采購(gòu)與付款控制制度范本

1、黑龍江省 XX股份有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度第一節(jié)總則第一條 為了加強(qiáng)對(duì)黑龍江省 XX股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱本公司或公司）物資采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購(gòu)漏洞，減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。第二條 本制度所稱采購(gòu)是指本公司購(gòu)進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè)備的行為，付款是指支付與購(gòu)進(jìn)物資或設(shè)備有關(guān)的款項(xiàng)的行為。第三條 對(duì)外采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購(gòu)與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同

2、時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù)；（二）采購(gòu)合同的洽談人員、訂立人員和采購(gòu)人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任；（三）貨物的采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。第二節(jié)分工與授權(quán)第四條對(duì)在管理或辦公過(guò)程中使用或耗用的各類物品，公司總部、各分公司必須遵循“集中采購(gòu)、相互牽制”的原則，各分公司根據(jù)實(shí)際情況，參照本制度的有關(guān)規(guī)定制定本單位的具體實(shí)施辦法并組織實(shí)施，同時(shí)報(bào)公司總部備案， 堅(jiān)決杜絕由使用部門直接自行采購(gòu)本部門所需物品的多頭采購(gòu)、各行其是的現(xiàn)象。第五條各分公司在公司總部核定的庫(kù)存物資定額標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)，除由總部需集中采購(gòu)的生產(chǎn)消耗性物資外， 可根據(jù)實(shí)際需要自主決定生產(chǎn)消耗性物資的采購(gòu)， 批準(zhǔn)權(quán)限由各分

3、公司自行制定并報(bào)公司總部備案；第六條 固定資產(chǎn)的采購(gòu)原則上由公司總部統(tǒng)一采購(gòu)，各分公司采購(gòu)達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備或構(gòu)成固定資產(chǎn)的其他物資要以獲得公司總部固定資產(chǎn)管理部門的批準(zhǔn)或授權(quán)為前提條件。第七條 公司總部、各分公司應(yīng)設(shè)置專門的物資管理部門，設(shè)置物資主管崗位，在主管副經(jīng)理（副廠長(zhǎng)）的領(lǐng)導(dǎo)主持本單位的物資采購(gòu)工作，設(shè)置物資采購(gòu)員崗位， 負(fù)責(zé)具體辦理物資主管人員交辦的物資采購(gòu)任務(wù)。第三節(jié)實(shí)施與執(zhí)行第八條 公司總部、各分公司物資管理部門應(yīng)根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的范圍、特點(diǎn)和供貨地點(diǎn)的遠(yuǎn)近， 保持本單位適當(dāng)品種和數(shù)量的庫(kù)存物資，并根據(jù)物資實(shí)際庫(kù)存情況， 在各自的采購(gòu)權(quán)限內(nèi)自主決定物資采購(gòu)的品種、數(shù)量

4、和地點(diǎn)，及時(shí)補(bǔ)充物資庫(kù)存量。第九條 物資使用部門應(yīng)按月向本單位物資管理部門報(bào)送本部門的物資使用計(jì)劃， 如所需物資無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存量不足， 則由物資管理部門填寫物資請(qǐng)購(gòu)單， 物資使用部門可對(duì)無(wú)計(jì)劃且無(wú)庫(kù)存的急用物資直接填寫物資請(qǐng)購(gòu)單， 經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管員在物資請(qǐng)購(gòu)單上簽字后， 報(bào)有批準(zhǔn)采購(gòu)權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn)， 再交采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。 無(wú)物資請(qǐng)購(gòu)單的物資，倉(cāng)庫(kù)不得驗(yàn)收入庫(kù)，財(cái)務(wù)部門不得給予報(bào)賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十條公司總部、各分公司的物資采購(gòu)權(quán)由各物資管理部門集中行使，未經(jīng)各本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和物資管理部門授權(quán)， 其他部門一律不得自行采購(gòu)本部門所需的物資， 否則倉(cāng)庫(kù)不得驗(yàn)收入庫(kù)， 財(cái)務(wù)部門不得

5、給予報(bào)賬，并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條公司總部、各分公司的物資采購(gòu)原則上都要簽訂購(gòu)銷合同（在所在地市場(chǎng)購(gòu)買的零星物資或錢貨兩清的物資采購(gòu)除外），明確采購(gòu)物資的名稱、 規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、 數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要約，各單位要明確制定簽訂合同的權(quán)限，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級(jí)授權(quán)部門報(bào)告。采購(gòu)每項(xiàng)物資，應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來(lái)源。對(duì)一些大額、重要的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)方式來(lái)確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。第十二條公司總部、各分公司的物資采購(gòu)由物資管理部門集中辦理，特殊情況經(jīng)本單位

