四大的管理建議書

1、#限公司香港九龍彌敦道*號文遜大廈*樓敬啟者：本行已完成對#限公司 及 貴公司之子公司（以下統(tǒng)稱“貴集團）及 貴集團之聯(lián) 營企業(yè)截止2004年12月31日的綜合財務(wù)報表審閱工作。根據(jù)本行的工作程序，現(xiàn)就審閱 工作過程中發(fā)現(xiàn)各有關(guān)公司內(nèi)部管理及其它方面的若干可改進(jìn)及留意之處作出說明，并提 出建議。本行很樂意與 貴集團管理層討論，并協(xié)助 貴集團實施此等建議。本行在進(jìn)行上述工作時，已向貴集團提出有關(guān)貴集團處理本期審閱所發(fā)現(xiàn)之事項，就 貴集團的答復(fù)，本行將不會為其準(zhǔn)確性及完整性進(jìn)行任何測試，本行只會將貴集團之回復(fù)，并將本行發(fā)現(xiàn)的事項，包括在此建議書當(dāng)中。由于解決本年度問題的活動現(xiàn)仍在進(jìn)行，本行建議貴集

2、團管理層及審計委員會繼續(xù)關(guān)注有關(guān)問題的進(jìn)度。本行編寫本管理建議書是作為向貴集團管理層提供參考之用，同時也作為本行與貴集團保持溝通的途徑。此管理建議書只集中于較重要項目，并未逐一列明本行在這次復(fù) 核工作中發(fā)現(xiàn)的所有事項?；谏鲜鲈?，本行認(rèn)為此管理建議書不適合向不了解情況的 第三者傳閱，本行也不會承擔(dān)任何由于向第三者傳閱管理建議書而引起的責(zé)任。最后，本行謹(jǐn)向貴集團及 貴集團之聯(lián)營企業(yè)在本行執(zhí)行審閱的過程中提供熱情及充份合作的工作人員致謝。此致#限公司董事會#計師行 2005年4月20日目錄建議內(nèi)容建次有關(guān)集團之整體建議本期建議1 .關(guān)聯(lián)交易之憑證32 .集團內(nèi)部交易之對賬43 .常規(guī)或季度性之財

3、務(wù)分析與合拼報表54 .針對賒銷商品之授信政策65 .應(yīng)收帳款和委托應(yīng)收款之控管76 .定期審閱所得稅之計算87 .存貨之管理系統(tǒng)98 .銀行調(diào)節(jié)表之定期編制109 .合約之管理及更新1110 .會計人員之帳務(wù)過程1211 .成本結(jié)算信息系統(tǒng)之建立1312 .定期資產(chǎn)評估1413 .計算機帳務(wù)系統(tǒng)之應(yīng)用1514 .公司風(fēng)險之控管1615 .投資物業(yè)之抵押171.關(guān)聯(lián)交易之憑證發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團對于關(guān)聯(lián)公司間之交易，多未能提供適當(dāng)之文件數(shù)據(jù) （如合同或相關(guān)協(xié)議），以供驗證交易內(nèi)容之合理性。影響對于關(guān)聯(lián)方之交易，本為上市公司查核之重點， 貴集團若未能提供適當(dāng)之交易證明以 厘清與關(guān)聯(lián)

4、方之權(quán)責(zé)，極易形成外界質(zhì)疑之焦點，對于 貴集團在資本市場之評價，亦 容易形成負(fù)面之看法。進(jìn)一步來看交易過程中以合約保障雙方權(quán)利與義務(wù)，本為免除可能爭議之途徑，故以集團 之情況而言，在各項重要交易中訂立合約實為貴集團應(yīng)有之作為。建議貴集團是否在重要交易中皆我們建議貴集團應(yīng)盡速擬定與關(guān)聯(lián)方之交易合約，并注意 有訂立合約以保障本身之權(quán)益。該等交易應(yīng)按市價進(jìn)行。管理層響應(yīng)2.集團內(nèi)部交易之對賬發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團內(nèi)部交易，未能及時對帳，致使年末往來帳務(wù)核對困 難。影響貴集團內(nèi)部往來交易，就合并體系來看，系屬內(nèi)部之交易，并不會反映在外部之?dāng)?shù)據(jù) 上，由于往來帳務(wù)之核對不合，將會影響貴集團整體

