面向信息共享的信息分類編碼及其管理系統(tǒng)研究

1、情報(bào)雜志2008年第11期JournalofInformationNo.11,2008面向信息共享的信息分類編碼及其管理系統(tǒng)研究ResearchoftheInformationClassificationCodingOrientedtheEnterpriseInformationSharingandManagementSystem3古發(fā)輝1,2賴路燕3,4李雯2(1.江西應(yīng)用技術(shù)職業(yè)學(xué)院信息工程系;2.3.江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院管理工程分院贛州341000;4.南昌330022)摘要,;基于“職能域-編碼對(duì)象域-信息粒度”;通過對(duì)編碼信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃組織,建立了面;最后設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了編碼管理系統(tǒng),

2、把編碼信息體系納入了系統(tǒng)進(jìn)行管理;,并建立了多個(gè)代碼子系統(tǒng)。關(guān)鍵詞編碼體系編碼結(jié)構(gòu)模型編碼管理系統(tǒng)中圖分類號(hào)TP311.5企業(yè)信息化是國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化的重要組成部分,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)由粗放型轉(zhuǎn)向集約型經(jīng)營(yíng)的重要手段,是提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平,增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。然而,在信息化建設(shè)進(jìn)程中,國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)由于片面強(qiáng)調(diào)技術(shù)和系統(tǒng),而忽略了統(tǒng)一對(duì)信息分類與編碼這一信息化的基礎(chǔ)工作,導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)。采用信息分類編碼技術(shù),確保信息在全企業(yè)中流通語(yǔ)義的一致性,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息共享的基礎(chǔ)和前提。信息分類編碼結(jié)果的好壞,將直接影響企業(yè)信息共享、交換的效率和質(zhì)量1。然而,企業(yè)在使用信息編碼過程中,還存在缺乏

3、統(tǒng)一的編碼體系、編碼在全企業(yè)范圍不統(tǒng)一等問題。因此,對(duì)信息分類與編碼深入研究具有重要的意義和實(shí)用價(jià)值。物或概念賦予具有一定規(guī)律、易于人和計(jì)算機(jī)識(shí)別處理的符號(hào),形成代碼元素信息。編碼應(yīng)遵循的基本原則有:唯一性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)明性、合理性、適用性、完整性、不可重用性、可操作性、易計(jì)算機(jī)管理2,4。2面向信息共享的信息分類編碼工作流信息分類與編碼是一項(xiàng)涉及到整個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)工程,一定要以信息系統(tǒng)的需求為基礎(chǔ),以實(shí)用為出發(fā)點(diǎn)。然而,在現(xiàn)有的理論中,只給出了信息分類與編碼的一些基本原則和基本方法,并沒有具體的實(shí)施工作流。本文在現(xiàn)有理論基礎(chǔ)上,構(gòu)建了整個(gè)面向信息共享的信息分類編碼工作流,包括編碼對(duì)象的

4、采集、信息分類和信息編碼三個(gè)過程5,具體如圖1所示。1信息分類編碼相關(guān)原理信息分類編碼是標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)領(lǐng)域,已發(fā)展成了一門學(xué)科,有自身的研究對(duì)象、研究?jī)?nèi)容和研究方法2,也已經(jīng)成為信息科學(xué)的一個(gè)重要分支3。所謂信息分類編碼就是將事物或者概念(編碼對(duì)象)賦予具有一定規(guī)律性、易于人和計(jì)算機(jī)識(shí)別與處理的符號(hào)。分為信息分類與信息編碼兩個(gè)過程。信息分類是根據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征,將信息按一定的原則和方法進(jìn)行區(qū)分和歸類,并建立起一定的分類體系和排列順序。通常信息分類基本原則可歸納為:科學(xué)性、系統(tǒng)性、可擴(kuò)延性、兼容性、綜合實(shí)用性。信息分類的基本方法有三種4:線分類法、面分類法、混合分類法。信息編碼是將事3面向信

