崗位描述與崗位說明書培訓(xùn)教程

1、崗位描述與崗位說明書. .內(nèi)容w培訓(xùn)目的w什么是崗位描述和職位說明書w為什么要進(jìn)行崗位描述w如何進(jìn)行崗位描述w如何寫崗位說明書w崗位間的分工與合作. .一、培訓(xùn)的目的w了解什么是崗位描述w了解什么是崗位說明書w能夠?qū)Ρ静块T各崗位進(jìn)行分析w能夠撰寫本部門人員崗位說明書w面談溝通技巧w體會不同崗位人員工作配合的重要性. .二、崗位描述和崗位說明書w崗位描述：崗位描述：是對崗位任職條件、職責(zé)范圍、權(quán)限和工作相互影響的是對崗位任職條件、職責(zé)范圍、權(quán)限和工作相互影響的程度的準(zhǔn)確程度的準(zhǔn)確“拍照的過程。拍照的過程。w崗位說明書：崗位說明書：w對崗位的任職條件、職責(zé)范圍、權(quán)限和工作相互對崗位的任職條件、職責(zé)

2、范圍、權(quán)限和工作相互影響程度做出明確規(guī)定的人力資源管理文件。影響程度做出明確規(guī)定的人力資源管理文件。. .三、為什么進(jìn)行崗位描述w職位說明書的主要作用w崗位設(shè)置與崗位職能的關(guān)系w崗位分析員和直接主管的責(zé)任. .企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略人力資源戰(zhàn)略人力資源戰(zhàn)略招招聘聘任任免免考考核核激激勵勵培培訓(xùn)訓(xùn)薪酬福利薪酬福利崗位評鑒崗位評鑒崗位說明書崗位說明書企企業(yè)業(yè)文文化化組組織織結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu). .崗位設(shè)置和崗位職能的關(guān)系職職能能分分解解崗崗位位設(shè)設(shè)置置崗崗位位分分析析崗崗位位職職能能. .崗位分析員和直接主管的責(zé)任w與職位任職者溝通達(dá)成共識，明確崗位責(zé)任與職位任職者溝通達(dá)成共識，明確崗位責(zé)任w直接主管與職

3、位任職者簽訂職位任職書直接主管與職位任職者簽訂職位任職書w主管認(rèn)真分析下屬工作職責(zé)，做好不同崗位間協(xié)調(diào)主管認(rèn)真分析下屬工作職責(zé)，做好不同崗位間協(xié)調(diào)w按一定周期根據(jù)職位說明書制定工作目標(biāo)按一定周期根據(jù)職位說明書制定工作目標(biāo)w定期根據(jù)職位說明書進(jìn)行述職定期根據(jù)職位說明書進(jìn)行述職w組織結(jié)構(gòu)或職位職責(zé)發(fā)生變化，有直接主管修改，組織結(jié)構(gòu)或職位職責(zé)發(fā)生變化，有直接主管修改，并經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)，備案后執(zhí)行。并經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)，備案后執(zhí)行。. .四、如何進(jìn)行崗位描述w確定目的w采取的方法w面談要點w面談本卷須知. .確定目的w找到崗位關(guān)鍵職能w與其他崗位溝通協(xié)作關(guān)系w找到崗位職責(zé)重疊局部w發(fā)現(xiàn)崗位職責(zé)不清局部

4、. .采取的方法w崗位觀察法w工作日志法w崗位分析問卷法w崗位分析面談法w. .面談要點w崗位根本信息w任職條件w溝通關(guān)系w主要的工作職責(zé)w負(fù)責(zé)程度w衡量側(cè)重點w本崗位工作中存在的問題. .面談注意要點w面談時千萬不要被某個任職人所引導(dǎo)w始終圍繞著工作內(nèi)容和工作成果“不斷的探問w始終按“鏟除投入 的模式為線路w面談時不要任職人“由上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)其特有能力所分配的工作內(nèi)容所左右，在自己的腦子里始終考慮“崗位名稱、“總體工作目標(biāo)和“工作職責(zé)之間的邏輯關(guān)系。w深入會談，仔細(xì)聆聽。w. .溝通訓(xùn)練. .五、如何寫崗位說明書w職位說明書的內(nèi)容w標(biāo)準(zhǔn)范本w一起練習(xí). .職位說明書的內(nèi)容w崗位根本信息w任職條

