行政倉庫管理制

1、海南蔚藍(lán)時(shí)代實(shí)業(yè)有限公司倉 庫 管 理 制 度 框 架倉庫管理制度部門倉庫管理制度表 單 樣 本表單傳遞流程操 作 流 程管 理 制 度1、行政倉庫管理制度目錄一、 倉庫管理制度1、 目的2、 采購入庫管理3、 領(lǐng)用出庫管理4、 物資借用管理5、 更換、退貨和返修管理6、 庫存管理7、 倉庫日常管理8、 庫存商品盤點(diǎn)管理9、 庫區(qū)現(xiàn)場管理二、流 程1、采購入庫流程2、領(lǐng)用出庫流程3、直撥流程三、表 單1、采購申請表2、補(bǔ)庫清單3、采購入庫單4、領(lǐng)用出庫單5、直撥單四 、部門倉庫管理職責(zé)一、倉庫管理制度1、目的1.1為了加強(qiáng)庫存物品及在借物品管理、明確物品進(jìn)、出庫手續(xù)及流程，提高公司資金、物品使

2、用率，保證倉庫安全，特制定本制度，要求公司各部門遵照執(zhí)行。1.2制度中所指的物品是指各部門因工作所需而儲(chǔ)存的各種成品材料。2、采購入庫管理2.1物品采購主要分為日常備貨采購和使用部門要求緊急采購兩類。2.1.1 日常備貨采購指行政部倉庫根據(jù)物品庫存和各部門申領(lǐng)計(jì)劃主動(dòng)備貨，補(bǔ)庫清單由倉庫每月10日前下，由部門負(fù)責(zé)人審核無誤后傳給倉庫一份做備檔；傳一份給采購部門執(zhí)行。2.1.3 為了降低緊急采購頻率和采購成本，每月5號(hào)前各部門必須把次月的申領(lǐng)計(jì)劃表發(fā)給人事行政部統(tǒng)計(jì)，以便人事行政部做補(bǔ)庫計(jì)劃，超過5號(hào)沒有把申領(lǐng)計(jì)劃表交給人事行政部，行政倉庫管理員根據(jù)審核無誤的補(bǔ)庫清單清點(diǎn)采購送來物品實(shí)物數(shù)量，進(jìn)

3、行外觀驗(yàn)收，同時(shí)要關(guān)注商品的貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量是否與補(bǔ)庫清單一致；如果是部門專用物品，應(yīng)及時(shí)通知使用部門一起驗(yàn)收，經(jīng)使用部門驗(yàn)收合格倉庫方可收貨入庫，否則拒絕入庫。2.1.5倉庫將實(shí)物清點(diǎn)入庫后，應(yīng)在實(shí)物庫位上貼上物品名稱，對于保質(zhì)期比較短的物品（煙酒飲料、食品等）還要檢查生產(chǎn)日期和保質(zhì)期，在錄入管家婆系統(tǒng)時(shí)設(shè)置到期日期，以便每月月初核查，在保質(zhì)期之內(nèi)督促使用部門領(lǐng)用。2.1.6倉庫根據(jù)核對無誤的送貨單關(guān)聯(lián)生成入庫單并打印，入庫單由采購、人事行政部簽字確認(rèn)，入庫單為一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫，一聯(lián)采購部，一聯(lián)財(cái)務(wù)。人事行政部負(fù)責(zé)編制、打印、報(bào)送進(jìn)出存周、月報(bào)表。2.1.8禁止虛開無實(shí)物的入庫單

