如何提高員工工作效率

1、如何提高員工工作效率一個(gè)杰出的治理者，最大的的責(zé)任是將人力資源轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y本，使其成為不斷增值的財(cái)富，源源不斷地創(chuàng)造出價(jià)值。績(jī)效治理的真正目地是員工工作怠慢，有企業(yè)的原因，也有個(gè)人的原因，當(dāng)公司的員工感覺(jué)自己很累，做事情也變得沒(méi)有先前那樣的積極，沒(méi)有了當(dāng)時(shí)的沖勁與激情時(shí)，作為企業(yè)管理者，可以給員工什么幫助，提高他們對(duì)工作的熱情呢？員工產(chǎn)生工作倦怠，從組織層面分析，有以下原因： 1、工作分析不到位，有人沒(méi)事干，有事沒(méi)人干，遇到職責(zé)界定不清時(shí)就臨時(shí)抓人來(lái)做，用部分人的努力和貢獻(xiàn)掩蓋了另一部分庸才； 2、績(jī)效考核流于形式，或指標(biāo)設(shè)計(jì)不合理，量化程度不夠，不能客觀體現(xiàn)績(jī)效，干好干壞一個(gè)樣，干與不干一個(gè)

2、樣兒； 3、績(jī)效結(jié)果應(yīng)用不科學(xué)，和薪酬結(jié)合比例不大，不能獎(jiǎng)勤罰懶；和培訓(xùn)及職業(yè)生涯規(guī)劃脫節(jié)，員工看不到前途； 4、用人機(jī)制老化，能進(jìn)不能出，唯資歷論，人才上不去，庸才汰不出； 5、企業(yè)價(jià)值觀不清晰，宣貫不到位。重新審視崗位描述 哈佛大學(xué)公共衛(wèi)生學(xué)院教授、組織心理學(xué)家大衛(wèi)加維奇博士認(rèn)為重燃員工的工作熱誠(chéng)與激情的方法，應(yīng)該從重新審視崗位描述開始。如果員工產(chǎn)生工作倦怠的原因是由于企業(yè)管理混亂，工作職責(zé)不清，管理者應(yīng)從業(yè)務(wù)流程梳理開始，重新進(jìn)行工作分析。如果企業(yè)沒(méi)有規(guī)范的業(yè)務(wù)流程的話，也不妨在工作分析之前建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)文本。 業(yè)務(wù)流程是由輸入、處理過(guò)程和輸出構(gòu)成的，輸入是流程上一環(huán)節(jié)的結(jié)果，同

3、時(shí)構(gòu)成本環(huán)節(jié)的客戶需求，處理過(guò)程和輸出構(gòu)成了崗位的工作內(nèi)容。對(duì)每個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析的過(guò)程就是確定各崗位工作內(nèi)容的過(guò)程。對(duì)節(jié)點(diǎn)分析的內(nèi)容進(jìn)行匯總，則構(gòu)成了崗位職責(zé)。同一崗位可能參與到多個(gè)相關(guān)流程之中，將企業(yè)流程中涉及到某一崗位的所有節(jié)點(diǎn)的工作內(nèi)容匯總起來(lái)就構(gòu)成了該崗位完整的職責(zé)。 同時(shí)，管理者在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理和工作分析的時(shí)候，一定要與員工進(jìn)行充分的溝通，讓員工參與到業(yè)務(wù)流程梳理和工作分析中來(lái)，邀請(qǐng)員工參與討論和制訂他所在崗位的崗位描述。這樣既能幫助HR更好地完成崗位描述，同時(shí)也了解員工的職業(yè)發(fā)展空間。HR還可以問(wèn)一問(wèn)員工，他們最想做什么工作。最好讓員工知道，要提升到理想的職位做自己想做的事情，他們

