TXB0403設(shè)備備件管理控制程序

1、TCL 空 調(diào) 器 (中 山) 有 限 公 司 體 系 文 件*程序文件文件名稱： 設(shè)備備件管理控制程序 文件編號：3 版 本： A00 頁 碼： 第1頁共11頁 生效日期： 2006年4月15日 本文件為TCL空調(diào)器（中山）有限公司所有未經(jīng)許可任何人不得翻印，紙介文件在蓋上紅色受控印章后方為有效!文件修訂、批準(zhǔn)頁修訂記錄：版本修訂日期修訂內(nèi)容說明A002006年4月8日新編。文件審批：編制/日期：品管部體系管理標(biāo)準(zhǔn)化審查/日期：部門審核/日期：其他部門會簽/日期：批準(zhǔn)/日期：目 錄1. 目的2. 適用范圍3. 引用標(biāo)準(zhǔn)4. 定義4.1 設(shè)備備件4.2 備件5. 管理職責(zé)5.1 設(shè)備部門職責(zé)5

2、.2 財務(wù)部門職責(zé)5.3 使用部門職責(zé)6. 管理內(nèi)容與要求6.1 備件計劃6.2 備件采購6.3 備件入倉與領(lǐng)用6.4 關(guān)鍵備件試用及確認(rèn)6.5 庫存管理6.6 安全庫存管理7. 附錄和附表1. 目的為規(guī)范公司在設(shè)備備件管理方面的職責(zé)、管理內(nèi)容和方法，使備件管理工作得到有效控制，為降低備件費用以及資金積壓，特制定本控制程序。2. 適用范圍本控制程序適用于TCL空調(diào)器(中山)有限公司。3. 引用標(biāo)準(zhǔn)TX-A.03.01質(zhì)量管理手冊 2設(shè)備管理控制程序4定義4.1 設(shè)備備件：通常指用以設(shè)備維修、保養(yǎng)所需的零件、部件、油、氣等物資的總稱。4.2 本控制程序的備件，包含低值易耗品、工具、加工件和設(shè)備零

3、部件等。為與公司產(chǎn)品的備件、配件區(qū)別，也稱設(shè)備備件。5管理職責(zé)5.1設(shè)備部門職責(zé)：研制中心制造部設(shè)備課為公司設(shè)備備件管理的歸口管理部門。對設(shè)備備件的計劃、審核、采購、倉存、發(fā)放、費用統(tǒng)計、管理考核等管理工作的全過程負(fù)責(zé)。5.2財務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)對設(shè)備備件的費用進(jìn)行管理與考核。5.3使用部門職責(zé)：對本部門內(nèi)的設(shè)備備件的計劃、領(lǐng)用、二級倉存管理以及本部門的備件費用等負(fù)責(zé)。6. 管理內(nèi)容與要求備件管理包括備件計劃、采購、倉庫管理、備件試用和確認(rèn)等方面。6.1 備件計劃備件計劃是保證備件使用和控制庫存、費用的關(guān)鍵一環(huán)，使用部門應(yīng)對備件計劃的完整性、準(zhǔn)確性和合理性負(fù)責(zé)。備件計劃分為：月度備件采購計劃、急

4、購件臨時采購計劃和委外加工計劃。6.1.1 備件計劃與審批1. 備件計劃號：備件計劃號對設(shè)備備件的計劃、領(lǐng)用與使用部門的對應(yīng)有非常重要的作用。*NnyyyymmXXX*：備件類型。a) 設(shè)備備件(B)； 低值易耗品(D)； 油品(Y)； 工具(G)； 加工件(J)。b) Nn：表示使用部門。N代表部門，n代表課室。c) yyyymm：表示年月。d) XXX：流水順序號。2. 表格：月度備件采購計劃表、臨時備件采購計劃表、委外加工、修理申請單3. 備件計劃審批流程：使用部門計劃人課長部長設(shè)備課備件采購員課長主管部長審核，由主管副總批準(zhǔn)。4. 使用部門在填寫備件采購計劃時應(yīng)明確備件的編號、名稱、型