5、財務(wù)數(shù)字之合理性。建議我們建議 貴集團應(yīng)定期指派專人對 貴集團內(nèi)各分子公司間交易，應(yīng)定期進(jìn)行核對工 作，以確保 貴集團財務(wù)信息之合理性。管理層響應(yīng)3.常規(guī)或季度性之財務(wù)分析與合并報表發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團僅為年度做一次財務(wù)分析與合并報表，而非更常規(guī)的做一 次，比如季度性的。影響及時和常規(guī)的財務(wù)分析與合并報表能使集團的總體帳目更佳清晰明了，由此集團的管理層 能更有效及時地掌握有關(guān)集團整體的財務(wù)狀況，有助集團管理。冉者，集團年末財務(wù)分析 與合并報表的工作量和準(zhǔn)確性能相應(yīng)簡化及增加。建議我們建議集團應(yīng)作常規(guī)或季度性的財務(wù)財務(wù)分析與合并報表。管理層響應(yīng)4.針對賒銷商品之授信政策發(fā)現(xiàn)于審計過程中

6、，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團針對賒銷商品之授信，未設(shè)有相關(guān)之政策。影響貴集團目前授信政策主要仍管理當(dāng)局個人之決策，然而未來集團之商業(yè)型態(tài)繼續(xù)擴張 時，僅憑主管之決策將造成工作之集中，無法有效之管理集團之授信狀況。建議針對集團各種之商業(yè)模式，設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)之授信政策，針對帳齡較長之帳款，應(yīng)獨立例外管 理。管理層響應(yīng)5.應(yīng)收帳款和委托應(yīng)收款之控管發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團尚未有完善的針對應(yīng)收帳款和委托應(yīng)收款的控制監(jiān)管系統(tǒng)。影響有效的應(yīng)收款的控制監(jiān)管系統(tǒng)可使管理層及時地了解帳款的帳齡分析和可收回性。對于 一些重大的款項，應(yīng)及時與還款人協(xié)商簽署有效的還款協(xié)議書，并對該協(xié)議進(jìn)行適當(dāng)?shù)?管理和跟進(jìn)，以避免壞賬出現(xiàn)，保

7、障集團的權(quán)益。建議我們建議管理層應(yīng)定期復(fù)核和跟進(jìn)應(yīng)收帳款和委托應(yīng)收款項。管理層響應(yīng)6.定期審閱所得稅之計算發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)子公司的管理層呈交當(dāng)?shù)卣畽C關(guān)的稅務(wù)文件和有關(guān)所得稅的計算，總公司的管理層未有審閱。影響由于有關(guān)所得稅的計算，并未經(jīng)總公司審閱，可能會導(dǎo)致稅項負(fù)債錯誤計算。建議我們建議管理層應(yīng)定期審閱子公司有關(guān)所得稅的計算。管理層響應(yīng)7.存貨之管理系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團對于存貨之管理未設(shè)定有定期之管理系統(tǒng)，以檢驗集團存貨 之狀態(tài)及可用性。影響集團存貨之管理，涉及集團對其本身資產(chǎn)安全及使用效率之維護，雖然集團部份存貨在實 用特質(zhì)有其特殊性，然而因此而忽略其余存貨之狀況，

8、容易形成集團資源不必要之浪費。 而因此產(chǎn)生之相關(guān)產(chǎn)品責(zé)任亦是集團經(jīng)營之風(fēng)險。建議根據(jù)集團存貨特性，建立合理可行之存貨管理系統(tǒng)，針對使用期限及質(zhì)量狀況加以管理， 并定期匯整例外情況，以供集團管理使用。管理層響應(yīng)8.銀行調(diào)節(jié)表之定期編制發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團未能定期編制及核閱有關(guān)于集團內(nèi)各公司之銀行調(diào)節(jié) 表，并相關(guān)之調(diào)節(jié)項亦有未能入帳之情況。影響集團帳務(wù)處理上能及時反映集團之資金流程，為基本之會計要求。未定期（每月）編制 銀行調(diào)節(jié)表，將可能造成 貴集團帳務(wù)系統(tǒng)無法完整表達(dá)資金流程，此將形成集團在租 稅及法律上之風(fēng)險，若調(diào)節(jié)項未入將直接形成此錯誤。另由獨立于會計及出納之第三者按期編制銀行

9、調(diào)節(jié)表，本為有效管理集團銀行存款之控 制方式。建議每月固定安排人員編制銀行調(diào)節(jié)表，并調(diào)整相關(guān)差異。管理層響應(yīng)9.合約之管理及更新發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團在合約管理上，未指派專人負(fù)責(zé)保管、更新及整理，致 使部份合約并未實時掌握最新狀況，抑或?qū)τ诤霞s之內(nèi)容亦發(fā)生誤解之情況。影響一般商業(yè)行為多藉由合同以約束交易各方之權(quán)利與義務(wù)，集團若無法完整解釋相關(guān)合約之 精神與內(nèi)涵，容易產(chǎn)生對交易認(rèn)知之差異，進(jìn)一步形成帳務(wù)上之錯誤。同時由于合同狀況 未實時更新，將造成集團無法實時匯總公司之情況，也容易使集團承擔(dān)不必要之風(fēng)險建議我們建議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理并更新集團重要合約。管理層響應(yīng)10.會計人員之帳務(wù)過程