4、還需要什么樣的經(jīng)驗(yàn)、技能和知識(shí)。這樣，既明確了工作職責(zé)，同時(shí)又幫助員工進(jìn)行了合理的職業(yè)規(guī)劃，為他們?cè)O(shè)立了工作目標(biāo)。 優(yōu)化用人機(jī)制 流水不腐、戶樞不蠹，在企業(yè)中，建立能上能下、能進(jìn)能出的用人機(jī)制，讓能者上，庸者下，營(yíng)造優(yōu)秀人才脫穎而出的良好氛圍，調(diào)動(dòng)員工工作激情。某公司一個(gè)生產(chǎn)部門連續(xù)三個(gè)月產(chǎn)量、質(zhì)量下降，員工主觀能動(dòng)性大大降低，敷衍應(yīng)付。針對(duì)上述現(xiàn)象，該公司HR與領(lǐng)導(dǎo)溝通一致后，召開全體會(huì)議，主要內(nèi)容三項(xiàng)： 1、生產(chǎn)部裁人1/4，依據(jù)是三個(gè)月的績(jī)效及工作表現(xiàn)； 2、動(dòng)態(tài)用工：優(yōu)秀員工、合格員工、在崗培訓(xùn)員工、下崗培訓(xùn)員工，四種狀態(tài)動(dòng)態(tài)調(diào)整； 3、宣傳企業(yè)高層思路：戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)是既定的，會(huì)堅(jiān)定不

5、移的朝著這個(gè)目標(biāo)努力，不超這個(gè)方向發(fā)展，企業(yè)就沒(méi)有出路，故員工要打起十二分的精神緊緊跟隨不要掉隊(duì)，掉隊(duì)就意味著被淘汰，為了保障60%70%多數(shù)員工的利益，企業(yè)會(huì)毫不猶豫的把掉隊(duì)的30%40%舍棄。 這樣做的效果非常明顯，3/4的員工的產(chǎn)量和質(zhì)量比以前全部員工提高了一大節(jié)，各項(xiàng)管理逐漸規(guī)范，員工落實(shí)工藝技術(shù)規(guī)范、主動(dòng)提高技能的意識(shí)大幅提高。將裁掉員工的薪酬分配到現(xiàn)在員工身上，薪酬提高1/3，促進(jìn)了工作積極性。要想讓動(dòng)物園的鹿群保持健康的精神和體魄，需要在鹿群里放入一只狼，管理人員需要考慮的是如何把狼放進(jìn)去。崗位輪換 管理大師、雙因子激勵(lì)理論的創(chuàng)建者弗雷德里克赫茲伯格認(rèn)為，激勵(lì)員工工作有三種方法，

6、即輪崗，拓寬工作職責(zé)范圍和交付員工更有挑戰(zhàn)性和更有難度的工作。通過(guò)改變員工工作的內(nèi)容、工作量和工作方式，為員工帶來(lái)新鮮感，刺激他們身上已經(jīng)麻木的神經(jīng)，讓他們?cè)谧兓蛪毫χ兄匦隆盎睢边^(guò)來(lái)。一位管理學(xué)家說(shuō)：“如果你讓員工干得好，就得給他一份恰當(dāng)?shù)墓ぷ鳌薄：饬恳环莨ぷ鲗?duì)一個(gè)人是否恰當(dāng)，關(guān)鍵看他是否有興趣、有熱情。盛田昭夫從索尼公司的管理實(shí)踐中清醒地認(rèn)識(shí)到，如果員工能夠選擇自己喜歡做的事，就會(huì)精神振奮，更加投入。索尼公司的內(nèi)部小報(bào)上，經(jīng)常刊登各部門的“求人廣告”，員工可以自由而且秘密地前去應(yīng)聘，他們的上司無(wú)權(quán)阻止。另外，公司每隔兩年便讓員工調(diào)換一次工作，特別是對(duì)于精力旺盛、干勁十足的員工，不是讓他們被

