第四章組織結(jié)構(gòu)之維度Dimensions of Organization Structure

1、1第四章 組織結(jié)構(gòu)之維度Dimensions of Organization Structure授課老師: 任維廉 副教授學(xué)生: 邱子長(zhǎng)2前言n企業(yè)環(huán)境變遷快速，組織為了求生存，都必須經(jīng)過(guò)改造(Restructure)，而改造要素非常多，本書歸納成三個(gè)要素(維度) :q複雜度(Complexity)q形式化(Formalization)q集權(quán)化(Centralization) 此三個(gè)維度適當(dāng)調(diào)整結(jié)合，即可產(chǎn)生不同的組織結(jié)構(gòu)(例如三高、三低等) ，透過(guò)組織結(jié)構(gòu)之改造，企業(yè)才能容易達(dá)到精簡(jiǎn)成本、敏感反映顧客需求與競(jìng)爭(zhēng)者之競(jìng)爭(zhēng)等目標(biāo)。3複雜度Complexityn定義：存在組織內(nèi)部的分化程度n複雜度

2、可有三種不同的分化角度1.水平分化程度水平分化程度(Horizontal differentiation)： 單位之間的差異2.垂直分化程度垂直分化程度(Vertical differentiation)： 層級(jí)之間的深淺3.空間分化程度空間分化程度(Spatial differentiation) 地理區(qū)位之間的遠(yuǎn)近n水平、垂直及空間三個(gè)分化中，任一分化增加，均會(huì)增加組織的複雜度。4水平分化(Horizontal differentiation)n形成：因每個(gè)員工之屬性、工作性質(zhì)、教育、背景及訓(xùn)練不同，形成單位之間的分化。當(dāng)一組織需要更多不同技能的員工，因員工屬性背景不同，溝通管理就會(huì)更難，

3、分化程度就會(huì)更加明顯。n水平分化的現(xiàn)象有兩種：q專業(yè)化(Specialization):將同一系列工作活動(dòng)交由某一人執(zhí)行，專業(yè)化會(huì)創(chuàng)造出專業(yè)的員工。n功能型專業(yè)化(function specialization)：分工(division of labor)n社會(huì)型專業(yè)化(social specialization)：專業(yè)人才q部門化(Departmentation) ：將不同專業(yè)之員工組合而成部門，稱為部門化，部門化主要解決水平分化所造成溝通不易之問(wèn)題。5垂直分化(Vertical differentiation)n垂直分化程度，係指組織層級(jí)多寡。n組織層級(jí)越多會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題如下q意見傳達(dá)會(huì)被扭曲

4、q意見整合協(xié)調(diào)不易q高階主管監(jiān)督不易n當(dāng)垂直分化很高的時(shí)，組織會(huì)被分為很多層級(jí)，可透過(guò)提高水平分化解決高垂直分化溝通不易等問(wèn)題。6垂直分化(Vertical differentiation)n組織層級(jí)多寡取決於控制幅度(span of control) ，控制幅度係指一位經(jīng)理人有效指揮部屬之人數(shù)，如課本圖4-1。 管理者，基層員工 =(1+4+16+64+256+1024) ，4096=1365，4096q控制幅度為8時(shí)， 管理者，基層員工=1+8+64+512，4096=585，4096q因此可知當(dāng)基層員工人數(shù)相同時(shí)，控制幅度越大，管理者層級(jí)及人數(shù)越少，單相對(duì)的管理者所面對(duì)的責(zé)任負(fù)擔(dān)就越大。

5、七個(gè)層級(jí)五個(gè)層級(jí)7空間分化(Spatial differentiation)n定義：一組織可以在同樣的垂直與水平分化程度之下，但多個(gè)地方(multiple locations) 執(zhí)行相同活動(dòng)，這樣多處辦公或生產(chǎn)之方式，將會(huì)增加組織複雜度，此稱之為空間分化程度，簡(jiǎn)言之，即公司廠房地理區(qū)位分散的程度。n空間分化的要素(element)：q距離(distance) q數(shù)量(number)8複雜度的重要性n組織內(nèi)包含了許多系統(tǒng)，各系統(tǒng)必須相互溝通、協(xié)調(diào)與控管才能發(fā)揮效能。n組織具有高的複雜度，管理者則必須費(fèi)時(shí)專注在於溝通、控制及協(xié)調(diào)管理等問(wèn)題，對(duì)於組織效能具有很大的影響。n建立組織溝通、協(xié)調(diào)與控管機(jī)制

6、之方法，訂定政策手冊(cè)等方法可降低組織之複雜度，提高組織效能。n組織面對(duì)周遭複雜環(huán)境之變化，往往組織高複雜度是為了求生存所致，因此高複雜度不見得是不好，但重要的是要確認(rèn)組織運(yùn)作是健康有效率地。9形式化Formalizationn定義：組織內(nèi)工作標(biāo)準(zhǔn)化的程度。n高形式化的組織，員工不用花太多時(shí)間(甚至不用)進(jìn)行做什麼、何時(shí)做、如何做等之判斷，同樣投入可以獲得同樣產(chǎn)出。相反的，若是低形式化的組織，員工可以擁有很大的自由度去執(zhí)行他們的工作。n當(dāng)組織訂有詳細(xì)工作說(shuō)明書、很多組織規(guī)則及清楚的工作程序時(shí)，此組織則具有高度的形式化。10形式化Formalization(續(xù))n大致而言，重複性質(zhì)越高及技能需求越

