論項(xiàng)目的溝通管理

1、論校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計(jì)的溝通管理2009 年 1 月，我所在的公司通過(guò)競(jìng)標(biāo)成功獲得某高校新建園區(qū)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目。我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目中校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計(jì)的組織規(guī)劃，實(shí)施與管理。項(xiàng)目周期為 3 個(gè)月，本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合作者實(shí)踐，探討了項(xiàng)目管理的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，通過(guò)實(shí)踐，對(duì)項(xiàng)目溝通管理有了更深刻的認(rèn)識(shí)。1、靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，2、發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用聆聽(tīng)和反饋，3、開(kāi)展高效的項(xiàng)目會(huì)議。通過(guò)以上方法及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的努力，該系統(tǒng)在2009 年 3 月下旬交付，提前1周完成。目前已在該高校投入使用， 運(yùn)行狀況良好，受到該校發(fā)起人的一致好評(píng)。 正文2008 年

2、某中等學(xué)校由A 省教育批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)型高職院校，通過(guò)市政批準(zhǔn)，在A省某地給予新建園區(qū)。 2008 年底通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，我公司順利取得該高校信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目資格， 并由我所在的項(xiàng)目組承擔(dān)該項(xiàng)目的校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計(jì)。在該項(xiàng)目中我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織規(guī)劃，實(shí)施與管理，該項(xiàng)目于2009 年 1 月正式啟動(dòng)。系統(tǒng)功能主要圍繞一卡實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部的“吃、住、行”，方便在校上千學(xué)生每天的日?；顒?dòng)，降低人工操作，實(shí)現(xiàn)多方雙贏。 （1）吃：主要解決在校教師和學(xué)生通過(guò)食堂刷卡機(jī)進(jìn)行日常的存款、 消費(fèi)，并具有良好的擴(kuò)展性， 日后可以很方便的讓申請(qǐng)校園入駐的超市，生活小店合作，實(shí)現(xiàn)在校園內(nèi)任何一處消費(fèi)網(wǎng)點(diǎn)都能做到實(shí)時(shí)結(jié)算。（2

3、）住：學(xué)生出入公寓必須攜帶一卡通，通過(guò)設(shè)立安檢門(mén)射區(qū)，提示未帶一卡通的人員進(jìn)入公寓， 很好的防止非本校學(xué)生的進(jìn)入， 并能夠通過(guò)終端監(jiān)視，羅列出半夜未進(jìn)入公寓的學(xué)生名單， 方便公寓管理員掌握信息，快速排查，掌握學(xué)生去向。（3）行：學(xué)生通過(guò)一卡通可以自由出入圖書(shū)館、閱覽室、電子互聯(lián)區(qū)，方便查閱資料，借還書(shū)籍，上網(wǎng)沖浪。該系統(tǒng)功能復(fù)雜，涉及終端較多，為實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的功能，項(xiàng)目前期通過(guò)以往開(kāi)發(fā)類(lèi)似的經(jīng)驗(yàn)，采用JAVA+Sql做為主要開(kāi)發(fā)工具，終端安檢門(mén)區(qū)采用先前公司開(kāi)發(fā)的JAVA(Applet)中間件來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)接收和保存，消費(fèi)網(wǎng)點(diǎn)則采用食堂刷卡機(jī)自身的優(yōu)勢(shì)：接口開(kāi)放、公開(kāi)，便于第三方系統(tǒng)的特點(diǎn)和主系統(tǒng)進(jìn)

4、行集成。開(kāi)發(fā)集成中，我根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況，采用了靈活的方法，取得了較好的效果。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理 85%的時(shí)間花在溝通管理上，在項(xiàng)目管理中扮演著主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解員，聆聽(tīng)者，解釋者等諸多角色，因此良好的溝通管理是項(xiàng)目成功的必要條件。在該項(xiàng)目中我運(yùn)用 microsoft project 作為輔導(dǎo)工具， 并通過(guò)靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用聆聽(tīng)和反饋，開(kāi)展高效的項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理。1 靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)。溝通的方式有很多，比如：電話(huà)溝通，電子郵件溝通， BBS系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運(yùn)

5、用才會(huì)收到良好的效果。 在本項(xiàng)目中， 項(xiàng)目正式啟動(dòng)后， 我就把團(tuán)隊(duì)成員召集在一起， 進(jìn)行了面對(duì)面的溝通， 讓他們認(rèn)識(shí)當(dāng)前項(xiàng)目的特點(diǎn)， 獲取以往類(lèi)似經(jīng)驗(yàn)，共同討論了項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備。 同時(shí)也讓他們樹(shù)立完成目標(biāo)的決心和勇氣。平時(shí)，與他們進(jìn)行一些非正式的交談，了解他們的需求，并探討他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯?wèn)題， 征集一些觀點(diǎn)和看法。 每周我們都會(huì)進(jìn)行一次進(jìn)度評(píng)審， 在每個(gè)里程碑，我們都會(huì)舉行一次正式的小組會(huì)議， 對(duì)之前的工作情況確認(rèn)和總結(jié)。 項(xiàng)目啟動(dòng)初期搭建了一個(gè)該項(xiàng)目的交流版塊， 讓大家可以在 BBS上暢所欲言，共同討論。會(huì)議上要求他們大膽地反映實(shí)際問(wèn)題， 積極參與項(xiàng)目的決策與管理， 多提建議和意見(jiàn)，并能

