合同管理辦法

1、合同管理辦法第一章 總 則第一條為明確某公司及下屬關(guān)聯(lián)企業(yè)（以下合稱(chēng)為“公司”）的合同管理流程，加強(qiáng)合同管理，規(guī)范公司各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)，控制風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益，公司制定本合同管理辦法（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為“本辦法”）。第二條本辦法所稱(chēng)合同是指以公司為一方主體的各種類(lèi)型的合同、協(xié)議，及以公司名義做出的擔(dān)保、授權(quán)、招標(biāo)、聲明、承諾、證明等具有約束力的法律文件。第三條本辦法適用于公司及下屬企業(yè)的全體部門(mén)及人員。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四條法務(wù)部為合同的歸口管理部門(mén)。主管/業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)在其職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)相應(yīng)的合同管理工作。第五條法務(wù)部履行以下職責(zé)：（一）制定合同管理制度并監(jiān)督該制度的執(zhí)行；（二）

2、依據(jù)本辦法審查合同；（三）制定合同示范文本；（四）監(jiān)督檢查合同的履行情況；（五）接受各部門(mén)有關(guān)合同的法律咨詢(xún)；（六）處理合同糾紛；（七）負(fù)責(zé)合同專(zhuān)用章的使用及管理，建立合同登記臺(tái)帳，指導(dǎo)合同檔案保管。第六條主管部門(mén)負(fù)責(zé)合同具體操作，是合同的承辦部門(mén)。合同承辦部門(mén)指定一人為合同承辦人。合同承辦部門(mén)履行以下職責(zé)：（一）對(duì)合同相對(duì)人的主體資格、履約能力進(jìn)行評(píng)估與選擇；（二）根據(jù)本辦法選用合同文本或自行起草合同文本；（三）落實(shí)合同商務(wù)條款和風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制；（四）協(xié)調(diào)處理合同審批、簽訂、履行、糾紛等相關(guān)事宜；（五）負(fù)責(zé)合同原件的保管及檔案移交工作。第七條財(cái)務(wù)部門(mén)履行以下職責(zé)：（一）審查合同的財(cái)務(wù)事項(xiàng)是否符

3、合國(guó)家財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度；（二）審查合同的付款、收款事項(xiàng)是否符合公司資金計(jì)劃；（三）對(duì)合同的涉稅問(wèn)題提出意見(jiàn)和解決措施。第三章 合同起草第八條合同內(nèi)容由合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)起草，必要時(shí)可請(qǐng)法務(wù)部門(mén)予以協(xié)助。重大或復(fù)雜合同，可由法務(wù)部門(mén)起草。第九條合同承辦部門(mén)選用合同文本時(shí)，應(yīng)按以下順序進(jìn)行選擇，順序在先的合同文本優(yōu)先適用。（一）公司制定的合同示范文本；（二）公司已簽署過(guò)的并經(jīng)法務(wù)部核準(zhǔn)的合同文本；（三）政府或行業(yè)協(xié)會(huì)推廣使用并經(jīng)法務(wù)部推薦的合同示范文本；（四）合同相對(duì)方提供的合同文本。第十條為保障公司利益，在合同談判中能占據(jù)優(yōu)勢(shì)，除壟斷部門(mén)或特殊行業(yè)的企業(yè)提供的合同文本外，原則上應(yīng)選擇我方

4、提供的文本。第十一條合同承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)先行對(duì)合同的下列事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查和審查：（一）合同主體具有有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其登記內(nèi)容與合同內(nèi)容能相一致；（二）合同標(biāo)的符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，涉及資質(zhì)要求的，應(yīng)具備相應(yīng)資質(zhì)證書(shū)；（三）由代理人代辦、代簽合同的，應(yīng)由代理人取得授權(quán)委托書(shū)；（四）合同當(dāng)事人應(yīng)具有相應(yīng)的履約能力及良好的履約信用；第十二條涉及重大事項(xiàng)的合同，如并購(gòu)、資產(chǎn)重組等，承辦部門(mén)可請(qǐng)法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)或社會(huì)中介機(jī)構(gòu)就合同相對(duì)方及合同涉及事項(xiàng)進(jìn)行盡職調(diào)查。第十三條對(duì)于涉外合同，原則上應(yīng)用中文表述，且應(yīng)約定適用中國(guó)法律，受中國(guó)法院或仲裁機(jī)構(gòu)管轄。合同相對(duì)方如有要求，可附外文版，但應(yīng)約定以中文版為準(zhǔn)。如合同

5、內(nèi)容是在國(guó)外履行的，經(jīng)公司特別批準(zhǔn),可用外文版,但仍應(yīng)符合國(guó)家法律規(guī)定及相關(guān)政府部門(mén)的要求。第十四條合同承辦部門(mén)起草后的合同至少應(yīng)符合以下基本要求，否則法務(wù)部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)要求合同承辦部門(mén)重新起草。（一）合同相對(duì)方具有簽約資格；（二）文字應(yīng)不存在表述混亂、邏輯不清、語(yǔ)法錯(cuò)誤等現(xiàn)象；（三）合同商務(wù)內(nèi)容已征得公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。第四章 合同審核第十五條起草后的合同首先應(yīng)經(jīng)承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)，然后同時(shí)發(fā)送/送交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)審核；如合同涉及資金收付的，應(yīng)先經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。第十六條各部門(mén)的審核時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三個(gè)工作日，特別重大或復(fù)雜的合同經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后可適當(dāng)延長(zhǎng)審核時(shí)間。合同承辦部門(mén)與