7、動(dòng)地等待工作變動(dòng)，而是主動(dòng)給他們施展才華的機(jī)會(huì)。這樣的崗位輪換，激發(fā)了員工的工作熱情，為人才提供了一種可持續(xù)發(fā)展的機(jī)遇。工作豐富化 有些不能輪換的崗位，可以通過(guò)目標(biāo)多樣化、工作豐富化來(lái)激勵(lì)員工的工作熱情。工作豐富化與工作擴(kuò)大化、崗位輪換不同，它不是水平地增加員工工作的內(nèi)容，而是垂直地增加工作內(nèi)容，通過(guò)對(duì)工作內(nèi)容和責(zé)任層次的改變，讓員工更加完整、更加有責(zé)任心地去工作，使員工得到工作本身的激勵(lì)和成就感。 1、增加員工責(zé)任。不僅是要增加設(shè)計(jì)本身的責(zé)任，還要增加其控制產(chǎn)品質(zhì)量，保持生產(chǎn)的計(jì)劃性、連續(xù)性及節(jié)奏性的責(zé)任，使員工感到自己有責(zé)任完成一個(gè)完整工作的一個(gè)小小的組成部分。同時(shí)增加員工責(zé)任意味著降低管

8、理控制程度。 2、賦予員工一定的工作自主權(quán)和自由度，給員工充分表現(xiàn)自己的機(jī)會(huì)。員工感到工作的成敗依靠他的努力和控制，從而認(rèn)為與其個(gè)人職責(zé)息息相關(guān)時(shí)，工作對(duì)員工就有了重要的意義。實(shí)現(xiàn)這一良好工作心理狀態(tài)的主要方法是通過(guò)完善崗位(或職務(wù))說(shuō)明書明確各崗位的職責(zé)，給予員工工作自主權(quán)。同時(shí)還跟員工心態(tài)有關(guān)，要打破怕承擔(dān)責(zé)任的心理。 3、反饋。將有關(guān)員工工作績(jī)效的數(shù)據(jù)及時(shí)地反饋給員工。了解工作績(jī)效是形成工作滿足感的重要因素，如果一個(gè)員工看不到自己的勞動(dòng)成果，就很難得到高層次的滿足感。努力克服有考核無(wú)反饋現(xiàn)象，那樣還不如不考核。反饋可以來(lái)自工作本身，來(lái)自管理者、同事等。 4、考核。報(bào)酬與獎(jiǎng)勵(lì)要決定于員工實(shí)

9、現(xiàn)工作目標(biāo)的程度。 5、培訓(xùn)。要為員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以滿足員工成長(zhǎng)和發(fā)展的需要。不要因培訓(xùn)而培訓(xùn)，成為培訓(xùn)的奴隸和員工的負(fù)擔(dān)。 6、成就。通過(guò)提高員工的責(zé)任心和決策的自主權(quán)，來(lái)提高其工作的成就感。營(yíng)造績(jī)效導(dǎo)向企業(yè)文化 企業(yè)如果要建立一種績(jī)效導(dǎo)向的文化氛圍，就必須把人力資源管理相關(guān)制度崗位安排、工資報(bào)酬、職位提升、降級(jí)、降職及解雇等看成是企業(yè)真正的“控制手段”，建立科學(xué)合理的績(jī)效機(jī)制下的嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，通過(guò)企業(yè)的各項(xiàng)決定向企業(yè)中的每一個(gè)成員表明，企業(yè)真正需要的、重視的、獎(jiǎng)勵(lì)的是什么；企業(yè)不提倡、不贊成的是什么。獎(jiǎng)要重獎(jiǎng)，罰也要罰的心驚肉跳。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)員工的工作目標(biāo)給予重視，對(duì)他們所做的工作給予

