科技檔案管理課件

1、科技檔案管理課件 科技檔案管理科技檔案管理課件 提 綱n科技檔案基本知識(shí)n科技檔案分類n檔案整理原則和質(zhì)量要求n檔案整理流程和方法科技檔案管理課件科技檔案概念n國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在科技活動(dòng)（基建、科研、設(shè)備儀器、產(chǎn)品研發(fā)）中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？萍紮n案的含義n在科技活動(dòng)中直接形成的n具有保存價(jià)值的n各種載體的原始記錄科技檔案管理課件科技文件種類根據(jù)內(nèi)容和載體材料的不同，可劃分為：n紙質(zhì)文件，如圖樣、文字材料等n感光材料，如照片、影片n磁性材料文件，如錄像帶n光盤(pán)科技檔案管理課件科技檔案成套性一個(gè)立檔單位圍繞一項(xiàng)相對(duì)獨(dú)立的科技活動(dòng)應(yīng)當(dāng)形成的，具有

2、保存價(jià)值的科技文件有機(jī)整體。n、規(guī)定了科技檔案成套的來(lái)源范圍n、明確了科技檔案成套的客觀標(biāo)準(zhǔn)n、揭示了成套科技檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系科技檔案管理課件基本建設(shè)活動(dòng)的成套檔案基建程序：n、規(guī)劃決策：提出項(xiàng)目建議、進(jìn)行可行性研究、編制計(jì)劃任務(wù)書(shū)、選址；n、設(shè)計(jì)：方案設(shè)計(jì)、初設(shè)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)；n、前期準(zhǔn)備：招投標(biāo)、征地拆遷；n、施工：日志、竣工圖等n、竣工驗(yàn)收n、使用維修科技檔案管理課件設(shè)備儀器的成套檔案n、訂購(gòu)n、裝運(yùn)n、開(kāi)箱驗(yàn)收n、安裝調(diào)試n、使用維修科技檔案管理課件科研活動(dòng)的成套檔案n、課題選定：選題、定題n、組織實(shí)施：編制研究方案、研究和實(shí)驗(yàn)n、總結(jié)鑒定：匯總成果、成果鑒定n、成果推廣應(yīng)用：申報(bào)專利、

3、組織開(kāi)展成果推廣應(yīng)用、成果推廣應(yīng)用的調(diào)查與分析、成果獎(jiǎng)勵(lì)科技檔案管理課件工業(yè)產(chǎn)品成套檔案n、調(diào)查決策：調(diào)查計(jì)劃、編制新產(chǎn)品建議書(shū)n、產(chǎn)品設(shè)計(jì)：結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)n、試制：試制、試驗(yàn)、鑒定驗(yàn)收n、生產(chǎn)階段：生產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、正式生產(chǎn)n、銷售控制：商標(biāo)注冊(cè)、售后服務(wù)、反饋科技檔案管理課件二、科技檔案的分類n基建檔案n產(chǎn)品檔案n科研檔案n設(shè)備儀器檔案科技檔案管理課件三、檔案整理原則與質(zhì)量要求n尊循形成基礎(chǔ)n保持文件間的有機(jī)聯(lián)系n便于檔案的保管利用n符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范科技檔案管理課件尊重原基礎(chǔ)n科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動(dòng)各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。n日常形成積累已有一定基礎(chǔ)，有的

4、已處于預(yù)立卷狀態(tài)。 因此利用原基礎(chǔ)可起到事半功倍的效果?？萍紮n案管理課件保持文件間的有機(jī)聯(lián)系n科技檔案的特點(diǎn)之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。n有機(jī)聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。科技檔案管理課件文件有機(jī)聯(lián)系的幾種狀態(tài)n某一項(xiàng)目或單位工程、分部分項(xiàng)工程的文件。n某一問(wèn)題、事故處理形成的一組文件。n請(qǐng)示與批復(fù)n一組會(huì)議材料n就某一變更事項(xiàng)產(chǎn)生的報(bào)告、批復(fù)、洽商材料等n系統(tǒng)編號(hào)的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單等。n設(shè)備選購(gòu)、開(kāi)箱、試運(yùn)行三階段形成的文件，自成體系、互為聯(lián)系。n某一組實(shí)驗(yàn)記錄n維修記錄科技檔案管理課件符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)n以GB / T11822-20