6、合同相對(duì)方的溝通、洽談時(shí)間，不計(jì)入審核時(shí)限。第十七條合同承辦部門(mén)欲在預(yù)期時(shí)間得到審核結(jié)果，應(yīng)自行提前安排送審。如合同事項(xiàng)緊急，應(yīng)經(jīng)合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人親自發(fā)起，各部門(mén)應(yīng)配合提前完成審核。第十八條財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容：（一）合同條款是否符合國(guó)家財(cái)稅法規(guī)和公司財(cái)務(wù)規(guī)定；（二）合同支付條款是否符合公司資金安排。第十九條法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核下列合同內(nèi)容：（一）合同主體、內(nèi)容、形式是否合法、有效；（二）合同條款是否完備、嚴(yán)密、準(zhǔn)確；（三）合同風(fēng)險(xiǎn)是否能規(guī)避或降低；（四）合同違約條款能否滿(mǎn)足公司要求；（五）相關(guān)審批程序是否符合公司規(guī)定。第二十條經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)提出審核意見(jiàn)的合同，承辦部門(mén)負(fù)責(zé)與合同相

7、對(duì)方進(jìn)行溝通，盡量按審核意見(jiàn)進(jìn)行修改。如需要審核部門(mén)進(jìn)行條款釋義、合同談判等工作的，可要求審核部門(mén)參加。第二十一條在合同正式簽訂前，合同承辦部門(mén)應(yīng)核對(duì)最終簽署的合同文本與經(jīng)審批通過(guò)的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。第五章 合同履行、變更與解除第二十二條合同簽訂后應(yīng)全面履行。在合同履行中，合同承辦部門(mén)或合同履行責(zé)任人發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方有經(jīng)營(yíng)嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)抽逃資金以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽(yù)、喪失履行債務(wù)的能力或其他違約可能情形的，應(yīng)立即向本部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門(mén)報(bào)告，由法務(wù)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)拿出解決方案，報(bào)公司決策。第二十三條在合同履行中，如公司實(shí)際履行確有困難的，應(yīng)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部

8、門(mén)報(bào)告，由法務(wù)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)與合同相對(duì)方協(xié)商解決方案，報(bào)公司決策。第二十四條合同履行期限超過(guò)一年的，由合同承辦部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)與合同相對(duì)方對(duì)帳一次。第二十五條合同簽署后，對(duì)合同的任何變更或解除，承辦人須向原審批部門(mén)報(bào)批。在經(jīng)合同變更或解除審批程序前，任何人不得以實(shí)際履行的方式變更或解除合同。對(duì)合同的變更或解除，應(yīng)以書(shū)面方式確認(rèn)。第六章 合同糾紛處理第二十六條合同中爭(zhēng)議解決條款應(yīng)盡量約定在公司所在地人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)解決。第二十七條合同發(fā)生糾紛時(shí)，先通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決；協(xié)商、調(diào)解達(dá)成一致的，應(yīng)形成書(shū)面協(xié)議，協(xié)議簽訂前應(yīng)當(dāng)送法務(wù)部門(mén)審查。協(xié)商、調(diào)解未成的，可按合同約定申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。第

9、二十八條合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同糾紛情況及時(shí)報(bào)告，并協(xié)助法務(wù)部門(mén)做好仲裁或訴訟的證據(jù)收集工作。如法務(wù)部門(mén)認(rèn)為需要借助外部律師協(xié)助處理爭(zhēng)議，經(jīng)公司批準(zhǔn)執(zhí)行。第七章 合同檔案管理第二十九條合同承辦人將已簽訂的合同原件交由公司財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)進(jìn)行登記、存檔，以備查詢(xún)。法務(wù)部門(mén)留存已簽署的合同復(fù)印件或掃描件，以協(xié)助監(jiān)督執(zhí)行。第三十條法務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同登記臺(tái)賬。合同臺(tái)賬的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同名稱(chēng)、編號(hào)、合同標(biāo)的、金額、合同對(duì)方、承辦人、履行情況及備注等。第三十一條合同編號(hào)規(guī)則，由法務(wù)部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際需要擬定。第三十二條凡接觸和持有合同文件的員工均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自泄露任何合同信息。公司員工未經(jīng)合同管理部門(mén)批準(zhǔn)，不得擅自向他人借閱、復(fù)印、掃描合同文件。第八章 獎(jiǎng)勵(lì)與罰則第三十三條對(duì)在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題，積極采取補(bǔ)救措施，使公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在糾紛處理中，避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，公司予以表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。第三十四條有下列情形之一，并對(duì)公司造成損失的，予以相應(yīng)的處罰：（一）未按本辦法起草、報(bào)批和簽訂合同的；（二）簽訂存在重大缺陷或無(wú)效的合同的；（三）承辦人、審核人員因疏忽未審出合同重大缺陷的；（四）丟失合同文本、相關(guān)法律文件和