采購部問題及解決方案

1、采購管理問題簡談為明確采購部職能， 更大的發(fā)揮采購部在經(jīng)營中的作用， 針對采 購部現(xiàn)存問題做以下簡談。一、采購流程不完善。 常規(guī)類采購，采購部在生產(chǎn)部生產(chǎn)計(jì)劃中需確認(rèn)采購訂單并進(jìn)行 采購預(yù)算， 管理人員針對工程項(xiàng)目執(zhí)行情況制定采購計(jì)劃。 現(xiàn)公 司并沒有針對日常采購做采購預(yù)算及采購計(jì)劃， 很大程度上增加 了物料供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)， 并會直接影響項(xiàng)目進(jìn)度。 側(cè)面影響企業(yè)在市 場上的競爭力。采購計(jì)劃的概念：就是對于采購全過程的活動計(jì)劃。所謂計(jì)劃就是要解決 “干什么？什么時候干？怎么干？的問題。它是對未來采購活動的方案、 戰(zhàn)略、策略的實(shí)施措施的布置環(huán)節(jié)。計(jì)劃的完整實(shí)施，將保證采購任務(wù)有 效順利圓滿的完成。采購

2、計(jì)劃中不能直接與庫存管理相結(jié)合導(dǎo)致庫房有囤積貨物， 造 成公司的資金緊張。解決方案1、采購部協(xié)同相關(guān)部門進(jìn)一步完善采購流程，制定相應(yīng)的采 購制度。2、根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃訂單結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況以及所需物料供 應(yīng)周期等方面制定采購計(jì)劃。二、采購成本難控制。由 于供應(yīng)商數(shù)量太多， 采購價(jià)格體系較為混亂， 無法真正形成多家比價(jià)管理，也不能進(jìn)行最高限價(jià)控制。導(dǎo)致采購成本偏高，資金占用大，影響利潤水平。解決方案1、根據(jù)物料進(jìn)行合理分類，根據(jù)分類分配給采購專員。2、實(shí)行企業(yè)“內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化”，建立物料采購價(jià)格一覽表。3、系統(tǒng)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)物料單價(jià)最大額度限制。4、嚴(yán)格審核物料“適質(zhì)、適量、適時、適價(jià)”采購。5、階段性調(diào)查

3、成本日益增加的內(nèi)幕，及時處理糾正。6、定期進(jìn)行采購員評估，建立制定獎懲機(jī)制。三、部門缺乏核心力量應(yīng)給予的執(zhí)行力。 采購部核心力量多為采購管理者， 管理者在眾多管理職責(zé)中其主 要職責(zé)為提高采購效率、 控制采購風(fēng)險(xiǎn)。 這就要求我們的采購管 理者在公司內(nèi)部各部門之間建立和諧而富有效率的工作關(guān)系。 并 具有預(yù)見性的解決公司部門間、以及供應(yīng)商的矛盾分歧。解決方案1、公司提供培訓(xùn)平臺， 培養(yǎng)管理者對專業(yè)知識、 技能的培訓(xùn)。2、及時協(xié)調(diào)處理采購部橫向和縱向關(guān)系，改善內(nèi)部采購和供 應(yīng)商的關(guān)系。3、適時的以部門名義，帶頭召開公司或供應(yīng)商碰頭會。四、采購部采購人員缺乏“狼性”的團(tuán)隊(duì)意識 。 企業(yè)的核心力量是企業(yè)內(nèi)

4、部擁有一個具有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。 而對于 公司一個優(yōu)秀的采購團(tuán)隊(duì)是可以直接給企業(yè)帶來幾何倍數(shù)的利 潤價(jià)格。其價(jià)值是生產(chǎn)、銷售完全不可比擬的。但我公司的采購部人員素質(zhì)參差不齊。 在此條件下沒有一個很好的平臺和機(jī)會相互溝通學(xué)習(xí)。 采購員在面對事物解決方式上并不 能最大程度的滿足公司的利益體現(xiàn)。解決方案1、建立崗位人員培訓(xùn)制度。 對在崗人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)。2、公司管理人員或部門人員根據(jù)能力進(jìn)行專業(yè)交流會或以演 講的方式進(jìn)行互動學(xué)習(xí)。（ 難實(shí)現(xiàn) ）3、采購部定期召開例會。討論了解項(xiàng)目及采購中的問題，提 出解決方案。4、制定個人崗位手冊。5、有效利用部門活動資金，進(jìn)行有意義的部門活動。五、采購目標(biāo)、任務(wù)

