東方通信公司進(jìn)口采購合同執(zhí)行

1、東方通信公司進(jìn)口采購合同執(zhí)行范圍適用于進(jìn)口采購合同執(zhí)行過程中進(jìn)口批文_機(jī)電設(shè)備辦理、報(bào)關(guān)行選擇、進(jìn)口報(bào)關(guān)商檢、進(jìn)口采購付款申請(qǐng)、報(bào)關(guān)付款申請(qǐng)、貨物保險(xiǎn)公司的選擇、合同尾款支付申請(qǐng)過程控制目標(biāo)進(jìn)口批文_機(jī)電設(shè)備辦理建立完善的進(jìn)口批文登記制度確保建立規(guī)范的辦理進(jìn)口機(jī)電設(shè)備批文流程，將該工作程序化， 減少可能出現(xiàn)的各種不必要的重復(fù)操作和可能出現(xiàn)的遺漏之處對(duì)于向外經(jīng)貿(mào)部申報(bào)的批文與相應(yīng)批準(zhǔn)的生產(chǎn)配額嚴(yán)格控制使用報(bào)關(guān)行選擇保證所選擇的報(bào)關(guān)行能夠完成進(jìn)口貨物及時(shí)順利地報(bào)關(guān)、清關(guān)選擇合適的報(bào)關(guān)行，編制完善的報(bào)關(guān)行檔案進(jìn)口報(bào)關(guān)商檢順利及時(shí)報(bào)關(guān)清關(guān)，杜絕海關(guān)關(guān)稅滯納金和滯報(bào)金的產(chǎn)生及時(shí)辦理商檢，發(fā)現(xiàn)和處理進(jìn)口貨

2、物的損壞、短缺事件，與供應(yīng)商及時(shí)聯(lián)系索賠和退貨，減少公司的損失保證通關(guān)文件的完整準(zhǔn)確，杜絕人為原因造成的通關(guān)時(shí)滯造成的損失進(jìn)口采購付款申請(qǐng)保證按照進(jìn)口合同的要求及時(shí)付款，避免國際付款糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)部配合保證信用證的開立、使用和修改符合國家和國際慣例報(bào)關(guān)付款申請(qǐng)及時(shí)支付各種稅款及費(fèi)用，杜絕滯納金的產(chǎn)生，減少不必要的損失做好付款計(jì)劃，減少計(jì)劃外付款，降低公司的資金成本貨物保險(xiǎn)公司的選擇確保保險(xiǎn)公司的服務(wù)符合采購合同的需要加強(qiáng)與保險(xiǎn)公司的合作，為公司開發(fā)各種合適的保險(xiǎn)險(xiǎn)種合同尾款支付申請(qǐng)保證在確認(rèn)合同執(zhí)行正常的情況下支付貨款，避免應(yīng)質(zhì)量問題引起的損失確保采購部及時(shí)收集和分析采購業(yè)務(wù)活動(dòng)，降低合

3、同付款延期的法律風(fēng)險(xiǎn)主要控制點(diǎn)進(jìn)口批文機(jī)電設(shè)備辦理對(duì)于一次辦理金額較大多次使用的批文要進(jìn)行審批，跟蹤批文在合同執(zhí)行中的使用情況，嚴(yán)格禁止串料使用報(bào)關(guān)行選擇采購人員按公司報(bào)關(guān)要求確定報(bào)關(guān)行是否符合報(bào)關(guān)要求，確定能否作為長(zhǎng)期合作的對(duì)象進(jìn)口報(bào)關(guān)商檢對(duì)于需要法定商檢貨物采購部及時(shí)申報(bào)商檢對(duì)進(jìn)口貨物的損壞、短缺，及時(shí)辦理商檢，取得商檢憑證，以便辦理退運(yùn)、索賠手續(xù)及時(shí)催報(bào)關(guān)行退還相關(guān)的報(bào)關(guān)文件，以便歸檔進(jìn)口采購付款申請(qǐng)外匯業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)需審核信用證的文檔完整報(bào)關(guān)付款申請(qǐng)?jiān)趫?bào)關(guān)行傳真進(jìn)口海關(guān)稅單后，及時(shí)核對(duì)合同的金額及稅號(hào)，確定稅款金額貨物保險(xiǎn)公司的選擇采購經(jīng)理應(yīng)組織財(cái)務(wù)和使用部門的人員共同對(duì)保險(xiǎn)公司進(jìn)行評(píng)審組織

