會場布置與籌備程序

1、組織機構(gòu)及人員安排組 長：吳瑞桃副組長：謝穩(wěn)組 員：徐靜 、張霞、吳璐穎、許婷婷、李超、李海霞職能職責：會議總策劃、會務(wù)總調(diào)度；過程控制；各項工作方案審批。組長組員職能職責要求活動前期籌備方案策劃執(zhí)行組吳瑞桃謝穩(wěn)、徐靜負責確定日程安排，地點選擇，活動的具體內(nèi)容的策劃、執(zhí)行 確認會議的人數(shù)設(shè)計制作組徐靜張霞、吳璐穎產(chǎn)品單頁、展板、PPT標準模板、廣告宣傳品、簽到簿等宣傳資料的設(shè)計、制作，以及會議所需禮品、獎品的制作、購買。 7月31號之前必須完成設(shè)計稿現(xiàn)場籌備組謝穩(wěn)吳璐穎、徐靜1、主席臺橫幅策劃、制作2、會場桌椅擺放、座位布局策劃3、投影設(shè)備、音響準備4、會場綠植設(shè)

2、計5、會后整理最遲于會議開始前3個小時聯(lián)系工程安裝完畢會中管理會務(wù)接待組 李超李海霞、謝穩(wěn)及部分特定工作人員負責來賓邀請，餐飲、住宿、會議、攝影、攝像、旅游、車輛安排、返程訂票、禮品發(fā)放。（具體工作安排附后） 現(xiàn)場服務(wù)組謝穩(wěn)吳璐穎、徐靜、張霞1、 會議所需材料發(fā)放整齊。2、 會場主要燈光要在會前半個小時打開，保持明亮。并檢查各項設(shè)備設(shè)施是否完備做好清潔工作會后管理會后整理組吳瑞桃謝穩(wěn)、徐靜、會議所用材料全部回收，且負責撰寫會議報告后勤組李明張青青、吳倩會場布置地點：重慶大酒店時間：2013年4月102013年4月12日會場地形圖：第一部分：會場布置1、講臺設(shè)計：講臺：長1米

3、。寬0.5米，高1.5米講臺測置于大屏幕前，講臺旁置放一株綠色植物，房間中間靠前位子擺放一張桌子，便于使用投影儀。在大屏幕的另一邊置放一株綠色植物（與講臺這里對應(yīng)）2、與會區(qū)：該區(qū)一共設(shè)200個定座位， 3、茶歇區(qū)布置：根據(jù)會議室大小的實際情況擺放所需要長度的設(shè)備。如該區(qū)大概擺設(shè)有：飲水機，沙發(fā)，桌子、桌子上置放飲水機以及茶葉、速溶咖啡。4、報到處：報到處應(yīng)設(shè)置在進入會場的大門邊上，便于與會人員簽到進入?？梢愿鶕?jù)會議室大小的實際情況擺放所需要長度的家具。該區(qū)大概擺設(shè)有：長桌，簽到處，領(lǐng)證處（進入會場必須持證）。5、整體會場設(shè)計：工作人員必須著正裝，掛工作牌 第二部分：道具匯總號名稱

4、數(shù)量 擺放位置 使用人 跟進人1攝像頭2廳內(nèi)四側(cè)咨詢?nèi)藛TXXX2耳麥2講臺主持人、發(fā)言人XXX3電源2講臺4鮮花2小束講臺XXX5胸花3束贈送特邀專家XXX6客戶數(shù)據(jù)庫6黃寧7電腦2講臺兩側(cè)主持人XXX8音響4廳內(nèi)四側(cè)主持人XXX7宣傳字牌6簽到處客戶顧問XXX8專家介紹牌6廳內(nèi)兩側(cè)會場布置XXX9水牌1進門處會場布置XXX106*2.5展字畫1正門會場布置XXX11橫幅1條6位禮儀小姐XXX12禮儀服裝6套13茶水與會者XXX注意事項：1、投影儀和大屏幕，屏幕分別架設(shè)23個小的屏幕，便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕顯示的內(nèi)容。2、音響設(shè)備布局要合理，使得在場人員能夠清晰的聽到發(fā)言者的聲音。

5、燈光設(shè)備保持明亮，聚光燈中央空調(diào)的設(shè)置要符合天氣情況和人體情況。3、盆景擺放要恰當，不可過多的擺放到會場中4、場地最好能夠鋪上地毯，可減小走路的噪音4、會場要注意消防設(shè)施的放置，標明安全通道的走向。會議籌備程序項目名稱項目內(nèi)容預(yù)計完成時間負責部門責任人會場確定會場確定2013年3月15日方案策劃執(zhí)行組XXX會議策劃方案確定策劃方案（會議日程、議程、會議時間、參會人員范圍等）2013年3月15日之前方案策劃執(zhí)行組XXX代理商邀請函1、按參會人員范圍確定參會人員名單2、下發(fā)正式會議通知及要求3、寄發(fā)邀請函2013年3月17方案策劃執(zhí)行組XXX餐飲安排1、按參會人員范圍確定就餐人員名單2、餐飲預(yù)算的

6、完成3、總用餐人數(shù)及形式的確認4、會議休息期間果盤、點心咖啡的準備2013年4月8日會務(wù)接待組XXX住宿安排1、下發(fā)住宿相關(guān)問題安排的通知2、住宿房間總量、住宿人數(shù)總量的確定3、費用預(yù)算4、住宿現(xiàn)場安排2013年4月8號會務(wù)接待組XXX會議、講座資料準備會議材料準備住宿現(xiàn)場安排、2013年4月1日方案策劃執(zhí)行組XXX會場布置制定會場布置方案2013年4月9日前現(xiàn)場籌備組XXX會標設(shè)計及背景板效果圖確定會場綠植擺放主席臺桌牌及發(fā)言材料準備會場指引牌的制作會場整理、會中主席臺茶水服務(wù)會場人員礦泉水準備及擺放開場音樂頒獎音樂專項活動音樂結(jié)尾音樂交通安排接待及住房安排2013年4月10日會務(wù)接待組XXX確定各部門會后乘坐班車人員數(shù)量，并制定班車路線整體調(diào)度會前定期召開準備會議2013年4月9日XXX會議報到會議過程按方案實施督查2013年4月10日會務(wù)接待組XXX報到過程組織會議進行會議接待、現(xiàn)場服務(wù)2013年4月10日現(xiàn)場服務(wù)組XXX會后整理2013