辦公用品及辦公設(shè)備管理規(guī)定(共10頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上淮北文宇置業(yè)責(zé)任有限公司辦公用品及辦公設(shè)備管理規(guī)定1目的為規(guī)范辦公用品及辦公設(shè)備的管理，提高辦公用品及辦公設(shè)備的利用效率，合理控制相關(guān)費(fèi)用，特制定本管理規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于淮北文宇置業(yè)有限責(zé)任公司3管理職責(zé)3.1 綜合部（辦公室）3.1.1負(fù)責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備管理規(guī)定的起草、修訂、廢止；3.1.2負(fù)責(zé)定期審核各職能部門辦公用品及辦公設(shè)備的管理情況；3.1.3負(fù)責(zé)各職能部門辦公用品和辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)的審核；3.1.4負(fù)責(zé)各職能部門辦公用品及辦公設(shè)備需求計(jì)劃的匯總及審核；3.1.5負(fù)責(zé)辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)、保管、發(fā)放與盤點(diǎn)。3.1.6 負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所及有關(guān)房產(chǎn)的租

2、賃及日常管理。3.2 各部門負(fù)責(zé)按照本管理規(guī)定要求如期上報(bào)辦公用品及辦公設(shè)備需求計(jì)劃，按照計(jì)劃領(lǐng)取辦公用品及辦公設(shè)備，并負(fù)責(zé)使用過(guò)程中日常管理與盤點(diǎn)工作。4管理內(nèi)容：4.1 相關(guān)定義4.1.1 辦公用品：是指在日常工作中個(gè)人/部門共用的辦公性物品，分為易消耗類物品和周轉(zhuǎn)耐用品。1）易消耗類物品：是指一次性或短時(shí)間內(nèi)消耗，不能循環(huán)利用的辦公用品。其中包括：紙類（復(fù)印紙、熱敏紙、信紙、白板紙、標(biāo)簽紙、衛(wèi)生用紙、不干膠紙、即時(shí)貼、賬本、硬/軟面抄、文頭紙、記錄本、記事本等），文具類（筆、筆芯、墨水、橡皮、膠水/布、修正液、印泥等）及其它類（電池、鳳尾夾、訂書(shū)針、圖釘、回型針、大頭針、抽紙、紙杯、墨粉

3、等）；2）周轉(zhuǎn)耐用品：指長(zhǎng)期使用，而且可以循環(huán)利用的辦公用品。其中包括：水壺、白板、剪刀、起釘器、打孔機(jī)、訂書(shū)機(jī)、直尺、筆筒、檔案盒/袋、插座、簸箕、掃帚、紙簍、計(jì)算器、文件夾/欄/架、煙灰缸等。4.1.2 辦公設(shè)備：1）IT類：設(shè)備：是指電腦及相關(guān)外設(shè)，包括：移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、數(shù)據(jù)線、電腦主機(jī)及配件（顯示器、光驅(qū)、內(nèi)存、硬盤、顯卡、聲卡、網(wǎng)卡）、無(wú)線網(wǎng)卡、網(wǎng)絡(luò)工具、UPS、打印機(jī)、投影儀、復(fù)印機(jī)、錄音筆、掃描儀、傳真機(jī)、一體機(jī)、交換機(jī)、集線器等。 耗材：墨盒、粉倉(cāng)、硒鼓、碳帶、色帶、光盤（包括VCD、DVD）、網(wǎng)線、水晶頭、打印頭及維修用品、各種計(jì)算機(jī)類數(shù)據(jù)線等。2）家具電器類：是指辦公桌椅、

