企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)

1、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號采購業(yè)務(wù)（采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范）中所稱采購，是指企業(yè)購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號采購業(yè)務(wù)對采購的主要流程進(jìn)行了梳理，明確了采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，針對性地提出了相應(yīng)的控制措施。企業(yè)在健全采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時(shí)，應(yīng)當(dāng)比照健全資金、資產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，著力從全面梳理相關(guān)流程入手。要著力健全各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)管理制度，落實(shí)責(zé)任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資和勞務(wù)采購按質(zhì)按量按時(shí)和經(jīng)濟(jì)高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。一、采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)流程主要涉及編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃、請購、選擇供應(yīng)商、

2、確定采購價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗(yàn)收、退貨、付款、會計(jì)控制等環(huán)節(jié)。二、采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施（一）編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃采購業(yè)務(wù)從計(jì)劃（或預(yù)算）開始，包括需求計(jì)劃和采購計(jì)劃。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：需求或采購計(jì)劃不合理、不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計(jì)劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃不協(xié)調(diào)等。主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)編制需求計(jì)劃。第二，采購計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過高或過低。第三，采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，

3、經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。（二）請購請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。主要管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生

4、產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計(jì)劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)?！纠?】某公司制定了嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，規(guī)定：各需求部門按月填報(bào)產(chǎn)品需用計(jì)劃，提出物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量等指標(biāo)，經(jīng)需求部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，于每月20日前報(bào)電子商務(wù)中心匯總，追加計(jì)劃也要履行上述審批程序。電子商務(wù)中心接到產(chǎn)品需用計(jì)劃后，復(fù)核各下屬單位和專業(yè)主管處室上報(bào)的產(chǎn)品需用計(jì)劃，審核品種、數(shù)量和編制人、審批人是否簽字或蓋章，并進(jìn)行編號?！痉治觥吭摴疽陨蟽?nèi)部控制措施主要是為了防范采購業(yè)務(wù)的如下風(fēng)險(xiǎn)：（1）采購需求計(jì)劃沒有經(jīng)過必要的審批；（2）采購需求計(jì)劃與實(shí)際需求不符。該公

5、司擬通過以上控制措施，保證需求計(jì)劃經(jīng)過必要審批，并保證采購需求計(jì)劃與實(shí)際需求相符?！纠?】某公司為了防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，公司制定了詳細(xì)的內(nèi)部控制制度，其中關(guān)于采購業(yè)務(wù)請購申請的部分內(nèi)容如下：（1）納入采購部統(tǒng)一采購的，均須進(jìn)行一般采購申請，經(jīng)有效批準(zhǔn)后方可進(jìn)行實(shí)施采購。歸口部門應(yīng)提前進(jìn)行預(yù)測和計(jì)劃。 。（2）使用部門根據(jù)生產(chǎn)消耗和業(yè)務(wù)需要，向請購部門提出采購需求計(jì)劃。（3）請購部門審核采購需求計(jì)劃（是否必要、庫存是否滿足、是否可以調(diào)劑，是否超出預(yù)算等），對費(fèi)用也歸口管理的，還需審查預(yù)算控制情況。確認(rèn)在預(yù)算內(nèi)且需要采購的，審查使用要求，提出采購申請。（4）請購部門業(yè)務(wù)主管填寫或創(chuàng)建采購申請單，常用類按

6、類別和部門匯總申請，項(xiàng)目類一項(xiàng)一申請。（5）采購申請的財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門成本控制員審核采購申請的預(yù)算和資金需求，限額以上的還須財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)主管人員審核。（6）采購申請的審批：歸口部門負(fù)責(zé)人審批費(fèi)用成本類10萬元以下的申請；項(xiàng)目投資類30萬元以下；公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批費(fèi)用成本類10萬元以上（含），50萬元以下項(xiàng)目投資類30萬元以上（含），80萬元以下的申請；財(cái)務(wù)總監(jiān)審批費(fèi)用成本類50萬元以上（含），100萬元以下，項(xiàng)目投資類80萬元以上（含），100萬元以下的申請；總經(jīng)理審批費(fèi)用成本類和項(xiàng)目投資類100萬元以上的申請。（7）生產(chǎn)或經(jīng)營工作急需時(shí)，如生產(chǎn)急需用維修急件、緊急委托外部維修，使用部門應(yīng)當(dāng)在請