5、件w總體工作目標(biāo)w溝通關(guān)系w影響范圍w職責(zé)范圍w負(fù)責(zé)程度w衡量側(cè)重點. .誰完成崗位說明書w被分析崗位的直接主管w崗位分析員. .崗位概括w崗位名稱崗位名稱指公司內(nèi)部的工作崗位頭銜，它應(yīng)該能反映指公司內(nèi)部的工作崗位頭銜，它應(yīng)該能反映此崗位的主要功能，如會計，銷售經(jīng)理等此崗位的主要功能，如會計，銷售經(jīng)理等w部門名稱部門名稱指各部門、辦公室。例如，人力資源部，財指各部門、辦公室。例如，人力資源部，財務(wù)部，工程部等務(wù)部，工程部等. .崗位概括w直接主管；w直接上級主管的工作頭銜w直接主管簽字和任職人簽字w崗位說明書編寫人/編寫日期. .任職條件此局部羅列了任何任職人必須帶到崗位上的、必須符合職業(yè)道德

6、、根本的、最低的、必需的知識、能力等的要求學(xué)歷職稱本崗位所必需的受教育程度，專業(yè)知識水平職稱的上下。如會計師、高壓電工本等。經(jīng)驗本崗位所需要的任職的經(jīng)驗. .任職條件w專業(yè)知識專業(yè)知識為完成崗位工作，任職人所必備的專業(yè)知識，為完成崗位工作，任職人所必備的專業(yè)知識，包括實用性的、功能性的和技術(shù)性的例如：包括實用性的、功能性的和技術(shù)性的例如：存檔、文字處理軟件的應(yīng)用存檔、文字處理軟件的應(yīng)用w業(yè)務(wù)了解范圍業(yè)務(wù)了解范圍任職人所需了解的業(yè)務(wù)范圍。例如：掌握任職人所需了解的業(yè)務(wù)范圍。例如：掌握資本運作的理論與實務(wù)；了解企業(yè)的信息系資本運作的理論與實務(wù)；了解企業(yè)的信息系統(tǒng)的建設(shè)的思路與方法統(tǒng)的建設(shè)的思路與方

7、法. .總體工作目標(biāo)w請使用一兩句簡要概括的話，準(zhǔn)確說明該崗位存在的原因；w通常情況下一兩句話就可以說明。除非該崗位有一個任職人同時完成兩個或更多的不同w工作；此局部撰寫目的主要是從公司總體的角度看待該崗位的總體重要性，或者是該崗位對公司業(yè)務(wù)的獨特奉獻(xiàn)。w通常以一個動詞開始工體工作目標(biāo)的撰寫，如方案，指導(dǎo)，監(jiān)督，協(xié)調(diào)等。動詞+賓語+結(jié)果. .總體工作目標(biāo)例如：銷售經(jīng)理方案，組織并控制銷售的運作以完成銷售額，達(dá)成銷售利潤，同時降低銷售費用。干什么？方案、組織并控制影響什么？銷售的運作這樣做的目的：在降低銷售費用的同時，完成銷售額，達(dá)成銷售利潤。. .溝通關(guān)系w內(nèi)部關(guān)聯(lián)在完成工作時，該崗位會同公司

8、內(nèi)什么樣的主管上級/同部門同事/其他部門發(fā)生關(guān)系；也可以說是對該崗位誘惑受該崗位影響的單位或個體有哪些；w外部關(guān)聯(lián)指由于完成該工作而必須發(fā)生聯(lián)系的所有公司以外的機構(gòu)，包括供給商，客戶，上級單位，關(guān)系單位，政府機關(guān)等。. .管理范圍w下屬人數(shù)下屬人數(shù)只可以支配和管理的人數(shù)。是直接管理和間只可以支配和管理的人數(shù)。是直接管理和間接管理的全部員工數(shù)之和接管理的全部員工數(shù)之和w人員類別人員類別分為經(jīng)理人員，專業(yè)人員和其他三個類別；分為經(jīng)理人員，專業(yè)人員和其他三個類別；. .主要工作職責(zé)這一局部是崗位說明書的核心局部。這一局部是崗位說明書的核心局部。主要工作內(nèi)容按重要性排序主要工作內(nèi)容按重要性排序每個崗位

