材料采購(gòu)管理流程(施工單位)(共5頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上材料采購(gòu)管理流程為確保工程順利完工，便于系統(tǒng)統(tǒng)籌材料采購(gòu)工作，提高工作成效，特編制本流程。本流程適于公司所有建廠工程項(xiàng)目，包括公司新建、擴(kuò)建、改建等工程項(xiàng)目的整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)。第一章 材料請(qǐng)購(gòu)流程第一條、為了避免因物資請(qǐng)購(gòu)程序的不規(guī)范而造成物資不能及時(shí)準(zhǔn)確到位，避免因物資請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確而造成的采購(gòu)成本增加及材料浪費(fèi)的現(xiàn)象，特制訂本流程。第二條、常規(guī)物資的請(qǐng)購(gòu)。工程建設(shè)常規(guī)物資包括：基建類(lèi)物資、裝飾類(lèi)材料、水電安裝類(lèi)材料、設(shè)備類(lèi)等。項(xiàng)目部需根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度合理排物資具體的到場(chǎng)時(shí)間，再根據(jù)采購(gòu)各種材料需要的合同談判、評(píng)審、簽訂周期及供貨周期（各種材料的供貨周期詳見(jiàn)附件）

2、，計(jì)算出材料需提交請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃的時(shí)間。見(jiàn)表01；（一）、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃表的填寫(xiě)、審核成本部門(mén)或項(xiàng)目部提前提交材料計(jì)劃給采購(gòu)部門(mén)（計(jì)劃表格式見(jiàn)附件），公司總經(jīng)理或總工程師審核材料計(jì)劃（審核時(shí)間需在3天以?xún)?nèi)），如審核不通過(guò)需及時(shí)讓成本部或項(xiàng)目部重新提交。如審核通過(guò)，采購(gòu)部對(duì)成本或項(xiàng)目部提交的材料請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行登記并存檔，并將此計(jì)劃單內(nèi)容轉(zhuǎn)換成“材料請(qǐng)購(gòu)單”格式，填寫(xiě)××項(xiàng)目材料（設(shè)備）請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃表（由成本部或是項(xiàng)目部申報(bào)，表格式見(jiàn)附件），并由總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、總經(jīng)理和成本經(jīng)理審核簽字后提交財(cái)務(wù)。見(jiàn)表02；（二）、請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃表的內(nèi)容（1）項(xiàng)目部需在請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃表中準(zhǔn)確填寫(xiě)所要請(qǐng)購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格

3、型號(hào)、單位、數(shù)量、計(jì)劃到貨時(shí)間等。（2）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)物資必須符合XXX標(biāo)準(zhǔn)的須在請(qǐng)購(gòu)單上注明完整，必要時(shí)可附有說(shuō)明、圖紙等，以做為采購(gòu)和驗(yàn)收時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)。（3）請(qǐng)購(gòu)單上的文字、數(shù)字、字母等需填寫(xiě)清晰，特別是易混淆的字母（如C、O）、數(shù)字（如1、7）等， 要保證他人可以辨認(rèn)清楚。（4）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在請(qǐng)購(gòu)單上簽字后應(yīng)注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。（5）請(qǐng)購(gòu)單上填寫(xiě)的日期需與提交時(shí)的日期一致。（6）請(qǐng)購(gòu)單一經(jīng)總經(jīng)理、總工程師簽字后，則不得涂改或加入新的內(nèi)容。（7）對(duì)于有樣品的，供應(yīng)商須將樣品提交到相應(yīng)的采購(gòu)人員手中，收樣人應(yīng)確認(rèn)“已收到樣品”，且留存于公司辦公室人員專(zhuān)人保管。（8）對(duì)于特殊緊急

4、情況，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)可直接填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后，交付相關(guān)人員執(zhí)行采購(gòu)。（9）請(qǐng)購(gòu)單上的到貨期限需符合材料采購(gòu)周期。（10）請(qǐng)購(gòu)部門(mén)須適當(dāng)注明請(qǐng)購(gòu)物資的用途及使用部位（具有保密性質(zhì)的除外）。（11）不能出現(xiàn)重復(fù)請(qǐng)購(gòu)，原則上在同一采購(gòu)周期內(nèi)不能出現(xiàn)同一物資出現(xiàn)兩次或兩次以上的請(qǐng)購(gòu)。第三條、固定資產(chǎn)類(lèi)物資的請(qǐng)購(gòu)。項(xiàng)目部要提供有公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文字材料（如申請(qǐng)報(bào)告等）。電腦及其配置類(lèi)物資的請(qǐng)購(gòu)：各部門(mén)在請(qǐng)購(gòu)電腦及其相關(guān)軟、硬件配置時(shí)，在按一般類(lèi)物資請(qǐng)購(gòu)程序辦理同時(shí)，還須同時(shí)提交經(jīng)總經(jīng)理審批同意的文字材料（如申請(qǐng)報(bào)告等）。第二章 采購(gòu)合同談判、編輯、審核流程 第一條 合同談判（一） 在和客戶(hù)談

