ERP企業(yè)管理軟件：退貨流程的解決方案v

1、ERP企業(yè)管理軟件：退貨流程的解決方案 在高科技制造業(yè)中有效地對(duì)產(chǎn)品退貨進(jìn)行控制和跟蹤有很大的意義。對(duì)于一個(gè)產(chǎn)品成本從幾元到幾十萬(wàn)元的工業(yè)，管理退貨流程的能力至關(guān)重要，缺乏跟蹤和控制有可能導(dǎo)致上百萬(wàn)元的損失。除了由于免費(fèi)修理非承保產(chǎn)品以及被替換品不退回或亂放給企業(yè)造成的直接經(jīng)濟(jì)損失外，也還存在著產(chǎn)品質(zhì)量和顧客滿意度方面的問(wèn)題。此外，一個(gè)設(shè)計(jì)和實(shí)施很糟糕的退貨流程有可能對(duì)企業(yè)的績(jī)效甚至對(duì)企業(yè)的未來(lái)產(chǎn)生巨大的負(fù)面影響。為了改進(jìn)客戶關(guān)系，企業(yè)對(duì)退貨流程的管理越發(fā)重視。供應(yīng)鏈協(xié)會(huì)在2000年11月發(fā)布的新一版SCOR模型(4.0版)中已經(jīng)增加了退貨流程，從而把供應(yīng)鏈運(yùn)作參考模型的范圍延伸到了產(chǎn)品售后的

2、客戶支持領(lǐng)域。管理和控制退貨渠道的關(guān)鍵是退貨授權(quán)(Return Material Authorization,RMA)流程。在高科技制造業(yè)中，產(chǎn)品的性能和可靠性是企業(yè)成功與否的關(guān)鍵，顧客需要有一個(gè)渠道來(lái)退回次品并立刻引起廠商的注意和解決。本文討論了如何應(yīng)用ERP軟件(SAP R/3)對(duì)高科技制造業(yè)中的RMA流程進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)。1. RMA流程RMA 流程涉及退貨過(guò)程的物流和與其相關(guān)的信息流。退貨物流包括內(nèi)部物流(顧客退貨)，維修周期(包括修理退貨所需的材料)，和外部物流(修好的產(chǎn)品)。RMA 流程的信息流由所有RMA的狀態(tài)組成，包括顧客聯(lián)系日期，運(yùn)輸信息，退貨接收，維修歷史，報(bào)廢零件，替換產(chǎn)品

3、，質(zhì)量數(shù)據(jù)等等。RMA 流程始于顧客報(bào)告制造商關(guān)于產(chǎn)品的缺陷或故障。通常在最初的接觸中，廠商會(huì)試圖做一些初步的故障診斷看看是否能幫助顧客立刻解決問(wèn)題。在許多情況下，故障是由軟件問(wèn)題引起，這些故障通常能通過(guò)電話或Internet作出診斷并解決。如果是硬件問(wèn)題，廠商會(huì)指導(dǎo)顧客如何退貨。制造商通常對(duì)每個(gè)顧客的請(qǐng)求分配一個(gè)獨(dú)特的數(shù)字，以此來(lái)跟蹤和控制RMA流程。顧客今后就同一產(chǎn)品再與廠商打交道時(shí)都以這個(gè)RMA號(hào)作為參考，企業(yè)內(nèi)部則使用這個(gè)數(shù)字來(lái)收集與這一產(chǎn)品相關(guān)的信息。在做了退貨安排，修理完成或替換品發(fā)出后，RMA流程就結(jié)束了。2. ERP和SAP R/3企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)是一個(gè)集成軟件包，包

4、含了一整套成熟的商業(yè)應(yīng)用程序和工具，用于企業(yè)的財(cái)務(wù)和成本核算，分銷，物料管理，人事資源管理，生產(chǎn)計(jì)劃和計(jì)算機(jī)集成制造等。把這些基本的軟件模塊結(jié)合在一起，企業(yè)就可以構(gòu)造和重組其業(yè)務(wù)流程。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化，更有效地管理整個(gè)組織，許多企業(yè)現(xiàn)在都在實(shí)施ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)可用來(lái)協(xié)調(diào)和控制訂單管理，生產(chǎn)流程，客戶服務(wù)，產(chǎn)品庫(kù)存，資金流動(dòng)，財(cái)務(wù)管理等等；此外，通過(guò)企業(yè)的ERP系統(tǒng)接口和 Internet，企業(yè)之間可以形成夥伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)B2B的電子商務(wù)。顯然這是一個(gè)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)，實(shí)施人員不僅要了解各職能部門，同時(shí)也要了解整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作。提供ERP系統(tǒng)的軟件公司主要有PeopleSoft，Oracle