5、00 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求為基本準(zhǔn)則。n執(zhí)行地方綜合檔案館、城建檔案館接收檔案的相關(guān)規(guī)定。n本項(xiàng)目制度、合同規(guī)定。科技檔案管理課件組卷原則GB/T11822-2000 組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用科技檔案管理課件反映真實(shí)情況材料齊全完整適合長(zhǎng)期保存組卷要求科技檔案管理課件熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求科技檔案管理課件四、檔案整理流程與方法收集鑒定分類立卷排列編目科技檔案管理課件（一）收集n對(duì)照歸檔范圍，接收收集各部門(mén)、各有關(guān)人員形成的材料。n將接收進(jìn)來(lái)

6、的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準(zhǔn)確等要求。n區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書(shū)文件、普法性文件、重份文件、事務(wù)性文件等科技檔案管理課件特別需要關(guān)注的幾個(gè)方面： 立項(xiàng)申報(bào)文件立項(xiàng)申報(bào)文件，注意原件的收集；項(xiàng)目籌建辦與業(yè)主單位檔案應(yīng)及時(shí)集中統(tǒng)一保管。 招投標(biāo)文件招投標(biāo)文件，應(yīng)包括招標(biāo)公告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、招標(biāo)會(huì)議材料、評(píng)標(biāo)決標(biāo)材料、中標(biāo)通知書(shū)、承包合同、未中標(biāo)文件等文件材料。 科技檔案管理課件n征地拆遷、政策處理征地拆遷、政策處理：與個(gè)人簽定的原始憑證n施工文件施工文件，加強(qiáng)竣工圖的規(guī)范化編制工作，確保質(zhì)保材料、技術(shù)文件的原始性。n設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)文件，著重注意全過(guò)程文件的形成積累，強(qiáng)調(diào)變更

7、文件的完整性與原始性，絕對(duì)避免復(fù)印件、傳真件。特別需要關(guān)注的幾個(gè)方面：科技檔案管理課件設(shè)備考察材料設(shè)備考察材料設(shè)備試運(yùn)行記錄設(shè)備試運(yùn)行記錄科研項(xiàng)目推廣運(yùn)用科研項(xiàng)目推廣運(yùn)用產(chǎn)品售后服務(wù)產(chǎn)品售后服務(wù)特別需要關(guān)注的幾個(gè)方面：科技檔案管理課件（二）鑒定n劃分檔案保管期限n檢查檔案準(zhǔn)確性、完整性科技檔案管理課件科技檔案質(zhì)量科技檔案質(zhì)量完整性完整性準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性價(jià)值性價(jià)值性完整性？完整性？準(zhǔn)確性？準(zhǔn)確性？科技檔案管理課件科技檔案保管期限科技檔案保管期限 參照國(guó)家檔案保管期限表，結(jié)合本單位實(shí)際編制保管期限表永久永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期短期短期科技檔案管理課件科技檔案完整性、準(zhǔn)確性鑒定的方法科技檔案完整性、準(zhǔn)確性鑒定的方法

8、核對(duì) ：包括與科技項(xiàng)目相核對(duì)和 與有關(guān)目錄相核對(duì)兩種。核查：包括與科技對(duì)象現(xiàn)實(shí)相核查 、同一項(xiàng)目不同檔案 之間相核查 和按科技生產(chǎn)活動(dòng)的程序相核查 三種?？萍紮n案管理課件（三）分類n分類是為整理、編目、進(jìn)行系統(tǒng)化管理的需要。n分類要根據(jù)科技活動(dòng)性質(zhì)、階段等情況設(shè)置類目。n分類要清楚，不能相互交叉、包容?？萍紮n案管理課件（四）立卷n卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。分卷的目的就是將零散文件通過(guò)某種方法形成一個(gè)個(gè)案卷。n卷和卷之間相對(duì)獨(dú)立，卷內(nèi)文件保持有機(jī)聯(lián)系。n卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過(guò)4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜。n卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂；也可以采用件保管

