酒店采購、庫房管理制度

1、酒店物資采購、入庫、出庫管理制度第一章 采購管理制度物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。一、采購的計(jì)劃管理加強(qiáng)計(jì)劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購管理的關(guān)鍵。1、客房部、餐飲部、工程部等各部門應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”，交主管執(zhí)總簽署意見，分管總經(jīng)理審批決策，轉(zhuǎn)采購部；每月1、15日。2、倉庫自動(dòng)補(bǔ)倉，由倉庫保管根據(jù)存量和需求提出申請，填寫物品申購報(bào)主管執(zhí)總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)采購部；3、其他零星物品的計(jì)劃外緊急申購，由使用部門提出申請，

2、經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字，送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)采購部；4、食品原材料批量采購采取定期補(bǔ)給的辦法，由餐飲部報(bào)申購計(jì)劃，包括大宗批發(fā)原材料和調(diào)料、糧油等，交主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部；5、餐飲部每天需購入的生鮮原材料，由廚師長、餐飲經(jīng)理簽字后，于晚20：30前將采購單報(bào)采購員。白天補(bǔ)貨14:00前6、除食品原材料批量每日采購?fù)?，其他批量采購的必須?bào)公司批準(zhǔn)后方可采購。二、采購物資的擇商和價(jià)格管理采購物品堅(jiān)持貨比三家，嚴(yán)格價(jià)格控制。1、所有申購計(jì)劃或申購單送到采購員后，由其具體負(fù)責(zé)對申購計(jì)劃、申購單上的采購物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)；2、采購人員收到自己分管的申購單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對其中有疑問

3、的內(nèi)容要與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時(shí)溝通，在確認(rèn)無誤后，按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)治談，經(jīng)過對比篩選，擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購單，并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部；3、所有采購物資的擇商報(bào)價(jià),必須由采購部在充分準(zhǔn)備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，分管執(zhí)總和使用部門有權(quán)依據(jù)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)對所需物品的價(jià)格、質(zhì)量、和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提出質(zhì)疑，并對所掌握的供應(yīng)廠商及購物意向要主動(dòng)通報(bào)采購部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)保障的供應(yīng)廠商；4、鮮活原材料的價(jià)格受市場影響浮動(dòng)較大，對于長期供貨（鮮活類）的供應(yīng)商，必須有供應(yīng)商定期（15天）給酒店報(bào)價(jià)，酒店產(chǎn)品研發(fā)小組進(jìn)行市場詢價(jià)，根據(jù)詢

4、價(jià)和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行最后的定價(jià)，雙方簽名予以認(rèn)可，根據(jù)雙方簽名的定價(jià)表進(jìn)行收貨。5、所有供貨商都必須提供有效證件和相應(yīng)保證金，簽訂供應(yīng)合同。合同的執(zhí)行和留檔在酒店行政辦。三、采購物資的審批所有采購物資經(jīng)審批手續(xù)齊全后，方能實(shí)施購買。1、采購非入庫物資由部門提出申請，部門總監(jiān)或經(jīng)理簽字后送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批,轉(zhuǎn)采購部進(jìn)行采購；總經(jīng)理合理授權(quán)時(shí)，可將授權(quán)類別審批權(quán)由執(zhí)總簽批暨生效。不論授權(quán)與否，最后簽批人為審批責(zé)任人。2、采購入庫物資由倉庫保管員根據(jù)用量及庫存量提出申請，使用部門經(jīng)理簽字后交財(cái)務(wù)成本控制，財(cái)務(wù)成本控制根據(jù)各部門“物品需求計(jì)劃”及庫存量對申購物資進(jìn)行審核簽字后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采

5、購部進(jìn)行采購；3、采購原材料由各廚房于每日下午2點(diǎn)前報(bào)次日原材料采購單，由廚師長、餐飲經(jīng)理簽字后報(bào)采購部，采購員根據(jù)采購單，通知各供貨商準(zhǔn)備原材料，并于次日上午9點(diǎn)前準(zhǔn)時(shí)到貨。四、特殊采購物資1、對一些技術(shù)性強(qiáng)，或有特殊要求的，需現(xiàn)場選定或和需和商家有專業(yè)溝通詢問的采購物資，采購員可以邀請有關(guān)部門相關(guān)人員會同購買或授權(quán)有關(guān)部門相關(guān)人員購買；2、一般采購物品在5天前、緊急物品在24小時(shí)前由各申購部門按照申購程序辦理申購。若確有個(gè)別緊急需求，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由所需部門自行購買，在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日及時(shí)補(bǔ)辦申購、審批、收貨手續(xù)。24小時(shí)完結(jié)。六、采購物資的結(jié)算方式物資驗(yàn)收后，以“收貨記

6、錄”做為結(jié)算依據(jù)，結(jié)算方式一律采用定期支付。第二章 庫房管理制度一、 庫房安全管理制度：1、庫房是物資保管重地，除倉庫工作人員和業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入倉庫。2、因工作需要入倉的人員須有倉庫管理人員陪同，不得獨(dú)自入倉。3、一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包等物品入倉。4、倉庫辦公地點(diǎn)不得會客，其他部門員工也不得在此閑聊。5、倉庫范圍內(nèi)不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、倉庫不得代存私人物品，也不得答應(yīng)未經(jīng)上級同意的其他部門或單位的物品存?zhèn)}。7、定期檢查消防設(shè)施，并接受保安部的檢查、監(jiān)督。二、 庫房清潔管理制度：1、庫管員在自己的管理范圍內(nèi)要勤于打掃、整理、保持庫房干凈

