集團公司財務(wù)報銷制度及報銷流程(共19頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上xx集團有限公司財務(wù)報銷制度及報銷流程目錄第一章 總則第二章 費用報銷憑證的規(guī)范第三章 內(nèi)部控制及一般流程第四章 借款管理規(guī)定第五章 日常費用的分類管理第六章 工薪福利及相關(guān)費用支出制度第七章 專項支出財務(wù)報銷制度第八章 報銷時間的具體規(guī)定第九章 附則第一章 總則第一條、為了加強集團公司財務(wù)管理，規(guī)范各子（分）公司財務(wù)報銷行為,合理控制費用支出，提高資金使用效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項財政政策，結(jié)合集團公司的具體情況特制定本制度。 第二條、本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及集團公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關(guān)費用等,以下分別說明報銷相關(guān)的借款流

2、程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。 第三條、本制度適用集團公司及各子（分）公司。 第二章 費用報銷憑證的規(guī)范第四條、報銷單填寫1.費用報銷單需填寫完整：包括部門、日期、內(nèi)容、大小寫金額、合計數(shù).附件張數(shù)、報銷人及審批人員的簽字；注：金額處不能留有空格，金額要完整到元、角、分,在財務(wù)有借款的需注明。2.金額大寫要準(zhǔn)確：零 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億。報銷原始憑證的要求1. 當(dāng)事人應(yīng)充分取得費用的相關(guān)單據(jù)，如：合同或協(xié)議、合法的票據(jù)等，合法（被稅務(wù)機關(guān)認可）的票據(jù)，原則上必須是發(fā)票才能報銷。2.可使用的收據(jù)：購農(nóng)產(chǎn)品及廢舊品收入時可用收據(jù)入帳。3.車費：所有的車

3、票上都必須注明出發(fā)地和目的地，以及乘坐日期。4.打車時，燃油費附加的票據(jù)也應(yīng)該有，即凡是報的數(shù)額都必須有發(fā)票，同時金額有小數(shù)位數(shù)的，需注明實際支付的金額。5.報銷車票時，有同行者，必須注明同行者是誰。6.其他票據(jù)也應(yīng)同時注明費用的用途及時間，如招待費需注明招待的日期及招待的人數(shù)。7.摘要欄必須清晰的寫明費用的原因及用途。 8.外出公差的需附有外出公差申請單或通知單，公差申請單上需有公司及部門領(lǐng)導(dǎo)審批。9.當(dāng)月費用當(dāng)月報銷。第五條、 貼票方法和要求1.原始發(fā)票單據(jù)及附件應(yīng)按照報銷的經(jīng)費項目進行分類整理，如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等等，應(yīng)按照類別分別粘貼，把相同經(jīng)費項目的原始憑證粘貼在一起。

4、2.粘貼票據(jù)的范圍大小：應(yīng)在費用報銷單據(jù)大小范圍內(nèi)進行粘貼。對于原始發(fā)票單據(jù)及附件較多的憑證，應(yīng)用和費用報銷單據(jù)同樣大小的結(jié)實的白紙（使用過的紙亦可，外露部分應(yīng)保持潔白）先進行粘貼，然后再將該白紙的左上角粘貼在費用報銷單據(jù)的后面。（粘貼在其上的票據(jù)不能超出該紙張的范圍）。3.粘貼要求：原始發(fā)票單據(jù)及附件必須由上而下、自左至右、均勻排列粘貼。將膠水涂抹在原始發(fā)票單據(jù)及附件的左上角，從裝訂線（粘貼單左側(cè)2公分位置）開始粘貼，將票據(jù)向右邊均勻排開橫向粘貼，注意不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間，以免造成中間厚四周薄、憑證裝訂起來不整齊的現(xiàn)象；粘貼的原始發(fā)票單據(jù)及附件必須在費用報銷憑證的大小范圍之內(nèi)，個別規(guī)格