5、，Baan，JDE和SAP等。本文主要介紹目前 ERP市場(chǎng)的領(lǐng)頭羊SAP及其產(chǎn)品R/3。SAPR/3是一個(gè)客戶/服務(wù)器的ERP系統(tǒng)，它能從整個(gè)企業(yè)觀點(diǎn)提供分布式的應(yīng)用能力，如計(jì)劃，排程，成本等功能可應(yīng)用于多層次的組織(如各種工作中心，分店，事業(yè)部和公司)，另外它還具有多國(guó)語(yǔ)言和貨幣等全球應(yīng)用能力。根據(jù)美國(guó)著名的ERP咨詢公司 PricewaterhouseCoopers的報(bào)告，1997年ERP市場(chǎng)的軟件銷售和維護(hù)稅收是144億美元，并且正在以每年20%的速率增長(zhǎng)。其中 SAP占有超過(guò)15%的市場(chǎng)，SAP的市場(chǎng)地位已經(jīng)使SAPR/3成為非正式的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3. RMA和SAP R/3對(duì)于集中在一個(gè)

6、職能部門的軟件，只要決策是在這個(gè)職能范圍之內(nèi)，它還是有效的。然而許多決策都有交叉職能的輸入和影響，這就限制了傳統(tǒng)軟件系統(tǒng)的有效性。當(dāng)企業(yè)試圖讓兩個(gè)或多個(gè)基于職能的軟件系統(tǒng)互相通訊時(shí)會(huì)產(chǎn)生更大地問(wèn)題，其結(jié)果往往是運(yùn)作效率低下，數(shù)據(jù)混亂和需要更多的軟件支持。ERP軟件采用了完全不同的方法，它只有一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，所有應(yīng)用程序都使用相同的數(shù)據(jù)庫(kù)。ERP軟件的設(shè)計(jì)思想是要保證各功能模塊的集成，這種方法或許減少了原有獨(dú)立系統(tǒng)的功能水平，然而這種功能上的減少與讓所有應(yīng)用模塊一起工作的能力相比是微不足道的。ERP 系統(tǒng)的主要好處就是能夠?qū)σ粋€(gè)作業(yè)自始至終做均衡管理。讓軟件來(lái)控制作業(yè)工作流是強(qiáng)有力的，但企業(yè)必須重組

7、其流程來(lái)排除不必要的或冗余的操作。在ERP系統(tǒng)的實(shí)施中，人們可以重組流程來(lái)匹配軟件功能，也可以客戶化軟件來(lái)匹配現(xiàn)有流程。盡管前一種方法已經(jīng)證明更合乎邏輯和更有效，但ERP系統(tǒng)的實(shí)施還是首先要處理好是改變企業(yè)流程還是客戶化軟件這一關(guān)鍵問(wèn)題。過(guò)去，ERP系統(tǒng)實(shí)施失敗的最普遍的原因之一就是企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)不支持企業(yè)中某個(gè)重要的業(yè)務(wù)流程。解決這一問(wèn)題的方法或是改變業(yè)務(wù)流程來(lái)匹配ERP系統(tǒng)流程，或是客戶化ERP軟件來(lái)適應(yīng)企業(yè)流程。兩種方法各有缺點(diǎn)，改變業(yè)務(wù)流程可能造成企業(yè)組織的混亂，修改軟件可能拖延項(xiàng)目并且使以后的軟件升級(jí)更加困難。解決這一問(wèn)題的最好辦法是兩者的折衷，既不完全重新設(shè)計(jì)企業(yè)流

