繪制合理工作流程

1、繪制合理的工作流程流程繪制背景感謝您選擇新資源應(yīng)急管理系統(tǒng)，它將幫助您實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理信息化和無(wú)紙化辦 公，加強(qiáng)各部門(mén)之間的聯(lián)系和溝通，更好地完成各項(xiàng)工作。軟件平臺(tái)的實(shí)施是一項(xiàng)復(fù)雜工程，其中流程繪制是核心；合理的工作流程會(huì)大大 提高工作效率，增強(qiáng)組織內(nèi)部溝通，減少無(wú)謂的操作。常見(jiàn)的不合理流程缺點(diǎn)如下：流程步驟粒度過(guò)于細(xì)致，操作繁瑣；流程步驟粒度過(guò)于粗放，不能體現(xiàn)工作運(yùn)行狀況；流程分支應(yīng)用（判定/并行/或/閱示）不合理，運(yùn)行不順暢；權(quán)限分配不合理，責(zé)任不清；公文指派及其權(quán)限不合理，導(dǎo)致公文丟失或操作無(wú)效；子流程應(yīng)用不合理；自動(dòng)步驟應(yīng)用不合理；流程和現(xiàn)實(shí)脫節(jié)；過(guò)分專注技術(shù)，忽視企業(yè)文化；流程繪制原則1

2、 達(dá)成運(yùn)行目標(biāo)工作流程的運(yùn)行并不能替代職員完成某項(xiàng)實(shí)際工作，它實(shí)際上是對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的一個(gè)記錄，嚴(yán)格的描述了工作完成的軌跡和內(nèi)容；所以繪制流程圖一定要遵循現(xiàn)實(shí)情況，適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作，脫離現(xiàn)實(shí)會(huì)在使用BBEA時(shí)造成困惑，無(wú)法真正應(yīng)用系統(tǒng)。2 實(shí)用不必強(qiáng)求繪制復(fù)雜，看起來(lái)好看的流程圖，現(xiàn)實(shí)工作往往更加簡(jiǎn)單。如果一個(gè)步 驟就可以完成，就避免使用并行，判斷，或等等復(fù)雜分支；如果步驟很少，就不必分 離出子流程；如果人工可以完成，就避免自動(dòng)節(jié)點(diǎn)。實(shí)用、簡(jiǎn)單的工作流程在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中操作更順暢，更簡(jiǎn)單，更合理。3 正確識(shí)別獨(dú)立流程一個(gè)完整的流程圖應(yīng)該覆蓋一件相對(duì)獨(dú)立的事務(wù)的全過(guò)程，如果人為地分為若干個(gè)獨(dú)立流程，也可

3、以分別運(yùn)行，最終完成工作，但是其間的數(shù)據(jù)共享，自動(dòng)流轉(zhuǎn)都成 為空談。例如：一個(gè)申請(qǐng)遞交給領(lǐng)導(dǎo)后，應(yīng)該有反饋行為，同意怎么辦，不同意怎么 辦，而不是把遞交申請(qǐng)和下發(fā)指示分割開(kāi)來(lái)。當(dāng)然，機(jī)械地把不相干的事務(wù)揉和在一起，建立某種無(wú)意義的關(guān)聯(lián)，也會(huì)影響實(shí) 際工作中的事務(wù)處理。一個(gè)完整的流程應(yīng)該具有以下特點(diǎn):獨(dú)立運(yùn)行完成一件或幾件相關(guān)聯(lián)的有意義的任務(wù)包含了當(dāng)前任務(wù)在系統(tǒng)覆蓋范圍內(nèi)的主要相關(guān)內(nèi)容和特性可以某個(gè)職員單獨(dú)完成，也可以多部門(mén)多人配合，協(xié)作完成 由父流程和0-N個(gè)子流程組合而成可以多次重復(fù)運(yùn)行4 把握粒度：簡(jiǎn)化，完整，準(zhǔn)確工作流分析是一個(gè)簡(jiǎn)化工作的過(guò)程，并不是實(shí)施前期手工繪制的原始流程需要全部照搬