7、購部門同意后，由采購部門實(shí)施采購?！痉治觥吭摴静少彉I(yè)務(wù)請購申請的上述內(nèi)部控制制度的（1）（6）均符合采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范規(guī)定，但是（7）中的有關(guān)規(guī)定不符合采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范規(guī)定，生產(chǎn)或經(jīng)營工作急需時(shí)，應(yīng)規(guī)定使用部門可直接實(shí)施采購，以免影響生產(chǎn)經(jīng)營，但事后應(yīng)補(bǔ)充履行請購程序，并詳細(xì)記錄。（三）選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)

8、。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。（四）確定采購價(jià)格如何以最優(yōu)“性價(jià)比”采購到符合需求的物資。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購定價(jià)方式選擇不當(dāng)，缺乏對重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。主要管控措施：第一，健全采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動態(tài)競價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價(jià)格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。大

9、宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則。招標(biāo)采購包括公開招標(biāo)，邀請招標(biāo)，詢標(biāo)競價(jià)等方式。公開招標(biāo)。對采購金額在一定額度以上且質(zhì)量可靠性不易確定，市場價(jià)格波動較大應(yīng)采用公開招標(biāo)方式組織采購工作。邀請招標(biāo)。對采購金額在一定額度之內(nèi)或項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)、有資格承接的潛在投標(biāo)人較少，或需要在較短時(shí)間內(nèi)完成采購任務(wù)的可采用邀請招標(biāo)方式組織采購工作。詢標(biāo)競價(jià)。對采購金額在一定額度之內(nèi)或標(biāo)的質(zhì)量可靠性要求較高，價(jià)格彈性不大的也可采用詢標(biāo)競價(jià)方式組織采購工作。招標(biāo)采購一般采取以下流程：（1）提出采購申請。需求部門根據(jù)大宗采購需求，填報(bào)采購申請單。（2）確定采購方案。采購部門依據(jù)需求部

10、門的建議編制采購方案申請報(bào)告，采購方案申請報(bào)告提交采購部門負(fù)責(zé)人或具有相關(guān)權(quán)限的部門審批。（3）組織招標(biāo)。審批確定采用招標(biāo)方式采購的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)遵守國家法律規(guī)范，并嚴(yán)格按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定要求開展招投標(biāo)活動。招投標(biāo)應(yīng)做好監(jiān)督工作，包括事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督。第一，事前監(jiān)督主要是對招投標(biāo)前期準(zhǔn)備階段的工作進(jìn)行監(jiān)督，可以包括以下內(nèi)容：對于達(dá)到招投標(biāo)條件的項(xiàng)目是否均已納入了招標(biāo)采購范圍，有否存在逃避招標(biāo)的行為；公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)是否按規(guī)定程序申報(bào)批準(zhǔn)；公開招標(biāo)是否選取合適信息渠道比較廣泛地發(fā)出公告，有資質(zhì)的投標(biāo)人是否均可以自由地報(bào)名參加投標(biāo)；邀請招標(biāo)是否按統(tǒng)一的質(zhì)量、技術(shù)、服務(wù)等要求向擬投標(biāo)單位發(fā)出