4、商保險(xiǎn)公司的評(píng)審表應(yīng)上報(bào)采購經(jīng)理進(jìn)行審閱同意后，務(wù)人員談判確定合同的具體條款合同尾款支付申請(qǐng)采購員判斷各個(gè)部門所應(yīng)提供的文檔是否齊全采購員編制的付款申請(qǐng)報(bào)告應(yīng)上報(bào)采購經(jīng)理進(jìn)行審批財(cái)務(wù)部在收到采購員上報(bào)的付款申請(qǐng)報(bào)告后，應(yīng)仔細(xì)根據(jù)銀行的付款記錄復(fù)核采購員提供的前期付款記錄的真實(shí)性及完整性特定政策T/T 付款的支付方式中, 前 T/T（ 付預(yù)付款） 對(duì)于金額超過5000 美金合同須由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批支付；后T/T 對(duì)于金額超過50000 美金合同須由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批支付；合同金額超過20000 美金必須以信用證方式支付進(jìn)口合同金額超過200000 美金必須以遠(yuǎn)期信用證方式支付，特殊情況需采購部和財(cái)務(wù)經(jīng)理審

5、批對(duì)于大型設(shè)備進(jìn)口合同的支付，信用證條款需按分批付款方式進(jìn)行涉及部門采購部物資管理部財(cái)務(wù)部質(zhì)量部流程說明6. 1進(jìn)口批文機(jī)電設(shè)備辦理步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1米購部批文辦理 員根據(jù)米購計(jì)劃開始辦理進(jìn)口批文，根據(jù)要求 提供附件及樣品2采購部-批文辦理員判斷是否需步-次辦理金額較大的多次進(jìn)口 的批文（配額類產(chǎn)品需要）2. 1米購部批文辦理 員是:批文辦理員上報(bào)米購部總經(jīng)理審批2. 2米購部批文辦理 員否:接32. 1. 1采購部總經(jīng)理米購部總經(jīng)理判斷是否同意（配額類產(chǎn)品）2. 1. 1. 1采購部總經(jīng)理同意：接 32. 1. 1. 2米購部批文辦理 員否則：批文辦理員分批辦理3米購部批文辦理

6、員填寫機(jī)電進(jìn)口申請(qǐng)表4米購部批文辦理 員判斷是否受國家無線電管理委員會(huì)的業(yè)務(wù)管 轄4. 1米購部批文辦理 員是：提交當(dāng)?shù)責(zé)o管委審批并備案4. 2采購部否：接54. 1. 1當(dāng)?shù)責(zé)o管委審批并備案5米購部批文辦理 員提交省機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)出口辦公室審批步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作6省機(jī)電辦裁定是否須報(bào)送外經(jīng)貿(mào)部機(jī)電辦批準(zhǔn)6. 1省機(jī)電辦是:出具意見并報(bào)外經(jīng)貿(mào)部機(jī)電辦6. 2省機(jī)電辦否則出具機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表6. 1. 1外經(jīng)貿(mào)部出具機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表7采購部采購員根據(jù)機(jī)電進(jìn)口批文的要求簽署進(jìn)口合同，接 合同商務(wù)談判流程8米購部批文辦理 員判斷是否包括無線發(fā)射設(shè)備（是否有發(fā)射功 能）8. 1采購部-批文辦

