萬科物業(yè)管理處文檔管理細則

1、深圳市萬科物業(yè)發(fā)展有限公司編號VKPD4.0-01-05名稱管理處文檔管理細則頁版本A/0第1頁共6頁編制王歡更改審核李英姿批準余小原生效期2002年6月21日1.目的 為各管理處日常文檔、質量記錄管理工作提供指引，以規(guī)范各管理處的文檔管理。2.適用范圍適用于公司各管理處文檔管理。3.職責3.1 各管理處經(jīng)理負責具體指導本部門的文檔管理工作。3.2 部門文檔管理員按要求做好本部門的文檔管理工作。 4.方法和過程控制4.1 各管理處根據(jù)實際情況，參照以下清單建立部門文檔。一級目錄二級目錄三級目錄備注物業(yè)資料各類建筑批文用地批準文件項目批準文件建筑執(zhí)照用水指標批文用電指標批文施工許可證規(guī)劃設計許可

2、證規(guī)劃設施驗收合格證物業(yè)產(chǎn)權資料管理用房批文商業(yè)用房批文委托管理合同房屋驗收記錄表房屋移交驗收情況通報表深圳市萬科物業(yè)發(fā)展有限公司編號VKPD4.0-01-05名稱管理處文檔管理細則頁版本A/0第2頁共6頁編制王歡更改審核李英姿批準余小原生效期2002年6月21日一級目錄二級目錄三級目錄備注日常管理檔案保潔管理檔案清潔管理資料綠化管理資料消殺管理資料分承包方評估記錄分承包方工作檢查記錄二次供水設施清洗消毒記錄及水質化驗單泳池設備運行記錄表園林綠化設施清單保潔綠化工具清單安全管理檔案安全管理員交接班記錄安全管理員巡查記錄安全管理員巡邏記錄中控室交接班記錄閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶值班記錄表停車場車輛管理

3、資料消防演習記錄消防設施清單鑰匙管理記錄夜間查崗記錄緊急集合情況記錄緊急事件處理記錄郵件簽收登記表物資搬運放行條來訪人員管理資料深圳市萬科物業(yè)發(fā)展有限公司編號VKPD4.0-01-05名稱管理處文檔管理細則頁版本A/0第3頁共6頁編制王歡更改審核李英姿批準余小原生效期2002年6月21日一級目錄二級目錄三級目錄備注日常管理檔案安全管理檔案拾遺物品管理資料暫住人員管理記錄安全員裝備清單設備管理檔案工作計劃安排表公用設備清單（設備檔案）設備管理記錄消防系統(tǒng)管理記錄中央空調(diào)運行記錄表電力運行記錄分承包方評估及檢查資料質量管理文件檔案公司質量體系文件質量記錄存儲清單借閱登記表質量記錄報廢記錄管理報告不

4、合格報告質量事故報告顧客投訴記錄顧客意見調(diào)查記錄QCC活動記錄維修服務檔案家庭服務協(xié)議書維修服務回訪記錄社區(qū)文化檔案社區(qū)文化設施清單各項活動計劃及實施記錄圖片及錄相集深圳市萬科物業(yè)發(fā)展有限公司編號VKPD4.0-01-05名稱管理處文檔管理細則頁版本A/0第4頁共6頁編制王歡更改審核李英姿批準余小原生效期2002年6月21日一級目錄二級目錄三級目錄備注日常管理檔案社區(qū)文化檔案新聞媒介報導剪集住戶反饋意見及各項建議收費管理檔案月收費明細表及匯總表每季度管理費收支公布單、本體維修基金收支公布單合同管理檔案合同、協(xié)議書業(yè)主委員會檔案籌備資料委員資料會議紀要業(yè)主委員會章程業(yè)主懇談會記錄業(yè)主資料入伙通知

5、書業(yè)主委托書住戶資料卡委托銀行代收款協(xié)議書房屋交付驗收表出租戶管理檔案出租屋租賃許可證承租人員資料租戶管理資料裝修管理檔案裝修申請資料裝修過程管理資料裝修施工單位相關資質證明裝修許可證裝修合同復印件深圳市萬科物業(yè)發(fā)展有限公司編號VKPD4.0-01-05名稱管理處文檔管理細則頁版本A/0第5頁共6頁編制王歡更改審核李英姿批準余小原生效期2002年6月21日一級目錄二級目錄三級目錄備注內(nèi)部管理檔案人事管理檔案員工資料員工考核記錄人事任免記錄人員編制申請表交接清單崗位證書登記表員工培訓檔案培訓計劃及實施記錄培訓結果考核及效果評估軍事訓練及演習記錄行政管理檔案政府部門來文物業(yè)公司及集團公司來文與甲方單位往來文公司行政制度匯編公司人事操作指南公司財務制度匯編管理處行政管理文件管理處證照及成立文件管理處電腦自動化運用資料管理處書籍清單倉庫管理資料物資報廢資料物資申請資料分承包方評估記錄內(nèi)務檢查記錄深圳市萬科物業(yè)發(fā)展有限公司編號VKPD4.0-01-05名稱管理處文檔管理細則頁版本A/0第6頁共6頁編制王歡更改審核李英姿批準余小原生效期2002年6月21日4.2 各部門文檔應