11、邀請，擬邀請的投標(biāo)人是否在規(guī)定的人數(shù)以上；招標(biāo)工作人員是否擅自取消投標(biāo)人資格，或以不合理?xiàng)l件限制或排斥潛在投標(biāo)人，造成投標(biāo)人之間不充分或不公平競爭。第二，事中監(jiān)督主要是對招標(biāo)以及與中標(biāo)單位簽訂合同全過程的監(jiān)督，可以包括以下內(nèi)容：評標(biāo)成員的組成是否廣泛，技術(shù)專家是否充足，評標(biāo)成員是否與投標(biāo)單位及關(guān)聯(lián)單位有個(gè)人利益關(guān)系，是否采取了回避措施；是否按確定的邀請單位名單發(fā)出投標(biāo)邀請書；是否按招標(biāo)文件確定的時(shí)間、地點(diǎn)組織開標(biāo)，邀請投標(biāo)人實(shí)到數(shù)是否符合規(guī)定；開標(biāo)、中標(biāo)、合同簽訂過程是否符合招標(biāo)文件、評標(biāo)辦法的規(guī)定和要求；標(biāo)書是否經(jīng)專家審核，是否經(jīng)招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組集體研究確定；從標(biāo)的的編制、確定到開標(biāo)，所有接觸

12、標(biāo)的的人員是否有泄密行為；評標(biāo)工作是否封閉進(jìn)行，評標(biāo)人員是否有擅自離開評標(biāo)地點(diǎn)的情況，是否隔斷了評標(biāo)人員與外界的通訊聯(lián)系；整個(gè)招標(biāo)活動過程是否均有專人進(jìn)行文字記錄，并妥善保管。第三，事后監(jiān)督是對中標(biāo)單位合同履行過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，可以包括以下內(nèi)容：對中標(biāo)單位建立客戶檔案并動態(tài)跟蹤客戶的經(jīng)營情況；監(jiān)督合同履約過程中的變更事項(xiàng)以及中標(biāo)人的違約記錄；抽查合同標(biāo)的的執(zhí)行是否與標(biāo)書合同響應(yīng)的一致。（4）進(jìn)行采購決策。采購決策確定后，采購部門向投標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)結(jié)果通知書，并簽訂合同。（五）訂立框架協(xié)議或采購合同該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方

13、主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。主要管控措施：第一，對擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請外部專家參與相關(guān)工作。第三，對重要物資驗(yàn)收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定?！纠?】某公司關(guān)于采購合同的管理，公司制定的內(nèi)

14、部控制制度如下：（1）根據(jù)公司管理信息系統(tǒng)中標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬訂合同文本，標(biāo)準(zhǔn)合同模板業(yè)經(jīng)法律事務(wù)處確認(rèn)，合同蓋章生效前，需經(jīng)法律事務(wù)處審核。（2）經(jīng)辦人形成合同文本；采辦部主任、商務(wù)部中心主任分別對合同內(nèi)容進(jìn)行審核；法律事務(wù)處審核確認(rèn)；公司主管經(jīng)理審批生效后法律事務(wù)處蓋章。（3）采辦部主管主任、采辦部主任、商務(wù)部中心主任分別對采購價(jià)格進(jìn)行審核?！痉治觥抗镜冢?）項(xiàng)規(guī)定是為了防范合同沒有完整的包括法律規(guī)定的必要條款的風(fēng)險(xiǎn)；第（2）項(xiàng)規(guī)定是為了防范合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐以及采購合同未經(jīng)有效授權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)；第（3）項(xiàng)規(guī)定主要是為了防范采購合同價(jià)格未經(jīng)審批的風(fēng)險(xiǎn)。（六）管理供應(yīng)過程管理供應(yīng)過程，主要是

15、指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價(jià)供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時(shí)掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。主要管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第四，實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。（七）驗(yàn)收驗(yàn)收是指企業(yè)對

16、采購物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失。主要管控措施：第一，制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫。第二，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等核對一致。第三，對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。（八）付款付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合

17、同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時(shí)辦理付款。要著力關(guān)注以下方面：第一，嚴(yán)格審查采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷采購款項(xiàng)是否確實(shí)應(yīng)予支付。第二，根據(jù)國家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況，合理選擇付款方式。第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。 （九）會計(jì)控制會計(jì)控制主要指采購業(yè)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏有效的采購會計(jì)系統(tǒng)控制，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況，相關(guān)會計(jì)記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映，以及采購物資和資金受損。主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會計(jì)系統(tǒng)控制，做好采購