10、反饋，并幫助其成長(zhǎng)，當(dāng)員工知道自己的工作表現(xiàn)優(yōu)缺點(diǎn)在哪里，績(jī)效管理也就成功了一半。其它除了文件的記錄、分?jǐn)?shù)的評(píng)核等外，績(jī)效管理制度還要與企業(yè)的培訓(xùn)、晉升、薪酬鏈接起來(lái)。因而，要想績(jī)效管理取得明顯的效果，企業(yè)必須自上而下針對(duì)績(jī)效管理問(wèn)題加強(qiáng)培訓(xùn)、及時(shí)溝通。在良好的企業(yè)文化氛圍內(nèi)，員工的貢獻(xiàn)能夠得到及時(shí)的肯定、贊賞和獎(jiǎng)勵(lì)，從而使員工產(chǎn)生極大的滿足感、榮譽(yù)感和責(zé)任心，激勵(lì)員工以極大的熱情投入到工作中。1、員工要有目標(biāo)意識(shí) 一個(gè)有理想有抱負(fù)的員工，一定會(huì)為自己的人生設(shè)定出長(zhǎng)期、短期目標(biāo)。為了使這些目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，他就會(huì)充分做好生涯計(jì)劃。具體地說(shuō)，就是處理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。 一般說(shuō)來(lái)，員工需

11、用確立的人生目標(biāo)可分為三種。 其一是達(dá)成目標(biāo)。對(duì)公司來(lái)說(shuō)，是指營(yíng)業(yè)額需過(guò)多少？或業(yè)績(jī)要達(dá)到多少？至于一般員工，則是指何時(shí)要結(jié)婚成家？何時(shí)要考取什么資格、執(zhí)照之類的東西。 其二是向上成長(zhǎng)目標(biāo)，就是追求比現(xiàn)在還要好的目標(biāo)。譬如一個(gè)人的人格、性格、領(lǐng)導(dǎo)力、人際關(guān)系等，并沒(méi)有所謂的終點(diǎn)站，而是要不斷精益求精，追求上進(jìn)即向上成長(zhǎng)目標(biāo)。 其三是經(jīng)檢目標(biāo)，即將親身的歷練放在很重要的位置，再依此設(shè)定目標(biāo)。因?yàn)橐话闳耸强拷?jīng)驗(yàn)來(lái)促進(jìn)自身和成長(zhǎng)，所以，想要有什么成長(zhǎng)，就需要先有什么經(jīng)驗(yàn)了。如果你以經(jīng)驗(yàn)為目標(biāo)，就要爭(zhēng)取多崗位練習(xí)的機(jī)會(huì)，最后確定最適合自己的崗位。 設(shè)定人生目標(biāo)的時(shí)候要盡可能明確，但同時(shí)也要高瞻遠(yuǎn)矚、高

12、屋建瓴。 2、制定你的工作目標(biāo) 在工作時(shí),員工不可忽略的首要問(wèn)題是確立目標(biāo).工作上沒(méi)有目標(biāo),就等于馬拉松賽跑沒(méi)有終點(diǎn)線.因?yàn)?工作目標(biāo)是一切工作之基石，所有工作之根本。無(wú)論工作的條件或內(nèi)容怎樣，但在制訂目標(biāo)時(shí)，都必須遵守一些原則。這些原則即具體性、計(jì)量性、期限性。在確立目標(biāo)時(shí)，必須制訂具體計(jì)劃，也就是使用可以計(jì)量的數(shù)字予以表示，然后確定完成的具體期限。 在制訂長(zhǎng)期目標(biāo)時(shí)，事先應(yīng)該考慮最終目標(biāo)、階段性目標(biāo)和措施目標(biāo)三項(xiàng)要素。最終目標(biāo)，即最終要達(dá)到的目的地；階段性目標(biāo)，即每一個(gè)階段要實(shí)現(xiàn)的短期計(jì)劃；措施目標(biāo)則是為完成階段性規(guī)劃的具體措施方案。沒(méi)有目標(biāo)就不會(huì)有成功。員工應(yīng)該養(yǎng)成制訂切實(shí)可行的目標(biāo)，并

