四大的管理建議書

1、#限公司香港九龍彌敦道*號文遜大廈*樓敬啟者：本行已完成對#限公司 及 貴公司之子公司（以下統(tǒng)稱“貴集團）及 貴集團之聯(lián) 營企業(yè)截止2004年12月31日的綜合財務報表審閱工作。根據(jù)本行的工作程序，現(xiàn)就審閱 工作過程中發(fā)現(xiàn)各有關公司內(nèi)部管理及其它方面的若干可改進及留意之處作出說明，并提 出建議。本行很樂意與 貴集團管理層討論，并協(xié)助 貴集團實施此等建議。本行在進行上述工作時，已向貴集團提出有關貴集團處理本期審閱所發(fā)現(xiàn)之事項，就 貴集團的答復，本行將不會為其準確性及完整性進行任何測試，本行只會將貴集團之回復，并將本行發(fā)現(xiàn)的事項，包括在此建議書當中。由于解決本年度問題的活動現(xiàn)仍在進行，本行建議貴集

2、團管理層及審計委員會繼續(xù)關注有關問題的進度。本行編寫本管理建議書是作為向貴集團管理層提供參考之用，同時也作為本行與貴集團保持溝通的途徑。此管理建議書只集中于較重要項目，并未逐一列明本行在這次復 核工作中發(fā)現(xiàn)的所有事項?；谏鲜鲈颍拘姓J為此管理建議書不適合向不了解情況的 第三者傳閱，本行也不會承擔任何由于向第三者傳閱管理建議書而引起的責任。最后，本行謹向貴集團及 貴集團之聯(lián)營企業(yè)在本行執(zhí)行審閱的過程中提供熱情及充份合作的工作人員致謝。此致#限公司董事會#計師行 2005年4月20日目錄建議內(nèi)容建次有關集團之整體建議本期建議1 .關聯(lián)交易之憑證32 .集團內(nèi)部交易之對賬43 .常規(guī)或季度性之財

3、務分析與合拼報表54 .針對賒銷商品之授信政策65 .應收帳款和委托應收款之控管76 .定期審閱所得稅之計算87 .存貨之管理系統(tǒng)98 .銀行調(diào)節(jié)表之定期編制109 .合約之管理及更新1110 .會計人員之帳務過程1211 .成本結算信息系統(tǒng)之建立1312 .定期資產(chǎn)評估1413 .計算機帳務系統(tǒng)之應用1514 .公司風險之控管1615 .投資物業(yè)之抵押171.關聯(lián)交易之憑證發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團對于關聯(lián)公司間之交易，多未能提供適當之文件數(shù)據(jù) （如合同或相關協(xié)議），以供驗證交易內(nèi)容之合理性。影響對于關聯(lián)方之交易，本為上市公司查核之重點， 貴集團若未能提供適當之交易證明以 厘清與關聯(lián)

4、方之權責，極易形成外界質(zhì)疑之焦點，對于 貴集團在資本市場之評價，亦 容易形成負面之看法。進一步來看交易過程中以合約保障雙方權利與義務，本為免除可能爭議之途徑，故以集團 之情況而言，在各項重要交易中訂立合約實為貴集團應有之作為。建議貴集團是否在重要交易中皆我們建議貴集團應盡速擬定與關聯(lián)方之交易合約，并注意 有訂立合約以保障本身之權益。該等交易應按市價進行。管理層響應2.集團內(nèi)部交易之對賬發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團內(nèi)部交易，未能及時對帳，致使年末往來帳務核對困 難。影響貴集團內(nèi)部往來交易，就合并體系來看，系屬內(nèi)部之交易，并不會反映在外部之數(shù)據(jù) 上，由于往來帳務之核對不合，將會影響貴集團整體