4、文件柜、沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)、空調(diào)、音響、碎紙機(jī)、電話機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)等。4.2 辦公用品及辦公設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)：（詳見(jiàn)附件1、附件2 ）4.3 審批權(quán)限 1）單價(jià)在2000元以下且一次性采購(gòu)在2000元以下的，由綜合部負(fù)責(zé)人依據(jù)辦公用品及辦公設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)審批。2）單價(jià)在2000元以下且一次性采購(gòu)在2000元（含）以上的，由綜合部負(fù)責(zé)人審核，項(xiàng)目總經(jīng)理審批。3）單價(jià)在2000元（含）以上30000元（含）以下的，由綜合部負(fù)責(zé)人審核，項(xiàng)目總經(jīng)理同意，總經(jīng)理審批。單價(jià)在30000元以上的，須董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買。4.4 審批程序4.4.1辦公用品及辦公設(shè)備需求審批程序：1）各部門于每月月末前，將下月的

5、辦公用品及辦公設(shè)備需求按照辦公用品規(guī)范名稱明細(xì)表（附件4）填寫月辦公用品及辦公設(shè)備需求計(jì)劃表（附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后連同電子版一起報(bào)至綜合部預(yù)算管理員進(jìn)行匯總，按照審批權(quán)限報(bào)批。領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由綜合部負(fù)責(zé)人安排人員按照需求計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，由綜合部負(fù)責(zé)保管與發(fā)放。2）各部門需購(gòu)買辦公設(shè)備單價(jià)在2000元以上的，填寫資產(chǎn)購(gòu)置審批表，按照審批權(quán)限審批，審批完畢后將資產(chǎn)購(gòu)置審批表交至綜合部，由綜合部負(fù)責(zé)人安排人員根據(jù)審批內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)及發(fā)放。4.4.2辦公用品及辦公設(shè)備領(lǐng)用程序：1）辦公用品/IT類耗材：各部門每月按照需求計(jì)劃領(lǐng)用當(dāng)月的辦公用品及耗材，在綜合部（辦公室）辦公用品領(lǐng)用表上簽字確認(rèn)。2

6、）IT類設(shè)備/家具電器類：需求部門對(duì)綜合部送達(dá)的辦公設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收簽字確認(rèn)，并對(duì)已驗(yàn)收的辦公設(shè)備進(jìn)行編號(hào)、登記備案管理。3）能夠以舊換新的辦公用品及辦公設(shè)備在領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)將廢舊不能使用的物品交回綜合部驗(yàn)收并履行登記備案手續(xù)；以舊換新的物品為（包括但不限于）：水壺、印泥、硒鼓、墨盒、筆筒、訂書(shū)機(jī)、剪刀、起釘器、打孔機(jī)、計(jì)算器、掃帚、簸箕、煙灰缸、墨水瓶、插座等部分文具用品以及辦公設(shè)備。4.5 辦公用品及辦公設(shè)備使用管理： 4.5.1辦公用品及辦公設(shè)備由綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，并指定專人負(fù)責(zé)。4.5.2辦公用品及設(shè)備應(yīng)合理使用，杜絕浪費(fèi)，并由專人建立并負(fù)責(zé)管理臺(tái)賬：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品及辦公設(shè)備需

7、求的申報(bào)、領(lǐng)用和保管，建立各部門的辦公用品及辦公設(shè)備的領(lǐng)用和庫(kù)存臺(tái)帳（臺(tái)賬格式見(jiàn)附件）。綜合部（辦公室）應(yīng)建立各單位辦公用品及辦公設(shè)備的總臺(tái)賬（臺(tái)賬格式見(jiàn)附件），及時(shí)更新辦公用品及辦公設(shè)備的使用情況。4.5.3員工離職或員工調(diào)動(dòng)時(shí)必須辦理辦公用品/辦公設(shè)備的交接手續(xù)：離職員工或員工調(diào)動(dòng)時(shí)需履行交接手續(xù)，按照辦公用品及辦公設(shè)備交接表（附件6）要求進(jìn)行填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、綜合部（及相應(yīng)管理部門）負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理離職手續(xù)； 辦理交接手續(xù)后的辦公用品/辦公設(shè)備如無(wú)人使用，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)交回綜合部，由綜合部入庫(kù)存放并調(diào)配管理；交接時(shí)如發(fā)現(xiàn)辦公用品及辦公設(shè)備出現(xiàn)人為損壞應(yīng)由使用者賠償，否則由部