7、理員是：批文辦理員根據(jù)當(dāng)?shù)責(zé)o管委要求填報(bào)無 線電設(shè)備進(jìn)口審查批件8. 2采購部否:98. 1. 1米購部批文辦理 員批文辦理員提交當(dāng)?shù)責(zé)o管委批準(zhǔn)9米購部批文辦理 員、行政管理員批文辦理員將機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)口登記表（企業(yè)聯(lián)）交行政管理員存檔6. 2報(bào)關(guān)行選擇步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部總經(jīng)理確定報(bào)關(guān)公司要求1.2采購部報(bào)關(guān)員 2.收集報(bào)關(guān)行資信、服務(wù)、公關(guān)能力等 3.信息3采購部報(bào)關(guān)員查詢或建立合格報(bào)關(guān)行檔案4.4采購部報(bào)關(guān)員判斷報(bào)關(guān)行是否符合年度報(bào)關(guān)要求5.（報(bào)關(guān)效率、處理緊急事情能力、公司資質(zhì)等）4. 1采購部報(bào)關(guān)員是:報(bào)關(guān)員上報(bào)采購部總經(jīng)理，接56.4. 2采購部否：回到37.5采購部總

8、經(jīng)理判斷有無長(zhǎng)期合作的可能8.5. 1采購部總經(jīng)理是：采購部總經(jīng)理與報(bào)關(guān)行簽定長(zhǎng)期合作協(xié)9.議5.2采購部總經(jīng)理否:接6105. 1. 1采購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理上報(bào)物流副總裁備案115. 1. 2采購部報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)員將長(zhǎng)期合作協(xié)議交行政管理員存檔126采購部報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)員與報(bào)關(guān)行簽定委托協(xié)議137采購部報(bào)關(guān)員與報(bào)關(guān)公司具體接洽本次合同報(bào)關(guān)事宜148采購部報(bào)關(guān)員深入了解報(bào)關(guān)信息反饋、報(bào)關(guān)效率及更新周15期，9采購部報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)員填寫報(bào)關(guān)行信息收集表1610采購部報(bào)關(guān)員更新報(bào)關(guān)行檔案1711采購部文檔管理 員報(bào)關(guān)行檔案18步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作12采購部報(bào)關(guān)員準(zhǔn)備報(bào)關(guān)委托書1912.1采購部報(bào)關(guān)

9、員準(zhǔn)備報(bào)關(guān)委托書、相關(guān)報(bào)關(guān)資料2012.2采購部報(bào)關(guān)員、行 政管理員報(bào)關(guān)員把報(bào)關(guān)相應(yīng)資料交相應(yīng)報(bào)關(guān)資料交行21政管理員存檔13采購部報(bào)關(guān)員根據(jù)報(bào)關(guān)的實(shí)際情況更新報(bào)關(guān)行檔案226. 3報(bào)關(guān)商檢步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部采購員用E-mail或傳真查詢發(fā)貨情況2供應(yīng)商發(fā)出發(fā)貨通知，傳真發(fā)票、裝箱單及其他單 證3采購部采購員、報(bào) 關(guān)員根據(jù)供應(yīng)商的發(fā)貨通知，判斷單證是否準(zhǔn)確 無誤3.1采購部如準(zhǔn)確無誤，接43.2采購部采購員向供應(yīng)商發(fā)出修改通知3.2.1供應(yīng)商修改單證4采購部采購員、報(bào) 關(guān)員根據(jù)合同準(zhǔn)備除供應(yīng)商隨機(jī)單證外的其他報(bào) 關(guān)資料5采購部報(bào)關(guān)員采購員將合同副本、進(jìn)口批文、報(bào)關(guān)委托書 及其