9、的方法。科技檔案管理課件若干分卷方法介紹n項(xiàng)目組卷法或單位、分項(xiàng)工程組卷法。n階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法n問(wèn)題組卷法n時(shí)間組卷法n文件名稱組卷法n來(lái)源組卷法科技檔案管理課件項(xiàng)目或單位、分項(xiàng)工程組卷法n將一個(gè)項(xiàng)目或單位工程、分部、分項(xiàng)工程看做一個(gè)基本單元，組成一個(gè)案卷。如： 長(zhǎng)興電廠地基處理文件； 一號(hào)機(jī)鍋爐焊接及熱處理檢驗(yàn)記錄； 科技檔案管理課件階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法 即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進(jìn)行的不同階段組卷。一般使用于施工文件。 例： （1）土地征用文件（階段） （2）行政辦公樓暖通結(jié)構(gòu)竣工圖 （3）主廠房管道水壓檢驗(yàn)記錄 科技檔案管理課件 問(wèn)題組卷法 將涉及同一問(wèn)題（同一特定問(wèn)題、同一類問(wèn)

10、題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。 例如： （1）省市計(jì)經(jīng)委、省能源集團(tuán)關(guān)于項(xiàng)目建議書(shū)的請(qǐng)示、批復(fù) （2）省能源集團(tuán)、省市計(jì)經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示、批復(fù)、通知。 （3）長(zhǎng)興電廠水文地質(zhì)勘察報(bào)告科技檔案管理課件時(shí)間組卷法 內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件可以組成一個(gè)案卷。時(shí)間特征明顯的文件可采用此方法。 例如： 長(zhǎng)興電廠1標(biāo)段2004年13月份施工日記；科技檔案管理課件 就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。 例如： 長(zhǎng)興發(fā)電有限公司董事會(huì)2004年1-6月份會(huì)議紀(jì)要。 長(zhǎng)興電廠二標(biāo)段設(shè)計(jì)變更技術(shù)聯(lián)系單 長(zhǎng)興電廠房屋拆遷協(xié)議書(shū)。 長(zhǎng)興電廠監(jiān)理部2004年1-50號(hào)工作聯(lián)系單。 名稱

11、組卷法科技檔案管理課件來(lái)源組卷法 將來(lái)自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文件組成一卷。 例如： 甲鎮(zhèn)、乙鎮(zhèn)房屋拆遷協(xié)議書(shū)科技檔案管理課件卷內(nèi)文件整理n查漏補(bǔ)缺、按照A4或16K大小粘貼折疊、去金屬物。n卷內(nèi)文件排列：按重要程度、文件間的聯(lián)系、時(shí)間順序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過(guò)程在后。n卷內(nèi)文件編號(hào)：按件整理的，逐件蓋檔號(hào)章；整卷裝訂的，從001起編頁(yè)號(hào)?？萍紮n案管理課件定稿正本來(lái)文批復(fù)外文譯文科技檔案管理課件圖紙折疊方法n不裝訂科技檔案管理課件圖紙折疊方法n裝訂科技檔案管理課件卷內(nèi)文件排列n文字型材料按問(wèn)題、時(shí)間、重要程度排列注意：復(fù)文在前，來(lái)文在后