8、程，也不對(duì)軟件做大量的修改。然而許多企業(yè)還是傾向于接受他們ERP軟件商的勸告，更注重流程的改變。根據(jù)著名咨詢公司 Deloitte Consulting的一項(xiàng)研究，在實(shí)施ERP系統(tǒng)的公司中，有四分之一指出ERP系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)后公司業(yè)績(jī)下降。研究還揭示這種最初的性能下降問(wèn)題是企業(yè)流程改變后最經(jīng)常的結(jié)果，企業(yè)通常要花3到9個(gè)月時(shí)間從這種管理性能的下降中恢復(fù)。這也表明不充分了解各種后果就改變企業(yè)流程可能帶來(lái)的影響，它支持這樣一個(gè)觀點(diǎn)，不是所有業(yè)務(wù)流程都需要做徹底改變來(lái)看齊ERP軟件。Thomas Davenport在他的關(guān)鍵使命(Mission Critical)一書(shū)中，總結(jié)了一些以ERP軟件實(shí)施作為

9、流程重組的激勵(lì)來(lái)獲得成功的案例。他在書(shū)中說(shuō)到：“公司開(kāi)始認(rèn)識(shí)到作業(yè)數(shù)據(jù)為公司重新設(shè)計(jì)基本業(yè)務(wù)流程帶來(lái)了機(jī)會(huì)，這些流程能產(chǎn)生一套全新的決策。” 這一研究指出，通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施和與其相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程的改變，企業(yè)就能實(shí)現(xiàn)管理的改進(jìn)。例如，在過(guò)去的系統(tǒng)中，用戶報(bào)告制造商關(guān)于他們想要退貨的產(chǎn)品缺陷和故障，這些信息通常只能在客戶接觸的那些人所使用的信息系統(tǒng)中得到。如果這些人是在客戶服務(wù)部，他們或許會(huì)有限地記錄一些客戶的信息并保證讓維修人員回話。當(dāng)維修人員給顧客回話時(shí)，他們通常也只有有限的用戶信息，如用戶產(chǎn)品的型號(hào)或客戶服務(wù)人員所記下的一些原始記錄。在這種情況下，顧客和制造商通常不得不再次提供和輸入相同的

10、信息。解決這個(gè)問(wèn)題的一個(gè)辦法是公司容許單個(gè)職員訪問(wèn)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以便獲得需要的信息來(lái)幫助顧客。但這加重了職員的負(fù)擔(dān)，為了找到這些數(shù)據(jù)他們得在不同的系統(tǒng)中來(lái)回切換。另一個(gè)辦法是把數(shù)據(jù)的存取和控制分開(kāi)，這樣顧客的請(qǐng)求又要經(jīng)過(guò)幾個(gè)人的手才能完成，通常這種解決辦法會(huì)讓顧客感到惱火。一些涉及解決問(wèn)題的人員可能分散在銷售，產(chǎn)品工程，生產(chǎn)制造，材料管理，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，質(zhì)量管理，和軟件開(kāi)發(fā)等各個(gè)部門；由于RMA流程存在這樣許多潛在的步驟，一些企業(yè)已經(jīng)成立專門機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)處理退貨流程。還有一個(gè)問(wèn)題，就是當(dāng)顧客想知道他們的RMA狀況時(shí)，如何為其提供這些狀況信息。對(duì)這個(gè)問(wèn)題的解決，需要有人花大量的時(shí)間來(lái)跟蹤當(dāng)前RMA的

11、狀況。在使用象 R/3這樣數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)的ERP軟件后，不必去關(guān)心作業(yè)的物理進(jìn)程，客戶服務(wù)人員就已經(jīng)能回答顧客提出的許多問(wèn)題。當(dāng)然這還不是對(duì)RMA流程問(wèn)題的完善的解決辦法，因?yàn)槿藗儾⒉幌胱屢粋€(gè)低效的流程自動(dòng)化。下面一節(jié)提出了一個(gè)RMA流程，它利用SAPR/3來(lái)提供集中信息資源，建立了一個(gè)響應(yīng)迅速而有效的流程所必須的管理和控制結(jié)構(gòu)。4. RMA流程的分析和設(shè)計(jì)問(wèn)題在開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)的最初階段有幾項(xiàng)工作要做，包括了解流程，收集有關(guān)信息和需求，識(shí)別現(xiàn)有流程中存在的問(wèn)題等。下面就來(lái)談?wù)凴MA流程的分析和設(shè)計(jì)問(wèn)題。物料跟蹤(批號(hào)或序列號(hào)) - 為了控制退貨，需要使用序列號(hào)。這一序列號(hào)使用政策也必須在整個(gè)企業(yè)范

