公文管理系統(tǒng)

1、公文管理系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)承辦人操作說明會承辦人操作說明會大綱安裝說明創(chuàng)文公文流程公文查詢代理設(shè)定收文創(chuàng)簽密件處理方式後會、續(xù)辦副知檢視、回閱公文收文創(chuàng)簽辦單稽催安裝說明檢查IE版本說明-關(guān)於Internet Explorer安裝說明第一次登入請下載快速安裝安裝說明IE 8.0 安裝說明，請打開Word檔依照步驟手動設(shè)定安裝說明工具列阻擋彈跳視窗關(guān)閉阻擋彈跳視窗，或按下鍵盤Ctrl鍵再點選創(chuàng)文設(shè)定個人資訊在公文系統(tǒng)工具列中，點選個人資訊按鈕。 開啟WEB製作系統(tǒng)創(chuàng)文選擇身分公文製作畫面創(chuàng)文點選開新檔圖示創(chuàng)文公文內(nèi)容編輯，選擇檔號、行文機關(guān)，繕打完成後取號上傳創(chuàng)文取號上傳後可至工作桌，待處理公文處

2、看到公文流程公文編修畫面公文流程核章核章完畢後，請確實的點選公文上方的儲存，否則系統(tǒng)將不會儲存您的核章。公文流程夾帶附件點選承辦附件，點選新增附件以上傳檔案公文流程會辦作業(yè)公文流程會畢陳核：在結(jié)束會辦流程後，該公文直接陳核主管。會畢回承辦人：在結(jié)束會辦流程後，送回至原承辦人(在分會作業(yè)預(yù)設(shè)以會畢回承辦人，待彙整後再行送出。)會辦方式：順會：提供依序送會辦理。分會：提供同時送會辦理。會辦外單位，請選擇單位而非人員會辦外單位，請選擇單位而非人員公文流程陳核作業(yè)系統(tǒng)會預(yù)帶出陳核流程，可自行增減後送出公文流程抽回公文:送出公文會至已送未收資料夾，勾選後可抽回下個關(guān)卡未點收公文，才可抽回下個關(guān)卡未點收公

3、文，才可抽回下個關(guān)卡若為分會流程，請勿使用抽回動作下個關(guān)卡若為分會流程，請勿使用抽回動作公文查詢點選公文管理系統(tǒng)上方的公文查詢圖示公文查詢已歸檔公文可申請調(diào)案調(diào)案單填寫，填寫完成後按確定公文查詢調(diào)案單申請完成回到待處理公文，點選調(diào)案單，核章儲存後，再點選上方調(diào)卷單送出公文查詢調(diào)案單查詢代理設(shè)定點選公文管理系統(tǒng)上方的公文查詢圖示選擇代理人選擇職位儲存設(shè)定代理設(shè)定解除代理取消勾選後儲存設(shè)定單位人事管理員可替使用者設(shè)定代理人收文創(chuàng)簽辦單單位登記桌單位登記桌可於待處理公文中，先依處理狀態(tài)篩選。簽收後，1.勾選公文；2.點選分文；3.選擇承辦人。承辦人承辦人收到公文時，必需先於待處理公文執(zhí)行簽收動作，簽

4、收後勾選該公文，並點選新增簽稿。註：註：1 1、請直接勾選該公文選擇新增簽稿，而非選創(chuàng)稿、請直接勾選該公文選擇新增簽稿，而非選創(chuàng)稿 再執(zhí)行併案。再執(zhí)行併案。2 2、若該公文為同單位，其他承辦人辦理，則請點選、若該公文為同單位，其他承辦人辦理，則請點選 申請重分，由單位登記桌重新分文。申請重分，由單位登記桌重新分文。3 3、若該公文應(yīng)為其它單位辦理之業(yè)務(wù)，則請點選、若該公文應(yīng)為其它單位辦理之業(yè)務(wù)，則請點選申申 請改分，並填改分申請單。請改分，並填改分申請單。收文創(chuàng)簽辦單收文創(chuàng)簽辦單於新增簽稿的畫面中開新檔案選擇簽辦單確定註：若執(zhí)行簽稿併陳，可執(zhí)行多次開新檔案。收文創(chuàng)簽辦單於簽辦單中輸入簡單說明主

5、旨、擬辦及檔號後，選擇取號上傳，系統(tǒng)出現(xiàn)上傳成功的訊息後則可關(guān)閉畫面。註：可利用另存新檔來儲存範本。收文創(chuàng)簽辦單取號上傳後，於待處理公文中點選該公文2下開啟。點選已創(chuàng)的簽辦單核章或加註意見(含章)後儲存，則可進行送會及陳核之流程。密件處理方式密件需以電子、紙本並行方式辦理。公文先以紙本方式傳送至承辦單位，於簽收密件時系統(tǒng)亦會提示是否收到紙本文件，故請確實收到紙本文件後再行簽收。於系統(tǒng)簽收密件後，請承辦人先視密件內(nèi)容修改其解密條件1、點選修改解密條件2、選擇正確的解密條件按確定。密件處理方式密件於新增簽稿選擇簽辦單時，密等要選擇密，並輸入解密條件。系統(tǒng)會自動於主旨中帶入密不錄由，承辦人選擇檔號後

6、則可取號上傳，並選擇送會、陳核流程。密件處理方式密件公文的主旨及說明內(nèi)容，需輸入於特定範本中。請承辦人逕自公文系統(tǒng)檔案下載區(qū)中下載密件公文範本。後會、續(xù)辦點選已決行之公文，並於簽收後勾選該公文，即有後會之選項。於跳出之視窗拉選需後會之單位，再送出即可。後會、續(xù)辦點選已決行之公文，並於簽收後勾選該公文，即有續(xù)辦之選項。系統(tǒng)會提示公文決行及結(jié)案狀態(tài)將被移除，是否要繼續(xù)的訊息，點選確定後，可於待處理公文中續(xù)辦該件公文 註：執(zhí)行續(xù)辦需再陳核長官決行，但不會移除已核章之紀錄?；亻喒墓撵端蜁?、陳核流程中，除承辦人外，各會辦承辦人及長官皆有加入回閱之功能，如欲知道該公文最後之決行結(jié)果及各方意見，於會辦、

7、陳核時，可點選加入回閱。當該公文於決行後，曾有加入公文回閱者，可於回閱公文中查看該公文之決行結(jié)果。註：該公文若經(jīng)檔管人員編目歸檔，則該文資訊會從回閱公文中移除，此時若欲檢視、利用該公文資訊，需請利用調(diào)案申請；原承辦人自行於公文查詢中查詢即可檢視完成公文資訊，毋需申請調(diào)案。公文傳閱公文經(jīng)長官決行、承辦人簽收後，勾選即有公文傳閱之功能選項。執(zhí)行公文傳閱，承辦人可自行挑選該文傳閱之人員清單，選擇完成執(zhí)行確認即可。公文傳閱公文傳閱之對象，可於系統(tǒng)上方副知檢視中檢視該公文。若該份公文已開啟檢視，選取欄位則會出現(xiàn)以供刪除。展期申請當公文已逾限辦日，承辦人及該單位主管皆會收到由系統(tǒng)發(fā)出的稽催通知，如承辦人無法於限辦日前辦結(jié)，建議申請展期。至承辦公文未結(jié)案件中找到需辦理展期之公文並勾選，系統(tǒng)即會出現(xiàn)展期申請。系統(tǒng)會帶出展期表單，