論項目的溝通管理

1、論校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計的溝通管理2009 年 1 月，我所在的公司通過競標成功獲得某高校新建園區(qū)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目。我作為項目經(jīng)理負責(zé)項目中校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計的組織規(guī)劃，實施與管理。項目周期為 3 個月，本文以該項目為例，結(jié)合作者實踐，探討了項目管理的個人經(jīng)驗教訓(xùn)，通過實踐，對項目溝通管理有了更深刻的認識。1、靈活運用多種溝通方式，直接與項目成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，2、發(fā)展良好的溝通技能，善于運用聆聽和反饋，3、開展高效的項目會議。通過以上方法及項目團隊的努力，該系統(tǒng)在2009 年 3 月下旬交付，提前1周完成。目前已在該高校投入使用， 運行狀況良好，受到該校發(fā)起人的一致好評。 正文2008 年

2、某中等學(xué)校由A 省教育批準，轉(zhuǎn)型高職院校，通過市政批準，在A省某地給予新建園區(qū)。 2008 年底通過公開招標，我公司順利取得該高校信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目資格， 并由我所在的項目組承擔(dān)該項目的校園一卡通系統(tǒng)設(shè)計。在該項目中我作為項目經(jīng)理負責(zé)組織規(guī)劃，實施與管理，該項目于2009 年 1 月正式啟動。系統(tǒng)功能主要圍繞一卡實現(xiàn)校園內(nèi)部的“吃、住、行”，方便在校上千學(xué)生每天的日?；顒?，降低人工操作，實現(xiàn)多方雙贏。 （1）吃：主要解決在校教師和學(xué)生通過食堂刷卡機進行日常的存款、 消費，并具有良好的擴展性， 日后可以很方便的讓申請校園入駐的超市，生活小店合作，實現(xiàn)在校園內(nèi)任何一處消費網(wǎng)點都能做到實時結(jié)算。（2

3、）住：學(xué)生出入公寓必須攜帶一卡通，通過設(shè)立安檢門射區(qū)，提示未帶一卡通的人員進入公寓， 很好的防止非本校學(xué)生的進入， 并能夠通過終端監(jiān)視，羅列出半夜未進入公寓的學(xué)生名單， 方便公寓管理員掌握信息，快速排查，掌握學(xué)生去向。（3）行：學(xué)生通過一卡通可以自由出入圖書館、閱覽室、電子互聯(lián)區(qū)，方便查閱資料，借還書籍，上網(wǎng)沖浪。該系統(tǒng)功能復(fù)雜，涉及終端較多，為實現(xiàn)計劃中的功能，項目前期通過以往開發(fā)類似的經(jīng)驗，采用JAVA+Sql做為主要開發(fā)工具，終端安檢門區(qū)采用先前公司開發(fā)的JAVA(Applet)中間件來實現(xiàn)數(shù)據(jù)接收和保存，消費網(wǎng)點則采用食堂刷卡機自身的優(yōu)勢：接口開放、公開，便于第三方系統(tǒng)的特點和主系統(tǒng)進

4、行集成。開發(fā)集成中，我根據(jù)以往經(jīng)驗和實際情況，采用了靈活的方法，取得了較好的效果。在項目管理中，項目經(jīng)理 85%的時間花在溝通管理上，在項目管理中扮演著主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解員，聆聽者，解釋者等諸多角色，因此良好的溝通管理是項目成功的必要條件。在該項目中我運用 microsoft project 作為輔導(dǎo)工具， 并通過靈活運用多種溝通方式，直接與項目成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運用聆聽和反饋，開展高效的項目會議等方法和策略進行項目溝通管理。1 靈活運用多種溝通方式，直接與項目組成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)。溝通的方式有很多，比如：電話溝通，電子郵件溝通， BBS系統(tǒng)溝通，但是只有靈活運

5、用才會收到良好的效果。 在本項目中， 項目正式啟動后， 我就把團隊成員召集在一起， 進行了面對面的溝通， 讓他們認識當前項目的特點， 獲取以往類似經(jīng)驗，共同討論了項目的前期準備。 同時也讓他們樹立完成目標的決心和勇氣。平時，與他們進行一些非正式的交談，了解他們的需求，并探討他們在工作中遇到的問題， 征集一些觀點和看法。 每周我們都會進行一次進度評審， 在每個里程碑，我們都會舉行一次正式的小組會議， 對之前的工作情況確認和總結(jié)。 項目啟動初期搭建了一個該項目的交流版塊， 讓大家可以在 BBS上暢所欲言，共同討論。會議上要求他們大膽地反映實際問題， 積極參與項目的決策與管理， 多提建議和意見，并能

