會議室管理制度

1、會議室標(biāo)準(zhǔn)簡章1. 目的為了合理管控、標(biāo)準(zhǔn)及維護(hù)公司會議資源的使用，特制定該流程作業(yè)指導(dǎo)2. 范圍鶴壁天海所有會議資源3. 關(guān)鍵角色及應(yīng)負(fù)責(zé)任序號角色應(yīng)負(fù)責(zé)任001會議室管理員1. 統(tǒng)籌管理公司會議資源，指導(dǎo)并監(jiān)控各部門會議 資源的使用；2. 負(fù)責(zé)對公司所有會議資源進(jìn)行統(tǒng) 管理， 對會議 資源進(jìn)行例行化以及非例行檢查，并相應(yīng)做好記 錄，對于違規(guī)記錄進(jìn)行登記和月度匯總；3. 負(fù)責(zé)日常會議資源協(xié)調(diào)、設(shè)備整理、糾紛調(diào)節(jié)等 管理工作。002其他情況1. 會議資源鑰匙由會議管理員、保衛(wèi)科、清潔工 各保管一套；2. 清潔工負(fù)責(zé)清掃時間會議室開關(guān)門；3. 保衛(wèi)科負(fù)責(zé)節(jié)假日及17: 30分以后會議需求的 開關(guān)

2、門。003會議資源預(yù)疋者文員、助理1. 會議資源預(yù)訂者，對部門內(nèi)部會議資源需求協(xié) 調(diào)，填寫會議資源申請；2. 對部門內(nèi)部會議時間進(jìn)行建議與控制；3. 對部門內(nèi)部進(jìn)行會議室使用標(biāo)準(zhǔn)宣傳與設(shè)備操 作指導(dǎo)；4. 與部門職工溝通，對不需要的資源及時釋放。004會議室使用人1. 會議資源維護(hù)者之一，會前會后會議室6S整理、 會議設(shè)備保護(hù)者；2. 合理使用會議室時間管理、設(shè)備等、會后及 時關(guān)閉投影、電腦等；3. 會議資源使用人協(xié)助監(jiān)督者，對會議室前后使用 情況進(jìn)行監(jiān)控。005IT設(shè)備管理員IT部相關(guān)責(zé)任人對會議室設(shè)備進(jìn)行全面檢查，每 周一次。4.內(nèi)容描述4.1會議資源申請4根據(jù)部門業(yè)務(wù)需求，通過行政部進(jìn)行

3、會議資源預(yù)定；4預(yù)定者預(yù)定成功后向需求人反應(yīng)預(yù)定情況，并指導(dǎo)部門職工對會議設(shè)備 的正確操作方法，提醒其遵守會議資源使用管理規(guī)定， 并催促會議組織者 在會議結(jié)束后做好會議室6S工作；如遇緊急會議或接待需協(xié)調(diào)會議資源，由部門文員負(fù)責(zé)資源協(xié)調(diào)；4日常會議資源預(yù)定可提前三天填寫申 請表，適用于內(nèi)部會議、公司級會 議、接待、會議等會議；預(yù)定視頻會議：請請按需求選擇第三會議室，并在會前通知IT進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)；預(yù)定 會議：請按需求選擇第二第三會議室；請盡量預(yù)定沒有門禁限制的第一會議室、第二會議室。會議室優(yōu)先權(quán)：展廳會議室：優(yōu)先政府接待及重大接待使用；第三會議室：原那么上只用于視頻會議，為緩解日常會議和接待所需

4、 會議室，可臨時供所有會議使用，但如果有視頻會議需要召開，必 須由優(yōu)先視頻會議使用。第四會議室： 優(yōu)先研發(fā)工程使用且僅限研發(fā)鎖定使用。4.2 會議資源使用4 會議前：4.2.1.1 會前 10 分鐘到會議室進(jìn)行確認(rèn)準(zhǔn)備， 假設(shè)會議室沒開門那么向管理 員申請翻開門鎖或借用鑰匙開門；4 當(dāng)會議室椅子不夠用時， 可借用 職工椅 ，但會議結(jié)束后務(wù)必將椅子歸還 至職工椅區(qū)相應(yīng)的位置并擺放整齊；4.2.1.3 會議如需使用較大的設(shè)備儀器， 請對會議桌面做好保護(hù)措施， 如： 在桌面上放置較厚的膠皮等，輕拿輕放、搬動時不能在桌面上拖拉挪動， 防止劃傷桌面；4 如會議不能正常召開， 請在原方案會議時間前告知文員

5、對會議資源進(jìn)行 釋放；4 當(dāng)會議資源發(fā)生協(xié)調(diào)時， 會議室預(yù)定人應(yīng)該及時反應(yīng)管理員對預(yù)定信息 進(jìn)行更改，否那么會議室使用時發(fā)生的不良記錄，將記錄原預(yù)定人部門。4.2.2 會議中：4 使用會議室時，所有與會人員必須自覺遵守會議資源使用管理相關(guān)規(guī)定；4 與會人員應(yīng)保持會議室整潔、 不亂丟垃圾、 不用在桌椅上亂寫亂畫， 不 用堅硬的物品劃花桌面和皮椅；4 與會人員應(yīng)做好時間管理， 在自己所預(yù)定的時間內(nèi)完成會議， 不能占用 和延用他人資源時間。4.2.3 會議后：4 會議結(jié)束后，必須關(guān)閉投影儀、電腦電源，將遙控擺放好，關(guān)閉會議室 照明燈，不帶走會議室線材、遙控、白板筆及白板擦等會議室標(biāo)配物質(zhì)；4.2.3

6、.2 將借來的職工椅歸還到原來的位置，并擺放整齊；4.2.3.3 會議提前結(jié)束較預(yù)定時間提前 30 分鐘以上請及時通知部門文 員對資源信息進(jìn)行釋放。會議室設(shè)備配置表樓層會議室名稱投影電視電腦VGA視頻鏈接線會議二套視頻會議一套一樓展廳VV按需按需二樓第一VV按需按需第二VVVV按需第三VVVV第四VVV按需按需4.4巡查及懲罰方法441管理員不定期對會議室使用情況進(jìn)行巡查以上所有內(nèi)容，并對 檢查情況根據(jù)表02?會議室檢查表日常使用情況?進(jìn)行登記記錄； 會議室清潔人員協(xié)助監(jiān)控以上所有內(nèi)容；管理員對會議室物質(zhì)進(jìn)行檢查，保障根本設(shè)備的根本配置，并對檢 查情況根據(jù)表01?會議室巡查表硬件設(shè)施?進(jìn)行登記記錄；4.4.4 IT設(shè)備管理員每周對IT設(shè)備例行巡查一次，并做好相應(yīng)的記錄；所有人員都有權(quán)對會議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督，對因會議資源影響到 會議正常召開的情況均可反應(yīng)到管理員郵箱；上述人員反應(yīng)的信息經(jīng)核實屬違規(guī)行為后，將記當(dāng)次會議資源預(yù)定 人員不良一次如當(dāng)天預(yù)定多個會議室均未使用且未通知釋放，將按會議室個數(shù)記不