行政部事務(wù)工作流程圖

1、行政事務(wù)管理流程行政事務(wù)工作流程圖一、印章管理1、流程圖2、說(shuō)明 使用公章到行政部填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表； 印章使用申請(qǐng)表要有經(jīng)手人、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字； 報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可為其加蓋； 如遇總經(jīng)理不在，由總經(jīng)理委托受托人簽字有效；如果工作需要使用財(cái)務(wù)章，須到財(cái)務(wù)部門(mén)按上述程序辦 理；因工作需要將印章攜帶外出的，由總經(jīng)理特批，批準(zhǔn)程 序如上。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第一節(jié)。3、使用表格印章使用登記表i行政事務(wù)管理流程二、檔案、公文管理（一）檔案管理1、歸檔流程2、說(shuō)明1 ）檔案分類：合同（包括銷售和采購(gòu)合同）、投標(biāo)書(shū)、招標(biāo) 書(shū)、相關(guān)圖紙、通知、文件2）歸檔 各部門(mén)將所需存檔的檔案整理成冊(cè)； 本部門(mén)存

2、檔及移交行政部存檔； 相關(guān)人員在存檔登記表登記。 技術(shù)檔案歸檔：由工程部、項(xiàng)目研發(fā)部自行建檔并報(bào)行政部 備案。 具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)第十、十一條。3、使用表格存檔登記表行政事務(wù)管理流程（二）公文管理1、行文流程2、說(shuō)明1）擬稿：由各部門(mén)進(jìn)行擬稿，文稿必須內(nèi)容清晰、層 次分明、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整， 用鋼筆書(shū)寫(xiě)，嚴(yán)禁用鉛筆或油筆；2）匯稿：文件擬草后，如須匯簽的文件，必須先履行匯簽手續(xù)，匯簽人在文稿的匯簽處，簽署自己的意見(jiàn)；3）核搞：文件由行政部負(fù)責(zé)人核搞，內(nèi)容包括文件質(zhì) 量、內(nèi)容是否符合規(guī)定；4）簽批：報(bào)總經(jīng)理簽批后，行政部打印、定稿、核對(duì)、 蓋章和印發(fā)。5）

3、對(duì)不同內(nèi)容的發(fā)文建立發(fā)文登記簿，含發(fā)文的時(shí)間、文 件名稱、收文單位、發(fā)出時(shí)間和收文回執(zhí)；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十二、十三條。3、使用表格1 ）發(fā)文登記表2 ）哈爾濱日達(dá)興科技實(shí)業(yè)股份有限公司發(fā)文審批單行政事務(wù)管理流程（三八收文管理1、流程圖2、說(shuō)明1 ）收文的范圍：上級(jí)來(lái)文、函件、郵件、傳真、信件等；2）收文的處理：行政部文秘在接到上級(jí)來(lái)文、 信、函、郵件、 傳真后，要對(duì)文件進(jìn)行分類登記，對(duì)有密件開(kāi)口和國(guó)外信函，郵 票被撕應(yīng)拒絕簽收，登記的內(nèi)容包括：來(lái)文單位、文件內(nèi)容、收 到時(shí)間。3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十四條。3、使用表格1 ）哈爾濱日達(dá)興科技實(shí)業(yè)股份有限公司收文

4、處理單；）收文登記表3行政事務(wù)管理流程（四八受控文件管理1、流程圖JUWU1JWG行政事務(wù)管理流程2、說(shuō)明具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)十五、十六條3、使用表格1）受控文件目錄2）文件發(fā)放、回收記錄（五）文件/檔案查詢、借閱管理1、流程圖2、說(shuō)明1 ）查詢文件/檔案先由申請(qǐng)人提出申請(qǐng)， 并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字 同意；2）由總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部方可借閱。具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第二節(jié)一、二十三、二十四條。3、使用表格1 ）檔案借閱登記表 2 ）公文查詢登記表三、會(huì)議管理1、會(huì)議管理流程7JUWU1JWG行政事務(wù)管理流程2、說(shuō)明1 ）由會(huì)議主持單位提出要召開(kāi)會(huì)議種類并確定會(huì)議議題、時(shí) 間、地點(diǎn)及列席人