5、參差不齊的原始憑證，可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始憑證內(nèi)容的完整性。對于粘貼比費用報銷單據(jù)大的原始發(fā)票單據(jù)及附件，粘貼位置也應(yīng)在票據(jù)左上角，單據(jù)上邊和左邊與費用報銷單對齊，超出部分可以按照報銷單大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。4.如果同類票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。5.注意事項：（1）原始發(fā)票單據(jù)及附件的粘貼必須整齊，不要將票據(jù)顛倒放置、粘貼。（2）不要用訂書機訂原始發(fā)票單據(jù)及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發(fā)票單據(jù)及附件別在費用報銷單據(jù)后面。（3）對于粘貼不規(guī)范的費用報銷單據(jù)，請自行重新粘貼。第六條、 報銷手續(xù)及簽批齊全1.嚴(yán)格按照財務(wù)部門簽發(fā)的審批制度執(zhí)行

6、2.對于要求有證明人的采購單據(jù)，應(yīng)有證明人進行簽字；共同對報銷的真實性負責(zé)。3.對于有購買數(shù)量的物品，需由簽收人進行簽收，核對數(shù)量。4.對于差旅費報銷單，因公司有費用級別規(guī)定，不同級別的職員有不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)，所以在不提供其他證明更高級別的情況下，按職員的職務(wù)來評級，如職員除職務(wù)外另有更高級別的技能等級，必須由部門領(lǐng)導(dǎo)注明級別或提供高級別證明。5.凡購買的物品及低值易耗品，報銷時都必須附物品申購單及入庫單。第七條、報銷憑證的簽字要求： 1.按規(guī)定應(yīng)該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。2.簽字人簽署姓名后，還應(yīng)當(dāng)簽署簽字的日期。3.領(lǐng)導(dǎo)簽字應(yīng)當(dāng)明確表明是否同意報銷。4.為便于原始

7、憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應(yīng)簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應(yīng)簽在左上方。5.有多張憑證都需要簽字時，經(jīng)辦人、證明人、部門負責(zé)人要一張一張分別的簽，不能用復(fù)寫紙同時簽。6.按規(guī)定順序簽字（1）經(jīng)辦人簽字（2）部門負責(zé)人簽字（4）分公司財務(wù)會計審核簽字（3）分公司總經(jīng)理簽字（5）集團公司財務(wù)總監(jiān)審簽（6）集團公司行政副總經(jīng)理簽字（7）集團公司總經(jīng)理及董事長簽字7.員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責(zé)。 第三章 內(nèi)部控制及一般流程第八條、費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第九條

8、、費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責(zé)、層層把關(guān)。由各部門主管負責(zé)本部門人員費用報銷的實質(zhì)性、合理性的一級審查；由辦分公司經(jīng)理對報銷單據(jù)的計劃性進行二級審查，由財務(wù)部門對報銷票據(jù)的合法性進行三級審查；最后由集團公司財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理進行審核通過，經(jīng)集團公司行政副總審簽、標(biāo)準(zhǔn)外需集團公司總經(jīng)理或董事長審批后才能報銷。 第十條、原則上公司一切事項報銷的單據(jù)均必須取得合法的憑證。合法性的認定以國家財務(wù)、稅務(wù)等方面的規(guī)定為準(zhǔn)，具體操作由各公司財務(wù)部門負責(zé)把控落實，以可操作性為前提。公司員工任何不符合報銷規(guī)定的單據(jù)財務(wù)部門有權(quán)拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應(yīng)予簽字。各級簽字人在不能確定的情況下不能隨意

9、簽字，第十一條、單據(jù)整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據(jù)，首先對單據(jù)的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標(biāo)準(zhǔn)清晰準(zhǔn)確的粘帖在報銷單據(jù)的后面，并在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)。單據(jù)數(shù)量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據(jù)分別不清晰，粘帖不規(guī)范的財務(wù)部門可要求對方改正，不改正的有權(quán)予以拒絕受理。第十二條、報銷或單據(jù)傳遞時效要求：財務(wù)部門根據(jù)財務(wù)作帳的及時性配比性要求掌握好各項報銷的時間，原則上各項單據(jù)或費用必須在發(fā)生結(jié)束后按照正常規(guī)定的流程操作。原則上當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月取得并當(dāng)月報銷，業(yè)務(wù)人員有及時催收票據(jù)的義務(wù)。 第十三條、當(dāng)事人在填寫“費用資金支取報銷單”時，應(yīng)遵照“實事求

