EXCEL實現(xiàn)票據(jù)憑證套打高效化

1、.EXCEL實現(xiàn)票據(jù)套打高效化金融電子化高度發(fā)展的今天，會計原始憑證的手工填制越來越顯得蹩足。手工憑證不僅難以實現(xiàn)整齊化、標準化、規(guī)范化管理，而且填制麻煩，差錯率高，因此各級行要求開發(fā)原始憑證打印系統(tǒng)的呼聲不斷。人民銀行醴陵支行順應業(yè)務需求，利用EXCEL技術成功設計出原始憑證套打系統(tǒng)，并將其應用于業(yè)務實踐中不斷檢驗、測試，不斷完善、更新，有效地促進了會計工作高效化。為了將憑證套打系統(tǒng)廣泛應用到金融系統(tǒng)各部門，有效促進金融電子化發(fā)展，筆者特將其實現(xiàn)方法及功能特點介紹如下：一、 利用圖像處理技術，實現(xiàn)憑證打印的精準化。筆者通過利用掃描儀將常用原始憑證掃描成圖像文件，用圖像處理軟件進行優(yōu)化處理，再

2、將其應用為EXCEL的背景（如下圖），最后進行顯示比率、頁邊距的適當調(diào)整及打印區(qū)域設置的方法，實現(xiàn)了將原始憑證要素在規(guī)定位置的精確打印。采取這種方法，套打憑證時只會打印所需要素，數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)不會打印出來，EXCEL背景也不會在原始憑證上已存在的文字表格再重復打印出來。二、利用EXCEL數(shù)據(jù)庫技術，使憑證要素管理規(guī)范化。在填制原始憑證時，工作人員對收付款人名稱、摘要等要素的填寫存在很大的隨意性，難以把握要素的準確、完整性。憑證套打系統(tǒng)充分使用EXCEL的數(shù)據(jù)庫功能，在EXCEL中專門設計了一個數(shù)據(jù)庫錄入工作表（見下圖），操作人員只需將所需的帳號、戶名、開戶銀行、摘要及摘要代碼等要素進行規(guī)范化，直接

3、錄入到數(shù)據(jù)庫中，然后在套打工作表中根據(jù)提示錄入基本要素，系統(tǒng)將自動生成所需表格，這樣就不僅減輕了工作人員的勞動強度，而且憑證處理也更加整齊、規(guī)范。三、通過設置要素錄入?yún)^(qū)，使要素錄入便利化。筆者通過設計要素錄入專區(qū)，將原始數(shù)據(jù)錄入集中到一個指定位置，然后讓系統(tǒng)自動讀取。這樣，操作員只需根據(jù)系統(tǒng)提示錄入一個回車確認一個，一氣呵成的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入工作，成功規(guī)避了邊錄入邊移動鼠標的麻煩，而且由于有錄入提示，也最大限度的減少了錄入的差錯率。四、利用EXCEL函數(shù)運算功能，使數(shù)據(jù)處理自動化。在開發(fā)憑證套打系統(tǒng)之前，筆者曾在某銀行看到他們使用word字處理軟件進行憑證的打印，往往同一個數(shù)據(jù)要重復錄入多次，套

4、填表格時要一位一位邊移動光標邊錄入，更費勁的是每次都要手工錄入大寫數(shù)字，而且一旦原始數(shù)據(jù)有錯，則所有錄入都要重新修改。這不但嚴重影響工作效率，而且極容易導致數(shù)據(jù)的不一致性，直接影響數(shù)據(jù)錄入的準確性。筆者充分利用EXCEL的條件函數(shù)，將表格按位填寫數(shù)據(jù)用公式自動運算，并對小寫數(shù)字進行大寫自動轉換，利用數(shù)據(jù)庫函數(shù)功能，按錄入要素到數(shù)據(jù)庫工作表中自動查找定位，然后將運算結果自動填寫在所需位置。這樣，不僅免除了工作人員手工錄入的麻煩，而且數(shù)據(jù)處理自動化為數(shù)據(jù)的準確性提供了堅實的技術保障。五、利用EXCEL的表格加密保護功能，確保系統(tǒng)的安全性。用戶在表格中錄入信息時，難免會因為誤操作而改動表格結構，修改

5、損壞運算公式，從而破壞系統(tǒng)。利用EXCEL的表格加密保護功能，可限定用戶在指定單元格按規(guī)定操作，從而確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。筆者將要素錄入?yún)^(qū)外的所有單元格進行鎖定、隱藏設置，然后用密碼進行工作表的保護。（見下圖）通過加密保護的憑證套打系統(tǒng)，操作人員可放心使用，不必擔心系統(tǒng)故障，更重要的運算公式被加密隱藏后，非授權用戶便無法查看公式了，這不僅保護了開發(fā)者的版權，更可防止非授權用戶的惡意修改，系統(tǒng)的安全性得到了切實保障。六、通過建立幫助信息工作表，使系統(tǒng)使用更具人性化。為方便操作者能迅速熟練的使用本系統(tǒng)，筆者將系統(tǒng)需求、設置要求、注意事項歸納到幫助信息工作表，讀者能方便、及時、準確的了解本系統(tǒng)的操作規(guī)則

6、，從而減少工作中的盲目性，達到工作高效化。通過設立技術支持熱線的方式，加強了會計人員與設計者的互動聯(lián)系，確保使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題能得到最快捷的處理，為系統(tǒng)的完善升級提供了一個快車道。七、用EXCEL設計套打系統(tǒng)，增強了系統(tǒng)的適應性、可開發(fā)性。部分會計從業(yè)人員熱切希望有一套方便適應的程序解決憑證套打問題，這其實只是一個美好的愿望，實際上根本不可能實現(xiàn)。因為原始憑證種類多種多樣、層出不窮，沒有一套程序能預知后來的憑證格式是怎么樣；再者已有的憑證也格式不一，同一類憑證也存在因印刷的原因導致邊距位置的偏差，如果開發(fā)出一個套打程度，操作者也勢必面臨根據(jù)憑證邊距偏差手工多次調(diào)整紙張位置的問題，因此程序根本沒辦法解決精確打印的問題。而使用電子表格開發(fā)出的套打系統(tǒng)，只要操作者根據(jù)原始憑證的實際狀況通過EXCEL頁面設置功能進行頁面邊距的微調(diào)，即可實現(xiàn)憑證的精確打印，而不需要手工進行紙張移來移去的反復調(diào)試，既節(jié)省了紙張，又減輕了會計人員的勞動強度，因而具有很強的適應性。對于新出現(xiàn)或未納入的原始憑證，只要會計人員有要求，設計者隨時可用掃描儀讀取、整理、定位，然后使用現(xiàn)成的公式，現(xiàn)成的技術手段即可快速完成新憑證錄入、處理、打印設計；而會計