4、。2.2緊急采購物品是指使用部門由于遇到突發(fā)情況需要使用而倉庫沒有備貨的物品。2.2.1申購部門必須提前一周把申購表發(fā)給倉庫和采購部門，倉庫收到申購表后在一周之內(nèi)完成詢價(jià)工作并把詢價(jià)資料發(fā)給使用部門。2.2.2采購把物料送到公司后，必須通知倉庫和使用部門一起驗(yàn)收，使用部門根據(jù)本部門的使用要求（數(shù)量、品牌、規(guī)格型號(hào)、品質(zhì)）進(jìn)行驗(yàn)貨，達(dá)到要求的告知倉庫人員收貨入庫，然后倉庫直接開直撥單，采購、使用部門和倉庫簽字確認(rèn)有效。物品達(dá)不到使用部門使用要求的，倉庫拒絕收貨。附件：采購入庫流程、補(bǔ)庫清單傳遞流程、入庫單傳遞流程3、 領(lǐng)用出庫管理3.1常用物品領(lǐng)用3.1.1憑領(lǐng)料單領(lǐng)用物品，領(lǐng)料單有部門負(fù)責(zé)人和

5、主管副總簽字方有效。各部門需做常用物品統(tǒng)計(jì)，遇到節(jié)假日提前三天把領(lǐng)料單填寫完畢，留給走流程時(shí)候一個(gè)充足的緩沖時(shí)間。倉庫根據(jù)有效的領(lǐng)料單明細(xì)（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）備貨出庫，倉庫簽字確認(rèn)后領(lǐng)料流程完成，領(lǐng)料單為一式三聯(lián)，第一、二聯(lián)由倉庫保管，第三聯(lián)由領(lǐng)用部門留底備查。3.2 急用物品領(lǐng)料管理各部門遇到突發(fā)事件需要緊急采購物料的，物料送到公司后，采購必須通知倉庫和使用部門一起驗(yàn)收，使用部門根據(jù)本部門的使用要求（數(shù)量、品牌、規(guī)格型號(hào)、品質(zhì)）進(jìn)行驗(yàn)貨，達(dá)到要求的告知倉庫人員收貨，然后倉庫直接開直撥單，采購、使用部門和倉庫簽字確認(rèn)，急用物品領(lǐng)用流程完畢。物品達(dá)不到使用部門使用要求的，倉庫拒絕收貨。各部門

6、遇到突發(fā)事件需要從倉庫領(lǐng)取物料的，領(lǐng)出人可以先在領(lǐng)出登記本做領(lǐng)出登記，然后三天之內(nèi)把領(lǐng)領(lǐng)單補(bǔ)齊，過了三天沒有把領(lǐng)料單補(bǔ)齊的，倉庫上報(bào)行政部，由行政部對責(zé)任人處以三級(jí)處罰。周末或節(jié)假日各部門遇到突發(fā)事件需要領(lǐng)取物料的，領(lǐng)出人去找值班經(jīng)理，由值班經(jīng)理去保衛(wèi)室領(lǐng)取倉庫鑰匙且打電話告知倉庫人員方可進(jìn)去倉庫領(lǐng)取物料，且在領(lǐng)出登記本上做好登記，三天之內(nèi)補(bǔ)齊領(lǐng)料單。以收假日期開始計(jì)時(shí)過了三天沒有把領(lǐng)料單補(bǔ)齊的，倉庫上報(bào)行政部，由行政部對責(zé)任人處以三級(jí)處罰。對于違反此制度的部門或領(lǐng)出人行政處理標(biāo)準(zhǔn)：補(bǔ)領(lǐng)料單時(shí)間超過3-5天處三級(jí)罰單；超過5-10天處二級(jí)罰單；超過10天處一級(jí)罰單附件：3.3工程材料領(lǐng)用3.3

