中國建筑標準設計研究所文書檔案管理辦法

1、中國建筑標準設計研究所質(zhì)量管理體系文件文書檔案管理辦法文件編號：QSC-03-2002QSC-03-2002批準人：頁碼：A/0A/0文書檔案管理辦法1 1 目的加強和完善文書檔案的歸檔、保存和管理，發(fā)揮文書檔案為 生產(chǎn)業(yè)務工作服務的作用。2 2 范圍本辦法適用于本所的文書檔案。3 3 職責3.13.1所辦公室負責文書檔案的管理和歸檔工作的督促、檢查。3.23.2各部門負責職責范圍內(nèi)文書檔案的及時歸檔。4 4 文書檔案歸檔范圍a a 上級下達的指示、決定與貫徹執(zhí)行中形成的文件。b b 所向上級機關的請示、報告上級機關的批復、指示、決定、回函 等有關文件材料。c c向所內(nèi)發(fā)布的決定、通知、通報等

2、公文。d d 所經(jīng)營活動的資質(zhì)證書、法人證件、工商執(zhí)照及其它申報、批復 文字資料。E E 職工參加各項社會公益活動的統(tǒng)計記錄。f f 其它有保存價值的文字材料、證書等。5 5 文書檔案保管期限此項按照中國建筑設計研究院中設研20011562001156 號文印發(fā)的文書檔 案管理暫行辦法中的附件 2 2 “文書檔案保管期限的規(guī)定”執(zhí)行。6 6 管理程序6.16.1文件的立卷應選取有價值的文件材料，按照年代、組織機構、 問題、名稱等特征進行分類立卷。編目要便于檢索。6.26.2 卷內(nèi)文件順序應根據(jù)形成的規(guī)律，清樣在后，底稿在前。卷內(nèi) 文件要按頁編號，填寫卷內(nèi)目錄。中國建筑標準設計研究所質(zhì)量管理體系

3、文件文書檔案管理辦法文件編號：QSC-03-2002QSC-03-2002批準人：修改碼：0/A0/A6.36.3問題相關的文件應匯集在一起立卷。6.46.4跨年度文件應在結案的當年立卷。6.56.5文書檔案歸檔的文件應在第二年的第一季度內(nèi)將所立案卷移交 院檔案室統(tǒng)一管理。7 7 管理要求7.17.1歸檔的文件材料，要做到書寫紙張優(yōu)良，字跡工整、清晰，要 用鋼筆書寫，禁止使用普通圓珠筆，鉛筆以及復寫紙書寫。7.27.2檔案的儲存環(huán)境要通鳳、防潮、放火、防蟲等。7.37.3檔案管理人員要認真執(zhí)行院有關檔案管理辦法規(guī)定的具體要求，積極組織、督促、指導各部門立卷歸檔工作。7.47.4在職人員應依據(jù)歸

4、檔范圍對需要歸檔的按期送歸存檔。歸檔期限為完成該項工作之日起 3030 天，最長不得超出 6060 天。對久拖或拒 絕歸檔的有關人員要依據(jù)有關規(guī)定和法規(guī)給予經(jīng)濟處罰或行政處理。7.57.5在職人員在調(diào)動、離職、退休前對應歸檔的文件必須如數(shù)送歸 存檔。對未辦完歸檔手續(xù)的，滯留期間停發(fā)工資等全部福利待遇，直 至如數(shù)辦理歸檔之日止。7.67.6因工作失職造成檔案丟失、虧損、涂改的要追查責任人的違規(guī) 責任。8 8 檔案鑒定與銷毀8.18.1檔案管理人員對檔案采取直接鑒定法，即以案卷為單位，根據(jù) 文件內(nèi)容，逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定。在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不 完整、不準確的，應進行考證、修訂，在檔案備考表

5、中說明。8.28.2對銷毀的檔案應登記造冊，經(jīng)主管領導和檔案部門審查后簽字 蓋章報送所領導審批或備案，待批復后銷毀。8.38.3 對超過保存期限的檔案要辦理銷毀手續(xù)。檔案管理員應進行銷 毀請冊登記，經(jīng)與銷毀檔案、銷毀清冊登記內(nèi)容核對無誤后，開據(jù)介 紹信，由二人監(jiān)督核銷。中國建筑標準設計研究所質(zhì)量管理體系文件文書檔案管理辦法文件編號：QSC-03-2002QSC-03-2002批準人：修改碼：0/A0/A8.48.4外單位借閱檔案，須經(jīng)所領導批準，方可借閱。8.58.5本所職工借閱檔案，只限于借閱本部門檔案，經(jīng)部門負責人審 批?？绮块T借閱，須經(jīng)對方部門負責人審批。9 9 檔案借閱9.19.1借閱檔案須填寫文書檔案借閱審批單(格式見附錄)，歸還 時，須經(jīng)檢查無誤，辦理歸還手續(xù)。9.29.2借閱人未經(jīng)許可，不得轉將檔案轉借他人和隨意復制、摘抄。9.39.3借閱人不得私自毀壞檔案和泄漏檔案內(nèi)容，情節(jié)嚴重的要追究 其法律責任。附錄中國建筑標準設計研究所文書檔