6、負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)，可由物資使用部門自行采購(gòu)所需物資。第十三條 采購(gòu)物資到貨后，要及時(shí)組織物資管理員進(jìn)行入庫(kù)前的清點(diǎn)驗(yàn)收， 精密儀器、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門會(huì)同相關(guān)專業(yè)部門共同進(jìn)行驗(yàn)收， 驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)首先比較所收物資與請(qǐng)購(gòu)單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)是否相符，然后檢查物資有無(wú)損壞、使用性能優(yōu)劣，驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對(duì)已收物資編制一式多聯(lián)、 事先編號(hào)的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字， 作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物資的依據(jù)。物資驗(yàn)收入庫(kù)后，才能與供貨方結(jié)清貨款，財(cái)務(wù)部門必須憑借付款通知書才能支付購(gòu)貨款。第十四條按合同約定需要預(yù)付購(gòu)貨款的，由采購(gòu)員提供合同復(fù)印件并填寫付款通知書，注

7、明付款事由、付款金額、對(duì)方單位名稱、開(kāi)戶銀行及賬號(hào)， 按批準(zhǔn)物資采購(gòu)的權(quán)限辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后， 交公司財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。第十五條 貨物及發(fā)票已到，驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同、發(fā)票及清單核對(duì)無(wú)誤后，由采購(gòu)員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)物資采購(gòu)的人員簽字批準(zhǔn)后連同發(fā)票、 入庫(kù)清單和入庫(kù)驗(yàn)收單一起交由財(cái)務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù)；貨物已到發(fā)票未到，驗(yàn)收合格并與購(gòu)貨合同核對(duì)無(wú)誤后，如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)批準(zhǔn)物資采購(gòu)的人員簽字批準(zhǔn)， 可憑付款通知書支付不超過(guò)貨物總價(jià)值 80%的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購(gòu)貨款。采購(gòu)業(yè)務(wù)完畢后，財(cái)務(wù)部門要催促采購(gòu)員及時(shí)結(jié)清購(gòu)貨結(jié)余款，不留“尾巴”

8、。第十六條 物資采購(gòu)除購(gòu)置固定資產(chǎn)可不必取得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收購(gòu)的產(chǎn)品不能夠取得增值稅發(fā)票外， 其他管理或辦公過(guò)程中使用或耗用的各類物品、 生產(chǎn)消耗性物資的采購(gòu)必須取得增值稅發(fā)票方可報(bào)銷。第十七條 物資采購(gòu)?fù)戤叢⑷〉迷鲋刀惏l(fā)票后，如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不同情況按以下規(guī)定辦理：（一）采購(gòu)后在未付款的并且未做帳務(wù)處理的情況下， 須由采購(gòu)員將原發(fā)票和稅款抵扣聯(lián)退還給銷售方， 屬于采購(gòu)物資退回的， 由采購(gòu)員與對(duì)方協(xié)商實(shí)物處理退回工作， 屬于銷售折讓的， 采購(gòu)員應(yīng)從銷售方重新取得折讓后的增值稅發(fā)票。（二）采購(gòu)后已付貨款或者貨款未付但已做帳務(wù)處理， 發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無(wú)法退還的情況下， 由公司財(cái)務(wù)部門的

9、稅務(wù)核算人員與當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系開(kāi)具進(jìn)貨退出證明單或索取折讓證明單， 由采購(gòu)員送交銷售方，并取得銷售方開(kāi)具的紅字發(fā)票， 再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行帳務(wù)處理，屬于采購(gòu)物資退回的， 由采購(gòu)員與對(duì)方協(xié)商實(shí)物處理退回工作。第四節(jié)檢查與監(jiān)督第十八條 本公司由內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)行使檢查監(jiān)督權(quán)。第十九條對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：（一）采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。（二）申請(qǐng)物資采購(gòu)的程序是否正確，審批物資采購(gòu)是否有越權(quán)行為。（三）物資采購(gòu)合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。（四）物資采購(gòu)專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查物資采購(gòu)是否由物資管理部門集中辦理， 其他部門辦理物資采購(gòu)是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)。（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點(diǎn)檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款通知書支付購(gòu)貨款。第二十條 內(nèi)部審