提高工作效率和質(zhì)量十二招

1、提高工作效率和質(zhì)量十二招提高工作效率和質(zhì)量十二招20102010年年2 2月月2323日日姚程姚程思考驛站：第一講思考驛站：第一講 到某些公司工作，就像贏取奧運(yùn)會(huì)的獎(jiǎng)牌一樣，到某些公司工作，就像贏取奧運(yùn)會(huì)的獎(jiǎng)牌一樣，它將使你在今后的職業(yè)生涯中總是與成就和榮譽(yù)聯(lián)它將使你在今后的職業(yè)生涯中總是與成就和榮譽(yù)聯(lián)系起來系起來只需要在那里干上幾年，人的能力就得只需要在那里干上幾年，人的能力就得到了證明。到了證明。 杰克杰克韋爾奇韋爾奇引言引言 第第336336位位第第287287位位第第230230位位第第234234位位第第242242位位 第第202202位位 2001 2002 2003 2004

2、2005 2006 2007 2008 2009 年份年份排名排名 中國移動(dòng)連續(xù)九年入選中國移動(dòng)連續(xù)九年入選財(cái)富財(cái)富雜志全球企業(yè)雜志全球企業(yè)500500強(qiáng)，最新排名強(qiáng)，最新排名9999位位全球企業(yè)全球企業(yè)500強(qiáng)排名持續(xù)提升強(qiáng)排名持續(xù)提升公司的卓越表現(xiàn)公司的卓越表現(xiàn)第第180180位位 第第9999位位第第148148位位 優(yōu)秀企業(yè)中的員工無論在個(gè)人履歷、自身素質(zhì)、專優(yōu)秀企業(yè)中的員工無論在個(gè)人履歷、自身素質(zhì)、專業(yè)技能等方面都是業(yè)內(nèi)精英，要想在眾多精英中脫穎而業(yè)技能等方面都是業(yè)內(nèi)精英，要想在眾多精英中脫穎而出，如何有效提高自己的工作效率和質(zhì)量是一個(gè)值得長出，如何有效提高自己的工作效率和質(zhì)量是一個(gè)

3、值得長期深入研究的課題。期深入研究的課題。競爭激烈競爭激烈n 基本工作方法：基本工作方法：思路思路-計(jì)劃計(jì)劃-執(zhí)行執(zhí)行-總結(jié)總結(jié)n 充分認(rèn)識(shí)到工作計(jì)劃的重要性，在計(jì)劃上花一份充分認(rèn)識(shí)到工作計(jì)劃的重要性，在計(jì)劃上花一份力氣勝于在執(zhí)行上花兩份。力氣勝于在執(zhí)行上花兩份。n 長期計(jì)劃長期計(jì)劃+ +短期計(jì)劃短期計(jì)劃n 長期計(jì)劃更重要長期計(jì)劃更重要第一招：制定計(jì)劃的重要性第一招：制定計(jì)劃的重要性一個(gè)人能力的強(qiáng)大，很大程度上取決于他整合外部資一個(gè)人能力的強(qiáng)大，很大程度上取決于他整合外部資源的能力，要善于利用外腦。源的能力，要善于利用外腦。n不重要的事務(wù)善于授權(quán)別人完成，但要做好重要環(huán)節(jié)的審不重要的事務(wù)善于授

4、權(quán)別人完成，但要做好重要環(huán)節(jié)的審核把控。核把控。n平時(shí)留心收集重要工作模板、文稿模板，以備后用。平時(shí)留心收集重要工作模板、文稿模板，以備后用。n善于利用百度等搜索工具，我不知道答案，但是我知道在善于利用百度等搜索工具，我不知道答案，但是我知道在哪里能找到答案。哪里能找到答案。n自己沒有思路的時(shí)候要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)求助，或召集同事召開自己沒有思路的時(shí)候要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)求助，或召集同事召開頭腦風(fēng)暴。頭腦風(fēng)暴。第二招：善于利用外部力量第二招：善于利用外部力量n 高效能人士的七個(gè)習(xí)慣高效能人士的七個(gè)習(xí)慣之一，優(yōu)先完成重要不之一，優(yōu)先完成重要不緊急的事情。緊急的事情。n 提升效率的原理解釋提升效率的原理解釋n 如