13、力求速度快、高效率的付諸行動(dòng)的良好習(xí)慣。因此，為了切實(shí)地完成工作，員工必須為確定目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而不懈努力。如能像上述那樣，明確地將目標(biāo)分為長(zhǎng)、中、短三階段，那么實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就更容易了。 “在制訂計(jì)劃時(shí)，我追求的是什么呢？以什么目標(biāo)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)呢？”要認(rèn)真想想這些問(wèn)題，然后條款清晰地記錄在卡片上，根據(jù)自己所處的立場(chǎng)，將你對(duì)所有的問(wèn)題的看法，真實(shí)的記錄下來(lái)。在記錄中，對(duì)你認(rèn)為需要三年多方能完成的項(xiàng)目寫上“長(zhǎng)”字，對(duì)三之內(nèi)即可完成的項(xiàng)目標(biāo)上“中”字；一年之內(nèi)就能完成的項(xiàng)目標(biāo)上“短”字。因上述目標(biāo)不可能同時(shí)實(shí)現(xiàn)，故需要確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的先后順序。 我們?cè)诰唧w實(shí)施時(shí)應(yīng)該這樣做：首先在標(biāo)有“短”字的項(xiàng)目中選擇三個(gè)

14、最有價(jià)值的，然后以同樣的方法，根據(jù)目標(biāo)內(nèi)容的重要程度，分別在中、長(zhǎng)期項(xiàng)目中各選出三項(xiàng)，計(jì)為九項(xiàng)。有趣的是這些內(nèi)容之間大多具有相關(guān)性，只是表現(xiàn)方式不同罷了，有的具體，有的抽象。綜合上述內(nèi)容，并聯(lián)系起來(lái)，最后選擇三個(gè)目標(biāo)。既已確定了目標(biāo)，今后努力的方向也就明確了，繼之便是堅(jiān)定不移地干到底，最終一定能戰(zhàn)勝困難、挫折，勝利地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。 、制訂你的工作計(jì)劃 在完成一項(xiàng)任務(wù)或目標(biāo)之前，員工必須先做好計(jì)劃，沒(méi)有計(jì)劃地進(jìn)行工作，只會(huì)產(chǎn)生“浪費(fèi)、忽高忽低、不合理”的渙散局面。消極的態(tài)度必然會(huì)導(dǎo)致工作上的失誤。計(jì)劃是一門技術(shù)，如按照計(jì)劃進(jìn)行訓(xùn)練，再艱巨的目標(biāo)也能完成。關(guān)鍵在于你是否堅(jiān)持。鑒于計(jì)劃的重要性，希望大家

15、務(wù)必掌握這門技術(shù)，并請(qǐng)牢記制訂計(jì)劃的五要素。 （）確立目標(biāo)：沒(méi)有目標(biāo)的計(jì)劃是毫無(wú)意義的，空乏無(wú)力的。為什么要確立目標(biāo)呢，最終要達(dá)到什么樣目的呢？弄清上述問(wèn)題是制訂計(jì)劃應(yīng)具備的最起碼的先決條件。 （）掌握是否具備實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所必需的條件：人力、財(cái)力、物力、時(shí)間、信息等等。這些條件自然要受實(shí)際情況的限制。所以必須事先搞清楚實(shí)際情況對(duì)上述條件限制到什么程度。 （）實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方針、政策：在制訂方針、政策時(shí)，一個(gè)有效的方法是廣泛征求上級(jí)、前輩及下屬等人的意見、建議。 （）制訂方針政策的具體安排：方針和政策一經(jīng)決定，應(yīng)馬上做出安排工作。盡量發(fā)揮主觀能動(dòng)性、啟動(dòng)腦筋、考慮采用哪些方法才能使既定方針和政策變?yōu)閷?shí)際