5、號、規(guī)格、生產(chǎn)商、圖號以準(zhǔn)確描述所需的備件。5. 使用部門計劃人在填寫備件采購計劃時必須明確備件的數(shù)量，并盡量準(zhǔn)確填寫單價與金額并在備注欄說明用途以便各級管理人員審核控制費用。6. 使用部門在制定備件計劃時應(yīng)在調(diào)查庫存情況后認(rèn)真填寫，必須考慮以下幾個因素：月使用消耗數(shù)量、現(xiàn)庫存(含二級庫存)、裝機(jī)數(shù)量、安全庫存以及價格性能比。7. 為嚴(yán)格控制備件計劃的準(zhǔn)確性、完整性和合理性，設(shè)備課可以不予采購備件描述不清楚、計劃馬虎、虛報、亂報和非設(shè)備課采購范圍（如生產(chǎn)物料、辦公用品、勞保用品）的備件，但應(yīng)知會使用部門。8. 使用部門在制定備件計劃時，應(yīng)盡量選用備件倉的備件臺帳目錄中已登錄的項目。6.1.2

6、月度備件采購計劃每月25日由使用部門做出下月的備件計劃填寫月度備件采購計劃表并上交設(shè)備課。6.1.3 臨時采購計劃1臨時采購計劃是用于計劃采購由于設(shè)備突發(fā)性故障而備件倉無備件進(jìn)行維修，且無相關(guān)設(shè)備進(jìn)行替代使用時急需采購的備件。根據(jù)實際情況填報臨時備件采購計劃表，是用于月度采購計劃考慮不足或應(yīng)對突發(fā)事件的一種補充手段。2由于大量的臨時采購計劃必然對擾亂備件采購正常運作，造成真正的急購備件無法按時購回。因此，使用部門加強設(shè)備的預(yù)防維修和備件的計劃預(yù)見性，減少臨時采購的次數(shù)，主管課長應(yīng)對臨時采購計劃全面負(fù)責(zé)。3設(shè)備課對于不屬于急購備件的情況可以不予采購，但應(yīng)知會使用部門。6.1.4 委外加工計劃1設(shè)

7、備的零部件需要進(jìn)行加工制造而公司無能力自行加工的，由使用部門填報委外加工、修理申請單。2設(shè)備的零部件需要進(jìn)行公司內(nèi)進(jìn)行加工處理的，以工作聯(lián)絡(luò)單的形式執(zhí)行。3委外加工件的計劃原則上每月25日上報一次。特殊情況也可臨時上報。6.2 備件采購 采購權(quán)限1. 備件的采購工作由設(shè)備課負(fù)責(zé)。2. 一般備件由設(shè)備課備件采購員負(fù)責(zé)采購。3. 對于有專業(yè)技術(shù)要求的備件和委外加工件的采購工作由設(shè)備課長指定或授權(quán)設(shè)備工程師采購或協(xié)助備件采購員采購。4. 設(shè)備工程師執(zhí)行采購工作任務(wù)時必須按條款進(jìn)行價格審核報批。6.2.2 備件的定價1. 招標(biāo)：a) 招標(biāo)適用于低值易耗品、工具等價格變化較小的備品備件。b) 招標(biāo)由設(shè)備

8、課編制招標(biāo)文件并組織實施。2. 符合以下條件之一的備件應(yīng)通過招標(biāo)或按價格審批制度報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施采購。a) 專用設(shè)備備件。b) 單價高于500元的設(shè)備備件（不含鋼材等低值易耗品）。c) 進(jìn)口備件。d) 委外加工件。e) 招標(biāo)中未包含的備件。f) 市場價格變化較大的備件。6.2.3 價格審批1. 表格：設(shè)備備件審價表2. 價格審核報批流程：備件采購員(設(shè)備工程師)設(shè)備課長主管部長主管副總。3. 審批權(quán)限：a) 一次采購價格低于1000元的，由設(shè)備課長批準(zhǔn)。b) 一次采購價格低于5000元的，由主管部長批準(zhǔn)。c) 一次采購價格高于或等于5000元的，由主管副總批準(zhǔn)。4. 其他要求：a) 備