12、圍內(nèi)實(shí)施，它提供了對(duì)產(chǎn)品的閉環(huán)跟蹤。顧客退貨沒(méi)有序列號(hào)，就會(huì)影響決定物料來(lái)源和使用時(shí)間的能力。未計(jì)劃退貨接收 - 不提供發(fā)貨收據(jù)中的RMA參考號(hào)，顧客返回的產(chǎn)品將導(dǎo)致物料按未計(jì)劃退貨接收。在過(guò)去，這些物料將轉(zhuǎn)到回收站，不做物料歸檔即結(jié)束RMA流程。跟蹤未指定RMA的物料是不增值活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)排除。承保信息 - 如果沒(méi)有物料跟蹤(第一個(gè)問(wèn)題)，要想識(shí)別產(chǎn)品什么時(shí)候售出，并以售貨單為依據(jù)決定擔(dān)保是否有效是件很費(fèi)時(shí)的事。缺乏物料跟蹤還會(huì)產(chǎn)生這樣一種情況，即顧客提供的產(chǎn)品售貨單是在保修期內(nèi)，但退回的產(chǎn)品卻是非擔(dān)保的。沒(méi)有物料跟蹤難以識(shí)別這些情況，免費(fèi)修理和維護(hù)已過(guò)承保期的產(chǎn)品，就會(huì)給企業(yè)造成損失。產(chǎn)品替換

13、 - 按顧客優(yōu)先級(jí)決定應(yīng)當(dāng)立刻把替換品先發(fā)送給誰(shuí)。這里的問(wèn)題是如何通過(guò)跟蹤退貨來(lái)結(jié)束RMA流程。退貨維修級(jí)別 - 這個(gè)問(wèn)題與承保信息有關(guān)，顧客可以依據(jù)在擔(dān)保期內(nèi)的產(chǎn)品訂單號(hào)退貨。在修理過(guò)程中，退貨維修在當(dāng)前級(jí)別內(nèi)免費(fèi)。一個(gè)支持RMA流程的信息系統(tǒng)必須處理上面這些問(wèn)題；此外，系統(tǒng)還應(yīng)有下面一些能力：為質(zhì)量管理數(shù)據(jù)庫(kù)收集檢查和測(cè)試的結(jié)果：信息系統(tǒng)要有收集退貨檢測(cè)結(jié)果的能力，這個(gè)數(shù)據(jù)然后傳到質(zhì)量管理數(shù)據(jù)庫(kù)。退貨的故障以及故障的原因是評(píng)測(cè)產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵信息。能確定關(guān)鍵顧客所購(gòu)產(chǎn)品的信息庫(kù)：這一信息用來(lái)精確計(jì)算顧客產(chǎn)品的故障率；有了這個(gè)信息，企業(yè)就能判定顧客退回產(chǎn)品的故障率在什么情況下比該產(chǎn)品或產(chǎn)品系列

14、的正常故障率更高。顧客退貨評(píng)估：這一信息用于評(píng)測(cè)潛在的退貨濫用，用作這種評(píng)估的輸入數(shù)據(jù)需要從退貨渠道和最終用戶那收集。5. RMA流程的SAP R/3方案SAP R/3系統(tǒng)通過(guò)分銷模塊中一個(gè)被稱為退貨處理的功能來(lái)支持RMA流程。此外，系統(tǒng)還支持顧客投訴的記錄，這一功能通過(guò)質(zhì)量管理模塊和處理維修訂單的服務(wù)管理模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)。退貨處理功能引用質(zhì)量管理模塊，而服務(wù)管理模塊則引用退貨處理功能。SAP R/3的退貨處理解決了前面提到的許多分析和設(shè)計(jì)問(wèn)題。RMA的生成需要一些信息，這些信息提供了一個(gè)有效的RMA流程所必須的管理和控制，包括銷售訂單號(hào)，顧客號(hào)，批號(hào)(或序列號(hào))，和產(chǎn)品ID(模型標(biāo)識(shí))。通過(guò)收集R

