完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度

1、    完善會計電算化條件下的內(nèi)部控制制度            作者：周修宇時間：2007-11-21 23:27:00                     摘要目前,電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制仍是一個薄弱環(huán)節(jié),會計工作中利用計算機

2、舞弊的犯罪行為依然存在,而且防范困難。因此,加強會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,是當前推動我國會計電算化發(fā)展應(yīng)當重視的一個問題。     關(guān)鍵詞會計電算化;內(nèi)部控制;會計信息系統(tǒng)     一、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制意義     由于電算化會計信息系統(tǒng)具有手工會計信息系統(tǒng)不同的一些特點,又由于該系統(tǒng)存在著特有的潛在風(fēng)險,必須在系統(tǒng)中設(shè)置有針對性的行之有效的控制手段。為了有效地保護會計信息的正確可靠,電算化系統(tǒng)必須建立在科學(xué)的控制體系之中。電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理必須要有明確的規(guī)程和制度,確保只允許經(jīng)過核準的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才

3、能進入系統(tǒng)進行處理,保證系統(tǒng)程序和數(shù)據(jù)不被泄密和篡改,保證系統(tǒng)及其處理的數(shù)據(jù)安全可靠。因此,有效的控制體系是系統(tǒng)自身的免疫能力得以提高的保證。相反,沒有強有力的控制體系,就象一個毫無抵抗力的人生活在充滿病毒和細菌的環(huán)境中一樣,生命隨時受到威脅,無法生存下去。另一方面,電算化會計信息系統(tǒng)具有高密度儲存、方便使用、自動高速運行的特點,又可使所設(shè)置的控制手段更好地發(fā)揮作用。電算化會計信息系統(tǒng)的控制環(huán)境不僅應(yīng)該,而且能夠代替并超過手工會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制能力。     內(nèi)部控制是指在企事業(yè)單位會計工作中,為了維護會計數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)的完整性而制定的各

4、種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)以及其他為防止可能發(fā)生的風(fēng)險而采取的一切措施的總稱。 在會計工作實現(xiàn)電算化以后,內(nèi)部控制按其實施方式的不同,分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過建立規(guī)章制度、工作人員的合理分工而建立起來的內(nèi)部控制。功能控制是指在會計信息系統(tǒng)中設(shè)計一定的功能而實現(xiàn)的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其實施環(huán)境的不同,分為應(yīng)用控制和一般控制。應(yīng)用控制是指運用計算機進行會計數(shù)據(jù)處理過程中所實施的內(nèi)部控制。內(nèi)部控制按其本身的性質(zhì)和實施的目的又可分為管理控制和會計控制。管理控制是指為了保證計劃、預(yù)算和定額任務(wù)的完成,提高經(jīng)濟效益而實施的內(nèi)部控制。會計控制是指為了維護會計數(shù)據(jù)準確可靠和保

5、護單位財產(chǎn)完整而實施的內(nèi)部控制。     二、電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的手段     (一)建立、健全有關(guān)的管理制度     這是通過組織形式加強內(nèi)部控制的一項重要措施。內(nèi)容包括建立機房管理、操作管理、系統(tǒng)文檔管理和數(shù)據(jù)管理等項制度,以保證計算機有一個正常的運行環(huán)境,保護計算機硬件、軟件、文檔資料和數(shù)據(jù)不受侵害和損失。這些制度的建立要作為系統(tǒng)設(shè)計的一項重要內(nèi)容并在系統(tǒng)設(shè)計過程中完成。系統(tǒng)投入運行以后,要嚴格按照制度規(guī)定貫徹執(zhí)行。 建立會計信息系統(tǒng),必須選擇一批政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)上能勝任,并且具有

6、會計和計算機應(yīng)用技術(shù)復(fù)合知識的人才,組成承擔系統(tǒng)運行的組織機構(gòu)。其中包括程序設(shè)計、維護和管理人員,會計數(shù)據(jù)的采集整理、審核和保管人員,以及運行操作人員。在他們之間要按照內(nèi)部牽制原則合理分工,在日常工作中能夠互相制約,互相監(jiān)督,防止無意差錯和有意舞弊事件的發(fā)生。為了防止重復(fù)、遺漏和誤操作,要建立時序控制。要求上機操作人員,嚴格按照有關(guān)會計數(shù)據(jù)處理的規(guī)定和處理流程進行操作,做完一步下一步該做什么, 要有提示。違反規(guī)定的操作流程,要予以控制,以保證會計數(shù)據(jù)處理能夠有條不紊地正確進行。     (二)利用計算機運行控制     為了