5、財務數(shù)字之合理性。建議我們建議 貴集團應定期指派專人對 貴集團內(nèi)各分子公司間交易，應定期進行核對工 作，以確保 貴集團財務信息之合理性。管理層響應3.常規(guī)或季度性之財務分析與合并報表發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團僅為年度做一次財務分析與合并報表，而非更常規(guī)的做一 次，比如季度性的。影響及時和常規(guī)的財務分析與合并報表能使集團的總體帳目更佳清晰明了，由此集團的管理層 能更有效及時地掌握有關集團整體的財務狀況，有助集團管理。冉者，集團年末財務分析 與合并報表的工作量和準確性能相應簡化及增加。建議我們建議集團應作常規(guī)或季度性的財務財務分析與合并報表。管理層響應4.針對賒銷商品之授信政策發(fā)現(xiàn)于審計過程中

6、，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團針對賒銷商品之授信，未設有相關之政策。影響貴集團目前授信政策主要仍管理當局個人之決策，然而未來集團之商業(yè)型態(tài)繼續(xù)擴張 時，僅憑主管之決策將造成工作之集中，無法有效之管理集團之授信狀況。建議針對集團各種之商業(yè)模式，設定標準之授信政策，針對帳齡較長之帳款，應獨立例外管 理。管理層響應5.應收帳款和委托應收款之控管發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團尚未有完善的針對應收帳款和委托應收款的控制監(jiān)管系統(tǒng)。影響有效的應收款的控制監(jiān)管系統(tǒng)可使管理層及時地了解帳款的帳齡分析和可收回性。對于 一些重大的款項，應及時與還款人協(xié)商簽署有效的還款協(xié)議書，并對該協(xié)議進行適當?shù)?管理和跟進，以避免壞賬出現(xiàn)，保

7、障集團的權益。建議我們建議管理層應定期復核和跟進應收帳款和委托應收款項。管理層響應6.定期審閱所得稅之計算發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)子公司的管理層呈交當?shù)卣畽C關的稅務文件和有關所得稅的計算，總公司的管理層未有審閱。影響由于有關所得稅的計算，并未經(jīng)總公司審閱，可能會導致稅項負債錯誤計算。建議我們建議管理層應定期審閱子公司有關所得稅的計算。管理層響應7.存貨之管理系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團對于存貨之管理未設定有定期之管理系統(tǒng)，以檢驗集團存貨 之狀態(tài)及可用性。影響集團存貨之管理，涉及集團對其本身資產(chǎn)安全及使用效率之維護，雖然集團部份存貨在實 用特質(zhì)有其特殊性，然而因此而忽略其余存貨之狀況，

8、容易形成集團資源不必要之浪費。 而因此產(chǎn)生之相關產(chǎn)品責任亦是集團經(jīng)營之風險。建議根據(jù)集團存貨特性，建立合理可行之存貨管理系統(tǒng)，針對使用期限及質(zhì)量狀況加以管理， 并定期匯整例外情況，以供集團管理使用。管理層響應8.銀行調(diào)節(jié)表之定期編制發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團未能定期編制及核閱有關于集團內(nèi)各公司之銀行調(diào)節(jié) 表，并相關之調(diào)節(jié)項亦有未能入帳之情況。影響集團帳務處理上能及時反映集團之資金流程，為基本之會計要求。未定期（每月）編制 銀行調(diào)節(jié)表，將可能造成 貴集團帳務系統(tǒng)無法完整表達資金流程，此將形成集團在租 稅及法律上之風險，若調(diào)節(jié)項未入將直接形成此錯誤。另由獨立于會計及出納之第三者按期編制銀行

9、調(diào)節(jié)表，本為有效管理集團銀行存款之控 制方式。建議每月固定安排人員編制銀行調(diào)節(jié)表，并調(diào)整相關差異。管理層響應9.合約之管理及更新發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn) 貴集團在合約管理上，未指派專人負責保管、更新及整理，致 使部份合約并未實時掌握最新狀況，抑或?qū)τ诤霞s之內(nèi)容亦發(fā)生誤解之情況。影響一般商業(yè)行為多藉由合同以約束交易各方之權利與義務，集團若無法完整解釋相關合約之 精神與內(nèi)涵，容易產(chǎn)生對交易認知之差異，進一步形成帳務上之錯誤。同時由于合同狀況 未實時更新，將造成集團無法實時匯總公司之情況，也容易使集團承擔不必要之風險建議我們建議應由專人負責管理并更新集團重要合約。管理層響應10.會計人員之帳務過程

