文檔編寫規(guī)范模板

1、文檔編號(hào)：文檔編號(hào)： JP-YY-HD-WX-001文檔密級(jí)：文檔密級(jí)： 秘密 文檔編寫規(guī)范文檔編寫規(guī)范版本號(hào)：版本號(hào)：1.0精品學(xué)習(xí)網(wǎng) 版權(quán)所有Copyright TopStudy.Com.Cn, All Rights Reserved 目錄目錄1.前言前言 .41.1.文檔目的 .41.2.適用范圍 .41.3.術(shù)語(yǔ) .41.4.參考資料 .42.文檔格式文檔格式 .42.1.頁(yè)面設(shè)置 .42.2.封頁(yè) .42.3.文檔修訂歷史 .52.4.目錄 .52.5.頁(yè)眉頁(yè)腳 .52.6.正文文本 .5縮略語(yǔ)使用 .5標(biāo)題樣式 .6列表樣式 .62.7.流程圖格式 .72.8.表單格式 .73.文

2、檔標(biāo)題與命名文檔標(biāo)題與命名 .71 前言前言1.1文檔目的文檔目的 指導(dǎo)本公司各種文檔編制工作，規(guī)范和統(tǒng)一文檔風(fēng)格。1.2適用范圍適用范圍 本規(guī)范適用于公司一般的正式文檔，包括制度、規(guī)范、項(xiàng)目技術(shù)文檔等。若無(wú)特殊情況（如客戶對(duì)文檔特定格式要求） ，必須嚴(yán)格按照本規(guī)范要求進(jìn)行編制。1.3術(shù)語(yǔ)術(shù)語(yǔ)一般我們使用 Microsoft Word 作為文檔的編制工具，本文關(guān)于文檔格式的描述使用了 Microsoft Word 的術(shù)語(yǔ)，若對(duì)于某些術(shù)語(yǔ)有不明白之處請(qǐng)參考 Microsoft Word 幫助信息。1.4參考資料參考資料參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司以前制定的一些文檔編寫規(guī)范、模版等。 2 文檔格式文

3、檔格式2.1頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面設(shè)置紙型：A4 210 x297mm，一般為縱向，如需要可將部分正文設(shè)為橫向。頁(yè)邊距：上下頁(yè)邊距 2.54 厘米，左頁(yè)邊距 3.17 厘米，右頁(yè)邊距 2.17 厘米。2.2封頁(yè)封頁(yè)封頁(yè)為文檔的第一頁(yè)，需包含公司 logo、文檔編號(hào)、文檔密級(jí)、文檔標(biāo)題、版本號(hào)、版權(quán)說(shuō)明等信息。需要保密的文檔密級(jí)從高到低分為“絕密” 、 “機(jī)密”和“秘密”三級(jí)，具體定義見(jiàn)本公司保密制度；若文檔封頁(yè)不填密級(jí)，則默認(rèn)為其內(nèi)容不需保密。具體格式參見(jiàn)本文檔封頁(yè)。2.3文檔修訂歷史文檔修訂歷史封頁(yè)的下一頁(yè)描述文檔修訂歷史信息，包括版本、作者、版本變化對(duì)象、變化內(nèi)容描述、審核人、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期。具體

4、格式參見(jiàn)本文檔修訂歷史頁(yè)。2.4目錄目錄第一行：“目錄” ，字體宋體，字形加粗，字號(hào)小二，居中。目錄由 Word 工具自動(dòng)生成，格式“正式” ，字體宋體，字形常規(guī)，字號(hào)小四。2.5頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)眉頁(yè)腳封頁(yè)頁(yè)眉包含公司 logo，與其他各頁(yè)不同，需要單獨(dú)設(shè)置；封頁(yè)不設(shè)頁(yè)腳。除封頁(yè)以外的頁(yè)眉內(nèi)容需包含公司 Logo 和文檔標(biāo)題；頁(yè)腳需包含公司英文名稱、版權(quán)信息以及當(dāng)前頁(yè)碼。頁(yè)眉頁(yè)腳中的文字格式：字形常規(guī)，字號(hào)五號(hào)。具體格式參見(jiàn)本文檔頁(yè)眉頁(yè)腳。2.6正文文本正文文本中文字體：宋體。西文字體：Times New Roman。字形：除特殊說(shuō)明之處，字形一般為常規(guī)。字號(hào)：除特殊說(shuō)明之處，字號(hào)一般為小四。字體顏

5、色：黑色。需要特別強(qiáng)調(diào)或區(qū)分的內(nèi)容可采用其他顏色，但建議一篇文檔中不使用超過(guò)三種字體顏色。行距：?jiǎn)伪缎芯唷７侄慰s進(jìn)：除列表內(nèi)容外，每一段落首行縮進(jìn)兩個(gè)中文字符。2.6.1縮略語(yǔ)使用縮略語(yǔ)使用縮略語(yǔ)是一種書(shū)面詞或短語(yǔ)的縮短形式，用來(lái)代替整體，達(dá)到簡(jiǎn)化效果。在文檔編制過(guò)程中使用縮略語(yǔ)，需遵循以下原則：若在文檔中有專門定義縮略語(yǔ)的部分，則以后的正文中可直接使用縮略語(yǔ)表達(dá)原義。若在文檔中沒(méi)有專門定義縮略語(yǔ)的部分，則在文中第一次使用時(shí)需用“（，以下簡(jiǎn)稱） ”的形式作定義，例“配置管理（Configuration Management，以下簡(jiǎn)稱 CM） ” ；以后再次使用時(shí)即可直接用縮略語(yǔ)表達(dá)。 2.6.

