河北區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程

1、數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程1. 范圍 本規(guī)程包括數(shù)字檔案室建設(shè)的基本原則、內(nèi)容構(gòu)成和技術(shù)要求等。 本規(guī)程適用于我區(qū)各級(jí)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)。2. 術(shù)語 數(shù)字檔案室：在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性為基礎(chǔ)，對(duì)各類電子文件的收集、歸檔、整理、保管、利用全過程，實(shí)現(xiàn)文件和檔案一體化管理的虛擬檔案室。 3. 規(guī)范性文件 3.1 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)： 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002） 照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821-2002） 中國檔案機(jī)讀目錄格式（GB/T 20163-2006） 文書檔案案卷格式（GB/T 9705-2008） 科學(xué)技術(shù)

2、檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2008） 非關(guān)系型數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)(征求意見稿) 電子文件全程管理系統(tǒng)測評(píng)規(guī)范(征求意見稿) 電子文件全程管理業(yè)務(wù)需求指南(征求意見稿) 電子文件全程管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(征求意見稿) 電子文件全程管理應(yīng)用接口規(guī)范(征求意見稿) 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T 15-1995） 檔案著錄規(guī)則（DA/T 18-1999） 歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000） 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002） 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 31-2005） 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范(DA/T 38-2008)

3、 會(huì)計(jì)檔案案卷格式（DA/T 39-2008） 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009） 版式電子文件長期保存格式需求（DA/T 47-2009） 基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T 48-2009） 文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式（DB 32/505-2002） 數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程（DB 32/T 18922011） 電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式（DB 32/T 18932011） 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011） 3.2 參考文檔： 檔案管理軟件功能設(shè)計(jì)要求暫行規(guī)定（國家檔案局2001年6月5日發(fā)布） 電子公文歸檔管理暫行辦法

4、（國家檔案局令第6號(hào)，2003年7月28日發(fā)布） 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號(hào)，2006年9月19日發(fā)布） 電子文件管理暫行辦法（中辦國辦廳字(2009)39號(hào)） 國家檔案局辦公室關(guān)于征求專業(yè)檔案類目體系表（征求意見稿）意見的通知（檔辦2011101號(hào)） 天津市電子公文歸檔管理暫行辦法（津檔20069號(hào)） 4. 基本原則 4.1 文檔一體原則：保證在不同信息系統(tǒng)中形成的應(yīng)歸檔電子文件，能及時(shí)、完整地進(jìn)入數(shù)字檔案室。 4.2 館室一體原則：保證在數(shù)字檔案室中形成的電子檔案，符合同級(jí)數(shù)字檔案館進(jìn)館要求，并能通過在線或脫機(jī)的方式定期向檔案館移交。 4.3 安全原則：

5、建立健全必要的工作制度，重視安全技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用，加強(qiáng)安全管理，確保數(shù)字檔案室管理的各類文件及檔案數(shù)據(jù)在應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全。 5. 基礎(chǔ)業(yè)務(wù) 5.1 電子文件歸檔 5.1.1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限，按機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。 5.1.2 電子文件的歸檔內(nèi)容，應(yīng)包括與紙質(zhì)文件內(nèi)容相對(duì)應(yīng)的電子文件、電子辦文單及元數(shù)據(jù)等。 5.1.3 電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和歸檔格式，應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求；暫時(shí)未制定標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)選擇開放或主流的格式標(biāo)準(zhǔn)。 5.1.4 對(duì)于本單位形成的各類業(yè)務(wù)文件，要按照國家檔案局專業(yè)檔案類目體系表（征求意見稿）進(jìn)行歸類，實(shí)時(shí)或定期歸檔為專業(yè)檔案。

6、 5.1.5 對(duì)于實(shí)物、照片及音視頻文件，要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)時(shí)或定期歸檔為實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案等電子檔案。 5.1.6 對(duì)于上述各類文件的歸檔管理，如有國家、省相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的，要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.2 電子檔案保管 5.2.1 在建立相應(yīng)的管理機(jī)制、工作流程、技術(shù)保障措施的基礎(chǔ)上，確保電子檔案內(nèi)容的安全保管；屬于國家秘密級(jí)以上的電子檔案保管，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 5.2.2 對(duì)電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的備份策略，選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)方式定期進(jìn)行備份；在使用脫機(jī)載體進(jìn)行備份時(shí)，

7、脫機(jī)載體的制作、選擇和保管，應(yīng)參照電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范(DA/T38-2008)、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T l5-95）、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。 5.3 電子檔案封裝及移交 5.3.1 數(shù)字檔案室應(yīng)實(shí)現(xiàn)向國家綜合檔案館移交各類電子檔案的功能。 5.3.2 移交的方式應(yīng)包括在線移交和脫機(jī)移交。在線移交須通過電子政務(wù)網(wǎng)上傳移交內(nèi)容，脫機(jī)移交須定期把移交內(nèi)容存儲(chǔ)在光盤載體上向檔案館移交。 5.3.3 數(shù)字檔案室向國家綜合檔案館移交的內(nèi)容，應(yīng)包括檔案目錄數(shù)據(jù)及與之相對(duì)應(yīng)的電子封裝包（EEP）。具體要求應(yīng)參照基于XML的電子文件封

