行政人事作業(yè)指導(dǎo)手冊(cè)(共10頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 行政人事部作業(yè)指導(dǎo)手冊(cè)前言:行政人事部作為公司的后勤職能支持部門之一，主要負(fù)責(zé)公司的行政管理、人力資源管理的事務(wù)管理。 本手冊(cè)描述了行政人事部的部門職能、組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、管理規(guī)范、操作流程及相關(guān)的工具表格，用于規(guī)范與指導(dǎo)行政人事部的業(yè)務(wù)工作，是行政部的基礎(chǔ)管理文件。一、 部門職能二、 組織結(jié)構(gòu)三、崗位職責(zé) 行政管理規(guī)范篇第一章 行政辦公事務(wù)管理第一節(jié) 行政文書管理1、 收發(fā)文管理1.1 負(fù)責(zé)起草公司發(fā)文，根據(jù)發(fā)文登記表進(jìn)行發(fā)文編號(hào)管理，呈送總經(jīng)理審批后按標(biāo)準(zhǔn)格式打印、簽章、發(fā)布。文件編號(hào)管理，根據(jù)發(fā)文文種分類，如通知，通知；如通報(bào)，通報(bào)1.2 收到外部文件進(jìn)行收

2、文編號(hào)并對(duì)上報(bào)下發(fā)進(jìn)行登記。2、 文件傳閱規(guī)范2.1 公司發(fā)文，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文本文件至各部門負(fù)責(zé)人簽閱，簽閱表隨文件存檔；分發(fā)至各分公司的文件，需將有簽章文件掃描至各分公司，由分公司經(jīng)理或分公司文員組織學(xué)習(xí)，并將分公司的簽閱表回收存檔。（附表：簽閱表）3、文件檔案管理第二節(jié) 辦公用品管理行政人事部是公司辦公用品的歸口管理部門，負(fù)責(zé)辦公用品的配置、統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)、發(fā)放、匯總等工作。辦公用品分為易、非易耗品二類：易耗品：鉛筆、刀片、膠水、大頭針、回形針、復(fù)寫紙、便條紙、信紙、圓珠筆、訂書釘、修正液、水性筆、復(fù)印紙等。非易耗品：剪刀、訂書機(jī)、計(jì)算器、印泥、文件夾、筆記本、直尺、白板筆等。1、 辦公用

3、品采購(gòu)說明1.1集中采購(gòu) 1.1.1在每月25日-27日，督促各部門指定負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門需求提交下月辦公用品需求計(jì)劃表，按照標(biāo)準(zhǔn)審核采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)超出采購(gòu)費(fèi)用的計(jì)劃，提出有效的采購(gòu)意見。1.1.2根據(jù)公司辦公用品需求單及庫(kù)存實(shí)際情況，制定采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單，報(bào)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交與指定供貨商進(jìn)行采購(gòu)。 1.1.3 各部門采購(gòu)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：人均10元。1.2零星采購(gòu) 1.2.1 零星采購(gòu)定義：急需不常用物品、臨時(shí)性需求的采購(gòu)。1.2.2需有采購(gòu)申請(qǐng)單（附表），由部門負(fù)責(zé)人審批簽字，方可按標(biāo)準(zhǔn)和要求采購(gòu)。 2、 重大物品采購(gòu)流程物品申購(gòu)部門填寫重要/重大物品申購(gòu)單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，先判斷其購(gòu)買的必要性，若無庫(kù)存

4、再上報(bào)總經(jīng)理審批，獲批后進(jìn)行采購(gòu)。3、 印刷品的定做規(guī)范及流程3.1根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提出印刷需求計(jì)劃，與印刷單位商榷好模板，模板通過部門負(fù)責(zé)人審核后，方可與印刷單位確認(rèn)開印。3.2財(cái)務(wù)類印刷品由指定財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保管。4、 物品發(fā)放與領(lǐng)用原則4.1采購(gòu)辦公用品后，據(jù)采購(gòu)發(fā)票登記入庫(kù)，注明品名、規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、數(shù)量、金額。在每月5號(hào)之前，嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃分發(fā)各部門辦公用品，在領(lǐng)用辦公用品時(shí)，要填寫辦公用品出庫(kù)單并由領(lǐng)用人簽字。4.2非易耗類辦公用品由使用人或保管人直接領(lǐng)用，在離職后，應(yīng)將非易耗類辦公用品收回。4.3辦公用品的費(fèi)用報(bào)銷需做好對(duì)各部門使用費(fèi)用劃分表一同交財(cái)務(wù)。第三節(jié) 會(huì)議與接待1、