6、夠隨時(shí)將個(gè)人意見(jiàn)發(fā)至我的短信箱。 我每天上班時(shí)都先認(rèn)真交流版塊的來(lái)信，并進(jìn)行處理，從來(lái)信中，我收集到了許多對(duì)項(xiàng)目決策有用的信息，為了激勵(lì)成員的熱情， 凡是被采納的建議， 給予鼓勵(lì)，提出帶有爭(zhēng)議普遍性問(wèn)題的來(lái)信，我都會(huì)給予詳細(xì)答復(fù)或者非正式面談。2 發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽(tīng)和反饋。在與項(xiàng)目成員溝通的過(guò)程中， 從不隨意打斷對(duì)方說(shuō)話(huà)。 如果對(duì)方的話(huà)很有道理，我會(huì)給予適度贊美。在整個(gè)過(guò)程中，我都會(huì)心平氣和的與對(duì)方講話(huà)。當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí)，我會(huì)用不同的方案去解決。如果對(duì)方聽(tīng)不明白， 我就會(huì)舉一些淺顯的例子讓他盡量明白我所說(shuō)的話(huà)。 在氣氛緊張的時(shí)候，我會(huì)用幽默的話(huà)語(yǔ)來(lái)緩解氣氛，也就是所謂的能聽(tīng)話(huà)，能贊美

7、，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。在進(jìn)行溝通時(shí)，我還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽(tīng)素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當(dāng)肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動(dòng)作，呈現(xiàn)出自然放開(kāi)的姿態(tài)。 當(dāng)然，適當(dāng)?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾模?我盡量多問(wèn)少講， 因?yàn)轫?xiàng)目成員往往比我更清楚本職工作中存在的問(wèn)題。所以，要多問(wèn)問(wèn)題，引導(dǎo)他們自己去思考和解決，我只對(duì)他們的工作進(jìn)展作出評(píng)價(jià)， 溝通的重心放在 “我們”，在溝通中盡量多使用 “我們” 少用“你”。同時(shí)我會(huì)把握良機(jī)， 在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行反饋， 當(dāng)成員出色地完成了一件事我會(huì)給予及時(shí)的表?yè)P(yáng)和激勵(lì) ; 當(dāng)成員犯了錯(cuò)誤，我會(huì)等他冷靜之后再作反饋 ; 在進(jìn)行批評(píng)時(shí)，也堅(jiān)決不用“沒(méi)能力” ，“失信”

8、等評(píng)價(jià)性語(yǔ)言。我特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書(shū)面考評(píng)意見(jiàn)的一致，不避重就輕，因?yàn)檫@樣會(huì)帶來(lái)不好的效果。3 召開(kāi)高效的項(xiàng)目會(huì)議。項(xiàng)目會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理溝通項(xiàng)目信息， 跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展， 制定項(xiàng)目計(jì)劃， 形成項(xiàng)目決策，解決項(xiàng)目沖突，確保項(xiàng)目按計(jì)劃順利進(jìn)行的有效手段。在本項(xiàng)目中，啟動(dòng)階段我們召開(kāi)了項(xiàng)目啟動(dòng)動(dòng)員大會(huì)， 由該項(xiàng)目當(dāng)事人雙方參與， 主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)。每周我們會(huì)舉行一次項(xiàng)目例會(huì)，由項(xiàng)目組成員全體參與，主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實(shí)糾偏措施。每日會(huì)舉行一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項(xiàng)目結(jié)束后，我們召開(kāi)項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，高校技術(shù)負(fù)責(zé)人

9、，各終端負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目組全體成員都參與， 主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檢討教訓(xùn)，項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，我們還召開(kāi)了后評(píng)價(jià)會(huì)議。由很多專(zhuān)家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)。項(xiàng)目會(huì)議之前，我們都確定了會(huì)議的日程，議題，參與人，地點(diǎn)等。并提前通知與會(huì)者會(huì)議相關(guān)信息， 同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模， 僅邀請(qǐng)必需人員參加， 并要求按時(shí)開(kāi)會(huì)，按時(shí)結(jié)束，制定防止開(kāi)會(huì)遲到，早退的制度。在會(huì)議上不允許討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的話(huà)題，在會(huì)議也要聽(tīng)取不同的觀點(diǎn)和意見(jiàn)。該項(xiàng)目歷時(shí) 2 個(gè)多月，提前 1 周完成，在整體運(yùn)行中達(dá)到計(jì)劃要求，為高校師生改善了日常生活信息化， 實(shí)現(xiàn)了多贏的結(jié)果。 同時(shí)也鍛煉了我的項(xiàng)目管理能力，對(duì)項(xiàng)目溝通管理有了更深刻的認(rèn)識(shí)： 項(xiàng)目溝通管理前期工作很重要， 需要制定切實(shí)可行的計(jì)劃，需要充分溝通，明確接口；應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理有是一項(xiàng)系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的工作的認(rèn)識(shí)， 不要僵硬化， 應(yīng)保障溝通的信息分發(fā)， 及時(shí)根據(jù)情況變化進(jìn)行調(diào)整；在項(xiàng)目管理中，