8、裝規(guī)范（DA/T 48-2009）、文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式（DB32/505-2002）、電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式（DB 32/T 18932011）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。 5.3.4 數(shù)字檔案室移交的內(nèi)容應(yīng)由檔案員和分管領(lǐng)導(dǎo)使用數(shù)字證書（個(gè)人/單位證書）進(jìn)行數(shù)字簽名。選用的電子簽名服務(wù)及其認(rèn)證證書應(yīng)符合電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法等國家相關(guān)規(guī)定。其電子簽名的驗(yàn)證環(huán)境及相關(guān)技術(shù)資料、數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案一并移交，以便此類文檔能夠長期可讀和提供利用。 5.4 電子檔案利用 5.4.1 對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案，應(yīng)按權(quán)限及時(shí)提供利用。 5.5 建立檔案借閱登記和利用效果登記臺(tái)帳等。 6. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)

9、境 6.1 數(shù)字檔案室運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理/邏輯隔離。 6.2 數(shù)字檔案室應(yīng)在保證安全的前提下，部署在應(yīng)歸檔文件資源相對(duì)豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。 6.3 數(shù)字檔案室所在網(wǎng)絡(luò)與不同安全等級(jí)的網(wǎng)絡(luò)之間需交換數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按經(jīng)協(xié)商的交換標(biāo)準(zhǔn)，通過移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。 7. 硬件設(shè)施 7.1 數(shù)字檔案室應(yīng)配備必要的硬件設(shè)施。主要包括：計(jì)算機(jī)、專用服務(wù)器、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、有自動(dòng)進(jìn)紙功能的中/低速掃描儀、光盤刻錄機(jī)、不間斷電源等。 7.2 有條件或有需要的單位還可考慮選配：有自動(dòng)進(jìn)紙功能的高速掃描儀、磁盤陣列設(shè)備、雙機(jī)熱備服務(wù)器、磁帶機(jī)等。 8. 系統(tǒng)軟件 8.1 操作系統(tǒng)：應(yīng)選擇與硬件環(huán)境相匹配的主

10、流操作系統(tǒng)。 8.2 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：應(yīng)選擇能滿足數(shù)字檔案室性能要求、適應(yīng)本單位信息化總體規(guī)劃、技術(shù)成熟、后期維護(hù)有保障的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。 9. 應(yīng)用軟件 9.1 電子文件歸檔管理：文書類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)按照文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009）執(zhí)行，必須確保具有上述標(biāo)準(zhǔn)中的必選元數(shù)據(jù)和滿足相關(guān)條件的條件選元數(shù)據(jù)，其他元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)需要盡量補(bǔ)全。歸檔電子文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)和有關(guān)資料應(yīng)能在保證安全的前提下，通過在線或脫機(jī)的方式，從單位OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)或定期進(jìn)入電子文件歸檔管理狀態(tài)，并進(jìn)行真實(shí)、完整、有效性方面的鑒定、檢測。其他各類歸檔業(yè)務(wù)文件也應(yīng)能通過在線或脫機(jī)的方式，從單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)或定期

11、進(jìn)入歸檔管理狀態(tài)。應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)收文、發(fā)文、會(huì)議文件、各類業(yè)務(wù)文件、實(shí)物、照片、音視頻文件及其他材料等各類電子文件進(jìn)行登記、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、預(yù)歸檔等輔助功能。 9.2 電子檔案管理：各類電子檔案應(yīng)當(dāng)按照文件主題、存儲(chǔ)載體、涉密程度、安全等級(jí)、形成時(shí)間、保管期限和相關(guān)管理要求進(jìn)行分類整理，建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，提供檢索途徑。應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案及資料的著錄、整理編目、借閱、編研、統(tǒng)計(jì)、鑒定劃控、目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)檢索、庫房管理等功能。 9.3 電子檔案封裝及移交：應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的電子簽名和封裝等功能，并能與綜合檔案館實(shí)現(xiàn)在線或脫機(jī)移交。 9.4 電子檔案利用：在保證安全的前提下，方便快捷的

12、對(duì)本單位工作人員提供符合其規(guī)定權(quán)限的各類檔案的利用和服務(wù)功能，其方式可考慮通過與服務(wù)對(duì)象的信息系統(tǒng)進(jìn)行集成實(shí)現(xiàn)，也可與服務(wù)對(duì)象的信息系統(tǒng)通過鏈接及單點(diǎn)登錄實(shí)現(xiàn)?；竟δ軕?yīng)包括：非在線查閱和登記、在線查閱及審批、查閱臺(tái)帳管理等。 9.5 系統(tǒng)管理：應(yīng)包括部門和用戶管理、應(yīng)用權(quán)限控制、檔案和文件的類目管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、報(bào)表管理、字典維護(hù)、密碼管理、數(shù)據(jù)安全管理及日志管理等功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的有效管理和定期備份。 9.6 其它：可根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)其它管理功能。 10. 檔案數(shù)字化 10.1 基本要求 根據(jù)相關(guān)規(guī)范和要求以及本單位的實(shí)際情況制定符合上級(jí)行政及業(yè)務(wù)主管部門要求的數(shù)字化規(guī)范及實(shí)施計(jì)劃。