5、實(shí)現(xiàn)被動 采購部受組織環(huán)境影響，在采購目標(biāo)實(shí)施中受公司內(nèi)部部門影 響、及外部環(huán)境嚴(yán)重。導(dǎo)致任務(wù)受阻。例如：根據(jù)財(cái)務(wù)統(tǒng)籌，確 定供應(yīng)商付款計(jì)劃，是否有些欠缺，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，具體問 題具體分析。 技術(shù)研發(fā)部項(xiàng)目研發(fā)材料是否可以實(shí)行 “內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn) 化”？等外部常規(guī)類采購， 供應(yīng)商選擇空間小， 資金壓力導(dǎo)致公司于供應(yīng) 商間矛盾增加。解決方案1、制定公司 “內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化” 機(jī)制。避免同性能多規(guī)格的物料。2、杜絕技術(shù)研發(fā)部門工程師與供應(yīng)商串通進(jìn)行硬性設(shè)計(jì)要求，導(dǎo)致高質(zhì)量、高成本、高要求的瓶頸采購物和關(guān)鍵采 購物的產(chǎn)生。影響企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。3、針對杠桿采購，尋找至少尋找兩家或以上供應(yīng)商，分?jǐn)傎Y 金風(fēng)險(xiǎn)和供

6、應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。（ 重要 ）六、采購管理工作中供應(yīng)商管理和戰(zhàn)略性采購管理工作不到位 采購管理應(yīng)從企業(yè)的角度出發(fā)以經(jīng)濟(jì)利益為中心， 以降低采購成 本為立足點(diǎn)，合理選擇供應(yīng)商，充分發(fā)揮創(chuàng)造性采購的作用。 供應(yīng)商管理中加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理合理選擇供應(yīng)商， 與供應(yīng)商建 立和維持戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大， 戰(zhàn)略性采購管理一定要及早進(jìn)行。 它 將為企業(yè)的核心競爭力提供有力保障。采購職能戰(zhàn)略的主要方面： 1、保證供應(yīng)戰(zhàn)略 2、降低成本戰(zhàn)略 3、供應(yīng)支 持戰(zhàn)略（了解供應(yīng)商） 4、環(huán)境變化戰(zhàn)略（政府、經(jīng)濟(jì)、組織） 5、競爭優(yōu) 勢戰(zhàn)略 6、風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略解決方案根據(jù)公司采購物料的質(zhì)量，可獲得性，供應(yīng)商響應(yīng)，成本目

7、標(biāo)等方面考慮可以將物料 項(xiàng)目進(jìn)行分類，大體都可以分為：日常、杠桿、瓶頸、關(guān)鍵四類項(xiàng)目。1、根 據(jù) 采 購 項(xiàng) 目 分 類 利 用 “ 波特 ” 原 理 對 供 應(yīng) 商進(jìn)行分類。并根據(jù)分類對各類供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的合作方式。如：與杠桿型供應(yīng)商發(fā)展戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。簽訂年度長期合 作協(xié)議。2、規(guī)劃處理瓶頸和關(guān)鍵供應(yīng)商關(guān)系， 盡可能的將其轉(zhuǎn)換象限。3、制定與企業(yè)發(fā)展趨向的采購供應(yīng)性戰(zhàn)略。4、建議制定供應(yīng)商考核機(jī)制，針對服務(wù)性好的供應(yīng)商給予信 譽(yù)榮譽(yù)、優(yōu)先付款等方面激勵政策。以上是針對采購現(xiàn)有問題進(jìn)行的歸納。 根據(jù)實(shí)際操作中會遇到多種問 題，為方便操作做以下建議：1、采購部的日常大量時間忙于了解各種信息和催貨

8、，重“跟催”輕“計(jì)劃”。采購部門只能把工作重心放在到貨跟催上面，疲于奔命，結(jié)果還往往并不如意，供應(yīng)缺貨常常造成生產(chǎn)停工待料。對于確實(shí)能直接產(chǎn)生效益的供應(yīng)商選擇、比價(jià)控制等工作做的較少，日常工作重點(diǎn)主要在應(yīng)對生產(chǎn)上。2、采購管理者及采購專員需要隨時關(guān)注公司各個相關(guān)部門的 項(xiàng)目動態(tài)，隨時應(yīng)付緊急采購任務(wù)，改進(jìn)采購工作中的相關(guān) 問題，沉著應(yīng)對各種計(jì)劃外情況，更有效的對采購工作進(jìn)行 管理規(guī)劃，與各個部門聯(lián)系更加緊密，更好滿足訂單的需求， 努力做到采購的最優(yōu)，為公司節(jié)省采購成本。3、由于無法及時掌握全部產(chǎn)品采購， 項(xiàng)目的近期缺料信息 （ 包 括缺什么 ?何時需要 ?） ，缺乏對未來供貨市場供貨趨勢與走向