7、.1由于工程部工作的特殊性，每天頻繁領(lǐng)出工程材料，本著不影響工程部每天的正常工作，工程部領(lǐng)用工程材料時(shí)由倉庫在工程材料領(lǐng)用登記本上做登記，領(lǐng)出人簽字確認(rèn)。每周五由倉庫按登記記錄統(tǒng)一開一張出庫單，由領(lǐng)用人、工程部負(fù)責(zé)人、主管副總、倉庫簽字確認(rèn)，工程部每周的工程材料領(lǐng)用流程完畢。3.3.2工程部領(lǐng)用的辦公用品統(tǒng)一由草坪工程部文員填寫領(lǐng)料單領(lǐng)取。3.4鞋服領(lǐng)用3.4.1各部門員工領(lǐng)用工服需所在部門申請，經(jīng)行政部同意且統(tǒng)一填寫領(lǐng)料單領(lǐng)取發(fā)放。3.4.2新員工轉(zhuǎn)正后經(jīng)部門申請，行政部同意，主管副總簽字同意才允許到倉庫領(lǐng)取新工服。3.4.3方了便統(tǒng)計(jì)，服裝的領(lǐng)取單必須單獨(dú)填寫，不得與其他物料領(lǐng)取單混在一起

8、，尺碼、領(lǐng)用人名字必須填寫清楚，沒有備注領(lǐng)用人，倉庫拒絕領(lǐng)取。4、倉庫日常管理4.1、每月月底整理一次倉庫，主要防止物品過期和受潮、受損。若發(fā)現(xiàn)物料有發(fā)生質(zhì)變的（如過期、受潮、生銹、或損壞等），應(yīng)及時(shí)的用書面的形式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.2、倉庫物品盡量按類別堆放在同一個(gè)區(qū)域，并編好庫位貼上標(biāo)簽。4.3、倉庫管理員要對庫存物資進(jìn)行定期和不定期清查，確定各種物資的實(shí)際庫存量，并與電腦中記錄的結(jié)存量核對，保證賬實(shí)相符。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對低于備庫量的物資及時(shí)填寫申購單，進(jìn)行補(bǔ)貨。庫存物資清查盤點(diǎn)中若發(fā)現(xiàn)有賬實(shí)不符的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并以書面形式向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。4.4對于煙酒、飲料、食品、日化用品等

9、有嚴(yán)格保質(zhì)期的物品要嚴(yán)格按照先進(jìn)先出的原則出庫，在保質(zhì)期內(nèi)督促使用部門領(lǐng)出庫。4.5年中和年終倉庫應(yīng)協(xié)同財(cái)務(wù)部對公司庫存商品進(jìn)行全面盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)表，并與帳面余額核對，帳實(shí)不符的要分析原因，提請部門處理。4.6盤點(diǎn)過程中應(yīng)對殘次冷背庫存商品做標(biāo)簽，并隔離擺放。4.7庫管員要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負(fù)責(zé)，否則承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5、營業(yè)點(diǎn)報(bào)表管理5.1、根據(jù)店鋪送來的收貨單明細(xì)及時(shí)在行政系統(tǒng)錄入入庫單。5.2、根據(jù)店鋪送來的退貨明細(xì)及時(shí)在行政系統(tǒng)錄入退貨單。5.3、每月25號(hào)對廠庫進(jìn)行實(shí)物監(jiān)盤或抽盤，以盤點(diǎn)表記錄實(shí)物盤點(diǎn)結(jié)果，并與倉庫開出的轉(zhuǎn)貨單及銷售報(bào)表，查看結(jié)余商品數(shù)量與實(shí)盤數(shù)

10、量是否帳實(shí)相符，若有不符，應(yīng)協(xié)助店員及時(shí)查明原因。5.4、每月月底核對營業(yè)點(diǎn)進(jìn)銷存報(bào)表，在次月1日12點(diǎn)前交給財(cái)務(wù)復(fù)核。 2017年2月7日二、流 程流程圖符號(hào)提示 1、 業(yè) 務(wù) 流 程 2、 票 據(jù) 流 程3、 業(yè)務(wù)或操作員4、 表 單 帳 務(wù) 處 理 5、 一、 采購入庫流程1、 常用物品采購入庫流程各部門制定領(lǐng)用計(jì)劃倉庫：統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用計(jì)劃和倉庫庫存 行政部負(fù)責(zé)人：根據(jù)補(bǔ)庫清單發(fā)出采購指令 采購部：根據(jù)采購清單進(jìn)行采購供貨商 N 發(fā) 采購發(fā)票 貨倉庫、使用部門：清點(diǎn)實(shí)物，進(jìn)行外觀驗(yàn)收審核是否與采購清單相符（Y/N） Y 倉庫：關(guān)聯(lián)生成入庫單（一式三聯(lián)）財(cái)務(wù)部 2、緊急采購物品入庫流程（直