10、他單證送交報(bào)關(guān)行6報(bào)關(guān)行按規(guī)定報(bào)關(guān)程序報(bào)關(guān)步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作7報(bào)關(guān)行、采購部報(bào) 關(guān)員報(bào)關(guān)行將海關(guān)稅單復(fù)印件傳真給報(bào)關(guān)員8采購部采購員米購員接報(bào)關(guān)付款申請(qǐng)流程9采購部報(bào)關(guān)員判斷報(bào)關(guān)是否順利9.1采購部是接119.2采購部報(bào)關(guān)員否則由采購部協(xié)同報(bào)關(guān)行處理10采購部報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)員安排運(yùn)輸11采購部報(bào)關(guān)員按合同支付報(bào)關(guān)行傭金12采購部采購員接付款流程13采購部商檢員貨物運(yùn)抵工廠后，判斷是否需要商檢13.1采購部商檢員如小需商檢，接 1413. 2采購部商檢員如福商檢，填寫商檢申請(qǐng)13.2.1采購部商檢員配合商檢局實(shí)地查驗(yàn)13.2.2采購部商檢員判斷商檢是否有問題13.2.2.1采購部如有問題，

11、出商檢不合格通知單13.2.2.1.1采購部商檢員按照米購及貨運(yùn)合同規(guī)定退運(yùn)或索賠處理步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作13.2.2.2采購部商檢員如無問題，商檢出證、領(lǐng)證14采購部報(bào)關(guān)員清關(guān)14個(gè)工作日后，向報(bào)關(guān)行領(lǐng)取進(jìn)口貨物 報(bào)關(guān)單，以備外匯核銷15采購部報(bào)關(guān)員將商檢證書、報(bào)關(guān)單復(fù)印存檔16采購部報(bào)關(guān)員米購員復(fù)印兩份報(bào)關(guān)單交倉庫，原件交財(cái)務(wù) 部辦理核銷17采購部接外匯核銷流程18采購部采購員判斷是否為不需入庫的生產(chǎn)性固定資產(chǎn)18.1物資管理部接固定資產(chǎn)收貨流程18.2物資管理部接入庫流程6. 4進(jìn)口采購付款步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部采購員根據(jù)具體米購合同條款，米購員米取不同的付款方式2

12、采購部采購員米購員填寫進(jìn)口付款申請(qǐng)單，報(bào)米購經(jīng)理審批3采購部采購員進(jìn)口付款申請(qǐng)單4采購部采購員根據(jù)支付條款按照國際慣例操作5采購部采購員判斷是否需要開具信用證5.1采購部采購員是:米購人員準(zhǔn)備開證相關(guān)文件5.2采購部否:接 4.4.6.25.1.1采購部采購員米購員準(zhǔn)備開立信用證申請(qǐng)單、開證申請(qǐng)書、合同正副本、進(jìn)口批文（銀行聯(lián)）交財(cái)務(wù)部5.1.2財(cái)務(wù)部外匯業(yè)務(wù) 會(huì)計(jì)審核開立信用證申請(qǐng)/審批單5.1.3財(cái)務(wù)部外匯業(yè)務(wù) 會(huì)計(jì)審批是否通過5.1.3.1財(cái)務(wù)部通過：接進(jìn)口開立/修改信用證流程5.1.3.1.1財(cái)務(wù)部、采購員、行政管理員采購員接到財(cái)務(wù)部開證回單復(fù)印件存檔5.1.3.2財(cái)務(wù)部不通過：外匯業(yè)

13、務(wù)會(huì)計(jì)出具修改意見5.1.3.2.1采購部采購員采購員根據(jù)財(cái)務(wù)部修改意見修改步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作5.1.3.2.2采購部回到5.17采購部采購員判斷是否T/T付款7. 1采購部采購員是:米購員準(zhǔn)備T/T付款相關(guān)文件交財(cái)務(wù)部審批，前T/T（合同正副本、發(fā)票、T/T付款申請(qǐng)/ 審批單），后T/T（合同正副本、發(fā)票、T/T付款 申請(qǐng)/審批單、裝箱單、入庫單）7. 1. 2財(cái)務(wù)部外匯業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)審核單據(jù)7. 1. 3財(cái)務(wù)部接進(jìn)口付匯管理流程8采購部采購員、行 政管理員米購員接銀行付款通知單交行政管理員存 檔，并抄送至供應(yīng)商7. 2采購部采購員否:判斷不是T/T付款，接89采購采購員其他付款方式，米