16、的行動(dòng)。 （）力求方針、政策的完善：方針和政策是行動(dòng)的指南，所以，要經(jīng)常修改。為了提高方針、政策的質(zhì)量，應(yīng)時(shí)刻具備問(wèn)題意識(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并積極改進(jìn)。 逐條對(duì)照五要素提出的要求，以期訂出一個(gè)細(xì)致、周密、完美無(wú)缺的計(jì)劃來(lái)。還有，因?yàn)槿藗冎朴喌哪芰Σ灰?，與能力較高的員工共同磋商制訂的有關(guān)問(wèn)題，是制訂計(jì)劃時(shí)必須靈活掌握的原則。 （）事先認(rèn)真考慮：失敗并不都是成功之母，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)連接失敗的情形。最明智的辦法是，在開始制訂計(jì)劃認(rèn)真考慮，這樣才可以防患于未然。 （）牢牢掌握目標(biāo)：考慮通向目的地的最佳途徑，否則會(huì)出現(xiàn)意想不到的糟糕結(jié)果。 （）盡量將計(jì)劃訂得大些：計(jì)劃也要強(qiáng)化自己的信念，并要比常識(shí)性目標(biāo)定得高。

17、（）動(dòng)用腦筋積極思考：“xx能成功嗎？”“如何干才好呢？”以這種積極的觀念去思考。 、促進(jìn)任務(wù)完成的“法則” “法則”即“hy、hat、ho、hen、here、ow。這些法則，我想在部分員工都知道，但能熟練地支配并善用的人卻很少。員工如果有在完成任務(wù)的過(guò)程中，能積極并善用這些法則，其作用是可觀的。下面敘述“”的詳細(xì)內(nèi)容： （）hy（為什么-理由、目的） （）hat（什么-情況、材料、錢財(cái)、資訊） （）ho（誰(shuí)-人） （）hen（什么時(shí)間-時(shí)間、時(shí)期、期間） （）here（什么地方-場(chǎng)所） （）How（怎么樣-實(shí)行的方法） 在實(shí)際工作中，要認(rèn)真思考并靈活運(yùn)用上述法則的各項(xiàng)內(nèi)容。除此之應(yīng)掌握以下幾

18、個(gè)要領(lǐng)。 1. hy（為什么）有必要嗎?調(diào)查了嗎？ （）What（什么） 什么是必要的？ 什么可以使用？ （）Who（何人） 誰(shuí)最適合呢？ 應(yīng)答應(yīng)誰(shuí)呢？ 請(qǐng)誰(shuí)合作好呢？ （）When（何時(shí)） 什么時(shí)候開始好？ 什么時(shí)候完成？ 什么時(shí)候最合適？ （）Where（何地） 在什么地方最合適？ 放在哪里好？ 在哪里可把東西弄到手？ （）How（怎么樣） 怎樣干好？ 怎么決定呢？ 怎么處理好呢？ 對(duì)上述疑問(wèn)，如能有令人滿意的回答，就標(biāo)上OK（很好），如果得不到正確的答案或回答是否定的，就需進(jìn)行處理。比如說(shuō)做為一個(gè)咨訊人員，有整理資訊時(shí)的基本態(tài)度必須以“這個(gè)咨訊是否有用呢？”這一判斷為基礎(chǔ)。在過(guò)去的三年里

19、，如這份資訊只用一次便不再使用，就應(yīng)斷然地處理掉。即使不是三年而是一年，如資訊使用情況與上述情況類似，也同樣要處理掉，關(guān)鍵是必須根據(jù)“資訊是否有用”這一觀點(diǎn)作正確的判斷。 5、遵循工作流程 每一位員工到公司上班,腦子里應(yīng)時(shí)時(shí)刻刻存在有工作要依循目標(biāo)計(jì)劃實(shí)行評(píng)估的流程來(lái)進(jìn)行。 所謂目標(biāo),是指明確地了解工作的目的何在?到何時(shí)、做到何種程度將能達(dá)到所設(shè)定的目標(biāo)。 計(jì)劃是指想些方法,以更有效的做法促使目標(biāo)如期達(dá)到。 實(shí)行或稱之為執(zhí)行，這方面應(yīng)該注意的有： （1）依據(jù)計(jì)劃來(lái)正確、迅速地去執(zhí)行。 （2）嚴(yán)守完成日期。 （3）不能照預(yù)定進(jìn)度而不得不變更計(jì)劃時(shí)，一定要向上司報(bào)告并接受其建議，千萬(wàn)不可獨(dú)斷獨(dú)行。