5、息共享的信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建當(dāng)前,一些企業(yè)在上相關(guān)系統(tǒng)時(shí),沒有充分重視信息分類與編碼這一基礎(chǔ)性工作,這使得信息化建設(shè)陷入無(wú)休止地“打補(bǔ)丁”的麻煩之中,或者干脆“推倒重來(lái)”。而一些企業(yè)在制定編碼方案時(shí)隨意性很大,缺少科學(xué)的統(tǒng)一規(guī)劃,產(chǎn)生的編碼方案往往只能滿足局部的、眼前的使用要求,無(wú)法滿足全局的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的使用要求,由此產(chǎn)生的隱患在以后實(shí)施更高水平的信息化建設(shè)項(xiàng)目時(shí)會(huì)成為難以逾越的障礙。因此,信息化建設(shè)進(jìn)程中,迫切需要在整個(gè)企業(yè),甚至整個(gè)行業(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)體系,把所有相關(guān)的管理對(duì)象全部納入其中。(編號(hào):2007-3607-09-000214)?；痦?xiàng)目:江西理工大學(xué)橫向基金資助項(xiàng)目“

6、信息分類與編碼項(xiàng)目”作簡(jiǎn)介者:古發(fā)輝,男,1978年生,碩士,講師,研究方向?yàn)槠髽I(yè)信息化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò);賴路燕,女,1981年生,助教,研究方向?yàn)槠髽I(yè)管理和電子商務(wù);李雯,女,1957年生,教授、碩士生導(dǎo)師,研究方向?yàn)槠髽I(yè)信息化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。74JournalofInformationNo.11,2008情報(bào)雜志2008年第11期示。在框架中的工作中心管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理是職能域,組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品、生產(chǎn)工藝是編碼對(duì)象域。職能域的劃分和界定一般取決于人們的先驗(yàn)知識(shí)和管理模式,這給信息統(tǒng)一組織奠定了基礎(chǔ)?；诼毮苡虻男畔⒔y(tǒng)一組織有助于企業(yè)對(duì)信息流按照清晰的概念梳理,使企業(yè)信息流程的環(huán)節(jié)分解更有依據(jù)、更科

7、學(xué)。基于職能域的信息模型非常貼近企業(yè)實(shí)際應(yīng)用需要,但信息的分類仍然比較粗糙,要進(jìn)一步的細(xì)分,還依賴于信息粒度的劃分。信息粒度由粗逐漸變細(xì),。基于信息粒度的信息統(tǒng)一組,是確實(shí)有效、可行的。因此,基于職能域能使編碼標(biāo)準(zhǔn)體系框架借鑒企業(yè)對(duì)信息對(duì)象統(tǒng)一組織的已有經(jīng)驗(yàn),基于編碼對(duì)象域能使編碼標(biāo)準(zhǔn)體系框架的信息對(duì)象的邊界更清晰,基于信息粒度劃分能使編碼標(biāo)準(zhǔn)體系框架的信息對(duì)象呈現(xiàn)出規(guī)律特征。因此,職能域、編碼對(duì)象域、信息粒度的引入為信息編碼標(biāo)準(zhǔn)體系框架的構(gòu)建提供了一種直觀、結(jié)構(gòu)清晰、組織有序的方法。首先采用職能域和編碼對(duì)象域劃分重新對(duì)企業(yè)信息資源統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織,然后按信息粒度原理來(lái)確定體系的結(jié)構(gòu),按編碼

8、應(yīng)用范圍以及標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布主體劃分標(biāo)準(zhǔn)的層級(jí),以業(yè)務(wù)活動(dòng)為主線確立體系的基本內(nèi)容,最終構(gòu)建了基于“職能域-編碼對(duì)象域-信息粒度”的編碼標(biāo)準(zhǔn)體系框架,如圖2所4面向信息共享的信息編碼結(jié)構(gòu)模型綜述文獻(xiàn)610,現(xiàn)有企業(yè)采用的編碼結(jié)構(gòu)中,主要存在如下問題:一些編碼結(jié)構(gòu)過于簡(jiǎn)單,甚至直接采用流水號(hào)形式;缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的編碼結(jié)構(gòu),編碼結(jié)構(gòu)的制定普遍片面關(guān)注局部管理信息系統(tǒng)的需求,從而影響了企業(yè)信息共享和交換;編碼信息容量限制,造成編碼語(yǔ)義多義性現(xiàn)象;隨著企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生變化,編碼結(jié)構(gòu)顯得缺乏靈活性,無(wú)法動(dòng)態(tài)跟隨變化。本文提出基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型來(lái)實(shí)現(xiàn)不同編碼規(guī)則的統(tǒng)一,目的是為了最終實(shí)現(xiàn)全企業(yè)的信息