14、購員按照合同條款執(zhí)行6. 5報(bào)關(guān)付款步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部接進(jìn)口報(bào)關(guān)商檢流程2采購部采購員、報(bào) 關(guān)員貨物到達(dá)后，跟蹤報(bào)關(guān)情況3采購部采購員判斷是否為免稅貨物3.1采購部采購員如為非免稅貨物，接 5.5.43.2采購部采購員、報(bào) 關(guān)員、批文辦理員如為免稅貨物，準(zhǔn)備相關(guān)文件及海關(guān)免稅表3.2.1采購部報(bào)關(guān)員米購員將貨物海關(guān)免稅表交報(bào)關(guān)行3.2.2報(bào)關(guān)行在報(bào)關(guān)時(shí)明確為免稅貨物進(jìn)行報(bào)關(guān)4報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)員將海關(guān)稅單或海關(guān)監(jiān)管費(fèi)單復(fù)印件傳真給報(bào) 關(guān)員5采購部報(bào)關(guān)員根據(jù)合同金額及稅號(hào)核對(duì)稅款金額6采購部報(bào)關(guān)員判斷金額是否有誤6.1采購部報(bào)關(guān)員如有誤，進(jìn)行個(gè)案處理6.2采購部如無誤，接77采購部報(bào)關(guān)

15、員采購員判斷是否計(jì)劃內(nèi)7.1采購部采購員如為計(jì)劃外，接付款流程7.2采購部采購員如為計(jì)劃內(nèi)，接8步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作8采購部采購員準(zhǔn)備稅款支付文件9采購部采購員將稅款支付申請(qǐng)及海關(guān)稅單復(fù)印件交財(cái)務(wù)部10財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)外匯業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)審核，及時(shí)支付稅款11財(cái)務(wù)部接付款流程12財(cái)務(wù)部將銀行電匯底單或其他付款憑證交米購員13采購部報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)員與報(bào)關(guān)行跟蹤落實(shí)稅款支付情況6. 6保險(xiǎn)公司選擇步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作1采購部接合同的編制與審核流程2采購部采購員根據(jù)米購合同和報(bào)險(xiǎn)公司要求查詢保險(xiǎn)公司 檔案2.1采購部采購員采購員收集保險(xiǎn)公司信息2.2采購部采購員米購員更新保險(xiǎn)公司檔案3采購部采購員采購

16、員判斷保險(xiǎn)公司是否有戰(zhàn)略合作伙伴或 簽有長(zhǎng)期合同3.1采購部是:接合同的編制與審核流程3.2采購部采購員否:判斷是否有所需保險(xiǎn)公司信息3.2.1采購部采購員是:采購員與分管的保險(xiǎn)公司接洽3.2.2采購部否:回到23.3采購部購員米購員判斷接洽的保險(xiǎn)公司是否有合作意向3.3.1采購部總經(jīng)理秘 書是:采購部總經(jīng)理秘書收集保險(xiǎn)公司的各種 信息及向保險(xiǎn)公司索取基本的資料3.3.2采購部采購員否:更新保險(xiǎn)公司檔案，回到5.6.23.3.1.1采購部采購員更新保險(xiǎn)公司檔案3.4采購部采購員米購員判斷是否屬招標(biāo)流程3.4.1采購部是:接招標(biāo)流程步驟涉及部門步驟說明系統(tǒng)操作3.4.2采購部否:接3.53.5采