9、 的預(yù)測，造成臨時采購，同時由于不少材料采購供應(yīng)周期長， 采購部經(jīng)常處于措手不及的境地，忙于趕任務(wù)，缺乏良好的 計(jì)劃性。并且容易遺漏小件，影響正常生產(chǎn)進(jìn)程。還是著重 強(qiáng)調(diào)做好計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃采購。4、采購人員在具備很強(qiáng)的成本意識的同時，務(wù)必要從專業(yè)角 度管理供應(yīng)商，尤其表現(xiàn)在供應(yīng)商付款問題。不能由于暫時 性的資金周轉(zhuǎn)而忽視了供應(yīng)商的信譽(yù)維護(hù)。不要因?yàn)橘Y金周 轉(zhuǎn)上的問題，對供應(yīng)商難于形成有效的監(jiān)控，無法有效把握 好最佳供貨期，控制供貨質(zhì)量，犧牲企業(yè)長期利益。5、增強(qiáng)各部門采購計(jì)劃意識欠缺，導(dǎo)致急需性采購物增多。 采購部本身針對各個部門提請計(jì)劃和生產(chǎn)經(jīng)營需要，有相應(yīng) 的準(zhǔn)備。急需采購物一般會做特殊計(jì)劃

10、，但由于生產(chǎn)施工、 技術(shù)研發(fā)需要。 一些不穩(wěn)定因素帶來的部分急需物品的購買， 可能會涉及到流程的改變。希望給予特定的急需物品采購辦 下面根據(jù)我個人日常采購經(jīng)驗(yàn)做了以下總結(jié)。1、 養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣，盡量收集更多的產(chǎn)品信息，不熟悉 此產(chǎn)品，但會盡我最大努力尋找懂得產(chǎn)品信息的人，從別人那里 學(xué)到本來自己不清楚的東西。2、 學(xué)會主動與人溝通：經(jīng)常與生產(chǎn)、技術(shù)人員接觸，便于了解產(chǎn) 品動態(tài)，跟蹤需要，做到提前準(zhǔn)備，減少工作失誤，提高工作效 率。3、做事謹(jǐn)慎有條理：基本上每天要記錄下來我所做過的工作，處 理的事，對沒有處理好的事，要在記錄與次日計(jì)劃中。抓緊事件 處理。盡量不要將問題推遲，盡快解決。當(dāng)然

11、面對能在時間推遲 過程中更能有效解決的，需靈活應(yīng)用。4、工作要有計(jì)劃：在每天結(jié)束前我會在腦子里打轉(zhuǎn)，我什么事沒 完成；明天的主要事情是什么做好相應(yīng)的規(guī)劃。不能因?yàn)橐?guī)劃不 得當(dāng)，影響公司正常經(jīng)營。重要事情要分析其急需辦理的依據(jù)。 處理好急需物的各個采購環(huán)節(jié)。切勿“因小失大”。5、善于總結(jié)工作的重點(diǎn)難點(diǎn)。 把握難點(diǎn)的“突破點(diǎn)”和重點(diǎn)的“關(guān) 系鏈”。便于自己職業(yè)行為習(xí)慣的養(yǎng)成。6、做好供應(yīng)商的管理，盡量用條款有效文件去約束牽制他們，讓 他們能主動的爭取配合我們的工作， 及時解決問題， 讓他們合作的有 壓力更有動力。7、要持續(xù)對訂單及合同進(jìn)行有效的跟蹤。要嚴(yán)謹(jǐn)主動出擊，不要寄希望與供應(yīng)商。 分析供應(yīng)商

12、每一次看似合理的理由， 是否存在供貨 風(fēng)險(xiǎn)或其他因素。8、遇到問題反應(yīng)要快，匯報(bào)要及時。處理問題要敏捷果斷，要有 自己較好的處理意見或建議，并能與供應(yīng)商做合適的談判結(jié)論。9、職業(yè)習(xí)慣：成本概念、利潤思維、風(fēng)險(xiǎn)意識、統(tǒng)籌能力、善于 交流溝通。10、采購并不一定非要強(qiáng)勢。以“買賣平等”為原則。誠信溝通， 雙贏合作。避免因不懂、不喜歡、不需要致使習(xí)慣的強(qiáng)勢行為，給自己的供應(yīng)商 帶來負(fù)面影響。（合理把握強(qiáng)勢）11、注意責(zé)任問題，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)在合同簽訂的同時，要設(shè)想合同中 存在的風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的結(jié)果。 把握合同條款的嚴(yán)密性， 認(rèn)清 組織 環(huán)境12、“細(xì)節(jié)決定成敗”，采購付款時需注意核對對方賬號信息， 不得盲目打款。此類事件的弊端會直接影響到個人的發(fā)展空間。切 記！13、“勤溝