10、是、準(zhǔn)確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字，交共同參與的人員復(fù)查，并請其在證明人一欄上簽署其姓名。“費用資金支取報銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。第十四條、 經(jīng)辦人根據(jù)報銷單據(jù)的內(nèi)容，整理分類粘貼好原始單據(jù)，填寫“費用資金支取報銷單”。具體步驟及注意事項：1沒有特殊原因必須在票據(jù)取得后三天內(nèi)將審批單送達部門經(jīng)理審核。2經(jīng)辦人要按照要求填寫“費用資金支取報銷單”，所填寫為日期、報銷部門、用途、金額、合計、金額大寫、報銷人等。3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。第十五條、當(dāng)事人應(yīng)將填寫完整、附

11、件齊全的“費用資金支取報銷單”和已經(jīng)審批過的“用款申請單”一起送交本部門主管進行審核，簽字批準(zhǔn)。具體步驟及注意事項：1.部門主管應(yīng)重點對費用發(fā)生的真實性、費用預(yù)算金額與實際金額的差異合理性進行審查。2.部門主管審查無異議后，應(yīng)在“費用資金支出報銷單”部門負責(zé)人一欄簽署審批意見并簽署部門經(jīng)理的名字。3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。4.部門主管有督促經(jīng)辦人報銷的義務(wù)。第十六條、部門主管審核后統(tǒng)一交由各公司經(jīng)理審核批準(zhǔn)。具體步驟及注意事項：1.各部門主管確認費用是否該報，對不可報部分需要注明超標(biāo)部分金額和實報金額；2.各部門主管審查無異議后，應(yīng)在“費用資金支取報銷單”主管部門一欄簽署審批意見并簽

12、署本人的名字。第十七條、交由財務(wù)部會計審核并簽字。具體步驟及注意事項：1.財務(wù)部審核員應(yīng)重點對“費用資金支出報銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進行合法性審查，對費用金額的計算進行復(fù)核稽查。2. 財務(wù)部審核員需仔細審核經(jīng)辦人填寫格式是否符合規(guī)定，審核是否符合有關(guān)文件規(guī)定。3.仔細審核經(jīng)辦人金額填寫和計算是否正確。4.審核有無經(jīng)辦人和其直線經(jīng)理的簽名。5.對不符合上述要求的費用報銷審批單退回經(jīng)辦人本人。6.財務(wù)部審核員審查無異議后，應(yīng)在“費用資金支取報銷單”財務(wù)部門一欄簽署審批意見并簽署本人的名字。 第十八條、各公司財務(wù)部復(fù)核后將報銷票據(jù)送本公司經(jīng)理進行的審查和簽字。具體步驟及注意事項：1.分公司經(jīng)理

13、接到“費用資金支取報銷單”后，需要先關(guān)注有部門主管以及財務(wù)部門的審核簽字，從“費用資金支取報銷單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關(guān)人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。2. 分公司經(jīng)理審查無異議后，在“費用資金支取報銷單”經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽名。第十九條、當(dāng)事人取得審批齊全的“費用資金支取報銷單”以及“借款單”后，應(yīng)在3天之內(nèi)送交集團公司財務(wù)總監(jiān)審核后，經(jīng)集團公司行政副總審批、超出標(biāo)準(zhǔn)的支出須經(jīng)集團公司總經(jīng)理和董事長審批。方能在分公司財務(wù)報銷第二十條、費用報銷的其他規(guī)定：公司費用報銷必須真實合法，嚴(yán)禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由分公司經(jīng)理和集團