10、發(fā)現(xiàn) 于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團對于當(dāng)期帳務(wù)之處理未能有效管理，部份當(dāng)期支出由于憑證 關(guān)系，未于當(dāng)期反應(yīng)入帳，包括集團原料進(jìn)貨會由于憑證未達(dá)，而未登記相關(guān)存貨及應(yīng)付 款項。影響 目前 貴集團帳務(wù)人員以憑證為其入帳之根據(jù)，此作法在稅務(wù)尚可以避免少部分之風(fēng)險， 然而就會計系統(tǒng)之合理性而言，則可能出現(xiàn)收入無法與相關(guān)之費用配合，形成集團帳務(wù)表 達(dá)之偏誤。不但會造成集團無法合理分析本身之營運狀況，亦可能造成財務(wù)信息錯誤之缺 失，此不論對于內(nèi)部或是外部不知信息使用者，皆有影響。如在存貨方面，實際已進(jìn)貨卻 未列入集團之存貨，義務(wù)以產(chǎn)生卻未列為集團之應(yīng)付款，將使集團整體財務(wù)信息之合理性 受到質(zhì)疑。而成本結(jié)算時

11、，亦可能采用錯誤數(shù)據(jù)造成損益發(fā)生錯誤。建議重新教育并統(tǒng)一規(guī)范 貴集團會計人員帳務(wù)流程。在存貨方面，針對各期財務(wù)信息截止 點，明確劃分存貨所有權(quán)之截止點，并據(jù)此數(shù)據(jù)入帳，以維持帳務(wù)系統(tǒng)之合理性。管理層響應(yīng)11.成本結(jié)算信息系統(tǒng)之建立發(fā)現(xiàn)貴集團目前成本結(jié)算資料上，尚無法配合收入逐月分類進(jìn)行結(jié)算及更新。影響成本結(jié)算可使集團有效掌握集團內(nèi)部成本之變動，進(jìn)而提供集團決策使用。雖目前集團商 品毛利較高，成本信息亦為影響 貴集團獲利能力因素之一，若無法獲得將成為集團信息 系統(tǒng)中之瑕疵。建議我們建議 貴集團盡速建立成本結(jié)算信息系統(tǒng)，以按月提供產(chǎn)品結(jié)算數(shù)據(jù)。管理層響應(yīng)12. 定期資產(chǎn)評估發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)

12、現(xiàn)集團未能適時的評估固定資產(chǎn)，無形資產(chǎn)減損。影響集團若未能適時的對資產(chǎn)進(jìn)行減損評估，將有可能高估財務(wù)報表上之資產(chǎn)，從而影響財務(wù) 報表的真實公平性。建議我們建議應(yīng)由專人與專業(yè)人士負(fù)責(zé)定期的資產(chǎn)評估。管理層響應(yīng)13.計算機帳務(wù)系統(tǒng)之應(yīng)用發(fā)現(xiàn)貴集團截至2004年底，帳務(wù)處理主要仍依靠手工帳簿，相關(guān)之計算機系統(tǒng)僅為帳務(wù)數(shù) 據(jù)之輔助工具。影響手工處理帳務(wù)系統(tǒng)，由于手工處理帳務(wù)，容易發(fā)生處理時之錯誤，亦造成貴集團帳務(wù)上之瑕疵。進(jìn)一步而言，由于集團各地區(qū)之會計人員不同，在手工帳務(wù)之系統(tǒng)下，亦會形成會計處理 差異，造成編制合并報表時須耗費極大量之時間統(tǒng)合各公司之間差異。建議我們認(rèn)為 貴集團應(yīng)盡速導(dǎo)入計算機帳務(wù)系統(tǒng)，并整合集團各地區(qū)會計，教育其會計帳務(wù)之處理，使之能于總公司一致。管理層響應(yīng)14.公司風(fēng)險之控管發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)貴集團針對存貨、固定資產(chǎn)及各營業(yè)場所之營業(yè)，除存貨運輸過程中有相關(guān)之保險外，余皆未有適當(dāng)之保險政策。尤其在產(chǎn)品方面，貴集團并未對其購買任何保險。影響集團營運過程中，面臨諸多不同風(fēng)險，不論資產(chǎn)的損害、營業(yè)之中斷或依附產(chǎn)生之法律責(zé) 任，皆會使集團承擔(dān)除市場不確定性以外之風(fēng)險。在產(chǎn)品方面，產(chǎn)品之損壞和客戶對產(chǎn)品 的索償，或?qū)?貴集團造成沉重開支。故有效之保險政策可使集團面對風(fēng)險之應(yīng)變能力上 升，同時亦可穩(wěn)定集團面對災(zāi)變