5、何判斷哪些事情是要事？如何判斷重要性？如何判斷哪些事情是要事？如何判斷重要性？第三招：要事優(yōu)先原則第三招：要事優(yōu)先原則1、全年重點(diǎn)工作任務(wù)2、緊盯目標(biāo)原則，無線室的價(jià)值在哪里？如改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全性能，解決軟件隱患；3、涉及錢財(cái)物支付等事宜，如涉及合同簽訂、會(huì)議承辦、支付費(fèi)用等4、領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)n 判斷一件事情能否在判斷一件事情能否在5-105-10分鐘內(nèi)完成，如可以就應(yīng)分鐘內(nèi)完成，如可以就應(yīng)立即做完。避免轉(zhuǎn)身忘記影響工作。立即做完。避免轉(zhuǎn)身忘記影響工作。n 可以有效提升服務(wù)對(duì)象感知?？梢杂行嵘?wù)對(duì)象感知。第四招：小事優(yōu)先原則第四招：小事優(yōu)先原則n 如有涉及需要?jiǎng)e人配合完成的工作，應(yīng)盡可能早如有

6、涉及需要?jiǎng)e人配合完成的工作，應(yīng)盡可能早的提交別人，為別人留出更多的時(shí)間。的提交別人，為別人留出更多的時(shí)間。n 你的重要工作對(duì)別人來說往往只是你的重要工作對(duì)別人來說往往只是一般性的配合工作。一般性的配合工作。第五招：別人優(yōu)先的原則第五招：別人優(yōu)先的原則n 你是每次看一本書，還是同時(shí)看幾本書？你是每次看一本書，還是同時(shí)看幾本書？n WindowsWindows系統(tǒng)系統(tǒng)-多任務(wù)處理系統(tǒng)多任務(wù)處理系統(tǒng)n 要不斷培養(yǎng)自己同時(shí)處理幾件重要工作的能力，因要不斷培養(yǎng)自己同時(shí)處理幾件重要工作的能力，因?yàn)樵S多工作必須啟動(dòng)起來，才能在為許多工作必須啟動(dòng)起來，才能在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)問題。實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)問題。第六招：多任

7、務(wù)處理能力第六招：多任務(wù)處理能力要盡早養(yǎng)成使用工作備忘錄的習(xí)慣，并且不斷提高要盡早養(yǎng)成使用工作備忘錄的習(xí)慣，并且不斷提高信息化水平，加入提醒、搜索、分層等功能。信息化水平，加入提醒、搜索、分層等功能。n 工作記錄小軟件工作記錄小軟件n ExcelExcel表格表格n OutlookOutlookn 會(huì)議記錄匯總軟件會(huì)議記錄匯總軟件第七招：工作備忘錄第七招：工作備忘錄5S5S是指整理（是指整理（SEIRISEIRI）、整頓（）、整頓（SEITONSEITON）、清掃）、清掃（SEISOSEISO）、清潔（）、清潔（SEIKEISUSEIKEISU）、素養(yǎng)（）、素養(yǎng)（SHITSUKESHITSUK

8、E）。）。n經(jīng)常整理自己的電腦文檔，有助于在需要的時(shí)候，快速準(zhǔn)經(jīng)常整理自己的電腦文檔，有助于在需要的時(shí)候，快速準(zhǔn)確的找到，大大提升工作效率。確的找到，大大提升工作效率。n每個(gè)人每天累計(jì)在文檔查找上花費(fèi)的時(shí)間雖然不多，但是每個(gè)人每天累計(jì)在文檔查找上花費(fèi)的時(shí)間雖然不多，但是一個(gè)月甚至一年累計(jì)后的時(shí)間就很可觀。一個(gè)月甚至一年累計(jì)后的時(shí)間就很可觀。n要異常珍惜每天要異常珍惜每天8 8小時(shí)工作時(shí)間的每一分每一秒。小時(shí)工作時(shí)間的每一分每一秒。n包括經(jīng)常整理通信錄、建立郵件群組、文檔分類歸檔等包括經(jīng)常整理通信錄、建立郵件群組、文檔分類歸檔等第八招第八招：5S工作法工作法n 要善于在工作中總結(jié)模板，整理標(biāo)準(zhǔn)文