8、門負(fù)責(zé)人承擔(dān)損失費(fèi)用。4.5.4 維修與更新：1） 辦公用品及辦公設(shè)備出現(xiàn)損壞時(shí)，由使用部門填寫辦公用品/辦公設(shè)備/辦公場(chǎng)所需求/維修審批表（附件5）報(bào)至綜合部，綜合部鑒定屬于正常損壞的安排維修并正常報(bào)銷維修費(fèi)用，鑒定屬于非正常損壞的維修費(fèi)用由使用人/部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。 2）辦公用品及辦公設(shè)備因老化等原因不能滿足工作需求，需要申請(qǐng)報(bào)廢或更新的，經(jīng)綜合部鑒定后，按照公司相關(guān)報(bào)廢處理程序執(zhí)行，相關(guān)部門做好備案登記工作。4.5.5職能部門每年年底對(duì)各部門辦公用品及辦公設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)登記，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有丟失、人為故意損壞現(xiàn)象的，將對(duì)使用人/部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)處理。4.6 辦公用品及辦公設(shè)備使用反饋4.6.1各

9、部門對(duì)辦公用品及辦公設(shè)備的意見(jiàn)和建議，可在辦公用品及辦公設(shè)備需求計(jì)劃表中的反饋區(qū)域填寫，隨需求計(jì)劃一同報(bào)至綜合部，綜合部對(duì)各部門的建議及意見(jiàn)進(jìn)行收集匯總。4.6.2綜合部應(yīng)根據(jù)各部門的使用反饋意見(jiàn)、辦公用品及辦公設(shè)備的特性對(duì)供貨單位進(jìn)行調(diào)整或督促供貨單位提高質(zhì)量和服務(wù)，確保辦公用品及辦公設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)滿足員工需求。4.6.3綜合部每年年底對(duì)各部門的意見(jiàn)和建議進(jìn)行匯總并提出整改要求，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.7 辦公場(chǎng)所相關(guān)管理規(guī)定：4.7.1各單位各部門應(yīng)自覺(jué)愛(ài)護(hù)辦公場(chǎng)所，搞好各自辦公場(chǎng)所的清潔工作，確保辦公場(chǎng)所干凈衛(wèi)生；在辦公期間使用水電時(shí)，應(yīng)當(dāng)本著節(jié)約的原則合理使用。4.7.2公司或單位

10、因工作需要租賃辦公場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)按照辦公設(shè)備辦公場(chǎng)所需求/維修審批表要求進(jìn)行填寫及審批，批復(fù)后將審批表交至綜合部，由綜合部負(fù)責(zé)租賃辦公場(chǎng)所。辦公場(chǎng)所應(yīng)以公司名義簽訂租用合同，憑合同到公司報(bào)銷租房費(fèi)用（含稅）、采暖費(fèi)、水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)，其中取暖費(fèi)按照當(dāng)?shù)嘏瘹鈫蝺r(jià)與租房面積計(jì)算核報(bào)，水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)憑正規(guī)發(fā)票報(bào)銷。4.7.3分公司辦公場(chǎng)所按照設(shè)立分公司管理規(guī)定執(zhí)行。4.7.4辦公室鑰匙（磁卡）使用要求：1）各單位所有的鑰匙由綜合部（辦公室）統(tǒng)籌管理、復(fù)制，登記造冊(cè)。員工所需鑰匙必須向綜合部（辦公室）領(lǐng)取。未經(jīng)綜合部（辦公室）同意，不得擅自復(fù)制鑰匙。2）員工離職或因工作需要調(diào)離原辦公室的，必須將原領(lǐng)取使用的