6、夠隨時將個人意見發(fā)至我的短信箱。 我每天上班時都先認真交流版塊的來信，并進行處理，從來信中，我收集到了許多對項目決策有用的信息，為了激勵成員的熱情， 凡是被采納的建議， 給予鼓勵，提出帶有爭議普遍性問題的來信，我都會給予詳細答復(fù)或者非正式面談。2 發(fā)展良好的溝通技能，善于運用傾聽和反饋。在與項目成員溝通的過程中， 從不隨意打斷對方說話。 如果對方的話很有道理，我會給予適度贊美。在整個過程中，我都會心平氣和的與對方講話。當遇到問題時，我會用不同的方案去解決。如果對方聽不明白， 我就會舉一些淺顯的例子讓他盡量明白我所說的話。 在氣氛緊張的時候，我會用幽默的話語來緩解氣氛，也就是所謂的能聽話，能贊美

7、，能心平氣和，能變通，能清楚，能幽默。在進行溝通時，我還特別注意培養(yǎng)自己的傾聽素質(zhì)，比如呈現(xiàn)給恰當肯定的面部表情，避免出現(xiàn)隱含消極情緒的動作，呈現(xiàn)出自然放開的姿態(tài)。 當然，適當?shù)牡胤答佉彩欠浅Ｖ匾模?我盡量多問少講， 因為項目成員往往比我更清楚本職工作中存在的問題。所以，要多問問題，引導(dǎo)他們自己去思考和解決，我只對他們的工作進展作出評價， 溝通的重心放在 “我們”，在溝通中盡量多使用 “我們” 少用“你”。同時我會把握良機， 在適當時候進行反饋， 當成員出色地完成了一件事我會給予及時的表揚和激勵 ; 當成員犯了錯誤，我會等他冷靜之后再作反饋 ; 在進行批評時，也堅決不用“沒能力” ，“失信”

8、等評價性語言。我特別注意反饋談訪的內(nèi)容與書面考評意見的一致，不避重就輕，因為這樣會帶來不好的效果。3 召開高效的項目會議。項目會議是項目經(jīng)理溝通項目信息， 跟蹤項目進展， 制定項目計劃， 形成項目決策，解決項目沖突，確保項目按計劃順利進行的有效手段。在本項目中，啟動階段我們召開了項目啟動動員大會， 由該項目當事人雙方參與， 主要目的是為了士氣，統(tǒng)一思想，明確目標。每周我們會舉行一次項目例會，由項目組成員全體參與，主要是檢查項目計劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實糾偏措施。每日會舉行一次項目評審會議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項目結(jié)束后，我們召開項目總結(jié)大會，高校技術(shù)負責(zé)人

9、，各終端負責(zé)人，項目組全體成員都參與， 主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗，檢討教訓(xùn)，項目運行一段時間后，我們還召開了后評價會議。由很多專家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對項目進行總結(jié)。項目會議之前，我們都確定了會議的日程，議題，參與人，地點等。并提前通知與會者會議相關(guān)信息， 同時控制會議的規(guī)模， 僅邀請必需人員參加， 并要求按時開會，按時結(jié)束，制定防止開會遲到，早退的制度。在會議上不允許討論與會議議題無關(guān)的話題，在會議也要聽取不同的觀點和意見。該項目歷時 2 個多月，提前 1 周完成，在整體運行中達到計劃要求，為高校師生改善了日常生活信息化， 實現(xiàn)了多贏的結(jié)果。 同時也鍛煉了我的項目管理能力，對項目溝通管理有了更深刻的認識： 項目溝通管理前期工作很重要， 需要制定切實可行的計劃，需要充分溝通，明確接口；應(yīng)對項目管理有是一項系統(tǒng)的、動態(tài)的工作的認識， 不要僵硬化， 應(yīng)保障溝通的信息分發(fā)， 及時根據(jù)情況變化進行調(diào)整；在項目管理中，