6、2標(biāo)題樣式標(biāo)題樣式為了準(zhǔn)確、清晰的表達(dá)文檔的層次結(jié)構(gòu)，正文的章節(jié)標(biāo)題需要使用多級(jí)符號(hào)列表。下表描述內(nèi)容層次從高到低的標(biāo)題要求，其中“n”表示從 1 開(kāi)始遞增的整數(shù)。標(biāo)題層次標(biāo)題層次編號(hào)格式編號(hào)格式樣式樣式字號(hào)字號(hào)字形字形一級(jí)n.標(biāo)題 1三號(hào)加粗二級(jí)n.n.標(biāo)題 2小三加粗三級(jí)n.n.n.標(biāo)題 3四號(hào)加粗四級(jí)和更低級(jí)n.n.n.n.n.n.n.n.n.等標(biāo)題 4小四加粗2.6.3列表樣式列表樣式正文中一般將關(guān)系有序或并列的相關(guān)內(nèi)容以列表形式組織。列表一般分為標(biāo)題項(xiàng)和內(nèi)容項(xiàng)。根據(jù)列表的內(nèi)容層次一般分為以下兩種： 一層列表如果列表內(nèi)容之間無(wú)順序關(guān)系，用項(xiàng)目符號(hào)“”表示；否則用“1.，2.，3.，”編

7、號(hào)表示。 多層列表列表內(nèi)容用編號(hào)表示。第一層以“1.，2.，3.，”表示，第二層以“1） ，2） ，3） ，”表示，第三層以“a.，b.，c.，”表示。建議列表不要超過(guò)三層。列表樣式如下：一層列表一層列表無(wú)序列表無(wú)序列表順序列表順序列表多層列表多層列表列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。1.列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。2.列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。1.列表標(biāo)題1） 列表標(biāo)題a.列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。b. 列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。2） 列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。2.列表標(biāo)題列表內(nèi)容開(kāi)始結(jié)束。2.7 流程圖格式流程圖格式一般文檔中常用的圖為流程圖，它是對(duì)某一個(gè)問(wèn)題的定義、分析或

8、解法的圖形表示，圖中用各種符號(hào)來(lái)表示操作、數(shù)據(jù)、流向以及裝置等。最常用的畫圖工具為Visio 和 Word，如果用 Word 畫圖，注意將各部分組合到一起。流程圖繪制要求： 流程圖中的符號(hào)根據(jù)相應(yīng)畫圖工具（Visio 或 Word 等）中定義的標(biāo)準(zhǔn)用途使用。 流程圖一般放置在離正文中參考處最近的位置，對(duì)象格式水平居中。 在圖中，應(yīng)對(duì)各個(gè)符號(hào)均勻地分配空間，連線應(yīng)保持合理長(zhǎng)度，盡量少使用長(zhǎng)線。 不要改變角度和其它影響符號(hào)形狀的因素，盡可能統(tǒng)一各種符號(hào)的大小。 以菱形符號(hào)表示的判斷條件，只有一個(gè)入口,但可以有若干個(gè)可供選擇的出口，每一個(gè)出口都應(yīng)標(biāo)有適當(dāng)?shù)臈l件值以反映它所表示的邏輯路徑。 把理解某個(gè)

9、符號(hào)的功能所需要的最低限度的說(shuō)明性文字置于符號(hào)內(nèi)，文字可用五號(hào)字。 標(biāo)準(zhǔn)流向是從左到右和自上而下，在流線上使用箭頭指示流向，應(yīng)當(dāng)盡量避免流線的交叉。2.8表單格式表單格式表單整體位置居中?？紤]到表單一般包含的信息比較多，表單內(nèi)文字建議用五號(hào)字。最常用的表單示例如下：表單的第一行一般為標(biāo)題行，單元格對(duì)齊方式“中部居中” ，字形加粗，單元格無(wú)底紋或用“灰色20”底紋（如上表） ，跨頁(yè)的表單需設(shè)置標(biāo)題行重復(fù)。標(biāo)題行以下部分填寫表單的主體內(nèi)容，單元格對(duì)齊方式“靠上兩端對(duì)齊” 、字形常規(guī)，單元格無(wú)底紋。除了以上最常用的形式外，表單可能采取其他各種形式，編制時(shí)根據(jù)具體情況設(shè)置格式，力求清晰、簡(jiǎn)潔、便于閱讀。3 文檔標(biāo)題與命名文