5、差旅預(yù)定1.1 根據(jù)提交的出差申請(qǐng)表（附表），購(gòu)買車票、機(jī)票；并將信息發(fā)送至當(dāng)時(shí)人，有接機(jī)、送機(jī)需求的將信息發(fā)送至對(duì)接負(fù)責(zé)人手機(jī)。1.2 根據(jù)接收信息，安排接機(jī)人和標(biāo)準(zhǔn)住宿酒店。附表各協(xié)議酒店及聯(lián)系電話2、 接待2.1 日常接待對(duì)上訪客戶引領(lǐng)至造訪者辦公室。2.2 重大接待2.2接到重大接待通知，在到訪日前需做以下準(zhǔn)備工作：通知司機(jī)待命，辦公室衛(wèi)生的清掃，通知辦公人員的著裝要求，接待室的整理，接待物品的購(gòu)買，電子顯示屏的字幕準(zhǔn)備。3、 會(huì)議事務(wù)管理3.1 會(huì)議類型的劃分公司內(nèi)部會(huì)議，視頻會(huì)議、考察會(huì)議。3.2 會(huì)議支持的內(nèi)容會(huì)議室前的衛(wèi)生、通風(fēng)、會(huì)議所用設(shè)備、資料，視頻會(huì)議在會(huì)議前半小時(shí)進(jìn)場(chǎng)將

6、設(shè)備調(diào)試至正常狀態(tài),并通知與會(huì)人員會(huì)議召開時(shí)間。若有會(huì)議時(shí)間變更要及時(shí)通知與會(huì)人員。3.3會(huì)議室的管理會(huì)議期間，所有與會(huì)人員長(zhǎng)時(shí)間離開時(shí)，需將會(huì)議室門鎖好，會(huì)議再進(jìn)行前開門。會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)議設(shè)備清理收取。會(huì)議設(shè)備外借，需做好外借登記。會(huì)議的其他接待參照前。第二章 后勤管理第一節(jié) 食堂管理1、 食堂就餐人員管理及費(fèi)用核算食堂就餐人員及時(shí)錄指紋，每周一在打卡機(jī)上導(dǎo)出上周就餐數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)就餐費(fèi)用，核算就餐成本。2、 食堂服務(wù)人員管理及費(fèi)用審核每周與食堂服務(wù)人員，核算一次費(fèi)用。餐費(fèi)合理性？每周需根據(jù)食堂采購(gòu)單據(jù)與實(shí)物進(jìn)行抽檢。3、 食堂衛(wèi)生檢查及監(jiān)督第二節(jié) 宿舍管理 1、 住宿安排1.1員工入住資

7、格及入住辦法：1.1.1 入住員工須家住本市以外的正式員工（含實(shí)習(xí)生）；1.1.2 本人提出書面申請(qǐng)，由本部門經(jīng)理簽署同意意見，行政人事部審核后，方可安排入住員工宿舍。1.2 員工宿舍設(shè)立寢室長(zhǎng)，由寢室長(zhǎng)行使宿舍管理職責(zé)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并負(fù)責(zé)宿舍水電的結(jié)算。2、宿舍資產(chǎn)管理2.1 員工退出宿舍時(shí)，應(yīng)收回宿舍鑰匙。2.2 宿舍內(nèi)由公司購(gòu)置的電器、物件，要做好詳細(xì)登記，在合同中詳細(xì)注明。2.3 發(fā)現(xiàn)房間內(nèi)設(shè)施無故損壞要求損壞人照價(jià)賠償；3、宿舍環(huán)境的檢查定期或不定期對(duì)員工宿舍進(jìn)行檢查：檢查房間內(nèi)是否有起灶、飲酒、賭博行為，是否有外來人員同宿，宿舍衛(wèi)生狀況是否良好。第三節(jié) 辦公秩序與辦公環(huán)境維護(hù)