14、公司財務(wù)總監(jiān)的共同認可，同時做到財務(wù)操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財務(wù)風(fēng)險。第二十一條、費用報銷的一般操作流程費用報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用資金支出審批單）-報銷人部門負責(zé)人確認簽字-分公司經(jīng)理審核（確認是否真實）-分公司財務(wù)部審核（單據(jù)、數(shù)據(jù)等方面要求）-集團公司財務(wù)總監(jiān)總最終審核（側(cè)重真實、合理性等方面負全責(zé)）-集團公司行政副審批-集團公司總經(jīng)理或董事長審批-各分公司出納復(fù)核并履行付款。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序，以后各項事務(wù)的報銷均需要遵照上述流程操作，否則各公司財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。第二十二條、費用審簽的

15、額度和權(quán)限集團公司各分（支）公司正常資金支付及費用在10萬元以內(nèi)（含10萬元），審批最終由集團公司行政副總簽批財務(wù)就可辦理支付流程;10萬元以上的資金支付及費用須經(jīng)集團公司總經(jīng)理決定后,財務(wù)方能辦理支付流程;特殊采購及專項支出按其申報流程并經(jīng)集團公司董事長審批同意后方能辦理第四章 借款管理規(guī)定第二十二條、 借款管理規(guī)定 1.出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準(zhǔn)額度辦理借款。 2.其他臨時借款，如業(yè)務(wù)費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 3.各項借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。4.借款銷賬規(guī)定：自借支起一個月內(nèi)。 5.借款未還者原則上

16、不得再次借款，逾期三個月未還借支者，從工資中扣回。 第二十三條、 借款流程 1.借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金。 2.審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字財務(wù)部門復(fù)核經(jīng)理審批 集團公司財務(wù)總監(jiān)同意集團公司行政副總審批3.財務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到所在公司財務(wù)部門辦理領(lǐng)款手續(xù)。 第五章 日常費用報銷規(guī)定及流程第二十四條、 日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費、培訓(xùn)費、資料費等。在一個預(yù)算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預(yù)算。 第二十五條、 費用報銷的一般規(guī)定 1.報銷人必須取得相應(yīng)的合法

17、票據(jù)(相關(guān)規(guī)定見發(fā)票管理制度),且發(fā)票背面有經(jīng)辦人、證明人（簽收人）簽名。 2.填寫報銷單應(yīng)注意:根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)要求項目認真寫，注明附件張數(shù)；金額大小寫須完全一致（不得涂改）；簡述費用內(nèi)容或事由。 3. 審批流程：主管部門經(jīng)理審核簽字財務(wù)部門復(fù)核經(jīng)理審批 集團公司財務(wù)總監(jiān)同意集團公司行政副總審批4.報銷5000元以上需提前一天通知財務(wù)部門以便備款。 第二十七條、 差旅費報銷費用標(biāo)準(zhǔn)及流程。費用標(biāo)準(zhǔn)：詳見差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定；（一） 費用標(biāo)準(zhǔn): 職 務(wù) 交通工具 住宿標(biāo)準(zhǔn) 伙食補貼一般員工 火車硬臥 120元/天 30元/天部門主管 火車硬臥 150元/天 30元/天

18、分公司經(jīng)理飛機普艙 200元/天 40元/天 經(jīng)理及以上 飛機 實報實銷 實報實銷 （二）費用標(biāo)準(zhǔn)的補充說明： 1. 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。 2. 實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準(zhǔn)，自然出差天數(shù)計算。3. 伙食補貼標(biāo)準(zhǔn)實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，特殊情況無相關(guān)票據(jù)時可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補貼。 4. 宴請客戶需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷招待費，同時相應(yīng)取消伙食補貼。 5. 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。 （三） 報銷流程 1. 出差申請

19、：擬出差人員首先填寫出差申請表，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預(yù)計差旅費用項目等，出差申請單由分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。 2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務(wù)部,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。 3. 返回報銷：出差人員應(yīng)在回公司后五個工作日內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標(biāo)準(zhǔn)填寫差旅費報銷單，要注明出差時間、事由、目的地、人數(shù)、用途和原始單據(jù)張數(shù)，并附原始單據(jù)和發(fā)票，按日常費用審批程序辦理報銷手續(xù)，特殊情況報銷時間最長不能超過30天，超期財務(wù)中心有權(quán)無條件拒絕辦理.第二十八條、 電話費報銷費用標(biāo)準(zhǔn)及流程 (一) 費用標(biāo)準(zhǔn) 1. 移動通訊費：員工的手機費用的