7、保證會計數(shù)據(jù)的可靠性,防止無意差錯和有意舞弊,必須加強防錯糾錯措施。特別是輸入環(huán)節(jié),應(yīng)嚴加控制。輸入以前,要對原始憑證進行合理合法的審查,防止非法數(shù)據(jù)輸入。輸入過程,特別是采用鍵盤鍵入,出錯率比較高,可以采用雙重輸入或輸入一遍再復(fù)核一遍的方法,防止誤操作。輸入以后,再通過程序化步驟進行校驗。例如,可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進行平衡校驗,總額與明細的校驗、編碼校驗位的校驗、數(shù)據(jù)完整性校驗,利用某些數(shù)據(jù)值域的特點進行邏輯校驗等。模塊之間交換數(shù)據(jù)要進行校驗,會計賬表輸出以前,要利用會計報表數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系進行校驗。不僅數(shù)字數(shù)據(jù)要進行校驗,文字數(shù)據(jù)也要校驗,特別是對應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目的輸入必須核對,防止串戶。一

8、般可以根據(jù)自然語言理解原理,對摘要進行分解,自動生成會計分錄,與輸入的應(yīng)借、應(yīng)貸科目核對,如有差錯,及時更正。在采用機制記賬憑證的情況下,則可根據(jù)輸出的記賬憑證手工核對,防止串戶。     文件是存儲會計數(shù)據(jù)的主要形式。為了保證數(shù)據(jù)安全,防止非法篡改,一些重要的數(shù)據(jù)文件,可定義為專用文件、只讀文件?；虿捎脤ｉT技術(shù),定義為隱形文件,未經(jīng)授權(quán),難以動用,以保證會計數(shù)據(jù)的安全。     應(yīng)建立和健全各項管理制度,保證計算機有良好的運行環(huán)境,避免非常事件引起系統(tǒng)的侵害。加強電源保護,防止由于電源失常而使系統(tǒng)遭到破壞。最重要的是建立備份制度。數(shù)

9、據(jù)文件要采用強制軟盤備份,并以適當形式妥善保管,一旦系統(tǒng)遭到破壞,能夠通過恢復(fù)機制完全恢復(fù)到原有狀態(tài)。硬件也要備份,一旦計算機發(fā)生故障或遭到破壞,用備用的計算機及時頂替上去,不影響會計工作的正常開展。能夠消除一切病毒的蔓延和感染。     (三)其它控制     在手工操作下,是由會計人員在核算過程中通過數(shù)據(jù)對比判別、認定、干預(yù)來實現(xiàn)管理控制功能。會計工作電算化以來,核算過程擺脫了會計直接干預(yù),在程序指揮下由計算機自動來完成。這就需要在系統(tǒng)中設(shè)計好此項控制功能,通過程序化步驟來實現(xiàn)。在具體實施中,可以根據(jù)生產(chǎn)過程自動控制原理,先把計劃

10、、預(yù)算、定額等有關(guān)數(shù)據(jù)作為標準項存入計算機,實際收支業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生后,通過采集輸入計算機,與標準項對比,如果出現(xiàn)偏離計劃、預(yù)算、定額的情況,及時輸出調(diào)節(jié)信息,并采取措施予以糾正,以保證計劃、預(yù)算和定額的貫徹執(zhí)行。     保證社會主義國家財產(chǎn)安全完整、不受損失,是會計的重要任務(wù)之一。在手工操作下,主要靠建立和健全收發(fā)保管制度,做好定期財產(chǎn)清查,保證國家財產(chǎn)完整無缺,不受損失。實現(xiàn)會計電算化以后,這一點并不改變,仍靠上述組織來完成保護國家財產(chǎn)的任務(wù)。但計算機能及時準確地提供可靠的會計數(shù)據(jù),作為收發(fā)保管和財產(chǎn)清查的依據(jù),對于保護國家財產(chǎn)也具有重要意義。另外,還應(yīng)在系統(tǒng)中

11、某些關(guān)鍵性環(huán)節(jié)設(shè)置財產(chǎn)完整性控制功能來保護國家財產(chǎn)的安全。     在會計信息系統(tǒng)中,要建立和健全內(nèi)部控制,盡量防止和減少計算機犯罪事件的發(fā)生。同時,還要注意保留審計線索,一旦發(fā)生犯罪事件,能夠便于審核、查清犯罪事實和責任者。例如,有些涉及數(shù)據(jù)處理流程的工作文件必須保留,不能刪除和覆蓋。又如,各個子系統(tǒng)向賬務(wù)處理子系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)入的記賬憑證要打印輸出,并和輸出子系統(tǒng)的原始憑證裝訂在一起,保留賬證之間的聯(lián)系線索。再如,修改賬簿文件中的數(shù)據(jù),必須按照傳統(tǒng)做法,填制沖正或補充登記記賬憑證,并注明修改的對象、理由和內(nèi)容,以便事后查證。     對每個上機人員的姓名、上機時間