8、1、 辦公室行為規(guī)范管理根據(jù)辦公場(chǎng)所管理辦法，檢查辦公環(huán)境是否干凈整潔、辦公人員是否按照公司要求著裝規(guī)范、上班期間是否有人在做與工作無關(guān)的事情。2、 辦公設(shè)備管理和維護(hù) 3、 辦公用水、電維護(hù)上班前檢查公司電腦和線路是否正常，關(guān)注電表度數(shù)，度數(shù)不足100時(shí)，及時(shí)繳納電費(fèi)。與物業(yè)公司溝通，繳納公司的物業(yè)管理費(fèi)用。4、 通訊、網(wǎng)絡(luò)及其他維護(hù)每月 號(hào)，第四節(jié) 門面租約管理1、 租約文本檔案管理租約包括：分公司門面租約，員工宿舍租約、倉(cāng)庫(kù)租約、樣機(jī)擺放坪租約、公司自有門面出租租約。公司所有租約需建立文本和電子檔案，登記租約期限，承租人、租金、押金。每月底查看所有租約期限是否到期，需要續(xù)租的提前一個(gè)月與

9、出租人取得聯(lián)系。2、 繳費(fèi)2.1需公司出租的租約，根據(jù)租約要求提前一個(gè)月與出租人取得聯(lián)系，合適價(jià)格，按照財(cái)務(wù)流程提交付款申請(qǐng)。2.2 公司收租的租約，按照租約內(nèi)容，通知承租方按時(shí)交納租金。第三章 資產(chǎn)管理第一節(jié) 固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)是指使用年限超過二年，價(jià)值較高(原則上1000元以上)可獨(dú)立使用的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其他與經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。具體固定資產(chǎn)名錄為：房屋 、車輛、辦公機(jī)具、家電、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)設(shè)備、工具等。1、 固定資產(chǎn)的臺(tái)賬管理行政部負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)明細(xì)卡（附表7），當(dāng)發(fā)生固定資產(chǎn)增加、減少、報(bào)廢、移交等變動(dòng)時(shí)，及時(shí)更新帳簿，定期核對(duì)，保證帳簿和實(shí)物相符2、

10、 標(biāo)識(shí)3、 異動(dòng)、報(bào)廢處理因人員離職、調(diào)動(dòng)、部門發(fā)生變動(dòng)，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收回原使用人員所使用的固定資產(chǎn)和辦公生活用具。如因離職人員沒有進(jìn)行移交而造成其使用的保管物品遺失、損壞的，由原責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。因原使用人員未及時(shí)移交造成固定資產(chǎn)和辦公生活用具遺失、損壞，由原責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。收回的固定資產(chǎn)和辦公生活用具由行政人事部負(fù)責(zé)保管或封存，并根據(jù)情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一調(diào)配。固定資產(chǎn)或辦公生活用具領(lǐng)用人出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，移交人和領(lǐng)用人須到各子公司行政人事部辦理移交手續(xù)（附表4資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單）。移交手續(xù)辦妥后，綜合管理部方可在移交人的移交清單上簽字證明移交完畢。有關(guān)車輛的交接手續(xù)按照公司車輛管理辦法辦理。4、 盤點(diǎn)財(cái)務(wù)部和行政人事部每年年末必須協(xié)同對(duì)固定資產(chǎn)和辦公生活用具進(jìn)行全面的清查盤點(diǎn)（附件6固定資產(chǎn)/辦公生活用具盤點(diǎn)表）；行人事部每季末必須對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行清查盤點(diǎn)。盤盈和盤虧須查明原因，按規(guī)定處理，屬個(gè)人原因造成損失的，應(yīng)追究其責(zé)任。司財(cái)務(wù)部和綜合管理部應(yīng)定期檢查固定資產(chǎn)使用部門的固定資產(chǎn)使用狀況，及時(shí)督促各部門調(diào)劑固定資產(chǎn)配置、盤活公司資產(chǎn)第二節(jié) 證照管理1、 管理要求保管公司各種資質(zhì)證件復(fù)印件2、 外借借用人口頭申請(qǐng)后，在借用登記表中登記