9、共享。與傳統(tǒng)的編碼結(jié)構(gòu)不一樣,面向信息共享的柔性編碼結(jié)圖1面向信息共享的信息分類編碼工作流圖構(gòu)強(qiáng)調(diào)的是每一碼段的形成和使用都與編碼對(duì)象本身及其概念集所處的上下文進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這里的上下文指的是編碼對(duì)象所處的應(yīng)用環(huán)境,如信息系統(tǒng)、部門、行業(yè)等。因此,面向信息共享的柔性編碼結(jié)構(gòu)必然要受到上下文的多條件綜合約束,具體來(lái)說有:兼容各種標(biāo)準(zhǔn)盡可能多:盡可能遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行,或者說編碼結(jié)構(gòu)能通過簡(jiǎn)單的處理符合各種標(biāo)準(zhǔn);兼容原有編碼結(jié)構(gòu)盡可能多:減少原有系統(tǒng)的改造,又能達(dá)到編碼格式的統(tǒng)一;碼段設(shè)置盡快能少:便于計(jì)算機(jī)檢索,也便于操作;信息容量盡可能充足:編碼結(jié)構(gòu)具有良好的擴(kuò)展性;本質(zhì)特征盡

10、可能多:適合各系統(tǒng)需要;編碼結(jié)構(gòu)盡可能統(tǒng)一:便于系統(tǒng)集成,信息共享。在這些綜合約束中,有些約束互相本身就圖2基于“職能域-編碼對(duì)象域-信息粒度”的編碼標(biāo)準(zhǔn)體框架圖存在制約,比如碼段設(shè)置少了,容量肯定就受75情報(bào)雜志2008年第11期JournalofInformationNo.11,2008到影響,同樣就不能表達(dá)盡可能多的特征信息。因此,這些因素制約著編碼結(jié)構(gòu)的建立,需要在建立編碼結(jié)構(gòu)時(shí)綜合考慮,它們之間的權(quán)重可以由專家打分和科學(xué)方法如層次分析法來(lái)決定11。圖3是本文設(shè)計(jì)的基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型,該模型清晰地描述了編碼結(jié)構(gòu)是由信息對(duì)象類別碼、信息對(duì)象分類碼和流水碼組成。信息對(duì)象類別

11、碼是用于標(biāo)識(shí)職能域和編碼對(duì)象域,信息對(duì)象分類碼是描述信息對(duì)象的分類特征,當(dāng)信息類述清楚、時(shí),以流水碼標(biāo)識(shí),對(duì)象在不同的上下文環(huán)境中呈現(xiàn)的編碼不同。圖4面向信息共享的編碼管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖的劃分情況。b.編碼對(duì)象管理:提供編碼對(duì)象的瀏覽、添加、修改和刪除操作。編碼對(duì)象體現(xiàn)了職能域所轄范圍內(nèi)的重要信息,通過對(duì)編碼對(duì)象的管理,可以實(shí)時(shí)掌握企業(yè)對(duì)信息資源的更新和發(fā)展情況。c.規(guī)則管理:提供規(guī)則的瀏覽、添加、修改和刪除操作,碼段的碼值管理相應(yīng)操作。規(guī)則與編碼對(duì)象是一一對(duì)應(yīng)的,也就是說有一個(gè)編碼對(duì)象就有一條規(guī)則。碼段和碼值是編碼規(guī)則的組成部分,一條編碼規(guī)則對(duì)應(yīng)多個(gè)碼段,一個(gè)碼段對(duì)一個(gè)碼值值域。d.編碼申請(qǐng)

