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文檔簡(jiǎn)介

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上機(jī)關(guān)單位有限責(zé)任公司行政管理制度初稿總綱機(jī)關(guān)單位有限責(zé)任公司行政管理制度是公司管理的重要文件,其管理依據(jù)是路航工程建設(shè)有限責(zé)任公司管理制度、四川公路橋梁建設(shè)集團(tuán)公司員工守則及四川省鐵路投資集團(tuán)公司行政管理制度。 本制度由董事長、總經(jīng)理、辦公室及各部門主管直線執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司辦公室。 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn);重大事項(xiàng)的更改須報(bào)董事長核準(zhǔn)。第一章 行政管理總 則 第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報(bào)刊及

2、郵發(fā)管理等。第三條 為進(jìn)一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認(rèn)證的實(shí)施,規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件,以加強(qiáng)行政管理的有效性,并在公司內(nèi)部形成辦事有程序,工作有標(biāo)準(zhǔn),事事有人管,人人有專責(zé)的工作局面。 一 禮儀紀(jì)律 1.人力資源處負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督; 2.人力資源處確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí),可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng); 3.對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象,人力資源處與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出意見及建議。 二 工作計(jì)劃與報(bào)告 沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要求,用以明確和把握我們的工作方向,同時(shí)提高工作

3、效率與工作效益。因此,通過對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定,并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作,實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。 (一) 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃 1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會(huì)計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會(huì)計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。 2公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作,公司董事會(huì)核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 3部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作,公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 4公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。 5公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對(duì)公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。 (二) 部門、員工月度工作計(jì)劃 1部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計(jì)劃安排。

4、 2員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 3部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 4月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。 (三) 項(xiàng)目業(yè)務(wù)規(guī)劃 1在公司進(jìn)行新項(xiàng)目的開拓和施工時(shí),該項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行項(xiàng)目業(yè)務(wù)規(guī)劃。 2項(xiàng)目業(yè)務(wù)規(guī)劃建立在對(duì)該項(xiàng)目的全面了解上,公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上,同時(shí)該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃的基礎(chǔ)上。 三 會(huì)議管理 會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議,規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與,指定人員作好會(huì)議記錄,與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。 (一

5、)定期例會(huì) (二)非定期會(huì)議 (三)會(huì)議安排 1公司內(nèi)會(huì)議由辦公室秘書安排,部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排; 2主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容 ;3秘書須提前三小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容 ;4秘書負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理 ;5開會(huì)期中,秘書負(fù)責(zé)記錄;并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案; 四 辦公設(shè)備管理 1電腦 1.1設(shè)備物資處根據(jù)公司實(shí)際配發(fā)辦公電腦; 1.2根據(jù)保密原則需要,由各部門對(duì)公用電腦設(shè)定密碼; 2傳真機(jī)、復(fù)印機(jī): 2.1由公司設(shè)備物資處統(tǒng)一管理,各部門規(guī)范使用 ;2.2 使用過程中注意辦公器材的保護(hù),做到資源節(jié)約,安全操作;3可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)

6、 3.1設(shè)備物資處負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài) 五 文書作業(yè) (一)打印 1總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告,需登記在收/發(fā)文簿,并標(biāo)明文件之性質(zhì),如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別,急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。 2打印完畢后秘書先行校核,轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字。3對(duì)外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔。 4文書處理過程中,未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人。 (二)復(fù)印 1公司復(fù)印作業(yè)由辦公室秘書統(tǒng)一執(zhí)行。 2服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件,需經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印 。六 收發(fā)文 1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。機(jī)關(guān)單位有

7、限責(zé)任公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。 2.本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理,是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。 3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記,并在公文上附“公文處理單”,分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦,同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文簽字”上簽收,文秘對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果,并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。 4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函,只要在“收文登記簿”上登記即可,直接分送有關(guān)人員閱辦。 5.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé),需發(fā)文者將

8、文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 6.對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。 7.每月未,文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀。8.對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔,文秘必須做好登記造冊(cè)工作。每月未,文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。 七 用印 1. 本公司以公司名義對(duì)外之行文由辦公室負(fù)責(zé)蓋印。 2. 公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理職章,應(yīng)提出申請(qǐng)(匯簽)經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交辦公室秘書,由秘書登記。 八 文檔 (一)圖

9、書雜志 1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱,由人力資源處統(tǒng)一保管,于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。 2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊(cè)、金額按類型編號(hào)。3. 一般情況下,圖書只得在司內(nèi)閱讀。4. 對(duì)圖書有損壞或遺失者,要作出一定的賠償。 (二)專業(yè)資料 1資料分類: 1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件; 1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī); 1.3公司各類剪報(bào); 1.4公司搜集的各類行業(yè)(如建材、裝飾等)材料; 2公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還,不得攜出司外; 3特殊情況需復(fù)印者,須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)。(三)辦公文檔 1辦公室負(fù)