20、報銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)見集團公司相關(guān)管理制度規(guī)定及相關(guān)文件。2固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，并由公司綜合辦統(tǒng)一支付話費。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。 (二)報銷流程 1.公司綜合辦指定專人每月初（10日前）將本月員工手機費執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（含特批執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)）進行分類填報。2、.固定電話費由綜合辦指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應(yīng)到電信局查明原因，特殊情況報集團公司行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)處理辦法。 3、 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?。第二十九條、 交通費管理規(guī)定及流程 (一) 管理規(guī)

21、定：1.員工因公需要用車可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定申請公司派車，在沒有車的情況下經(jīng)辦公室車輛管理人員同意后可以乘坐出租車;回來后，由辦公室車輛管理人員在出租車票上簽字確認并說明理由。2.市內(nèi)因公公交車費應(yīng)保存相應(yīng)車票報銷。 (二) 報銷流程 1. 員工整理交通車票（含因公公交車票），在車票背面簽經(jīng)辦人名字，并由辦公室派車人員簽字確認，按規(guī)定填好交通費報銷單。 2. 審批:按日常費用審批程序?qū)徟?3. 員工持審批后的報銷單到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。 第三十條、 辦公費、招待煙酒、低值易耗品等管理規(guī)定及流程 （一）管理規(guī)定:1.為了合理控制費用支出,此類費用由集團公司綜合辦統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負

22、責(zé)。2.各分公司經(jīng)理在每月28日前填制公司下個月的物品申領(lǐng)計劃，交至集團公司綜合辦，由其統(tǒng)一購買。3.購買物品原則上由集團公司綜合辦購買，專業(yè)用品經(jīng)征同意方能自行購買，須到綜合辦辦理登記手續(xù)。4.物品單價在100元以上（含100元），須經(jīng)部門主管簽字，未經(jīng)核準(zhǔn)而擅自購買者不予報銷。5.所有物品必須由綜合辦管理人員驗收或登記后，報銷執(zhí)行費用報銷流程。 第三十一條、 車輛費用報銷制度及流程 1.嚴(yán)格按照公司車輛管理制度執(zhí)行。各部門主管要按照規(guī)定控制好本部門費用，超標(biāo)自負。2.集團公司綜合辦管理的加油卡只對公司車輛加油，按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格控制、專人負責(zé)。3.各部門報銷車輛費用時，必須附機打加油發(fā)票、過橋費

23、等票據(jù)，報銷流程按費用報銷流程執(zhí)行。第三十二條、 食堂費用報銷制度及流程1.食堂費用單據(jù)必須由食堂管理人員、復(fù)稱人員或食堂師傅驗收簽字生效。2.報銷流程按照費用報銷流程執(zhí)行。第三十三條、 招待費、培訓(xùn)費、資料費及其他報銷制度及流程 （一）招待費的管理規(guī)定1.業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)詳見公司業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)及管理制度執(zhí)行。2.招待費用開支由綜合辦按制度嚴(yán)格控制，事先沒有在綜合辦備案、備案不符、超過招待費控制額度的，需集團公司副總簽字方能報銷。3.在綜合辦備案時，要告知業(yè)務(wù)單位人數(shù)、招待地點、陪同人員，綜合辦有權(quán)對備案的業(yè)務(wù)招待進行核實，超標(biāo)一律自負。4.大額招待費支出應(yīng)事前征得行政副經(jīng)理的同意。5.招待費報銷嚴(yán)格按照逐級審批制度，執(zhí)行費用報銷流程。6.在報銷前必須取得綜合辦出具的招招待費通知單。 7.其他費用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付，本人簽字。 (二)報銷流程： 1.招待費由經(jīng)辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)