12、:提供編碼的申請(qǐng)操作。當(dāng)有一個(gè)信息需要編碼時(shí),要相應(yīng)使用部門對(duì)其在系統(tǒng)中申請(qǐng)編碼。e.審核發(fā)布:提供編碼的審核操作。當(dāng)有一個(gè)用戶申請(qǐng)了一個(gè)新編碼時(shí),系統(tǒng)并沒有發(fā)布該編碼,用戶也不能立即使用該編碼,必須經(jīng)過信息歸口管理部門和系統(tǒng)管理的審核后才自動(dòng)發(fā)布。f.編碼查詢:提供編碼按查詢條件對(duì)編碼進(jìn)行查詢操作。g.用戶管理:提供用戶的瀏覽、添加、修改和刪除操作,用戶權(quán)限分配管理。為保證系統(tǒng)的安全性,必須是合法用戶并擁有一定的權(quán)限才能在系統(tǒng)做相應(yīng)的操作。h.系統(tǒng)管理:提供編碼導(dǎo)出、數(shù)據(jù)備份、日志查詢和修改密碼操作。編碼導(dǎo)出目的是提供給其它信息系統(tǒng)使用,實(shí)現(xiàn)信息共享。為了保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性,系統(tǒng)必須提供數(shù)

13、據(jù)備份功能和日志查詢。i.在線幫助:提供各功能模塊操作流程說明。5.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編碼管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中,采用了JavaEE的多層構(gòu)架模式,如圖5所示是本系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)體系構(gòu)圖3基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型圖根據(jù)企業(yè)面向信息共享的編碼實(shí)際需要,該編碼結(jié)構(gòu)是由剛性碼段和柔性碼段組成,信息對(duì)象類別碼是剛性的,也就是說固定碼段數(shù)和碼段長(zhǎng)度;信息對(duì)象分類碼和識(shí)別碼則是柔性的,用戶可以根據(jù)不同的信息對(duì)象柔性定義分類碼和識(shí)別碼。在生產(chǎn)編碼時(shí),編碼從左至右根據(jù)不同碼段產(chǎn)生代碼,最終順序組合成編碼。5系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)5.1系統(tǒng)設(shè)計(jì)根據(jù)面向信息共享的需要與確保信息編碼的唯一性,與傳統(tǒng)的編碼管理系統(tǒng)不一樣的是本

14、系統(tǒng)采用了規(guī)則來(lái)管理編碼,并把企業(yè)的編碼信息體系納入了管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。如圖4所示是整個(gè)系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖。具體的功能描述如下:a.職能域管理:提供職能域的瀏覽、添加、修改和刪除操作。職能域體現(xiàn)了企業(yè)對(duì)信息資源的頂層規(guī)劃,通過對(duì)職能域的管理,可以實(shí)時(shí)掌握企業(yè)對(duì)職能域76架。系統(tǒng)采用了MVC架構(gòu)模式,采用Struts技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)Web層,并作為Spring模塊運(yùn)行12;采用Hibernate持久層框架來(lái)完成對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的持久化操作,避免使用傳統(tǒng)的JDBC操作數(shù)據(jù)庫(kù)。整個(gè)編碼系統(tǒng)基于JavaEE多層體系構(gòu)架,應(yīng)用JournalofInformationNo.11,2008情報(bào)雜志2008年第11期參考文獻(xiàn)

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16、業(yè)試運(yùn)行,反饋效果良好,建立了多個(gè)代碼子系統(tǒng)?？梢猿醪娇隙ǖ氖敲嫦蛐畔⒐蚕淼男畔⒎诸惥幋a工作流能夠指導(dǎo)企業(yè)實(shí)施信息分類編碼;基于“職能域-編碼對(duì)象域-信息粒度”的面向信息共享編碼標(biāo)準(zhǔn)體系適合企業(yè)信息化建設(shè)需求;面向信息共享的基于統(tǒng)一信息組織的柔性編碼結(jié)構(gòu)模型能夠在全企業(yè)統(tǒng)一編碼結(jié)構(gòu),并給企業(yè)編碼者和使用編碼者一個(gè)清晰的信息體系,為推進(jìn)企業(yè)信息共享和交換起到重要作用;編碼管理系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則自動(dòng)或者半自動(dòng)方式快速編碼,并設(shè)計(jì)了審核機(jī)制,一方面降低了誤碼率,另一方面能夠很好地控制編碼的唯一性,系統(tǒng)能夠很好地推動(dòng)了信息編碼的應(yīng)用。7LIYing-hua.OnProblemClassification

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