7、整潔。2、庫房周圍不能堆放垃圾、雜品及其它廢棄物。3、庫房物品擺放整齊，經(jīng)常擦拭貨架，物品不能有落土、灰塵。4、采光、通風(fēng)良好，經(jīng)常檢查庫存物品，防霉、防蟲蛀、防異味。5、經(jīng)常清理庫房死角，垃圾隨時(shí)清掃，杜絕鼠、蚊、蠅等“四害”的滋生。6、隨著季節(jié)的不同，庫房應(yīng)配放相應(yīng)的滅四害藥劑。7、最底層貨架距地面15-20CM.貨品不能直接放在地上，應(yīng)徹底防潮。8、庫管員應(yīng)定期做到庫房的全面衛(wèi)生清理，檢查工作。9、管理人員應(yīng)做好所有庫房的檢查記錄，包括衛(wèi)生、存儲、保管等記錄。三、庫房管理制度：（一）、實(shí)物管理：1、酒水：一般酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩(wěn)定的溫度，應(yīng)區(qū)別對待：1.1. 紅酒應(yīng)以室

8、溫或更涼一些的溫度供應(yīng)，最佳溫度是低于20。1.2. 白酒供應(yīng)溫度8-10，所以應(yīng)先冷凍，送整瓶酒時(shí)應(yīng)置于冰桶內(nèi)。1.3. 啤酒的飲用溫度以6-8為宜，它是唯一一種愈新鮮愈好的酒類，（二）、檔案管理1、庫房檔案有：物品登記卡；實(shí)物帳??；材料明細(xì)帳；采購申請單； 2、物品領(lǐng)料單；物品入庫單；質(zhì)量檢查記錄；物品盤點(diǎn)登記表；材料會計(jì)報(bào)表等。3、按不同類別的檔案資料分類保存，專人保管，并隨時(shí)查閱4、檢查庫房管理工作，以此原始資料為依據(jù)，隨機(jī)抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過長需要銷毀，必須報(bào)財(cái)務(wù)部長，同意后方可銷毀。6、庫房管理人員亦可以憑此檔案為基準(zhǔn)，全面展開工作，定期或不定期檢查各崗位

9、工作的執(zhí)行情況。四、 收貨程序：1、驗(yàn)收準(zhǔn)備：主要是組織驗(yàn)收人員（庫管及使用部門負(fù)責(zé)人）搜集并熟悉驗(yàn)收憑證及物品的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備相應(yīng)準(zhǔn)確的驗(yàn)收工具，如：磅、稱、量尺等。2、核對證件2.1.當(dāng)貨物送到時(shí)，收貨員應(yīng)先檢查發(fā)票與申購單，或其它采購文件，為了便利驗(yàn)收效率，應(yīng)指示供應(yīng)商在發(fā)票或送貨憑證上寫明酒店采購文件的編號。2.2.如缺乏采購文件，保管應(yīng)與采購部或有關(guān)部門取得聯(lián)系，以便得到他們的意見。3、無論是采購人員自購還是供應(yīng)商送貨，貨到酒店后，必須首先與保管員聯(lián)系驗(yàn)收，不允許采購人員或供應(yīng)商直接將貨物交與所需部門；保管員視同為未入庫商品，不得辦入庫。4、各項(xiàng)進(jìn)貨均由倉管員、采購員、使用部門授

10、權(quán)人按審批手續(xù)齊全的申購單進(jìn)行驗(yàn)收，每次到貨需幾方同時(shí)驗(yàn)收，根據(jù)申購單核對貨物的品名、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，所有進(jìn)貨均應(yīng)過磅點(diǎn)數(shù)；5、進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗(yàn)收；6、驗(yàn)收不入庫房物資（直撥），根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購單，倉管員與使用部門授權(quán)人同時(shí)收貨，按照采購單上的要求對物品的質(zhì)量、數(shù)量價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格保管員開據(jù)“收貨記錄”并注明采購單號，由倉管員、供貨商、部門授權(quán)人同時(shí)簽字確認(rèn)；7、驗(yàn)收入庫物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購單，倉庫保管員收貨，按照采購單上的要求對物品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格由保管員開據(jù)“收貨記錄”并注明

11、采購單號，由保管員、供貨商同時(shí)簽字確認(rèn)；8、驗(yàn)收食品原材料，保管與指定廚師三人以上同時(shí)收貨，對原材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，驗(yàn)收合格，保管、廚師長、采購員（供貨商）同時(shí)簽字確認(rèn)；采購員需提供食品原材料購買原始票據(jù)，大類商品必須提供屠宰證等必要證件。9、所有進(jìn)貨如發(fā)現(xiàn)與申購單內(nèi)容不符，保管員有權(quán)拒收，并及時(shí)上報(bào)。對計(jì)劃外急購物資應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)，每日把驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題留存資料，為下次同類貨物和同類供貨商的驗(yàn)收提供依據(jù)；10、實(shí)物檢查：數(shù)量檢查要按供需雙方商定的或供貨合同規(guī)定的計(jì)量方法來檢點(diǎn)，按重量供貨的要求過稱，按數(shù)量供貨的要清點(diǎn)計(jì)數(shù)，有定尺或定量包裝供貨的，必須進(jìn)行抽檢，在對飲品、食品驗(yàn)收過程中還必須注意它們的保質(zhì)期，經(jīng)過實(shí)物檢查可能發(fā)現(xiàn)一些問題，如證件不全、包裝破損、數(shù)量短少、質(zhì)量不符合要求或已接近過期日期等，如有上述事情發(fā)生，貨物將會被退回及通知采購部與有關(guān)部門聯(lián)系解決。收貨時(shí)必須通知申購部門一起收貨。11、做收貨記錄：經(jīng)驗(yàn)收貨物品質(zhì)等各方面完全符