9、件的采購定價必須有3家或以上供應(yīng)商參與競價。特殊情況不足3家的，采購員應(yīng)做出書面的說明并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。b) 如在三個月內(nèi)發(fā)生重復(fù)采購的，備件價格可以按不高于上次審批的價格執(zhí)行，不需要再辦理價格審批。6.2.4 應(yīng)急采購1. 對于嚴(yán)重影響生產(chǎn)急需購買的備件，備件采購員在經(jīng)設(shè)備課課長同意后，先給予購買，再補辦價格審批手續(xù)。2. 對于一時無法找到設(shè)備課采購員采購而又嚴(yán)重影響生產(chǎn)的急購備件，設(shè)備課長應(yīng)指定設(shè)備工程師或使用部門設(shè)備主管購買，并在24小時內(nèi)通知設(shè)備課采購員。6.3 備件入倉與領(lǐng)用備件計劃、價格審批兩個流程完成后相關(guān)單據(jù)表格發(fā)備件倉管員。6.3.1 備件入倉1. 供應(yīng)商在供應(yīng)貨品時應(yīng)將實物

10、與送貨單一同交付給備件倉，并與倉管員共同對實物的數(shù)量進(jìn)行當(dāng)面清點。對于未進(jìn)行當(dāng)面清點的，其數(shù)量以倉管員清點的數(shù)量為準(zhǔn)。2. 貨品在驗收合格后由倉管員辦理入倉手續(xù)，并錄入SCM系統(tǒng)。3. 通用備件、低值易耗品等一般貨品由倉管員進(jìn)行驗收。4. 專用備件和貴重的貨品由設(shè)備工程師組織對質(zhì)量進(jìn)行驗收或通過試用來驗收，填寫關(guān)鍵備件信息跟蹤卡。5. 數(shù)量較大等原因進(jìn)行驗收抽檢的備件，驗收抽檢率不低于10%，且隨機(jī)抽檢。6. 屬于計量器具的，需經(jīng)公司計量部門檢測合格后方可辦理入倉手續(xù)。7. 倉管員在辦理入倉手續(xù)時必須核對送貨單中的價格、數(shù)量、供應(yīng)商與招標(biāo)或?qū)徟氖欠褚恢?，對于未招?biāo)或無審價的、送貨不符的不得辦

11、理入倉。6.3.2 備件領(lǐng)用1. 備件領(lǐng)料單是監(jiān)控備件領(lǐng)用的原始憑證，因此在領(lǐng)用備件時必須規(guī)范領(lǐng)料單的填寫。無領(lǐng)料單的，倉管員應(yīng)拒絕發(fā)放。2. 使用部門在填寫領(lǐng)料單時必須正確填寫的備件的編號、名稱、型號、規(guī)格以及領(lǐng)用的數(shù)量，對于填寫不全或不準(zhǔn)確的，倉管員有權(quán)柜絕發(fā)放。備件的編號、名稱、型號、規(guī)格應(yīng)與備件倉的庫存目錄一致。同時，應(yīng)如實填寫備件的用途，以便設(shè)備課核算費用。3. 領(lǐng)料單必須由使用課室領(lǐng)用人、主管課長簽字確認(rèn)有效。4. 備件領(lǐng)用時，倉管員應(yīng)如實填寫實際發(fā)放的數(shù)量并簽字確認(rèn)。5. 倉管員憑領(lǐng)料單辦理備件出倉手續(xù)并錄入SCM系統(tǒng)。6. 使用部門在報領(lǐng)備件時應(yīng)報領(lǐng)本部門(課室)做了計劃并經(jīng)批

