第三章__辦公室常規(guī)管理工作

1、將要談的內(nèi)容及說話的順序記錄下來，并準(zhǔn)備必要的文件。準(zhǔn)備記錄查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼，再撥打電話（把常用的電話號(hào)碼整理好）當(dāng)對(duì)方接聽電話時(shí)，先問好 ，接著告知自己?jiǎn)挝坏拿Q、本人姓名，并詢問對(duì)方的姓名或身份在電話已撥通，對(duì)方尚未講話時(shí)，將話筒交給領(lǐng)導(dǎo)；如對(duì)方開始講話，就道歉地說：“對(duì)不起，請(qǐng)稍等一下”（代領(lǐng)導(dǎo)給上級(jí)或長(zhǎng)輩打電話）說明事由；“我想與您談些關(guān)于某某方面的事，不知是否方便”再打或留言：告知簡(jiǎn)要的內(nèi)容；方便的話，請(qǐng)對(duì)方回電；告知自己的姓名，并問清傳話人的姓名（對(duì)方不在時(shí)）打外線電話的流程（接后）將要講的話，簡(jiǎn)明扼要地告知談完話，將重點(diǎn)部分重復(fù)一遍，或請(qǐng)對(duì)方復(fù)述一遍最后，說些禮貌的結(jié)束語(yǔ)然后

2、，再輕輕地掛上電話。雙方無論哪一方再打，都應(yīng)表示：“對(duì)不起，剛才電話突然斷了”（電話中途斷線）（接上）接聽外線電話的流程電話鈴響三聲內(nèi)立即接聽，如沒能立即接聽，應(yīng)向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，讓你久等了”左手持話筒，右手準(zhǔn)備記下對(duì)方的留言接聽其中一個(gè)電話，讓打來的另一方稍等或再打；待接聽第一個(gè)電話完畢，向打來的另一電話方表示：“剛才在接電話，很抱歉，讓您久等了”拿起話筒，先說出自己的單位的名稱和自己的姓名，使對(duì)方確知是打?qū)α颂?hào)碼1、把這種情況告訴對(duì)方：“抱歉，聽不清楚請(qǐng)?jiān)僬f一遍好嗎？”或“請(qǐng)稍等，我換一個(gè)電話接聽”。2、如周圍很吵，切換到安靜的分機(jī)收聽。3、如由于電話本身的問題則改用另一線電話。4、請(qǐng)

3、對(duì)方調(diào)整說話的音量。很少用重新?lián)艽蚍绞浇鉀Q（聽不清對(duì)方聲音時(shí)）（兩個(gè)電話同時(shí)響起時(shí)）（接下）根據(jù)對(duì)方來電，給予適當(dāng)、合理的解答，不失禮貌告訴對(duì)方自己的電話號(hào)碼，以確定對(duì)方是否打錯(cuò)。對(duì)方致歉時(shí)則回答：“不用客氣”（對(duì)方打錯(cuò)電話時(shí)）接到給領(lǐng)導(dǎo)打來的電話，留心確認(rèn)對(duì)方的目的，不遺漏要點(diǎn)，如不清楚，應(yīng)再加確認(rèn)對(duì)方要求留言時(shí)，需要問清留內(nèi)容，需否回電，回電給誰，聯(lián)系對(duì)象，并復(fù)述內(nèi)容以便確認(rèn)，并報(bào)上自己的姓名。如領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)或面談中有緊急電話可用便條傳遞給領(lǐng)導(dǎo)（領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)）將對(duì)方來電目的簡(jiǎn)要匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，以省卻對(duì)方復(fù)述確認(rèn)對(duì)方身份，并詢問理由，不可隨意告知（對(duì)方問領(lǐng)導(dǎo)私事）（接下）如領(lǐng)導(dǎo)不能立即接聽，則請(qǐng)對(duì)方：”他現(xiàn)在有事，要稍等片刻才能接聽，可否請(qǐng)你稍等或請(qǐng)他回電“電話結(jié)束，以結(jié)束語(yǔ)致意等對(duì)方掛上電話后再輕輕掛機(jī)（接上）電話記錄單來（去）電單位：來（去）電號(hào)碼：編號(hào)：對(duì)方姓名：電話內(nèi)容記錄辦理情況記錄人來（去）電時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分介紹信使用申請(qǐng)單用 印 登 記 表印章類型： 公章 光敏印、原子印、滲透印*公司國(guó)慶假期輪流值班表值班職責(zé)：1、負(fù)責(zé)來人接待工作。2、負(fù)責(zé)對(duì)全廠生產(chǎn)安全進(jìn)行監(jiān)督。3、處理來電、來信、來文。4、