技術(shù)資料管理制度參考(共9頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上汕頭市俊國機(jī)電科技有限公司技術(shù)資料管理制度技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務(wù)和責(zé)任保證技術(shù)文件的完整性、正確性、系統(tǒng)性以及保密性，為了加強(qiáng)管理并規(guī)范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監(jiān)督、自覺遵守。一、技術(shù)文件的定義 1.技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料以及商務(wù)合同、客戶資源、財(cái)務(wù)報(bào)表等等；技術(shù)文件還包括未打印出圖的尚在計(jì)算機(jī)里的圖紙資料、技術(shù)文檔等。二、技術(shù)文件的形成與發(fā)放 2.任何一份技術(shù)文件的形成都是公司員工辛勤勞動的成

2、果和員工智慧的結(jié)晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過程控制和后期經(jīng)營等因素，顯而易見是公司投入了巨大的財(cái)力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個(gè)平臺上共同進(jìn)步和發(fā)展的過程中形成了種種技術(shù)文件。 3.技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及圖紙資料的形成應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)（編制）、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。 4. 技術(shù)文件標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中應(yīng)簽署齊全，簽署不全的技術(shù)文件不得投放到生產(chǎn)車間。 5.圖紙投入生產(chǎn)，即投放到生產(chǎn)廠（生產(chǎn)車間）之前，必須加蓋“生產(chǎn)用圖”、“受控文件”章，由專人簽字憑部門經(jīng)理批準(zhǔn)的領(lǐng)條在資料員處領(lǐng)出。 6.紙質(zhì)技術(shù)

3、文件或光盤技術(shù)文件等由資料員收存到資料柜內(nèi)保管，資料柜鑰匙由資料員負(fù)責(zé)保管。員工借閱技術(shù)文件應(yīng)憑部門經(jīng)理批準(zhǔn)的借閱申請單向資料員借閱，用完后及時(shí)歸還，并保證資料的完整性。 7.技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行；技術(shù)文件修改前，負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容，交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 8. 修改后的技術(shù)文件必須重新履行會審、會簽及批準(zhǔn)手續(xù)，填發(fā)更改通知書。 三、技術(shù)文件的管理與存檔 9.技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項(xiàng)管理工作共同的技術(shù)依據(jù)，必須加強(qiáng)管理，各部門應(yīng)指定一名專職或者兼職資料員負(fù)責(zé)各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作，保證技術(shù)文件的完整，準(zhǔn)確清晰

4、、統(tǒng)一等。若暫時(shí)未指定資料員，則由部門經(jīng)理暫行代理。部門經(jīng)理和資料員負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的保密、發(fā)放與歸檔。 10. 制造項(xiàng)目完工驗(yàn)收后，簽字領(lǐng)出技術(shù)文件人應(yīng)負(fù)責(zé)將領(lǐng)出的文件收回，交資料員存檔。 11. 每一項(xiàng)目完工后，該項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在半月內(nèi)完成技術(shù)資料整理，并交資料員刻制光盤，備份、存檔。 四、技術(shù)文件的保密 12.技術(shù)文件任何部門、個(gè)人不得擅自打印、復(fù)制，不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝出。因工作需要必須打印或復(fù)制時(shí)，經(jīng)辦人提出書面申請單，部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可通過資料員打印、復(fù)印、拷貝。 13.為了保證技術(shù)資料的保密性，除按正常程序（員工填寫申請單，部門

5、經(jīng)理批準(zhǔn)）辦理外，任何人不得私自向外人轉(zhuǎn)讓和借出技術(shù)資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要報(bào)公司給予嚴(yán)肅處理。 14.員工用于工作的計(jì)算機(jī)未經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)不得隨意拆開，計(jì)算機(jī)硬盤中的資料屬公司機(jī)密，硬盤不準(zhǔn)任何人私自帶出公司。若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，需部門經(jīng)理指定專人送修，并保證硬盤中資料的保密性。 15.計(jì)算機(jī)是公司提供給員工用作工作工具，不允許安裝能夠傳送文件資料的軟件程序，如：QQ、UC、MSN、Manager、網(wǎng)務(wù)通等，本制度公布實(shí)施之日起，請每位員工將原安裝的此類程序刪除并不得再安裝。公司將有責(zé)任不定期抽查員工計(jì)算機(jī)中安裝的軟件程序，不經(jīng)批準(zhǔn)私自安裝以上程序者，公司將按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)厲處罰。 16.公司部門經(jīng)理以

6、上領(lǐng)導(dǎo)使用的計(jì)算機(jī)作為部門唯一 的一個(gè)可以收發(fā)電子文檔的窗口，允許安裝QQ、網(wǎng)務(wù)通等軟件程序用于對外聯(lián)系和收發(fā)電子郵件，其余員工的計(jì)算機(jī)除可以收取郵件以外不得外發(fā)Email，如需外發(fā)Email，需按正常程序辦理，即員工填寫申請單，部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，從部門經(jīng)理的計(jì)算機(jī)中外發(fā)。 17.若不負(fù)責(zé)任的遺失技術(shù)文件或者因?yàn)榉N種原因泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。 五. 技術(shù)文件的銷毀 18.由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文件會占據(jù)不必要的資源，故有的技術(shù)文件需要銷毀和清除。 19.需要銷毀的技術(shù)文件由資料員提出，部門經(jīng)

7、理會同有關(guān)技術(shù)人員一起仔細(xì)校對核實(shí)，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報(bào)總公司，由公司法人簽署“同意”后，方可銷毀。 20.銷毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過碎紙機(jī)或者燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。技術(shù)檔案管理制度1總則：11為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。12本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。13公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納

8、入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。14按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)開發(fā)部設(shè)立檔案室，并配備專職人員管理。檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2技術(shù)文件資料的歸檔：21每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技

9、術(shù)主管審查后及時(shí)向公司檔案室移交歸檔。22各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見文件控制程序)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。23凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。24凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后，向檔案室移交歸檔。25凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借

10、閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：31檔案室的任務(wù)：311集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。312協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。313承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。32技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：321認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作

11、任務(wù)的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。322科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。323遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。324嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。325保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：41認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。42凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷

12、毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。5技術(shù)檔案的保管和借閱：51對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。52認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。53做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)

13、修補(bǔ)和提出復(fù)制。54技術(shù)檔案的保密制度：541全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。542技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。543非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。55技術(shù)檔案的借閱：551凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。552技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案

14、原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。a553經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。554借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換

15、和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。6技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：61凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。62需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)檢部進(jìn)行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于車間保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂

16、貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。63用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的部件圖、加工圖等應(yīng)曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)檢部及檔案室存檔。64用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝文件、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)復(fù)制二份，發(fā)放生產(chǎn)車間、檔案室存檔。65作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)文件，應(yīng)復(fù)制二份，發(fā)放質(zhì)檢部、檔案室存檔。66因工作原因，需要發(fā)放客戶使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)編制文件發(fā)放清單（參見文件控制程序），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放客服人員交至客戶使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放客戶場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有客戶接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫文件領(lǐng)用申請單（參見文件控制程序），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。67發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實(shí)際價(jià)