11、撥流程）供貨商采購部使用部門：制定申購單 詢價(jià)表 詢價(jià) 確定供應(yīng)商 采購 詢 詢 N 詢 送 價(jià) 價(jià) 價(jià) 貨 倉庫：是否達(dá)到使用部門要求（Y/N） 資 表 詢價(jià) 資 發(fā) 料 料 票 Y關(guān)聯(lián)生成直撥單 部門領(lǐng)出使用財(cái)務(wù)部二、 領(lǐng)用出庫流程1、物品領(lǐng)用出庫流程主管副總簽字倉庫備貨使用部門：領(lǐng)料單部門負(fù)責(zé)人簽字 三天內(nèi)補(bǔ)單 緊急領(lǐng)用/工程材料領(lǐng)用領(lǐng)用登記本登記 倉庫簽字出貨/領(lǐng)出人簽字 出貨 出貨錄入管理系統(tǒng)三、表 單采購申請表申購部門： 申購日期：物品名稱品牌規(guī)格型號(hào)技術(shù)/性能要求單位數(shù)量到位時(shí)間表-1 補(bǔ)庫清單 年 月 日編號(hào)商品編號(hào)商 品 名 稱單位數(shù)量單價(jià)現(xiàn)有庫存數(shù)量現(xiàn)有庫存金額補(bǔ)庫數(shù)量補(bǔ)庫

12、金額合計(jì)表-2采購入庫單收貨倉庫： 錄入日期： 單據(jù)編號(hào)：物品類別： 供貨單位：摘 要：編號(hào)商品全名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量金額備注合計(jì)大寫：采購： 倉庫： 打印日期： 表-3領(lǐng)料單發(fā)貨倉庫： 錄單日期： 單據(jù)編號(hào)：領(lǐng)料部門： 摘 要：商品編號(hào)商品全名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量金額備注制單人： 倉管： 打印日期：領(lǐng)出人: 使用部門負(fù)責(zé)人： 主管副總： 表-4直撥單錄單日期： 單號(hào)：摘要： 發(fā)票號(hào)碼：供貨商領(lǐng)用部門物品編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注采購： 使用部門： 倉庫驗(yàn)收： 制單：四、倉庫管理部門責(zé)職一、各部門（文員或指定專人）1、 各部門文員（或指定專人）要規(guī)范填寫申購單，申購單上必須填寫商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求等，如果有指定品牌務(wù)必填寫品牌名稱。2、 各部門文員（或指定專人）每月5日前務(wù)必統(tǒng)計(jì)好本部門次月的申領(lǐng)物品，并把明細(xì)發(fā)給倉庫統(tǒng)計(jì)。3、 各部門文員（或指定專人）務(wù)必提前把領(lǐng)料程序走完，以減少緊急領(lǐng)用頻率。4、 各部門文員（或指定專人）務(wù)必保管好領(lǐng)料單第三聯(lián)，以備核查。二、倉庫1、 倉庫管理員根據(jù)審核無誤的補(bǔ)庫單辦理物資入庫手續(xù)。入庫時(shí)倉庫負(fù)責(zé)清點(diǎn)實(shí)物數(shù)量，進(jìn)行外觀驗(yàn)收，同時(shí)要關(guān)注商品的價(jià)格、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量是否與訂單一致。貨物名稱及編號(hào)是否統(tǒng)一，如有異常，應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕入庫。2、 根據(jù)核對