12、；正文在前，定稿在后；譯文在前，原文在后?？萍紮n案管理課件卷內(nèi)文件排列n圖文混合型 一般文字在前，圖樣在后；如果文字只起補(bǔ)充說(shuō)明的，則圖樣在前，文字在后。n圖紙 按專業(yè)圖號(hào)排列 科技檔案管理課件卷內(nèi)文件編頁(yè)碼n整卷裝訂的，從001起編頁(yè)號(hào)。每卷一個(gè)流水號(hào)。位置：正面右下角，背面左下角。長(zhǎng)興縣檔案局文件長(zhǎng)檔 7號(hào)關(guān)于舉辦企業(yè)檔案培訓(xùn)班的通知 科技檔案管理課件卷內(nèi)文件編頁(yè)碼n不裝訂的案卷加蓋檔號(hào)章，位置：正面右上角空白處。長(zhǎng)興縣檔案局文件長(zhǎng)檔 7號(hào)關(guān)于舉辦企業(yè)檔案培訓(xùn)班的通知 001檔 號(hào) 序 號(hào)3.4-1 2科技檔案管理課件卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫(xiě)n最好激光打印n字段格式符合要求n字體大小適當(dāng)

13、。 科技檔案管理課件卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄序號(hào) 文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào) 備注1中天集團(tuán)公司長(zhǎng)興大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)8-9號(hào)樁基檢測(cè)報(bào)告199902240012浙江地球物理研究所長(zhǎng)興大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)8-9號(hào)3類樁基超聲波檢測(cè)報(bào)告199903060053中天集團(tuán)公司長(zhǎng)興大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)1-10號(hào)樁檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單199904250074中天集團(tuán)公司長(zhǎng)興大橋下部結(jié)構(gòu)1號(hào)承臺(tái)11-20號(hào)樁檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單19990510010-022 就是按卷內(nèi)文件材料排列的順序每個(gè)文就是按卷內(nèi)文件材料排列的順序每個(gè)文件編一個(gè)序號(hào)。件編一個(gè)序號(hào)。 應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。應(yīng)填寫(xiě)文件材料

14、的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。 一般要求寫(xiě)全稱（照抄原標(biāo)題）一般要求寫(xiě)全稱（照抄原標(biāo)題） 如果原標(biāo)題太長(zhǎng)，可以適當(dāng)簡(jiǎn)化；沒(méi)有文件標(biāo)題的文如果原標(biāo)題太長(zhǎng)，可以適當(dāng)簡(jiǎn)化；沒(méi)有文件標(biāo)題的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容再擬寫(xiě)一個(gè)標(biāo)題，打上一個(gè)件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容再擬寫(xiě)一個(gè)標(biāo)題，打上一個(gè) 標(biāo)記以表示這個(gè)標(biāo)題是重新擬制的。標(biāo)記以表示這個(gè)標(biāo)題是重新擬制的。 指文件材料在卷內(nèi)的順序號(hào)，頁(yè)號(hào)只要填起指文件材料在卷內(nèi)的順序號(hào)，頁(yè)號(hào)只要填起頁(yè)，不要寫(xiě)成頁(yè)，不要寫(xiě)成1-2、3-5頁(yè)，但卷的最后一個(gè)文件頁(yè)，但卷的最后一個(gè)文件的起頁(yè)和止頁(yè)都要寫(xiě)上。的起頁(yè)和止頁(yè)都要寫(xiě)上。 指文件材料的形成日期。指文件材料的形成日期。 應(yīng)填寫(xiě)文件材料

15、的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。應(yīng)填寫(xiě)文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)?？萍紮n案管理課件互見(jiàn)號(hào) 卷內(nèi)備考表 說(shuō)明： （1、卷內(nèi)文件數(shù)量） （ 2、分類、組卷及其他整理中需說(shuō)明的情況） 立卷人： 年 月 日 檢查人： 年 月 日應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案的檔號(hào)案的檔號(hào).檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式,并用括號(hào)并用括號(hào)括起括起 由責(zé)任立卷人填寫(xiě)由責(zé)任立卷人填寫(xiě),同時(shí)立卷日期。同時(shí)立卷日期。 由案卷質(zhì)量審核人由案卷質(zhì)量審核人簽名，并簽上審核簽名，并簽上審核日期。日期?？萍紮n案管理課件 1、卷裝訂的，用電鉆三孔一線線裝訂。要求左邊齊、下面齊。