11、鑰匙交回公司綜合部（辦公室）方能辦理離職手續(xù)。3）鑰匙使用者應(yīng)謹(jǐn)慎保管鑰匙，出現(xiàn)鑰匙遺失時(shí)，必須及時(shí)報(bào)告公司職能部門，在交付成本費(fèi)后換發(fā)相應(yīng)的鑰匙。造成經(jīng)濟(jì)損失的，由遺失者承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；4）不得將本人保管使用的鑰匙借給他人使用。若造成經(jīng)濟(jì)損失的，由借出人與借入人共同承擔(dān)賠償責(zé)任。4.7.5租用的辦公室不得從事與公司工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，否則責(zé)任自負(fù)。4.7.6辦公場(chǎng)所出現(xiàn)損壞時(shí)，由使用部門填寫辦公用品辦公設(shè)備辦公場(chǎng)所需求/維修審批表報(bào)至綜合部，綜合部鑒定屬于正常損壞的安排維修并正常報(bào)銷維修費(fèi)用，鑒定屬于非正常損壞的維修費(fèi)用由使用人/部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。4.8 各部門現(xiàn)有的不符合本管理規(guī)定中配制標(biāo)準(zhǔn)

12、的，由各相應(yīng)管理部門負(fù)責(zé)收回，統(tǒng)一入庫(kù)存放或調(diào)劑使用。4.9綜合部（辦公室）會(huì)同審計(jì)部每年度將對(duì)照本管理規(guī)定對(duì)所屬各單位辦公用品、辦公設(shè)備、辦公場(chǎng)所的實(shí)際產(chǎn)生費(fèi)用進(jìn)行審查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)未按照本管理規(guī)定執(zhí)行且沒(méi)有報(bào)送審批的情況，將進(jìn)行通報(bào)，并對(duì)照績(jī)效考核進(jìn)行處理。5附則5.1本管理規(guī)定由文宇置業(yè)總經(jīng)辦起草并負(fù)責(zé)解釋修訂。5.2本管理規(guī)定自文件印發(fā)之日起生效。6附件附件1：辦公用品及資產(chǎn)類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)附件2：IT類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)附件3：公司*部*年*月辦公用品及辦公設(shè)備需求計(jì)劃附件4：辦公用品規(guī)范名稱明細(xì)表附件5：辦公用品/辦公設(shè)備/辦公場(chǎng)所需求/維修審批表附件6：辦公用品/辦公設(shè)備交接表附件7

13、：辦公用品/辦公設(shè)備/辦公場(chǎng)所臺(tái)賬附件1： 辦公用品及資產(chǎn)類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)類別辦公設(shè)備辦公用品名稱配備數(shù)量名稱配備數(shù)量名稱配備數(shù)量高層老板桌椅1套計(jì)算器1個(gè)橡皮1塊/2個(gè)月文件柜2組訂書(shū)機(jī)1個(gè)膠水（或固體膠）1個(gè)/2個(gè)月沙發(fā)、茶幾1套剪刀1把回形針1盒/2個(gè)月電腦1臺(tái)U盤、硬盤1個(gè)空調(diào)1臺(tái)直尺1把大頭針1盒/2個(gè)月飲水機(jī)1臺(tái)文件架1個(gè)筆記本2本/月掛衣架1個(gè)期刊盒1個(gè)筆筒1個(gè)保險(xiǎn)柜1個(gè)鉛筆1支/月紙抽1包/月電話機(jī)1部簽字筆1支/月紙簍1個(gè)中層普通辦公桌椅 1套計(jì)算器1個(gè)鉛筆1支/月文件柜1組訂書(shū)機(jī)1個(gè)橡皮1塊/2個(gè)月電腦1臺(tái)直尺1把膠水（或固體膠）1個(gè)/2個(gè)月文件架1個(gè)筆記本1本/月期刊盒