4、進(jìn)電腦，這里需要掌握一個(gè)原則：那些需要統(tǒng)計(jì)，或者是作為監(jiān)控點(diǎn)等等，有具體的涵義的步驟才錄入電腦流程，真正地納 入運(yùn)轉(zhuǎn)流程。任何一個(gè)簡(jiǎn)單的工作，都需要一系列復(fù)雜的操作才能完成；必須剔除其中無(wú)意義，不增值的環(huán)節(jié)，做合并或忽略處理。例如：*費(fèi)寫(xiě)報(bào)告提綱打車福翳工丄_作報(bào)吿定稱-*打E卩經(jīng)癌審核 1編寫(xiě)報(bào)肯交 經(jīng)理審核*'經(jīng)理審核；如果再次合并：1就可以簡(jiǎn)化為：就會(huì)造成粒度過(guò)粗，責(zé)任混淆，實(shí)際工作中無(wú)法運(yùn)作。滿足以下因素的工作項(xiàng)可以劃分為不同的步驟：責(zé)任人不同需要作為一個(gè)里程碑記錄任務(wù)處理過(guò)程有判斷分支/并行分支等有共享數(shù)據(jù)（公文/附件）需要處理，或者需要?jiǎng)澐植煌瑱?quán)限 需要單獨(dú)統(tǒng)計(jì)消耗項(xiàng)需要獨(dú)

5、立統(tǒng)計(jì)花費(fèi)時(shí)間需要重點(diǎn)監(jiān)控或者審核 優(yōu)先級(jí)較高的工作項(xiàng)需要保密的工作項(xiàng)定時(shí)自動(dòng)啟動(dòng)的工作項(xiàng)同時(shí)，描述一個(gè)流程和步驟的時(shí)候盡量做到完整和準(zhǔn)確，仔細(xì)填寫(xiě)各項(xiàng)屬性，不 能有任何遺漏，也不能含糊其詞，描述不明確，以免造成實(shí)際運(yùn)行中的錯(cuò)誤。5 靈活使用各種步驟類型和分支BBEA支持各種步驟類型和分支類型：標(biāo)準(zhǔn)，判定，閱示，自動(dòng)，子流程；條件 分支，并行分支，或分支，合并分支，循環(huán)分支等等。繪制流程圖之前，一定要仔細(xì)了解各種步驟/分支的涵義，靈活應(yīng)用；詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng) 參看文檔BBEA流程繪制標(biāo)準(zhǔn)。舉例說(shuō)明：i>編寫(xiě)抿告IX-編寫(xiě)報(bào)告亍'經(jīng)理審復(fù)抄送財(cái)經(jīng)理審核 丿閱示財(cái) 務(wù)部執(zhí)行計(jì)劃執(zhí)疔計(jì)劃可以修

6、改為：，抄送財(cái)務(wù)部這個(gè)步驟就不占用時(shí)間，可以更加及時(shí)地執(zhí)行計(jì)劃。子流程是非常實(shí)用的選擇，一組相關(guān)的步驟可以作為一個(gè)子流程相對(duì)獨(dú)立存在，既保持了主流程的整潔，也可以獨(dú)立變化，同時(shí)應(yīng)用于多個(gè)場(chǎng)景。6 數(shù)據(jù)共享各種形式的公文流轉(zhuǎn)支持是 BBEA的一大特色，繪制流程圖過(guò)程中需要仔細(xì)的設(shè) 計(jì)公文個(gè)數(shù)和權(quán)限，滿足實(shí)際工作需要。首先，BBEA支持運(yùn)行中增加附件，區(qū)別于公文，附件是可以隨時(shí)添加，不限個(gè) 數(shù)的；一些不確定的文檔可以利用附件功能，只有預(yù)先確定，例行公事的文檔才使用 公文功能，加入到流程圖當(dāng)中。其次，公文的權(quán)限需要仔細(xì)設(shè)計(jì)，有些保密文檔，如果設(shè)計(jì)不當(dāng)，就會(huì)造成泄密。公文權(quán)限分為：創(chuàng)建，修改，只讀。另外，還有公文類型，是否痕跡保留等等選項(xiàng)需要仔細(xì)設(shè)定。三業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和重組繪制工作流的過(guò)程本身就是一個(gè)改進(jìn)流程，改進(jìn)工作機(jī)制的良好機(jī)會(huì)。業(yè)務(wù)重組（BPR）的一般過(guò)程如下：整體設(shè)計(jì)一現(xiàn)有流程診斷一設(shè)計(jì)新流程一實(shí)施新流程一評(píng)估和改善。可 以看出，BBEA的整體實(shí)施過(guò)程基本涵蓋了以上內(nèi)容，關(guān)鍵就是如何診斷現(xiàn)有流程的弊病，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)更加合理的工作流程。傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程具有以下弊端：面向職能分割運(yùn)營(yíng)模塊，各部門(mén)各自為政；串行方式導(dǎo)致效率低下，造成很多不必要的等待；多點(diǎn)接觸影響效率，一件事情需要通過(guò)很多個(gè)部門(mén)辦理；找