16、 長(zhǎng)興縣檔案局文件長(zhǎng)檔 7號(hào)關(guān)于舉辦企業(yè)檔案培訓(xùn)班的通知案卷的裝訂案卷的裝訂科技檔案管理課件案卷的裝訂案卷的裝訂n2、件裝訂的，用包角或縫紉機(jī)踏。左上角空白處逐件蓋上檔號(hào)章。長(zhǎng)興縣檔案局文件長(zhǎng)檔發(fā)7號(hào)關(guān)于舉辦企業(yè)檔案培訓(xùn)班的通知科技檔案管理課件 案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)案卷標(biāo)題的擬寫(xiě) 案卷標(biāo)題=項(xiàng)目名稱+單位工程名+分部（分項(xiàng)）+文件內(nèi)容+文件名 案卷標(biāo)題=作者+問(wèn)題（時(shí)間、地區(qū)等）+文種 例如：（1） 杭寧高速公路工程 K100+20K110+15 項(xiàng)目名稱 單位工程 路基壓實(shí)度評(píng)定 表 文件內(nèi)容 文件名（2） 檔案館 庫(kù)房 電氣線路 竣工 圖 項(xiàng)目名稱 單位工程 專業(yè) 階段 文件名 科技檔案管理課件

17、（3）長(zhǎng)興檔案館工程供水排水施工圖 項(xiàng)目名稱專業(yè)名階段文件名 （4）長(zhǎng)興大橋橋面沉降觀測(cè)記錄 項(xiàng)目名稱內(nèi)容文件名 （5）杭寧高速公路 K10010K15015路基中間檢 項(xiàng)目名稱 分項(xiàng)工程 驗(yàn)報(bào)驗(yàn)單 文件名 科技檔案管理課件案卷封面內(nèi)容填寫(xiě)n立卷單位：案卷的形成單位。n立卷時(shí)間：卷內(nèi)文件的起止時(shí)間n保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期。n密級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密?？萍紮n案管理課件檔檔 號(hào)號(hào) 檔案館號(hào)檔案館號(hào) 長(zhǎng)興大橋下部結(jié)構(gòu)號(hào)臺(tái)號(hào)長(zhǎng)興大橋下部結(jié)構(gòu)號(hào)臺(tái)號(hào) 樁基檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單樁基檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單 立卷單位立卷單位 浙江廣廈集團(tuán)浙江廣廈集團(tuán) 起止日期起止日期

18、 2000年年3月月25日日-4月月8日日保管期限保管期限 永久永久密密 級(jí)級(jí)科技檔案管理課件（五）排列n在分類方案的最低一級(jí)類目下進(jìn)行排列在分類方案的最低一級(jí)類目下進(jìn)行排列 n科技檔案一般以項(xiàng)目為單位排列科技檔案一般以項(xiàng)目為單位排列如：產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品調(diào)查決策、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、如：產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品調(diào)查決策、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列?？萍紮n案管理課件 檔號(hào)的編制檔號(hào)的編制 檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-類別號(hào)類別號(hào)-案卷號(hào)案卷號(hào) 010-41 Z-122案卷流水號(hào)案卷流水號(hào)三級(jí)類目號(hào)三級(jí)類目號(hào)二級(jí)類目號(hào)二級(jí)類目號(hào)一級(jí)類目號(hào)一級(jí)類目號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào)（六）編目（六）編目分類號(hào)分類號(hào)或項(xiàng)目或項(xiàng)目代號(hào)等代號(hào)等科技檔案管理課件例：3430125卷號(hào)（案卷流水號(hào)）L001旅游鞋產(chǎn)品檔案 全宗號(hào)科技檔案管理課件保管期限長(zhǎng)期檔號(hào)案卷題名旅游鞋市場(chǎng)