17、購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理組織財(cái)務(wù)、使用單位人員進(jìn)行 評(píng)審3.6采購部采購員米購員要求保險(xiǎn)公司提供各種信息3.7采購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理召開會(huì)議討論并填寫保險(xiǎn)公司 評(píng)估表并存檔3.8采購部總經(jīng)理采購部總經(jīng)理召開會(huì)議討論確定保險(xiǎn)公司并 報(bào)物流副總裁審批3.9采購部-物流副總裁物流副總裁審批是否通過3.9.1采購部是:接3.103.9.2采購部采購員否:采購部總經(jīng)理說明選擇的理由，采購員重新選擇保險(xiǎn)公司3.10采購部采購員米購員與選定的保險(xiǎn)公司商務(wù)談判，討論保險(xiǎn)合同條款接商務(wù)談判流程3.11采購部商務(wù)支持 員商務(wù)支持員提供標(biāo)準(zhǔn)保險(xiǎn)合同文本給米購員3.12采購部采購員米購員準(zhǔn)備保險(xiǎn)合同草案3.13采購部

18、接合同編制與審核流程主要涉及文件文件名稱編制部門主要內(nèi)容1.機(jī)電進(jìn)口申請(qǐng)單采購部申請(qǐng)進(jìn)口機(jī)電的申請(qǐng)書2.報(bào)關(guān)長(zhǎng)期合作協(xié)議采購部與報(bào)關(guān)行簽定的長(zhǎng)期合作協(xié)議3.委托報(bào)關(guān)協(xié)議采購部與報(bào)關(guān)行簽定的委托報(bào)關(guān)協(xié)議4.報(bào)關(guān)行信息收采購部報(bào)關(guān)行的報(bào)關(guān)效率等的信息5.委托報(bào)關(guān)書及相關(guān)報(bào)關(guān)資料采購部委托報(bào)關(guān)的報(bào)關(guān)書及相關(guān)報(bào)關(guān)資料6.其他單證采購部報(bào)關(guān)時(shí)要用的除合同正本、進(jìn)口批文外的其他證件7.進(jìn)口付款申請(qǐng)單采購部進(jìn)口付款的申請(qǐng)單8.開立信用證中請(qǐng)/審批單采購部開立信用證的申請(qǐng)/審批單9.開立信用證中請(qǐng)書采購部開立信用證證的申請(qǐng)書10. TT付款申請(qǐng)/審批單采購部TT付款的申請(qǐng)/審批單11.貨物海關(guān)免稅表采購部貨物

19、海關(guān)免稅表12.稅款支付申請(qǐng)采購部稅款支付的申請(qǐng)書13.付款申請(qǐng)書采購部付款的申請(qǐng)書填表說明機(jī)電進(jìn)口申請(qǐng)單步驟步驟說明1.采購員填寫機(jī)電進(jìn)口申請(qǐng)單2.省機(jī)電產(chǎn)品進(jìn)出口辦公室審批或送外經(jīng)貿(mào)部機(jī)電辦審批（受無委管轄則先送 無委審批）報(bào)關(guān)長(zhǎng)期合作協(xié)議步驟步驟說明1.采購部總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況需要，與報(bào)關(guān)行簽訂報(bào)關(guān)長(zhǎng)期合作協(xié)議委托報(bào)關(guān)協(xié)議步驟步驟說明1.采購人員與報(bào)關(guān)行簽訂委托報(bào)關(guān)協(xié)議報(bào)關(guān)行信息收集表步驟步驟說明1.米購人員深入了解各報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)信息反饋、報(bào)關(guān)效率及更新周期等信息，填寫報(bào)關(guān)行 信息收集表委托報(bào)關(guān)書及相關(guān)報(bào)關(guān)資料步驟步驟說明1.采購人員填寫委托報(bào)關(guān)書及相關(guān)報(bào)關(guān)資料其他單證步驟步驟說明1.采購人員收集的除了合同正本和進(jìn)口批文外的其他單證和資料進(jìn)口付款申請(qǐng)單步驟步驟說明1.米購員填寫進(jìn)口