淺談ERP實(shí)施過(guò)程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要領(lǐng)

1、淺談ERP實(shí)施過(guò)程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要領(lǐng)         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" align=c

2、enter     border=0>                                                

3、      1 引言企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)失敗的原因有很多，或因?yàn)檐浖x型失敗(占55%)，或因?yàn)楣芾韰f(xié)調(diào)不夠而失敗(占25%)，或因?yàn)閷?shí)施失誤而失敗(占30%)。但事實(shí)上在ERP實(shí)施之前企業(yè)的基礎(chǔ)管理往往并不滿足ERP的實(shí)施要求。實(shí)踐表明，基礎(chǔ)管理才是決定或影響到企業(yè)實(shí)施ERP成敗的關(guān)鍵因素?；A(chǔ)管理以重要性而言首先指數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，例如物品編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、倉(cāng)庫(kù)貨位等等，都需要按照企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需求和信息管理的要求進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一。但很多企業(yè)對(duì)枯燥、費(fèi)時(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)梳理工作沒(méi)有思想準(zhǔn)備，往往很難落實(shí)。企業(yè)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可分為

4、兩種：一種稱為靜態(tài)數(shù)據(jù)，所謂靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在一段時(shí)間內(nèi)相對(duì)穩(wěn)定，一般不隨時(shí)間不同而改變的數(shù)據(jù)。另一種稱為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)比靜態(tài)數(shù)據(jù)變動(dòng)頻率高，一般隨時(shí)間而改變，如庫(kù)存余額、總賬余額、應(yīng)收賬款余額、應(yīng)付賬款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采購(gòu)訂單、未結(jié)工單等等。這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要以各模塊上線切換點(diǎn)的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。比如，計(jì)劃7月份總賬模塊上線一般以6月末總賬余額為準(zhǔn)。由于兩種數(shù)據(jù)類型不同在實(shí)施中采用的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對(duì)策也不同。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)往往在實(shí)施的開(kāi)始階段就應(yīng)著手準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間也比較長(zhǎng)，可以安排專人負(fù)責(zé)，而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開(kāi)始準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間短，因而需要投入的人力也比較多比如有些庫(kù)存余額要經(jīng)過(guò)全面盤

5、點(diǎn)后才能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。2數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要領(lǐng)中醫(yī)學(xué)論文在實(shí)踐中往往會(huì)遇到系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)嚴(yán)重錯(cuò)誤的情況。要避免這樣的情況，應(yīng)當(dāng)注重以下要領(lǐng)：2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)格式必須經(jīng)過(guò)各個(gè)部門聯(lián)合確定整理基本資料不是一個(gè)部門的事情上了ERP系統(tǒng)之后，各部分?jǐn)?shù)據(jù)必須高度共享。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，每個(gè)部分流轉(zhuǎn)下來(lái)原先定義的基本資料格式會(huì)有60%以上的改動(dòng)。可見(jiàn)單靠一個(gè)部門在定義基本資料的格式，并不能夠反映出各個(gè)部分的實(shí)際需求。最后的結(jié)果肯定是在模擬運(yùn)行甚至在系統(tǒng)上線之后才發(fā)現(xiàn)基本資料的不足。要防止發(fā)生類似的錯(cuò)誤筆者建議企業(yè)ERP項(xiàng)目管理員在整理某個(gè)基本資料的時(shí)候，如產(chǎn)品基本信息最好先列一個(gè)固定的格式利用Excel

6、表格先將基本資料的格式固定下來(lái)，哪些字段是必須填寫的，哪些字段會(huì)對(duì)其他作業(yè)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)等等。然后向各個(gè)部門進(jìn)行確認(rèn)。2.2信息編碼要合乎規(guī)范在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的各項(xiàng)工作中信息編碼這項(xiàng)基礎(chǔ)工作最為復(fù)雜，其復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)ERP軟件提供商的想象?；A(chǔ)數(shù)據(jù)不能正確收集的重要原因之一是信息編碼不規(guī)范。如在物資庫(kù)存管理中，收發(fā)存并不復(fù)雜，其應(yīng)用成功的關(guān)鍵就是物資編碼和供應(yīng)商編碼工作能否做好。因此，從一開(kāi)始就應(yīng)該非常重視基礎(chǔ)資料的編碼工作以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時(shí)參考：編號(hào)應(yīng)該反映分類：編號(hào)應(yīng)該反映順序：變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編號(hào)：編號(hào)愈簡(jiǎn)短愈好；避免采用有意義編號(hào)：避免使用英文字母：避免使用特殊符號(hào)：編號(hào)長(zhǎng)度應(yīng)求一