13、 涉密檔案原則上不進(jìn)行內(nèi)容的數(shù)字化處理。 存量檔案的批量數(shù)字化，在保證安全的前提下可采用外包方式進(jìn)行。 10.2 目錄數(shù)字化 10.2.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)： 現(xiàn)行文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)、照片檔案目錄數(shù)據(jù)及會(huì)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)按照現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 其它專業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)：參照電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式（DB 32/T 18932011）及市檔案局根據(jù)各專業(yè)管理規(guī)范和要求制定的目錄數(shù)據(jù)格式，垂直管理的機(jī)關(guān)單位可以依據(jù)系統(tǒng)內(nèi)上級(jí)部門各專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求以及綜合檔案館的進(jìn)館要求制定。 10.2.2 范圍：完成本單位室藏全部檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)字化。 10.3 紙質(zhì)

14、檔案數(shù)字化 10.3.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 31-2005）和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）執(zhí)行。 10.3.2 范圍：2011年創(chuàng)建數(shù)字檔案室的單位，要完成2006年以來的室藏檔案數(shù)字化；2012年創(chuàng)建數(shù)字檔案室的單位，要完成2005年以來的室藏檔案數(shù)字化；以此類推。 10.4 照片檔案數(shù)字化 10.4.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）執(zhí)行。 10.4.2 范圍：完成本單位室藏全部照片的數(shù)字化。 10.5 實(shí)物檔案數(shù)字化 10.5.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程（DB 32/T 1

15、8942011）執(zhí)行。 10.5.2 范圍：完成本單位室藏全部實(shí)物檔案的數(shù)字化。 10.6 多媒體檔案數(shù)字化 10.6.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）執(zhí)行。 10.6.2 范圍：完成本單位室藏全部多媒體檔案的數(shù)字化。 11. 數(shù)據(jù)安全 11.1 按照國家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，建立信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，實(shí)行嚴(yán)格的安全保密管理。 11.2 指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，每年不得少于一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并處理。 11.3 數(shù)據(jù)歸檔入庫前，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性

16、和有效性進(jìn)行必要的鑒定，確認(rèn)達(dá)到要求后，才可正式入庫保管。 11.4 歸檔入庫后的檔案數(shù)據(jù)，原則上不能進(jìn)行刪、改操作。數(shù)據(jù)確有錯(cuò)誤的，在刪、改時(shí)應(yīng)由應(yīng)用系統(tǒng)形成必要的日志以備查證。 11.5 對(duì)正在運(yùn)行的應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，應(yīng)采用必要的技術(shù)策略和措施，實(shí)現(xiàn)在線的應(yīng)用備份和數(shù)據(jù)備份；同時(shí)，必須定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)備份，并使用專用的電子文件柜保存脫機(jī)載體。 11.6 檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、存儲(chǔ)載體等發(fā)生變化，可能影響其效果或安全時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將其遷移、轉(zhuǎn)換。 11.7 反映檔案數(shù)據(jù)保管利用過程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。 12. 系統(tǒng)安全 12.1 應(yīng)在中華人民共和國保守國家秘密法和本單位保密規(guī)定的指導(dǎo)

17、下實(shí)施數(shù)字檔案室的建設(shè)。 12.2 應(yīng)根據(jù)需要加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)訪問的安全控制，保證信息的使用、存儲(chǔ)、傳輸安全。應(yīng)防止越權(quán)訪問，以及防止因偶然或惡意的原因使系統(tǒng)遭到破壞、更改、泄露。 12.3 應(yīng)采用國家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過的正版查毒、殺毒軟件，實(shí)時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。 12.4 應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要采用通過安全資質(zhì)認(rèn)證的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，采用信息保護(hù)、訪問控制、責(zé)任認(rèn)定等技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中可疑的訪問進(jìn)行記錄、跟蹤，阻止非法訪問，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。 12.5 應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行掃描，主動(dòng)查找并升級(jí)各種設(shè)備存在的漏洞，避免可能引起的破壞。 12.6 有條件的情況下，應(yīng)該通過政府CA或本單位的CA，采用數(shù)字證書技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種用戶身份的有效鑒別，確保用戶身份的合法性 13. 制度建設(shè) 13.1 建立本單位電子文件歸檔制度，明確電子文件歸檔范圍、歸檔程序、歸檔方法及開放范圍等。 13.2 建立本單位電子檔案管理制度，明確規(guī)定電子檔案維護(hù)管理的職責(zé)和要求等。 13.3 建立本單位電子檔案移交制度，明確規(guī)定電子檔案