10、發(fā)現(xiàn) 于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)集團對于當期帳務之處理未能有效管理，部份當期支出由于憑證 關系，未于當期反應入帳，包括集團原料進貨會由于憑證未達，而未登記相關存貨及應付 款項。影響 目前 貴集團帳務人員以憑證為其入帳之根據(jù)，此作法在稅務尚可以避免少部分之風險， 然而就會計系統(tǒng)之合理性而言，則可能出現(xiàn)收入無法與相關之費用配合，形成集團帳務表 達之偏誤。不但會造成集團無法合理分析本身之營運狀況，亦可能造成財務信息錯誤之缺 失，此不論對于內(nèi)部或是外部不知信息使用者，皆有影響。如在存貨方面，實際已進貨卻 未列入集團之存貨，義務以產(chǎn)生卻未列為集團之應付款，將使集團整體財務信息之合理性 受到質(zhì)疑。而成本結算時

11、，亦可能采用錯誤數(shù)據(jù)造成損益發(fā)生錯誤。建議重新教育并統(tǒng)一規(guī)范 貴集團會計人員帳務流程。在存貨方面，針對各期財務信息截止 點，明確劃分存貨所有權之截止點，并據(jù)此數(shù)據(jù)入帳，以維持帳務系統(tǒng)之合理性。管理層響應11.成本結算信息系統(tǒng)之建立發(fā)現(xiàn)貴集團目前成本結算資料上，尚無法配合收入逐月分類進行結算及更新。影響成本結算可使集團有效掌握集團內(nèi)部成本之變動，進而提供集團決策使用。雖目前集團商 品毛利較高，成本信息亦為影響 貴集團獲利能力因素之一，若無法獲得將成為集團信息 系統(tǒng)中之瑕疵。建議我們建議 貴集團盡速建立成本結算信息系統(tǒng)，以按月提供產(chǎn)品結算數(shù)據(jù)。管理層響應12. 定期資產(chǎn)評估發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)

12、現(xiàn)集團未能適時的評估固定資產(chǎn)，無形資產(chǎn)減損。影響集團若未能適時的對資產(chǎn)進行減損評估，將有可能高估財務報表上之資產(chǎn)，從而影響財務 報表的真實公平性。建議我們建議應由專人與專業(yè)人士負責定期的資產(chǎn)評估。管理層響應13.計算機帳務系統(tǒng)之應用發(fā)現(xiàn)貴集團截至2004年底，帳務處理主要仍依靠手工帳簿，相關之計算機系統(tǒng)僅為帳務數(shù) 據(jù)之輔助工具。影響手工處理帳務系統(tǒng)，由于手工處理帳務，容易發(fā)生處理時之錯誤，亦造成貴集團帳務上之瑕疵。進一步而言，由于集團各地區(qū)之會計人員不同，在手工帳務之系統(tǒng)下，亦會形成會計處理 差異，造成編制合并報表時須耗費極大量之時間統(tǒng)合各公司之間差異。建議我們認為 貴集團應盡速導入計算機帳務系統(tǒng)，并整合集團各地區(qū)會計，教育其會計帳務之處理，使之能于總公司一致。管理層響應14.公司風險之控管發(fā)現(xiàn)于審計過程中，我們發(fā)現(xiàn)貴集團針對存貨、固定資產(chǎn)及各營業(yè)場所之營業(yè)，除存貨運輸過程中有相關之保險外，余皆未有適當之保險政策。尤其在產(chǎn)品方面，貴集團并未對其購買任何保險。影響集團營運過程中，面臨諸多不同風險，不論資產(chǎn)的損害、營業(yè)之中斷或依附產(chǎn)生之法律責 任，皆會使集團承擔除市場不確定性以外之風險。在產(chǎn)品方面，產(chǎn)品之損壞和客戶對產(chǎn)品 的索償，或?qū)?貴集團造成沉重開支。故有效之保險政策可使集團面對風險之應變能力上 升，同時亦可穩(wěn)定集團面對災變