20、 （4）做到一半發(fā)生疑問(wèn)時(shí)，一定要與上司商量。 至于評(píng)估，則需考慮以下幾點(diǎn)： （1）如果進(jìn)行得不順利，其原因何在？ （2）如果進(jìn)行得順利時(shí)，為何那么順利？以及再確認(rèn)一下其成功的原因。 如果做事情都經(jīng)過(guò)上述流程的話，就能自由的掌握住工作的全盤性。尤其是組織的工作，必有其縱向、橫向流程，每一位員工，腦子里必須時(shí)時(shí)存在著目的、背景與其他事情的關(guān)連性等觀念，事情才能做到正確無(wú)誤。  你的員工是否在上班的時(shí)間無(wú)精打采？那么，試著對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行一些改善或是改變吧。實(shí)踐證明，通過(guò)使辦公環(huán)境整潔有序，公司可以提高員工的工作效率，提升員工的士氣。    

21、0;             本文分四個(gè)部分：一、影響工作效率的8種通病及其對(duì)策二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法三、利用科技改善工作流程四、10種良好的工作習(xí)慣一、影響工作效率的8種通病及其對(duì)策    每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無(wú)法正常工作、文件雜亂無(wú)章或是丟失、辦公室里人來(lái)人往使人根本無(wú)法高效工作這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動(dòng)地適應(yīng)這些毛病而不是對(duì)它們加以改進(jìn)。    檢查一下你的辦公

22、室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進(jìn)。1、過(guò)時(shí)的技術(shù)設(shè)備   過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件和其他技術(shù)設(shè)備將會(huì)降低工作效率。例如，一名用性能低下的個(gè)人電腦的圖形設(shè)計(jì)人員每次打開或保存一幅圖像時(shí)都要等待20-30秒鐘；用低速撥號(hào)上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問(wèn)題，網(wǎng)頁(yè)可能打不開，甚至?xí)斐呻娔X死機(jī)。   怎樣判斷技術(shù)設(shè)備是否過(guò)時(shí)呢？一條通用的準(zhǔn)則就是，如果你的計(jì)算機(jī)不能運(yùn)行一套關(guān)鍵軟件的最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。你在新設(shè)備上的投資將很快會(huì)在提高的工作效率中收回來(lái)。2、工作空間安排不合理   花上幾天時(shí)間觀察公司的工作方式，

23、找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問(wèn)題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠(yuǎn)，每次電話會(huì)議結(jié)束后你都要重新輸入會(huì)議記錄。   要解決這些問(wèn)題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開或是多拉一根電話線這樣簡(jiǎn)單。3、效率低下的文件管理制度   文件管理的雜亂無(wú)章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。   要解決這一問(wèn)題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。看看是否需要增加文件柜，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文

24、件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。4、未加管制的信息流   由于電子郵件和移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場(chǎng)信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。這些外來(lái)因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。   減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過(guò)濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開。在辦公室時(shí)關(guān)掉移動(dòng)電話。只將電子郵件地址或是移動(dòng)電話號(hào)碼告訴相關(guān)的人。5、組織拙劣的會(huì)議   召開不必要、沒(méi)有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：?jiǎn)T工們被如集起來(lái)開會(huì)討論

25、某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)期拖得過(guò)長(zhǎng)，決定未能作出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問(wèn)題。   開會(huì)之前要看看這一問(wèn)題能否通過(guò)打電話或是其他方式解決。如果確實(shí)需要開會(huì)，要限制時(shí)間，用議事日程使會(huì)議不要跑題。指定會(huì)議主持人，其責(zé)任是在有跑題跡象時(shí)采取行動(dòng)，使會(huì)議回到正軌。6、低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源   依靠不可靠或是過(guò)時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。只訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物，鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。也就是說(shuō)不訂那些沒(méi)人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來(lái)的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依