14、1個(gè)簽字筆1支/月基層普通辦公桌椅 1套中性筆 1支/月鉛筆1支/3月電腦1臺(tái)（視崗位需要）常規(guī)中性筆芯1支/月橡皮1塊/6個(gè)月期刊盒1個(gè)膠水（或固體膠）1支/2個(gè)月軟面抄1本/2月計(jì)算器1個(gè)/人（僅限財(cái)務(wù)部申領(lǐng)）部室空調(diào)1臺(tái)1臺(tái)（視情況）計(jì)算器1個(gè)檔案袋5個(gè)/月飲水機(jī)1臺(tái)回形針1盒剪刀1把文件柜1個(gè)/人大頭針1盒紙簍1個(gè)保險(xiǎn)柜1個(gè)(僅限財(cái)務(wù)部申領(lǐng))訂書(shū)機(jī)1個(gè)寬膠帶1卷/月（僅限綜合部申領(lǐng)）熱水壺1個(gè)訂書(shū)針1盒/每季度電話機(jī)1部起訂器1個(gè)注：上述辦公用品及辦公設(shè)備配備數(shù)量欄內(nèi)未注明申領(lǐng)期限的再次上報(bào)時(shí)需以舊換新。附件2： IT類辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)類別名稱配備數(shù)量/可配備崗位、部門IT類打印、復(fù)印

15、、掃描一體機(jī)1臺(tái)/部門（僅限綜合部配備）掃描儀1臺(tái)/部門（僅限綜合部配備）移動(dòng)硬盤1個(gè)/人、部門（僅限公司高管、綜合部配備）電腦依申請(qǐng)審批配備打印機(jī)1臺(tái)/部門（僅限綜合部/辦公室配備）復(fù)印機(jī)1臺(tái)/部門（僅限綜合部/辦公室配備）針式打印機(jī)1臺(tái)/部門（僅限財(cái)務(wù)部和涉稅部門配備）U盤1個(gè)/人、部門（依部門配備）交換機(jī)、集線器統(tǒng)一配置附件3： 辦公用品規(guī)范名稱明細(xì)表序號(hào)名稱規(guī)格單位1文件夾雙夾/單夾/透明拉桿文件夾50頁(yè)/打孔文件夾（5cm厚）個(gè)2文件袋紙質(zhì)帶扣個(gè)3宣傳袋紙質(zhì)/塑料個(gè)4檔案盒牛皮紙/塑料個(gè)5檔案袋牛皮紙檔案袋/透明帶扣檔案袋個(gè)6文件架三層塑料/二層塑料個(gè)7期刊欄四欄/三欄個(gè)8長(zhǎng)尾夾15

16、mm、19mm、25mm、32mm、41mm、51mm、個(gè)9加厚訂書(shū)針23/23(240頁(yè))盒10加厚訂書(shū)機(jī)23/23(240頁(yè))個(gè)11固體膠普通大瓶12中性筆黑色、紅色、藍(lán)色、綠色支13中性筆芯黑色、紅色、藍(lán)色、綠色支14辦公膠帶卷15白板筆黑色/藍(lán)色/紅色支16 記號(hào)筆黑色/藍(lán)色/紅色支17硬/軟面抄本18橡皮塊19鉛筆HB/2B支20計(jì)算器大/小個(gè)21復(fù)印紙A4/A3包22回形針盒專心-專注-專業(yè)23印油原子紅色/光敏紅色/原子藍(lán)色/快干印油紅色/快干印油藍(lán)色瓶24印臺(tái)圓形大/圓形小、方形大個(gè)25紙杯50個(gè)/包包26面巾紙塑料軟包裝紙抽包27筆記本統(tǒng)一印制個(gè)28便箋 統(tǒng)一印制本29大頭針盒30白板擦個(gè)31報(bào)銷憑證本32出差旅費(fèi)報(bào)銷單本33借匯款憑證本34電池（南孚）5#/7#節(jié)35筆筒多功能塑料/木制個(gè)36壓桿打印紙4層3814盒37啟釘器個(gè)38現(xiàn)金日記帳25K普通本39銀行日記帳25K普通本40