7、低的工作，形式化程度越需要(生產(chǎn)部門)。相反的，需要彈性的部門，形式化的程度較低(銷售、研發(fā)部門)。n重要性：工作標(biāo)準(zhǔn)化，可減少員工執(zhí)行工作所須判斷時(shí)間，產(chǎn)出易於一致，員工易於管理，負(fù)擔(dān)員工的成本低。11形式化之工具n甄選(Selection) ：甄選程序設(shè)計(jì)必須能夠決定求職者能符合組織之需要。n角色需求(Role requirements) ：將員工角色及工作內(nèi)容，以工作說(shuō)明書詳細(xì)列出，明確訂出員工角色，員工角色愈受規(guī)範(fàn)，形式化程度愈高。n規(guī)則(Rules) ：明訂規(guī)則，告知員工何者可做，何者不可做。n程序(Procedures) ：活動(dòng)程序詳細(xì)說(shuō)明，讓員工瞭解下一步該作什麼動(dòng)作，程序化可達(dá)

8、到同樣投入同樣產(chǎn)出之結(jié)果。n政策(Policies) ：在限定範(fàn)圍內(nèi)，允許員工適度判斷活動(dòng)之執(zhí)行。n訓(xùn)練(Training) ：技能、知識(shí)及觀念等之訓(xùn)練，包括新進(jìn)員工及在職員工之訓(xùn)練。n儀式(Rituals) ：讓員工對(duì)於組織具有強(qiáng)烈的忠誠(chéng)度與激勵(lì)員工向上陞遷的企圖心。12集權(quán)化Centralizationn定義：組織決策集中在某一個(gè)人、單位或?qū)蛹?jí)的程度，稱為集中度，高集中度代表集權(quán)化，低集中度代表分權(quán)化(decentralization)。n議題：q集權(quán)化著重於正式化賦予權(quán)利。q政策決策權(quán)優(yōu)於分權(quán)。q集權(quán)化通常係指決策集中在高層。q資訊處理系統(tǒng)有助於分權(quán)，但實(shí)質(zhì)決策有可能仍維持集權(quán)。q低階者

9、彙整資訊給高階者作為決策，其處理形式可視為分權(quán)之一。13決策制定與集權(quán)化之關(guān)係n傳統(tǒng)上個(gè)人觀點(diǎn)，下決策即在做方案的選擇，替選方案?jìng)S經(jīng)過(guò)評(píng)估與發(fā)展而產(chǎn)生，決策者必須在替選方案中擇一執(zhí)行。但就組織觀點(diǎn)而言，下決策僅是決策過(guò)程的一小部分，整個(gè)組織決策過(guò)程包含下列活動(dòng):q狀況資訊投入解釋與建議選擇授權(quán)執(zhí)行行動(dòng)n集權(quán)化程度可透過(guò)管理者控制整個(gè)決策制定過(guò)程之程度來(lái)衡量?？刂瞥潭扔髣t集權(quán)化程度愈高。14集權(quán)化之重要性n經(jīng)理人雖可透過(guò)資訊處理系統(tǒng)收集決策所需之資料，但經(jīng)理人能力有限，當(dāng)超過(guò)其負(fù)荷時(shí)，再多資料並無(wú)益於決策，此時(shí)會(huì)將部分決策交由他人，分權(quán)就會(huì)發(fā)生。n為了快速反映企業(yè)環(huán)境各種狀況，分權(quán)可快速採(cǎi)取行

10、動(dòng)，避免垂直層級(jí)冗長(zhǎng)的決策過(guò)程。n分權(quán)可讓員工參與決策過(guò)程，從中獲得肯定，具有激勵(lì)員工之效用。n組織高集權(quán)化或低集權(quán)化均有其需要，須視各情況因素來(lái)決定，惟組織必須要有有效的方法，以利於快速?zèng)Q定各種決策。15複雜度、形式化與集權(quán)化之關(guān)係n複雜度與形式化：q此兩者的關(guān)係並沒有很明顯的反向關(guān)係。具有高度水平分化的組織，若採(cǎi)用的是分工的方式，那就是高形式化；若採(cǎi)用的是利用專業(yè)人員的方式，那就是低形式化。因此，兩者的關(guān)係取決於水平分化的形式。16n集權(quán)化與複雜度：q通常兩者呈反向關(guān)係，即低集權(quán)化相對(duì)於高複雜度。n集權(quán)化與形式化：q兩者關(guān)係較為模糊，即高形式化可能是集權(quán)化或分散化。若組織裡主要由unski

11、lled的員工組成，管理者為了維持產(chǎn)出，就可能採(cǎi)用集權(quán)化；然而，若組織裡主要為專業(yè)人士，則兩者的關(guān)係將因不同屬性而不同。17問(wèn)題討論一n問(wèn)問(wèn):任何組織結(jié)構(gòu)為了求生存，必然需經(jīng)過(guò)更多的分化來(lái)增加競(jìng)爭(zhēng)力，而組織的分化會(huì)衍生組織的複雜度，進(jìn)而可能影響組織效能，那管理者應(yīng)該如何抉擇？n參考意見：參考意見： 組織改造的目標(biāo)是增進(jìn)組織效能。從前都認(rèn)為好的組織結(jié)構(gòu)是三高，即高複雜度、高形式化及高集權(quán)化，但現(xiàn)三高組織結(jié)構(gòu)未必符合組織目標(biāo)及環(huán)境之需求，管理者應(yīng)該考量更多細(xì)微的因素，在進(jìn)行各方面的微調(diào)，才能確保達(dá)成提升組織效能的目標(biāo) 18問(wèn)題討論二n問(wèn)問(wèn): 高形式化的組織，通常都採(cǎi)用許多規(guī)則規(guī)範(fàn)員工；而低形式化的組織，