn)登記記錄。5.4 收文管理5.4.1 收文管理主要指對(duì)內(nèi)、外部行文的接收和傳閱環(huán)節(jié)進(jìn)行管理；5.4.2 外部收文由公司辦公室負(fù)責(zé)；填寫(xiě)外來(lái)文登記?。徽那案?文件批閱單；5.4.3 外部收文包括： 政府有關(guān)機(jī)構(gòu)(黨、政、工、團(tuán))文件； 行業(yè)主管部門(mén)文件；外單位或個(gè)人重要函件；重要接待信息；其他外部重要信息等。5.4.4 內(nèi)部收文包括：公司高層領(lǐng)導(dǎo)批示；以公司各部門(mén)名義下發(fā)的各類(lèi)文件；公司各部門(mén)提交的請(qǐng)示、報(bào)告； 員工參加外部會(huì)議或通過(guò)其他渠道獲取的重要文件、資料。5.4.5 外部收文處理包括簽收及登記、流轉(zhuǎn)審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。1)

9、簽收及登記：所有外部來(lái)文、信函、資料等均由公司辦公室統(tǒng)一簽收、登記，分送，信函類(lèi)應(yīng)填寫(xiě)信函收發(fā)登記??；2) 流轉(zhuǎn)審核：公司辦公室對(duì)收到的行文函件進(jìn)行分類(lèi)，傳送相關(guān)責(zé)任部門(mén)承辦；3) 擬辦：公司辦公室提出擬辦意見(jiàn)，再根據(jù)文件內(nèi)容分別報(bào)送各相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審閱、處理；4) 批辦：相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理對(duì)收文及擬辦意見(jiàn)進(jìn)行閱處，公司辦公室按閱處意見(jiàn)，作直接歸檔或轉(zhuǎn)承辦部門(mén)(人員)辦理；5）承辦：對(duì)于公司高層批示辦理的文件，承辦部門(mén)（人員）按限時(shí)要 求辦理，無(wú)限時(shí)要求的原則上 2 個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢；6）催辦：公司辦公室對(duì)承辦部門(mén)（人員）的收文處理過(guò)程進(jìn)行催辦，緊急行文跟蹤催辦，重要行文重點(diǎn)催辦，一

10、般行文定期催辦。5.5 行文歸檔與管理5.5.1 擬制、修改和簽批行文， 書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡必須符合存檔要 求；5.5.2 行文辦理完畢應(yīng)及時(shí)對(duì)紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行整理 （立卷）、歸檔， 個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔行文；5.5.3 歸檔范圍內(nèi)的行文， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、 特征和保存價(jià)值等整 理（立卷），要保證歸檔行文的齊全、完整，能正確反映主要工作情況， 便于保管和使用；5.5.4 應(yīng)對(duì)行文按編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)登記，并將行文的編號(hào)、時(shí)間、內(nèi)容、 處理情況等輸入計(jì)算機(jī)以便查證。行文經(jīng)傳遞或處理完畢，收發(fā)文部門(mén)需 對(duì)行文及其相關(guān)文件進(jìn)行存檔，并把復(fù)印件送各會(huì)簽部門(mén)；5.5.5 公開(kāi)發(fā)布對(duì)外行文，必須經(jīng)公司高層

11、領(lǐng)導(dǎo)審批。5.6 授權(quán)與保密5.6.1 行文批示人、 會(huì)簽人、簽發(fā)人可針對(duì)特定業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，授權(quán) 有關(guān)人員代其履行相應(yīng)職權(quán)；5.6.2 各部門(mén)應(yīng)做好行文保密工作， 所有本部門(mén)對(duì)外發(fā)放文件， 統(tǒng)一由 辦公室加密及水印后，再由本部門(mén)對(duì)外發(fā)放；5.6.3 公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度與保密管理規(guī)定， 如有泄密， 對(duì) 相關(guān)責(zé)任人按照公司相關(guān)規(guī)定從重處罰，情節(jié)嚴(yán)重觸犯法律的，移交司法 機(jī)關(guān)處理。6 附則本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，本規(guī)定的解釋權(quán)歸辦公室。附：1、公文（函）審批單2、發(fā)文登記表3、外來(lái)文登記簿4、文件批閱單北京 XXX 科技有限公司辦公室二o一-年一月二一日公文（函）審批單文件名稱(chēng)：附件：發(fā)布范圍：發(fā)布要求：擬稿部門(mén)：擬稿人簽字：部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿簽字：會(huì)簽（協(xié)同部門(mén)）：公司高管簽