5、判之前，主談人員必須做好詳盡談判計(jì)劃，使用規(guī)范的表格做成洽談備忘錄，及時(shí)記錄洽談的內(nèi)容；（二） 所談物資含有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性時(shí)，必須邀請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員參與談判，并對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認(rèn)；（三） 無(wú)論何種物資，原則上杜絕獨(dú)家投標(biāo)，必須找至三家以上的客戶(hù)進(jìn)行投標(biāo)、洽談，特殊情況需報(bào)批。公司戰(zhàn)略客戶(hù)不需貨比三家。（四） 所談供應(yīng)商為新客戶(hù)時(shí)，則應(yīng)要求其必須提供相關(guān)的證件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書(shū)）。（五） 我方合同談判人員須向?qū)Ψ秸J(rèn)真講解我公司合同文本的相關(guān)條款； 第二條 合同起草（一） 采購(gòu)合同應(yīng)清楚的說(shuō)明采購(gòu)產(chǎn)品的名稱(chēng)、產(chǎn)地品牌、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)要求、價(jià)格、交貨時(shí)間

6、、交貨地點(diǎn)、交貨方式、付款、檢驗(yàn)與違約索賠條件等內(nèi)容，并規(guī)定采購(gòu)的產(chǎn)品不合格時(shí)，供貨方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)；（二） 買(mǎi)賣(mài)雙方單位名稱(chēng)要做到“四一致”（乙方單位全稱(chēng)、落尾、圖章與營(yíng)業(yè)執(zhí)照）；（三） 若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無(wú)法在主合同上表述清楚時(shí)，要單獨(dú)以合同附件的形式簽訂；（四） 合同上所有欄目都必須認(rèn)真填寫(xiě)，若有些欄目不需填寫(xiě)時(shí)可用“/”代替；（五） “合同產(chǎn)品清單”中單位欄的填寫(xiě)應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不規(guī)范詞語(yǔ)填寫(xiě)，合計(jì)金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫(xiě)文字填寫(xiě)；（六） 所談對(duì)方是個(gè)體戶(hù)時(shí)，乙方名稱(chēng)中必須填寫(xiě)對(duì)方身份證號(hào)碼，并附有身份證復(fù)印件；第三條 合同審核（一）項(xiàng)目完成合

7、同談判后，需按要求將預(yù)審資料先提交公司采購(gòu)科預(yù)審后再報(bào)總經(jīng)理預(yù)審，提交的合同預(yù)審資料必須齊全，包括：1、合同電子版2、三家單位詳細(xì)比價(jià)表（合同金額較大的需提供三家單位蓋章后的報(bào)價(jià)單、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等相關(guān)法律文件）；3、合同簽字、蓋章頁(yè)（需明確日期）；4、有各采購(gòu)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、總經(jīng)理簽字的合同評(píng)審表掃描件（合同評(píng)審表上的信息須認(rèn)真填寫(xiě)完整，真實(shí)有效。如：中標(biāo)和競(jìng)標(biāo)單位名稱(chēng)、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、中標(biāo)原因等，其中聯(lián)系方式必須有固定電話(huà)和手機(jī)號(hào)碼，缺一不可，評(píng)審表中甲方談判人需明確）；（五）、采購(gòu)處采購(gòu)員為各項(xiàng)目部談判、簽訂的合同，原則上由采購(gòu)處各對(duì)接負(fù)責(zé)人直接從發(fā)起并負(fù)責(zé)跟催到底。第四條 合同

8、簽訂、登記、存檔（一）、合同經(jīng)總經(jīng)理及總工程師及相關(guān)責(zé)任人審核完成后，采購(gòu)部相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供貨方簽訂合同，雙方蓋章（需蓋騎縫章），并交辦公室相關(guān)人員登記、存檔（雙方蓋章的紙質(zhì)版）。合同登記臺(tái)賬見(jiàn)附件：由公司辦公室人員將合同文本轉(zhuǎn)換成PDF版本格式后發(fā)給項(xiàng)目部相關(guān)人員，辦公室人員在接收到合同時(shí)，應(yīng)對(duì)合同內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容、以及客戶(hù)的相關(guān)證件進(jìn)行審核，并進(jìn)行登記、存檔（電子版）。見(jiàn)表06；（二）、合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改，特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改，應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認(rèn)可，并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。（不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字）；（三）、合同原件至少一式四份，一份檔案室存檔，一份財(cái)務(wù)

9、部保存，一份采購(gòu)部留存，一份供應(yīng)商；（四）、當(dāng)別的部門(mén)因工作需要查閱相關(guān)合同時(shí)，一定要總經(jīng)理簽字認(rèn)可后，方可查閱；（五）、未經(jīng)許可，任何人不得私自復(fù)印合同。第五條 合同執(zhí)行（一）、甲乙雙方蓋章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力；（二）、合同開(kāi)始執(zhí)行，材料進(jìn)場(chǎng)或供應(yīng)商工人進(jìn)駐工地時(shí)，合同執(zhí)行的直接負(fù)責(zé)人要積極協(xié)調(diào)各項(xiàng)事宜，妥善處理好供應(yīng)商和工地人員之間的關(guān)系，在處理好前后臺(tái)管理的同時(shí)，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)展；（一）、對(duì)于戰(zhàn)略協(xié)議物資，采購(gòu)處每月與供貨方核對(duì)應(yīng)付貨款，每月底進(jìn)行匯總并及時(shí)通知各項(xiàng)目部，并跟催項(xiàng)目部及時(shí)按合同付款，項(xiàng)目部應(yīng)積極配合，避免因拖欠貨款導(dǎo)致戰(zhàn)略協(xié)議單位暫停供貨。第三章、采購(gòu)及采購(gòu)安裝類(lèi)合同付款流程一