15、MA流程中這些必要的信息，在保修和包換過(guò)程中的許多問(wèn)題就能得以解決。RMA流程始于RMA的生成，而RMA的生成又是從接收和記錄用戶的問(wèn)題開(kāi)始。當(dāng)客戶服務(wù)人員確定是產(chǎn)品問(wèn)題而且在用戶所在地沒(méi)有維修點(diǎn)、必須退回修理時(shí)，RAM就產(chǎn)生了。圖 2 給出了RMA生成流程。這個(gè)流程的關(guān)鍵元素是確定序列號(hào)(必須的輸入)和決定該產(chǎn)品是否在保修期內(nèi)。在流程結(jié)束時(shí)RMA被保存，SAP R/3系統(tǒng)為其分配一個(gè)內(nèi)部文件號(hào)。這個(gè)文件號(hào)以后可用于內(nèi)部和外部的RMA狀態(tài)跟蹤和相關(guān)的活動(dòng)，也可把它傳給外部客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)(如果有 CRM的話)。這樣，SAP R/3系統(tǒng)之外的人員也能查看RMA狀態(tài)，通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)(SAP

16、 R/3和CRM)的接口還可以把有關(guān)信息發(fā)布在網(wǎng)站上供用戶查詢。 在RMA生成后，宏觀RMA流程的下一步是退貨接收。處理RMA中的退貨接收是通過(guò)分銷模塊中的發(fā)貨(shipping)功能，并結(jié)合物料管理模塊中的產(chǎn)品流動(dòng)(goods movement)功能來(lái)實(shí)現(xiàn)的。這一專門的流程也被稱為“退貨產(chǎn)品接收處理”。圖3 給出了RMA的物料接收流程圖。在這個(gè)流程中，物料接收后RMA和修理單便被更新。由于物料接收過(guò)程是一種商品流動(dòng)，因此需要在內(nèi)部設(shè)定一個(gè)文件號(hào)并把它附到RMA文件流，這一信息可用于維護(hù)關(guān)鍵用戶所購(gòu)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)庫(kù)。在分銷模塊和物料管理模塊集成中出現(xiàn)的另一個(gè)流程是替換品的發(fā)放 (如果退貨在保修/替

17、換期內(nèi)，)。這一流程包括給顧客免費(fèi)送出替換品，圖4 給出了這個(gè)功能的流程圖，它還包括在分銷模塊中生成一個(gè)免費(fèi)售貨單。SAP R/3為這種訂單類型(免費(fèi))生成一歷史記錄。在處理售貨單時(shí)，每一步(拾取，打包，發(fā)運(yùn))的文檔都附到這個(gè)訂單上，而這個(gè)訂單又附到RMA上。SAP R/3的向下展開(kāi)能力容許用戶根據(jù)不同的詳細(xì)水平查看所有這些信息。RMA的整個(gè)過(guò)程包括連接前面提到的四個(gè)流程和修理訂單流程(圖5)。修理流程包括返回物料的檢查和測(cè)試，訂購(gòu)修理退貨所需的零件，進(jìn)行維修(包括按維修級(jí)別所做的產(chǎn)品升級(jí))，計(jì)算維修成本，和把修好的退貨入庫(kù)。這個(gè)流程涉及服務(wù)管理模塊和物料管理模塊，此外它也同控制模塊(成本核算)集成。對(duì)修理過(guò)程的物流做了一個(gè)大致的描述，如果企業(yè)采用外協(xié)維修，則需要用外協(xié)廠提供的數(shù)據(jù)來(lái)更新RMA或者外協(xié)廠商有權(quán)訪問(wèn)這個(gè)SAP R/3系統(tǒng)。7.結(jié)論本文提出的對(duì)RMA流程的解決方案可以排除多個(gè)(五個(gè)以上)沒(méi)有集成的部門管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)中每個(gè)系統(tǒng)都需要有一個(gè)管理員來(lái)維護(hù)和更新。把整個(gè)流程集成到一個(gè)ERP系統(tǒng)的解決辦法只需要培訓(xùn)一到兩個(gè)分析員使用SAP R/3來(lái)支持這一流程，從而排除了不必要的人力資源，提高了運(yùn)作效率。這一解決方案表明有必要用一個(gè)集成軟件系統(tǒng)來(lái)有效地處理客戶需求，SAP R/3中的功能模塊為高科技制造業(yè)支持RMA流程提供了必要的元素。通過(guò)集成SAP R