12、準(zhǔn)的備件項目。對于未有有效的備件計劃的申領(lǐng)，倉管員不得發(fā)放。特殊情況車間急需領(lǐng)用非本部門(課室)計劃購回的備件，需經(jīng)原計劃的部門(課室)的主管課長簽字確認(rèn)，倉管員方可給予發(fā)放。7. 屬于大修、技術(shù)改造項目的備件，需經(jīng)設(shè)備課備件管理員簽字確認(rèn)。否則，倉管員應(yīng)拒絕發(fā)放或費用列入使用部門的維修費用。8. 單價超過500元的設(shè)備備件，需經(jīng)設(shè)備課備件管理員簽字確認(rèn)。單價超過1000元的設(shè)備備件，需經(jīng)設(shè)備課長簽字確認(rèn)。否則，倉管員應(yīng)拒絕發(fā)放。9. 所有有工具、工裝夾具以及單價超過500元的設(shè)備備件必須以舊換新。否則，倉管員應(yīng)拒絕發(fā)放。a) 消耗性材料不需要以舊換新。b) 計劃中明確新增并得到批準(zhǔn)的，不需要

13、以舊換新。c) 特殊情況使用部門不能提供舊的備件以舊換新的，經(jīng)使用部門長簽字確認(rèn)方可給予發(fā)放。6.4 關(guān)鍵備件試用及確認(rèn)：1備件的質(zhì)量關(guān)系到設(shè)備的性能、精度以及生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量、效率等，備件質(zhì)量的控制水平很大程度上影響設(shè)備的使用與管理水平。因此，應(yīng)在多方面加強對備件質(zhì)量水平的控制水平。特別是關(guān)鍵和貴重的備件，對此類備件實施關(guān)鍵備件的質(zhì)量信息跟蹤管理。2關(guān)鍵備件的范疇：a). 單價超過500元的設(shè)備備件（不含易損件）。b). 與產(chǎn)品質(zhì)量、設(shè)備性能精度密切相關(guān)的備件，如模具、檢漏儀的傳感器等。c). 委外加工的非標(biāo)件。d). 用于現(xiàn)備件、油品等的替代試用的備件。3為直觀地體現(xiàn)哪些備件為關(guān)鍵備件，在備

14、件的編號時應(yīng)與其他備件標(biāo)識編號。設(shè)備課備件管理員每個季度應(yīng)對關(guān)鍵備件的備件目錄進(jìn)行一次增補或刪減。4 關(guān)鍵備件到廠后，倉管員不得立即辦理入倉的相關(guān)手續(xù)。而應(yīng)由設(shè)備工程師組織使用部門等進(jìn)行試手。憑關(guān)鍵備件信息跟蹤卡一起辦理入倉手續(xù)。5 關(guān)鍵備件試用情況跟蹤卡是監(jiān)控備件質(zhì)量和備件國產(chǎn)化和備件新開點的試用的原始紀(jì)錄和重要依據(jù)，因此各級使用部門應(yīng)本著客觀求實原則記錄。6關(guān)鍵備件的試用期限為備件采購合同規(guī)定的期限，無合同規(guī)定期限的模具備件為到貨后1個月內(nèi)、其他備件為15天內(nèi)。否則，視為合格。7備件試用不合格時，車間應(yīng)在設(shè)備工程師或設(shè)備課備件管理員到場確認(rèn)不合格的原因（涉及產(chǎn)品質(zhì)量的應(yīng)與現(xiàn)場工藝員一起）。

15、6.5 庫存管理：6.5.1 備件編號1. 為統(tǒng)一設(shè)備備件的管理，特制定設(shè)備備件的唯一識別編號備件編號。2. 編號規(guī)則：詳見附件一設(shè)備備件編號規(guī)則表 備件臺帳1. 備件臺帳(庫存)反映了目前設(shè)備備件倉的物資現(xiàn)狀，是備件庫存管理和資金管理的重要依據(jù)。2. 表格：設(shè)備備件庫存臺帳。3. 備件倉管員須在備件入倉或領(lǐng)用24小時內(nèi)完成電腦錄入工作，自動生成設(shè)備備件庫存臺帳。6.5.3 倉庫管理1. 備件放置應(yīng)分類定置，做好標(biāo)識，并盡可能分開放置。2. 規(guī)范填寫備件的物資動態(tài)卡，做到物、帳、卡齊全并完全一致。3. 做好備件的防塵、防銹和日常保養(yǎng)工作，保持備件的完好性。4. 做好備件倉庫的物資安全工作。6.

