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文檔簡介
1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上材料采購管理流程為確保工程順利完工,便于系統(tǒng)統(tǒng)籌材料采購工作,提高工作成效,特編制本流程。本流程適于公司所有建廠工程項(xiàng)目,包括公司新建、擴(kuò)建、改建等工程項(xiàng)目的整個(gè)采購系統(tǒng)。第一章 材料請購流程第一條、為了避免因物資請購程序的不規(guī)范而造成物資不能及時(shí)準(zhǔn)確到位,避免因物資請購計(jì)劃統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確而造成的采購成本增加及材料浪費(fèi)的現(xiàn)象,特制訂本流程。第二條、常規(guī)物資的請購。工程建設(shè)常規(guī)物資包括:基建類物資、裝飾類材料、水電安裝類材料、設(shè)備類等。項(xiàng)目部需根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度合理排物資具體的到場時(shí)間,再根據(jù)采購各種材料需要的合同談判、評(píng)審、簽訂周期及供貨周期(各種材料的供貨周期詳見附件)
2、,計(jì)算出材料需提交請購計(jì)劃的時(shí)間。見表01;(一)、請購計(jì)劃表的填寫、審核成本部門或項(xiàng)目部提前提交材料計(jì)劃給采購部門(計(jì)劃表格式見附件),公司總經(jīng)理或總工程師審核材料計(jì)劃(審核時(shí)間需在3天以內(nèi)),如審核不通過需及時(shí)讓成本部或項(xiàng)目部重新提交。如審核通過,采購部對成本或項(xiàng)目部提交的材料請購計(jì)劃單進(jìn)行登記并存檔,并將此計(jì)劃單內(nèi)容轉(zhuǎn)換成“材料請購單”格式,填寫××項(xiàng)目材料(設(shè)備)請購計(jì)劃表(由成本部或是項(xiàng)目部申報(bào),表格式見附件),并由總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理、總經(jīng)理和成本經(jīng)理審核簽字后提交財(cái)務(wù)。見表02;(二)、請購計(jì)劃表的內(nèi)容(1)項(xiàng)目部需在請購計(jì)劃表中準(zhǔn)確填寫所要請購物資的名稱、規(guī)格
3、型號(hào)、單位、數(shù)量、計(jì)劃到貨時(shí)間等。(2)對于請購物資必須符合XXX標(biāo)準(zhǔn)的須在請購單上注明完整,必要時(shí)可附有說明、圖紙等,以做為采購和驗(yàn)收時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)。(3)請購單上的文字、數(shù)字、字母等需填寫清晰,特別是易混淆的字母(如C、O)、數(shù)字(如1、7)等, 要保證他人可以辨認(rèn)清楚。(4)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在請購單上簽字后應(yīng)注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。(5)請購單上填寫的日期需與提交時(shí)的日期一致。(6)請購單一經(jīng)總經(jīng)理、總工程師簽字后,則不得涂改或加入新的內(nèi)容。(7)對于有樣品的,供應(yīng)商須將樣品提交到相應(yīng)的采購人員手中,收樣人應(yīng)確認(rèn)“已收到樣品”,且留存于公司辦公室人員專人保管。(8)對于特殊緊急
4、情況,請購部門可直接填寫請購單,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后,交付相關(guān)人員執(zhí)行采購。(9)請購單上的到貨期限需符合材料采購周期。(10)請購部門須適當(dāng)注明請購物資的用途及使用部位(具有保密性質(zhì)的除外)。(11)不能出現(xiàn)重復(fù)請購,原則上在同一采購周期內(nèi)不能出現(xiàn)同一物資出現(xiàn)兩次或兩次以上的請購。第三條、固定資產(chǎn)類物資的請購。項(xiàng)目部要提供有公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文字材料(如申請報(bào)告等)。電腦及其配置類物資的請購:各部門在請購電腦及其相關(guān)軟、硬件配置時(shí),在按一般類物資請購程序辦理同時(shí),還須同時(shí)提交經(jīng)總經(jīng)理審批同意的文字材料(如申請報(bào)告等)。第二章 采購合同談判、編輯、審核流程 第一條 合同談判(一) 在和客戶談
5、判之前,主談人員必須做好詳盡談判計(jì)劃,使用規(guī)范的表格做成洽談備忘錄,及時(shí)記錄洽談的內(nèi)容;(二) 所談物資含有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性時(shí),必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判,并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認(rèn);(三) 無論何種物資,原則上杜絕獨(dú)家投標(biāo),必須找至三家以上的客戶進(jìn)行投標(biāo)、洽談,特殊情況需報(bào)批。公司戰(zhàn)略客戶不需貨比三家。(四) 所談供應(yīng)商為新客戶時(shí),則應(yīng)要求其必須提供相關(guān)的證件(營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書)。(五) 我方合同談判人員須向?qū)Ψ秸J(rèn)真講解我公司合同文本的相關(guān)條款; 第二條 合同起草(一) 采購合同應(yīng)清楚的說明采購產(chǎn)品的名稱、產(chǎn)地品牌、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)要求、價(jià)格、交貨時(shí)間