5、員；2）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部按會(huì)議主持單位要求下發(fā)會(huì)議通知， 接到通知人員要有回執(zhí)；2 ）會(huì)議召開(kāi)要有專人記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要有與 人員簽字；3 ）會(huì)議紀(jì)要下發(fā)，行政部備案；4 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第三節(jié)。3、使用表格1 ）會(huì)議通知單2 ）會(huì)議紀(jì)要四、圖書(shū)資料管理1、圖書(shū)管理流程2、說(shuō)明1 ）公司圖書(shū)資料由行政部統(tǒng)一保管，需圖書(shū)資料由所需人提出申請(qǐng)，行政部登記，并由本人簽字，方可借閱；2）圖書(shū)借出如到期未還由行政部負(fù)責(zé)催還，直至返回。3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第四節(jié)。9JUWU1JWG行政事務(wù)管理流程3、使用表格圖書(shū)借閱登記表五、辦公用品管理（一）辦公用品采購(gòu)管理1、辦公用

6、品采購(gòu)流程圖2、說(shuō)明1）部門(mén)提出所需辦公用品，到行政部領(lǐng)取物品需求申請(qǐng)單；2）部門(mén)經(jīng)理在申請(qǐng)單上簽字，再由行政部負(fù)責(zé)人簽字，最后經(jīng) 總經(jīng)理審批；3） 由行政部對(duì)總經(jīng)理批準(zhǔn)申請(qǐng)單進(jìn)行匯總，由行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi);4 ）行政部對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收、入庫(kù)；5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)3、使用表格1）辦公用品需求單（二）辦公用品領(lǐng)用管理1、流程圖11JUWU1JWG行政事務(wù)管理流程2、說(shuō)明1 ）各部門(mén)提出要要領(lǐng)用的辦公用品到行政部填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)單，由部門(mén)經(jīng)理簽字；2 ）到行政部核準(zhǔn)，100元以下辦公用品由行政部負(fù)責(zé)人簽字直接領(lǐng)用，100元以上辦公用品由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；3 ）辦公用品出庫(kù)直接記入個(gè)人臺(tái)

7、賬；4）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第五節(jié)。3、使用表格1 ）辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)單2）個(gè)人辦公用品登記表六、復(fù)印、打印、電話管理（一）復(fù)印、打印管理1、流程圖復(fù)印/打印材料 行政部填登記表 行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 方可復(fù)印/打印2、說(shuō)明1 ）由各部門(mén)拿到所需復(fù)印/打印材料到行政部登記表；2 ）由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可復(fù)印/打??；3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)第三十七至四十一條。3、使用表格復(fù)印、打印登記表（二）電話管理一）電話接聽(tīng)管理13JUWUJJWG行政事務(wù)管理流程1、電話接聽(tīng)流程圖2、說(shuō)明1）電話鈴響三次接線員接聽(tīng)， 把電話轉(zhuǎn)入來(lái)電人要聯(lián)系人的部 門(mén)2）如聯(lián)系人不在，本部門(mén)人要做記錄，及時(shí)通

8、知被聯(lián)系人。3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十二條。二）電話費(fèi)用管理1、電話費(fèi)用申請(qǐng)流程圖2、說(shuō)明1）電話費(fèi)用每月各部門(mén)定額， 如各部門(mén)提出申請(qǐng)到行政部領(lǐng)取 電話費(fèi)用申請(qǐng)單；2 ）由行政部審核，如未超出定額，直接對(duì)所申請(qǐng)電話充值，女口 超出定額，由總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理同意方可為其充值；3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表格電話費(fèi)用申請(qǐng)單行政事務(wù)管理流程三）長(zhǎng)途電話管理1、使用流程圖2、說(shuō)明1）因公需要撥打長(zhǎng)途電話，由使用人到行政部登記；2）并填寫(xiě)呼叫號(hào)碼、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)、使用時(shí)間，經(jīng)行政部確認(rèn)即可 到指定電話機(jī)撥打；3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第六節(jié)四十三條。3、使用表