7、致；公共衛(wèi)生論文編號(hào)應(yīng)有防錯(cuò)功能。企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性，并要求采取切實(shí)的保證措施，以使項(xiàng)目在上線過(guò)程不受劣質(zhì)數(shù)據(jù)影響。2.3建立數(shù)據(jù)小組、明準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模板、進(jìn)行數(shù)據(jù)校核ERP實(shí)施要建立數(shù)據(jù)小組其主要工作是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立數(shù)據(jù)搜集模板組織必要的培訓(xùn)，監(jiān)督數(shù)據(jù)質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。數(shù)據(jù)小組成員應(yīng)從各個(gè)部門的業(yè)務(wù)人員中抽調(diào)由項(xiàng)目經(jīng)理或指定的專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)小組的全面領(lǐng)導(dǎo)工作，它的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍建立ERP編碼體系，組織必要的培訓(xùn)，制作數(shù)據(jù)搜集表格模板監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上數(shù)據(jù)小組要根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度制定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的時(shí)間表，

8、安排好小組成員的分工，并定期召開(kāi)小組會(huì)議，溝通問(wèn)題，推進(jìn)工作。一般經(jīng)過(guò)初期的項(xiàng)目調(diào)研和培訓(xùn)后，項(xiàng)目組會(huì)確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的范圍和要求。數(shù)據(jù)小組在此基礎(chǔ)上要分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從哪些部門搜集明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難點(diǎn)和重點(diǎn)從而確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的分工和進(jìn)度安排。工程技術(shù)論文一旦明確了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍，數(shù)據(jù)小組要分別為各種類型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備相應(yīng)的搜集模板，并與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通解釋基本資料中的重要字段，勾選必要字段。同時(shí)與該部門確認(rèn)數(shù)據(jù)資料整理的進(jìn)度并取得相關(guān)責(zé)任人的承諾。比如說(shuō)，要準(zhǔn)備供應(yīng)商資料，在Excel中準(zhǔn)備好相應(yīng)的空白表格，針對(duì)表格中需要填寫的項(xiàng)目提供一個(gè)詳細(xì)的說(shuō)明，讓業(yè)務(wù)部門填寫。但必須明確表格中哪些數(shù)據(jù)是必須

9、填寫的。這樣每個(gè)準(zhǔn)備供應(yīng)商信息的人就會(huì)知道供應(yīng)商資料應(yīng)該包括供應(yīng)商名稱、編號(hào)、地址、稅號(hào)賬號(hào)、聯(lián)系人等。在數(shù)據(jù)的搜集整理過(guò)程中數(shù)據(jù)小組要不斷對(duì)整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對(duì)，以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏要及時(shí)與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通，不要等大量數(shù)據(jù)積壓后再解決。對(duì)于不影響整體上線效果的部分資料，如果其本身過(guò)于龐大，可就其中一部分先行整理，其余在上線后慢慢補(bǔ)充。2.4企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視“輸入是垃圾輸出的必然是垃圾”。為確保信息的準(zhǔn)確性，企業(yè)必須投入大量人力物力進(jìn)行漫長(zhǎng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。企業(yè)的原有管理多是概念型的東西一旦具體量化就會(huì)出現(xiàn)很多困難。更何況初期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備沒(méi)有任何成效枯燥而乏味還要不時(shí)接受來(lái)自各方

10、面的有形及無(wú)形的壓力這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵(lì)就顯得尤為重要因此負(fù)責(zé)項(xiàng)目的老總和領(lǐng)導(dǎo)在任何階段都不能忽視對(duì)項(xiàng)目的支持與鼓勵(lì)。2.5數(shù)據(jù)準(zhǔn)備可以采取“分步實(shí)施，先易后難”原則準(zhǔn)備數(shù)據(jù)時(shí)，可以采取“分步實(shí)施，先易后難”的原則，電子通信論文即先準(zhǔn)備編碼和物流管理系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)在實(shí)施物流管理系統(tǒng)的同時(shí)進(jìn)行其他數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。各種定額和期量標(biāo)準(zhǔn)的制定如BOM和工藝數(shù)據(jù)可以先按現(xiàn)有定額輸入系統(tǒng)再通過(guò)生產(chǎn)管理系統(tǒng)的試運(yùn)行及上線后采取逐步調(diào)整的方式加以完善。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對(duì)固定且花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，可以先開(kāi)始整理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。2.6數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作要承擔(dān)責(zé)任，要有相應(yīng)的制度保證在準(zhǔn)備數(shù)據(jù)之前成員要準(zhǔn)備一份“數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔”在該文檔中要明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)間和范圍，即明確何時(shí)完成、準(zhǔn)備何時(shí)的數(shù)據(jù)、準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)。為了明確雙方的責(zé)任還應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度。如明確基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立和維護(hù)的責(zé)任單位建立規(guī)范的數(shù)據(jù)管理工作流程等。有條件的企業(yè)應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作建立相應(yīng)的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度，如對(duì)每條正確的數(shù)據(jù)輸入，給予相應(yīng)的責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)每條錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)輸入給予懲罰，以保證數(shù)據(jù)的正確性。各部門報(bào)來(lái)的數(shù)據(jù)不是