9、檔（包括照要善于在工作中總結(jié)模板，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔（包括照片、往來郵件、各類文檔、流程、通信錄等），今后不片、往來郵件、各類文檔、流程、通信錄等），今后不論是工作交接，還是自己重復(fù)開展類似工作，都大大提論是工作交接，還是自己重復(fù)開展類似工作，都大大提升效率。升效率。n 在總結(jié)模板的基礎(chǔ)上，每一次重復(fù)開展類似工作后，在總結(jié)模板的基礎(chǔ)上，每一次重復(fù)開展類似工作后，不斷加入新的元素，這次我哪里還沒有考慮周全，下次不斷加入新的元素，這次我哪里還沒有考慮周全，下次要注意的地方等等，注重積累。要注意的地方等等，注重積累。例：歐美法律（一種工作的方法）例：歐美法律（一種工作的方法）第九招：經(jīng)驗(yàn)管理第九招：經(jīng)驗(yàn)管

10、理n 一天各個(gè)階段的時(shí)間含金量是不同的，把精力最好的一天各個(gè)階段的時(shí)間含金量是不同的，把精力最好的時(shí)間段安排做最緊急重要的工作，利用普通時(shí)間最一般時(shí)間段安排做最緊急重要的工作，利用普通時(shí)間最一般事務(wù)性的工作。事務(wù)性的工作。n8 8：30-930-9：00 00 查看查看oaoa中是否有重要緊急文檔，并及時(shí)處理中是否有重要緊急文檔，并及時(shí)處理n9 9：00-1100-11：00 00 重要工作（側(cè)重與別人溝通的）重要工作（側(cè)重與別人溝通的）n1111：00-1100-11：30 30 處理處理oaoa中一般文檔中一般文檔n午休午休n1313：30-1630-16：30 30 重要工作（側(cè)重自身工

11、作的）重要工作（側(cè)重自身工作的）n1616：30-1730-17：00 00 處理處理oaoa中一般文檔中一般文檔n1717：0000以后以后 列出明天的重要工作信息列出明天的重要工作信息第十招：時(shí)間管理（一）第十招：時(shí)間管理（一）要善于利用垃圾時(shí)間完成零碎或不重要的工作要善于利用垃圾時(shí)間完成零碎或不重要的工作n不重要的會(huì)議不重要的會(huì)議n午休時(shí)間午休時(shí)間n出差晚上或出差車上出差晚上或出差車上n部分等待的時(shí)間部分等待的時(shí)間第十招：時(shí)間管理（二）第十招：時(shí)間管理（二）n 努力改掉拖拉的壞習(xí)慣，比如領(lǐng)導(dǎo)交代在努力改掉拖拉的壞習(xí)慣，比如領(lǐng)導(dǎo)交代在1010天后完天后完成一項(xiàng)任務(wù)，很多人要到第成一項(xiàng)任務(wù)，很多人要到第8 8、9 9天才開始，屆時(shí)如有其天才開始，屆時(shí)如有其它重要事情就會(huì)很被動(dòng)；它重要事情就會(huì)很被動(dòng)；n 我的成功來源于我的馬上行動(dòng)。我的成功來源于我的馬上行動(dòng)。第十一招：立即行動(dòng)原則第十一招：立即行動(dòng)原則對(duì)自己的工作要及時(shí)跟進(jìn)追蹤，例如對(duì)自己的工作要及時(shí)跟進(jìn)追蹤，例如OAOA發(fā)文不能發(fā)發(fā)文不能發(fā)出去了就不管了，要及時(shí)查看流程，督促相關(guān)人員閱文；出去了就不管了，要及時(shí)查看流程，督促相關(guān)人員閱文；另一方面，要注意領(lǐng)導(dǎo)修改了哪些地方，及時(shí)領(lǐng)悟并學(xué)另一方面，要注意領(lǐng)導(dǎo)修改了哪些地方，及時(shí)領(lǐng)悟并學(xué)習(xí)。習(xí)。第十二招：項(xiàng)目跟蹤第