10、責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理 九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄,其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。 十 辦公用品 (一)文具 1辦公室負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記 2設(shè)備物資處須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材(鐵圈、封面紙、封面薄膜)及文件夾的存量,以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行 (二)茶、水 1辦公室負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記 2定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量,及時(shí)購買補(bǔ)充,以保證正常的辦公秩序 3公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)

11、,辦公室應(yīng)及時(shí)了解情況,備足茶、水、杯用品,以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行 十一 采購 1.公司辦公日用品和低耗品由辦公室在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。 2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中辦公室統(tǒng)一處理。 3.辦公室須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng),以節(jié)約成本之原則,選擇、跟換供應(yīng)商。 4.公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)辦公室,經(jīng)批準(zhǔn)后,由辦公室對(duì)采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較,作出清單,遞交總經(jīng)理批示,經(jīng)批準(zhǔn)后由辦公室下達(dá)采購指令,予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款,最后確定采購價(jià)格及合同條款,委任采購

12、人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交辦公室門備案。 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 辦公室對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè) 2. 固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無再使用價(jià)值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”一式二聯(lián),注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購買金額、累計(jì)折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。 3. “固定資產(chǎn)申請(qǐng)單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門分送如下:第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部;第二聯(lián)送辦公室。 4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí),應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件,在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)

13、目錄。如為出售則暫時(shí)存檔。 5. 辦公室收到“固定資產(chǎn)處分單”后,應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn),并將處分日期、處分原因、處分金額(出售時(shí)填)填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”存檔。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者,安全保衛(wèi)處應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。 十三 物業(yè) 1辦公室負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理 2負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜 3負(fù)責(zé)各辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理 4負(fù)責(zé)各辦公室內(nèi)的清掃保潔 5負(fù)責(zé)各辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1.公司員工之福利事項(xiàng)由人力資源處執(zhí)掌。 2.辦公室主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。 3.公司員工本人及家

14、庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難,可向辦公室申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。 4.辦理補(bǔ)助程序如下:由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)辦公室,并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付。 第二章 業(yè)務(wù)支持 一 公司主頁 1辦公室負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜; 2辦公室根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要,負(fù)責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改;3辦公室根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容,進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理; 4辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜; 5辦公室負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜;6. 辦公室負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)交流群(包括QQ,微信,飛信等)的日常維護(hù)和管理,各部根據(jù)自身職能發(fā)布相應(yīng)工作信息。 二 商業(yè)秘密保護(hù)制度 (一)目的 保護(hù)公司

15、與客戶的商業(yè)秘密,維護(hù)公司的安全與利益。 (二)使用范圍 本規(guī)則適用于公司全體員工。 (三)定義 1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉,能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性,并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 其中: 不為公眾所知悉,系指該信息不能通過公開渠道(如:報(bào)紙、新聞、出版物等)由外界直接獲?。?能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性,系指該信息具有確定的可應(yīng)用性,能為公司帶來現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì); 經(jīng)公司采取保密措施的,系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識(shí)、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。 2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息,包括: (1)公司管理、

16、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法; (2)公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。 (3)公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法; (4)公司經(jīng)營計(jì)劃; (5)招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底; (6)上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息,符合本條第一款所述之定義的,認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。 3、公司商業(yè)秘密的來源: (1)公司自行制作并符合所述定義者; (2)公司以外第三方制作并符合所述定義者; (3)公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的: (1)工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體(含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件); (2)公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。

17、 (四)保護(hù)原則 保護(hù)商業(yè)秘密的工作,遵循積極防范、層級(jí)管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項(xiàng)工作的原則。 (五)責(zé)任部門與人員 1 由辦公室與法律顧問協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 2 公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。 (六)保護(hù)措施 1在機(jī)關(guān)單位有限責(zé)任公司勞動(dòng)合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款,員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。 2公司根據(jù)需要,可要求專案和有關(guān)人員簽訂對(duì)特定事項(xiàng)的保密承諾書。 3辦公室對(duì)電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng),并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼,由辦公室文秘控管。 4辦公室對(duì)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理。 5辦公室建立嚴(yán)格的管理流程對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行管

18、理。 6辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)文件檔案管理制度進(jìn)行對(duì)各類載體設(shè)置警示標(biāo)識(shí)的工作。警示標(biāo)識(shí)包括:密級(jí)標(biāo)識(shí)、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。 (七)泄密應(yīng)急 1員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí),均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防范措施; 2公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露,發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采取補(bǔ)救措施; (八)泄密責(zé)任追究 1當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露,公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任; 2根據(jù)情況,公司同時(shí)可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。 (九)培訓(xùn) 辦公室組織聯(lián)絡(luò)相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。 三 文件檔案管理制度 (一)文件檔案的類別與形式1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書

19、、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等 2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等 3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程 4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等 5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄勞動(dòng)合同等 6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等 7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等 8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等 9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等 10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等 11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等 12.公司圖書、雜志:公司由公

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