第十二章會計檔案

1、會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第十二章第十二章 會計檔案會計檔案1第十二章第十二章 會計檔案會計檔案通過本章學習，你將掌握： 會計檔案的內容； 會計檔案的保管期限； 會計檔案保管的要求； 會計檔案銷毀的規(guī)定。學習目標學習目標會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第十二章第十二章 會計檔案會計檔案2第一節(jié)第一節(jié) 會計檔案概述會計檔案概述一、會計檔案的概念一、會計檔案的概念會計檔案會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務是指會計憑證、會計賬簿和財務報表及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，報表及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要資料和證是記錄和反映單位經

2、濟業(yè)務的重要資料和證據，對于總結工作，指導生產經營管理和事?lián)瑢τ诳偨Y工作，指導生產經營管理和事業(yè)管理，查驗經濟財務問題，防止貪污舞弊，業(yè)管理，查驗經濟財務問題，防止貪污舞弊，研究經濟發(fā)展等具有重要作用。研究經濟發(fā)展等具有重要作用。會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第一節(jié)第一節(jié) 會計檔案概述會計檔案概述二、會計檔案的內容二、會計檔案的內容1.1.會計憑證類會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。他會計憑證。2.2.會計賬簿會計賬簿類類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、片、輔助賬簿輔助

3、賬簿、其他會計賬簿。、其他會計賬簿。3.3.財務會計報告財務會計報告類類：指月度、季度、年度財務報告，包括：指月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.4.其他會計資料其他會計資料類類：包括：包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。 第十二章第十二章 會計檔案會計檔案3會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔

4、案第一節(jié)第一節(jié) 會計檔案概述會計檔案概述預算、計劃、制度等文件資料，不屬于會計預算、計劃、制度等文件資料，不屬于會計檔案，應作為文書檔案進行管理。檔案，應作為文書檔案進行管理。在會計電算化條件下，電算化會計檔案包括在會計電算化條件下，電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據，以及計算機打印出來質或光盤存儲的會計數據，以及計算機打印出來的書面形式的會計數據。實行會計電算化的單位的書面形式的會計數據。實行會計電算化的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁性介質保存會

5、計檔案條件的，保存在磁性介質上性介質保存會計檔案條件的，保存在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應應視同會計檔案視同會計檔案一并管理一并管理 。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案4會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管一、會計檔案的歸檔一、會計檔案的歸檔1 1、會計檔案的整理立卷、會計檔案的整理立卷各單位對各單位對每年每年形成的會計檔案，應當由形成的會計檔案，應當由單位單位會計機構按照會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清

6、冊。管清冊。會計檔案的整理一般采用會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一三統(tǒng)一”辦法，并分門別類按辦法，并分門別類按各卷順序編號。各卷順序編號。1.1.分類標準統(tǒng)一分類標準統(tǒng)一 2.2.檔案形成統(tǒng)一檔案形成統(tǒng)一 3.3.管理要求統(tǒng)一管理要求統(tǒng)一第十二章第十二章 會計檔案會計檔案5會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管2、會計檔案的裝訂、會計檔案的裝訂 會計檔案的裝訂主要包括會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計資料的裝訂。及其他會計資料的裝訂。（1 1）會計憑證裝訂）會計憑證裝訂 一般一月裝訂一次，每本憑證封

7、面填寫好憑證的種類、起一般一月裝訂一次，每本憑證封面填寫好憑證的種類、起止編號、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章，將裝止編號、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章，將裝訂好的憑證在封面上編好卷號，編號順序按年分月妥善歸訂好的憑證在封面上編好卷號，編號順序按年分月妥善歸檔保管。檔保管。（2 2）會計賬簿的裝訂）會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬各種會計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。簿應按時整理立卷。（3 3）財務報表的裝訂）財務報表的裝訂 財務報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊財務報表編制完成及時報送后，留存的報表按月

8、裝訂成冊，謹防丟失。，謹防丟失。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案6會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管二、會計檔案的保管要求及期限二、會計檔案的保管要求及期限1、會計檔案的保管要求、會計檔案的保管要求 當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之后，原則本單位財務會計部門保管一年，期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部分保管；未設立檔案部門的，應當在財務會案部分保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管

9、。計部門內部指定專人保管。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案7會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管第十二章第十二章 會計檔案會計檔案8會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管2、會計檔案保管的期限、會計檔案保管的期限各種會計檔案的保管期限分為各種會計檔案的保管期限分為永久、定期永久、定期兩類。兩類。 定期檔案根據保管期限分為：定期檔案根據保管期限分為：3 3年、年、5 5年、年、l0l0年、年、l5l5年、年、2525年年5 5類類( (沒有沒有2020年年) )會計檔案的保管期會計檔案的保管期限，限，從會

10、計年度終了后的第一天算起從會計年度終了后的第一天算起。 各類會計檔案的保管原則上應當按照各類會計檔案的保管原則上應當按照會計檔會計檔案管理辦法案管理辦法所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計檔案具體所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計檔案具體保管期限見教材表保管期限見教材表11111 1、表、表11112 2。（主要了解。（主要了解企業(yè)的）企業(yè)的）第十二章第十二章 會計檔案會計檔案9會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管1.1.永久：會計檔案永久：會計檔案保管清冊保管清冊、會計檔案、會計檔案銷毀清冊銷毀清冊以及年度財務報告；以及年度財務報告；(3(3個個) )2.252.25年的

11、：年的：現(xiàn)金和銀行現(xiàn)金和銀行存款存款日記賬日記賬；3.53.5年的：固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后年的：固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后保管保管5 5年、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單；年、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單；4.34.3年的：月度、季度財務報告；年的：月度、季度財務報告；5.l55.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，賬，日記賬日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計檔案款日記賬），會計檔案移交清冊移交清冊。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案10會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計

12、檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管3、會計檔案的借閱、會計檔案的借閱 各單位保存的會計檔案各單位保存的會計檔案不得借出不得借出。如有特。如有特殊需要，殊需要，經本單位負責人批準經本單位負責人批準，可以提供，可以提供查閱查閱或者復制或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。和抽換。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案11會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管會計檔案的借閱和復制要求具體包括：會計檔案的借閱和復制要求具體包括：1.1

13、.會計檔案為本單位提供利用，原則上會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出不得借出，有特殊需，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。2.2.外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)辦理借閱手續(xù)；單位內部；單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫

14、檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。楚。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案12會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管3.3.借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫、標記，拆散原卷借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。4.4.借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，借

15、出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。并辦理注銷借閱手續(xù)。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案13會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管四、會計檔案的交接四、會計檔案的交接 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案應建設單位在項目建設期間形成的會計檔案應當在辦理竣工結算后移交給建設項目的接受單位當在辦理竣工結算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應理會計檔案交接手續(xù)。移交會計

16、檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。、應保管期限、已保管期限等內容。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案14會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案第二節(jié)第二節(jié) 會計檔案保管會計檔案保管交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人

17、應當在交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)（簡稱境外單駐外機構和境內單位在境外設立的企業(yè)（簡稱境外單位）的會計檔案，應當按照位）的會計檔案，應當按照會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法和和國家有關規(guī)定進行管理。國家有關規(guī)定進行管理。第十二章第十二章 會計檔案會計檔案15會計學基礎會計學基礎 12 會計檔案會計檔案五、會計檔案的銷毀五、會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案

18、機構單位檔案機構提出銷毀意見提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。，編制會計檔案銷毀清冊。單位負責人單位負責人應當在會計檔案銷毀應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。清冊上簽署意見。保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：1.1.由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。2.2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.3.銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。部門派員參加監(jiān)銷。4.4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應當在會計檔案銷容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