9、格1 ）長(zhǎng)途電話使用登記表七、招待費(fèi)用管理1、招待費(fèi)用管理流程圖2、說(shuō)明1 ）各部門(mén)需招待業(yè)務(wù)往來(lái)客人，提出來(lái)訪單位、來(lái)訪事由、時(shí)間、人數(shù)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；2）總經(jīng)理確定招待標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用和規(guī)模，由招待部門(mén)到財(cái)務(wù)借取行政事務(wù)管理流程費(fèi)用；3）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)。八、傳真、信件收發(fā)及名片管理（一）傳真接收管理1、傳真接收管理流程圖接收到傳真 > 行政部登記 > 通知接收人 接收人簽字 取走傳真2、說(shuō)明1 ）接收到傳真由行政部進(jìn)行登記，通知接收人來(lái)領(lǐng)取，接收人簽字方可拿走傳真；2 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條。3、使用表格傳真接收登記表（二）傳真發(fā)送管理1

10、、傳真發(fā)送管理流程圖2、說(shuō)明1 ）各部門(mén)需發(fā)傳真，先到行政部登記再由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；2）如發(fā)送關(guān)于公司資料的文件需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，一般性文件由各部門(mén)經(jīng)理簽字即可發(fā)送；行政事務(wù)管理流程3 ）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第七節(jié)四十九至五十一條3、使用表格傳真發(fā)送登記表（三）名片管理1、名片管理流程圖2、說(shuō)明1）申請(qǐng)人提出印制名片申請(qǐng)，到行政部領(lǐng)取名片印刷申請(qǐng)單；2 ）申請(qǐng)人認(rèn)真填清本人職務(wù)、姓名、聯(lián)系方式等內(nèi)容；3）由部門(mén)經(jīng)理審核批準(zhǔn)，再由總經(jīng)理批準(zhǔn)，轉(zhuǎn)交行政部統(tǒng)一印 制；4）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第八節(jié)五十七至六十一條。3、使用表格1）名片印刷申請(qǐng)單九、設(shè)備申請(qǐng)及維修流程（一）設(shè)備申請(qǐng)管理1、

11、流程圖行政事務(wù)管理流程2、說(shuō)明1）各部門(mén)根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求（內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理簽字同意后，抄送給行政部。2）行政部根據(jù)各部門(mén)現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)各部門(mén)要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請(qǐng) 原則，提出解決建議和意見(jiàn)（調(diào)撥或購(gòu)買(mǎi)）。3）如果采取“調(diào)撥”程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃上總經(jīng)理 簽字確認(rèn)后實(shí)施；如果采取“ 購(gòu)買(mǎi)”程序，行政部將參照 公司辦公用品采購(gòu)程序進(jìn)行。4）采購(gòu)由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購(gòu)買(mǎi)、費(fèi)用攤銷，過(guò) 程遵循“價(jià)廉物美”的原則，在滿足各部門(mén)需求的基礎(chǔ)上， 注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備

12、采購(gòu) 結(jié)束后統(tǒng)一由行政部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各 部門(mén)登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。5）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)六十二至六十九條。3、使用表格19JIWU1JWG行政事務(wù)管理流程1 ）設(shè)備申請(qǐng)單2 ）設(shè)備調(diào)撥單（二）設(shè)備維修流程1、流程圖2、說(shuō)明1）報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門(mén)的負(fù)責(zé)人；2）部門(mén)經(jīng)理報(bào)送到行政部；3）行政部根據(jù)編號(hào)，聯(lián)系廠商，組織及時(shí)維修；4）通過(guò)暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使 用；5）機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào)修者使 用；6）具體參照行政部事務(wù)管理規(guī)程第九節(jié)七十條。3、使用表格1 ）設(shè)備維修單十、車輛管理1、車輛管理流程圖行政事務(wù)管理流程用車人提出申請(qǐng) 部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 總經(jīng)理批準(zhǔn) 行政部安排車輛、駕駛員2