26、靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版這樣搜索起來(lái)就非常方便快捷。7、干擾許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說(shuō)話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關(guān)門的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。    重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問(wèn)題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風(fēng)、植物等在開放的辦公地點(diǎn)中營(yíng)造私人空間，減少視覺(jué)干擾。8、混亂    許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn)沒(méi)有雜物，非常整齊?；靵y會(huì)造成干擾，降低工作效率。環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過(guò)道上

27、的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人如果你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善 一下辦公室的管理了。采取以下5個(gè)步驟，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境。1、將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過(guò)期的文件、不用的信箋、從來(lái)不開的臺(tái)燈不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。2、將過(guò)期的文件加以清理存放沒(méi)有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文

28、件柜“瘦身”對(duì)過(guò)期文件加以清理存放。如果一個(gè)文件你在過(guò)去12個(gè)月里都沒(méi)有找來(lái)看過(guò)，那么它就在此列。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。                  3、注意你的電腦顯示器在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時(shí)，要釋放更多的空間是比較困難的。一個(gè)選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器，它只占用的空間只有CRT顯示器的三分之一。4、充分利用辦公空間如果辦公場(chǎng)

29、所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間?？梢詫⒓茏影驳綁ι?，桌子下面可以用來(lái)放文件或電腦主機(jī)。如果桌上要擺傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等多種辦公設(shè)備，可以考慮購(gòu)買一臺(tái)多功能一體機(jī)。5、扔掉舊的閱讀材料你可能保存著不少不再需要的過(guò)期的出版物，那么請(qǐng)?jiān)谇謇磙k公室雜物時(shí)將它們?nèi)拥?。如果?dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來(lái)。不要用太多的空間來(lái)存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。三、利用科技改善工作流程從自動(dòng)化表格處理到即時(shí)訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進(jìn)行工作。以下5種方法可以使公司的運(yùn)作更為流暢：1、管理職能自動(dòng)化許多公司將原來(lái)靠人工完成的管理職能如給

30、員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時(shí)間，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公司事務(wù)上。另外，信息流的自動(dòng)化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯(cuò)誤。2、改進(jìn)公司范圍內(nèi)的信息共享電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來(lái)向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會(huì)更為快捷也更為經(jīng)濟(jì)。通過(guò)這種方法，公司可以對(duì)市場(chǎng)變化作出快捷的反應(yīng)，員工也能快速地適應(yīng)公司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負(fù)擔(dān)。3、共享信息資源將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)進(jìn)行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項(xiàng)目經(jīng)

31、理可以很快看到團(tuán)隊(duì)中每位成員的時(shí)間表，找到合適的開會(huì)時(shí)間，然后利用在線日程安排程序?qū)㈤_會(huì)通知發(fā)給每位與會(huì)者。而在過(guò)去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時(shí)間后再逐個(gè)通知。通過(guò)將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。4、快速、便宜的溝通交流即時(shí)訊息工具使員工能夠通過(guò)英特網(wǎng)彼此進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，不受地域限制，而不會(huì)帶來(lái)高額的費(fèi)用。過(guò)去，不同部門之間要進(jìn)行協(xié)作，就得騰出專門的時(shí)間、打長(zhǎng)途電話或是召開電話會(huì)議。       

32、;           5、實(shí)時(shí)在線協(xié)作駐外工作人員也能夠來(lái)到網(wǎng)上會(huì)議室，編輯文件或是進(jìn)行演示。例如，利用微軟公司“bCentral”提供的“共享觀點(diǎn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)”（SharePoint  Team  Services），員工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文件進(jìn)行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會(huì)。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。四、10種良好的工作習(xí)慣一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來(lái)說(shuō)，答案是“永遠(yuǎn)沒(méi)完”。甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私 人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開辦公桌。如果做不到這點(diǎn)，就會(huì)精力不濟(jì)、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。    用以下10種方法，你可以認(rèn)清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。1、每天都以計(jì)劃開始在核對(duì)電子郵件或語(yǔ)音郵件之前，每個(gè)工作日的頭15分鐘用于寫下任務(wù)清單。寫出清單后，你就會(huì)清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，