16、5.4 庫存盤點1備件倉的庫存狀態(tài)每月進(jìn)行一次盤點。2盤點工作由備件管理員組織，備件倉管員實施。3盤點采用實物清點與庫存臺帳對比的方式進(jìn)行。4對于比較結(jié)果的不同之處（盤盈盤虧）由備件管理員進(jìn)行統(tǒng)計和分析，制定整改措施并組織落實。5盤點記錄按財務(wù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.5.5 備件報廢1. 滿足以下條件之一的，可以申請報廢：a) 設(shè)備主機(jī)已經(jīng)辦理報廢的專用備件。b) 入倉后3年內(nèi)未有領(lǐng)用記錄的備件。c) 備件超過保質(zhì)期已經(jīng)無法正常使用的。d) 由于保存不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е聜浼p壞而無法恢復(fù)和使用的。2. 備件的報廢由倉管員填報設(shè)備備件報廢申請單。報廢經(jīng)主管副總與財務(wù)部門共同批準(zhǔn)有效。3. 經(jīng)批準(zhǔn)報廢的備件由

17、倉管員將其從備件倉的貨架上撤下，按財務(wù)相關(guān)規(guī)定處理。4. 倉管員憑批準(zhǔn)的設(shè)備備件報廢申請單將備件庫存的臺帳辦理消帳手續(xù)。5. 備件的報廢原則上一年一次,在備件倉年度盤點時實施。6.6 安全庫存1建立備件的安全庫存，可以有效地控制備件的采購，減少備件資金占用率和設(shè)備維修費用，確保設(shè)備的正常運行，減少設(shè)備故障停機(jī)時間。2確定安全庫存主要考慮的幾個因素：a).企業(yè)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的管理水平。b).備件供應(yīng)的供應(yīng)周期、協(xié)作關(guān)系、地區(qū)及周邊環(huán)境條件。集中生產(chǎn)與供應(yīng)可以縮短供應(yīng)周期。c).備件的平均使用壽命。雙班或三班生產(chǎn)的，其壽命比單班要短（使用天數(shù)上）。d).特殊情況，如備件的單位包裝量、備件更換時的最小

18、更換量等特殊因素。3備件安全庫存的計算公式：安全庫存數(shù)（D）=系數(shù)（K）*消耗量（M）*供應(yīng)周期（Z）a).安全庫存數(shù)（D）：保障月度生產(chǎn)所需的最低備件儲備數(shù)量。b).系數(shù)（K）：與企業(yè)的設(shè)備管理維護(hù)水平，備件制造能力與水平，地區(qū)供應(yīng)與協(xié)作備件等因素相關(guān)。條件好的取小，條件差的取大，一般取1.01.3。c).消耗量（M）：指一定時間內(nèi)同一備件的實際消耗數(shù)量。一般取一年的月度平均實際消耗量。d).供應(yīng)周期（Z）：指從備件訂貨起到貨品入庫的時間(月)。4備件的實際庫存量原則上不超過（安全庫存數(shù)+月度消耗量）。特殊情況如備件包裝單位量、代應(yīng)周期長等，經(jīng)設(shè)備課確認(rèn)可以適量增加，原則上不超過（安全庫存數(shù)+2*月度消耗量）。5安全庫存的維護(hù)：a).結(jié)合空調(diào)生產(chǎn)的季節(jié)性影響，備件安全庫存的維護(hù)每年進(jìn)行兩次，分別在11月(旺季)和6月(淡季)。年度維護(hù)主要針對金額較高的、淡旺季用量相差較大的等備件，結(jié)合即將到來的淡旺季生產(chǎn)的特點進(jìn)行修正。b).新備件、備件裝機(jī)量的變化（如新增/報廢設(shè)備等）、備件設(shè)置安全庫存的初期的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與實際情況有較大出入等以及其他特殊情況，可