9、都有假設(shè)干項職責(zé)，最多不超過每個崗位都有假設(shè)干項職責(zé)，最多不超過9項，項，最少不能少于最少不能少于4項，一般為項，一般為6到到8項。每項職責(zé)項。每項職責(zé)有一個概括，用幾個關(guān)鍵字來說明該項工作有一個概括，用幾個關(guān)鍵字來說明該項工作的主要內(nèi)容，然后描述怎么干，有什么限制的主要內(nèi)容，然后描述怎么干，有什么限制條件，所要達(dá)成的結(jié)果。條件，所要達(dá)成的結(jié)果。. .銷售(SALES)w為什么目的WHY (PURPOSE)為了介紹產(chǎn)品和獲得銷售In order to introduce products and obtain salesw做什么活動what (activities)?區(qū)分、接觸和拜訪潛在客戶I

10、dentifycontact and visit prospective companies. .主要工作職責(zé)w例一：某行政助理的第四項工作是負(fù)責(zé)公司車輛管例一：某行政助理的第四項工作是負(fù)責(zé)公司車輛管理，可以寫成：理，可以寫成：4、車輛管理：按照車輛管理規(guī)定，審批用車申請，、車輛管理：按照車輛管理規(guī)定，審批用車申請，監(jiān)督駕駛員按照規(guī)定保養(yǎng)和駕駛車輛，并進(jìn)行日常監(jiān)督駕駛員按照規(guī)定保養(yǎng)和駕駛車輛，并進(jìn)行日常考核?？己恕例二：財務(wù)部某崗位，其第三項職責(zé)為：例二：財務(wù)部某崗位，其第三項職責(zé)為：w3、流動資產(chǎn)管理：預(yù)測和估計債務(wù)人和債權(quán)人的、流動資產(chǎn)管理：預(yù)測和估計債務(wù)人和債權(quán)人的短期和長期的資本需求

11、，保持足夠的流動現(xiàn)金和獲短期和長期的資本需求，保持足夠的流動現(xiàn)金和獲得最高的回報。得最高的回報。. .主要工作職責(zé)w再例：人力資源經(jīng)理的職責(zé)之一是招聘員工，可以寫成：1、招聘：區(qū)分，選擇，面試，推薦，聘請合格的人選，在時間，本錢和素質(zhì)上滿足用人部門的要求。w公式：此表示反響或行動+行為對象+限制條件+要到達(dá)的結(jié)果+考核標(biāo)準(zhǔn). .注意要點w是用簡短而明確的詞語。如有可能，請使用只有一種涵義的詞。w要注意語言的簡練和準(zhǔn)確，具有概括性，不要寫成每日的工作流程，切忌寫成流水賬。w在描述時，要將具有相同特征的事項歸類，總結(jié)為一項工作。w防止使用不必要的賜予。. .注意要點w盡量用通用的語言以代替獨特名詞。w著重強調(diào)能帶來某一結(jié)果的行動。最好能便于衡量。w建議使用動詞詞組：主要活動帶來的最終結(jié)果。如：在方案的費用內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)，控制銷售活動已取得預(yù)期的銷售額。w要包括應(yīng)做得和希望他做的。. .負(fù)責(zé)程度w負(fù)責(zé)程度包括三個層次：w全責(zé)：本崗位負(fù)主要責(zé)任。w局部：與其他崗位共同擔(dān)負(fù)一項責(zé)任。w支持：在此項職責(zé)中起支持性作用. .衡量標(biāo)準(zhǔn)w數(shù)量、質(zhì)量：該要素是進(jìn)行職責(zé)與目標(biāo)考核的依據(jù)。及時可行員工滿意