6、、交貨地點(diǎn)、交貨方式、付款、檢驗(yàn)與違約索賠條件等內(nèi)容,并規(guī)定采購的產(chǎn)品不合格時(shí),供貨方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù);(二) 買賣雙方單位名稱要做到“四一致”(乙方單位全稱、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照);(三) 若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時(shí),要單獨(dú)以合同附件的形式簽訂;(四) 合同上所有欄目都必須認(rèn)真填寫,若有些欄目不需填寫時(shí)可用“/”代替;(五) “合同產(chǎn)品清單”中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計(jì)量標(biāo)準(zhǔn),不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不規(guī)范詞語填寫,合計(jì)金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫;(六) 所談對方是個(gè)體戶時(shí),乙方名稱中必須填寫對方身份證號(hào)碼,并附有身份證復(fù)印件;第三條 合同審核(一)項(xiàng)目完成合
7、同談判后,需按要求將預(yù)審資料先提交公司采購科預(yù)審后再報(bào)總經(jīng)理預(yù)審,提交的合同預(yù)審資料必須齊全,包括:1、合同電子版2、三家單位詳細(xì)比價(jià)表(合同金額較大的需提供三家單位蓋章后的報(bào)價(jià)單、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)法律文件);3、合同簽字、蓋章頁(需明確日期);4、有各采購負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、總經(jīng)理簽字的合同評(píng)審表掃描件(合同評(píng)審表上的信息須認(rèn)真填寫完整,真實(shí)有效。如:中標(biāo)和競標(biāo)單位名稱、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、中標(biāo)原因等,其中聯(lián)系方式必須有固定電話和手機(jī)號(hào)碼,缺一不可,評(píng)審表中甲方談判人需明確);(五)、采購處采購員為各項(xiàng)目部談判、簽訂的合同,原則上由采購處各對接負(fù)責(zé)人直接從發(fā)起并負(fù)責(zé)跟催到底。第四條 合同
8、簽訂、登記、存檔(一)、合同經(jīng)總經(jīng)理及總工程師及相關(guān)責(zé)任人審核完成后,采購部相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供貨方簽訂合同,雙方蓋章(需蓋騎縫章),并交辦公室相關(guān)人員登記、存檔(雙方蓋章的紙質(zhì)版)。合同登記臺(tái)賬見附件:由公司辦公室人員將合同文本轉(zhuǎn)換成PDF版本格式后發(fā)給項(xiàng)目部相關(guān)人員,辦公室人員在接收到合同時(shí),應(yīng)對合同內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容、以及客戶的相關(guān)證件進(jìn)行審核,并進(jìn)行登記、存檔(電子版)。見表06;(二)、合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改,特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改,應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認(rèn)可,并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。(不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字);(三)、合同原件至少一式四份,一份檔案室存檔,一份財(cái)務(wù)
9、部保存,一份采購部留存,一份供應(yīng)商;(四)、當(dāng)別的部門因工作需要查閱相關(guān)合同時(shí),一定要總經(jīng)理簽字認(rèn)可后,方可查閱;(五)、未經(jīng)許可,任何人不得私自復(fù)印合同。第五條 合同執(zhí)行(一)、甲乙雙方蓋章后的合同即表示合同正式成立,具有法律效力;(二)、合同開始執(zhí)行,材料進(jìn)場或供應(yīng)商工人進(jìn)駐工地時(shí),合同執(zhí)行的直接負(fù)責(zé)人要積極協(xié)調(diào)各項(xiàng)事宜,妥善處理好供應(yīng)商和工地人員之間的關(guān)系,在處理好前后臺(tái)管理的同時(shí),保證項(xiàng)目的順利進(jìn)展;(一)、對于戰(zhàn)略協(xié)議物資,采購處每月與供貨方核對應(yīng)付貨款,每月底進(jìn)行匯總并及時(shí)通知各項(xiàng)目部,并跟催項(xiàng)目部及時(shí)按合同付款,項(xiàng)目部應(yīng)積極配合,避免因拖欠貨款導(dǎo)致戰(zhàn)略協(xié)議單位暫停供貨。第三章、采購及采購安裝類合同付款流程一
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