44員工外出費用管理規(guī)定

1、員工外出費用管理規(guī)定管 理 文 件編 號YD-MR-44-2016實施日期2016年08月 17日版 次A/0 頁 數(shù)7編 寫 審 核 批 準(zhǔn)1 目的為保證員工外出（包括因公出差、外出施工、駐外工作）工作和生活的需要，規(guī)范員工外出費用管理，根據(jù)大連市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制訂本管理規(guī)定。2 范圍適用于公司所有員工（含試用期員工）。3 職責(zé)3.1 財務(wù)部負(fù)責(zé)外出借款、費用報銷的審核。3.2 外出人員負(fù)責(zé)借款、報銷手續(xù)的辦理。4 定義4.1 一類地區(qū)：直轄市、省會城市、經(jīng)濟特區(qū)（深圳、珠海、汕頭、廈門、海南省）。4.2 二類地區(qū)：除一類地區(qū)外的地級市城區(qū)。4.3 三類地區(qū)：縣及縣級市轄區(qū)

2、。5 工作程序5.1 外出申請5.1.1 員工外出當(dāng)日往返的由部長批準(zhǔn)，員工外出二日及以上，外出時間不超過15天，借款、報銷金額不超過3,000元且在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的，由部長審核，主管副總經(jīng)理（以下含總工程師）批準(zhǔn)。外出時間超過15天、借款報銷金額超過3,000元或部長（以下含副部長）副總等干部外出，須報總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.1.2 外出到一、二類地區(qū)和三類地區(qū)二日以上（含二日），外出前必須辦理出差審批手續(xù)，按要求詳細(xì)填寫出差申請單，按批準(zhǔn)的申請出差。出差申請單附表交部門考勤員，月底連同考勤報表交行政人力資源部。5.1.3 外出費用報銷以出差申請單批準(zhǔn)內(nèi)容為準(zhǔn)，外出途中發(fā)生變更的，回來后補辦審批手續(xù)

3、，否則不符項目不予報銷。5.1.4 自帶車輛外出，必須在出差申請單附表中將自帶車型、同行人員等信息填寫完整。5.1.5 除施工或簡單唯一任務(wù)的外出，必需填寫具體、明確、詳細(xì)的員工外出計劃書一式二份，一份本部門存檔，一份財務(wù)部借款審核備案。員工外出計劃書格式詳見附件。5.2 外出借款5.2.1 員工外出可以預(yù)借外出預(yù)算額度120%的差旅費。出差期間需要招待，應(yīng)在員工外出計劃書上列明招待計劃，招待費借款須填寫招待費申請單。5.2.2 出差申請單代借款單使用，員工外出借款均應(yīng)由本人填寫出差申請單，本人無法親自辦理借款手續(xù)，可以委托其他人員代為辦理，批準(zhǔn)后，到財務(wù)部領(lǐng)取款項。5.2.3 預(yù)借現(xiàn)金超過3

4、,000元，需提前半日通知出納員。預(yù)借現(xiàn)金超過5萬元需提前兩天申請。5.2.4 外出借款實行前款不清，后款不借的原則。再次出差必須將之前所借款項報銷或償還后，方可再借款。5.3 外出費用報銷5.3.1 外出費用報銷須在返回公司7日內(nèi)辦理完畢，逾期不報，按財務(wù)管理規(guī)定處理。5.3.2 員工外出須按規(guī)定粘貼全部有效票據(jù),并在每張票據(jù)上簽署本人姓名。費用票據(jù)須按每次發(fā)生的時間順序粘貼，不得將多次外出費用交混粘貼報銷。5.3.3 除包干使用、不憑據(jù)報銷的項目以外，其它報銷項目均要求據(jù)實提供有效發(fā)票報銷。5.3.4 超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的費用，必須在報銷前經(jīng)總經(jīng)理在票據(jù)上簽字或單獨批準(zhǔn)，否則超出的費用不予報銷，

5、由個人承擔(dān)。5.3.5 火車票或飛機票丟失，能夠提供購買證明的，按證明金額的80%予以報銷，不能提供證明的，按火車硬席票價報銷。特殊情況不能提供票據(jù)，須書面說明原因，報總經(jīng)理批準(zhǔn)方可另行報銷。5.3.6 技術(shù)服務(wù)、調(diào)研等外出報銷時，同時須按要求提供服務(wù)或調(diào)研等報告，詳細(xì)報告出差任務(wù)的完成情況。5.4 交通工具5.4.1 員工外出應(yīng)本著安全、經(jīng)濟的原則，按規(guī)定選擇適宜的交通工具，具體如下：能乘坐公共交通，不自帶汽車；乘汽車，能乘大車不乘小車；能乘火車，不乘汽車；能乘普通列車，不乘高鐵；能乘高鐵，不乘飛機。5.4.2乘坐交通工具，總經(jīng)理據(jù)實報銷，其他員工在標(biāo)準(zhǔn)限額內(nèi)據(jù)實報銷。標(biāo)準(zhǔn)如下：火車（不含高

6、鐵）：全體員工均可乘坐火車硬座（晚八時至次日晨七時之間在車上過夜四小時以上，或連續(xù)乘車超過八小時的，可乘坐硬臥（軟席），不乘坐硬臥（軟席），按硬座票價的50%發(fā)給夜行車補助費）。高鐵：全體員工均可乘坐二等坐席。輪船：全體員工均可乘坐輪船三等及以下艙位。飛機：副總出差距離500公里以上，部長出差距離700公里以上，可乘坐飛機經(jīng)濟艙。長途汽車：在火車無法滿足的情況下，方可選擇長途汽車。乘坐出租車等其他交通工具或超過上述標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)費用不予報銷，由個人承擔(dān)。5.4.3 其他員工因公務(wù)緊急，需乘坐飛機、高鐵，須在出差申請單寫明，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)按7.2執(zhí)行。5.4.4

7、 部長級以上領(lǐng)導(dǎo)外出，可自駕車輛。出差地范圍之內(nèi)發(fā)生的燃油費、過路費、停車費，經(jīng)審核后據(jù)實報銷，其他費用不予報銷，不享受市內(nèi)交通費補助。5.4.5 為方便開展業(yè)務(wù)，高級區(qū)域經(jīng)理可將自駕車輛停放于主要業(yè)務(wù)地，并在業(yè)務(wù)區(qū)域內(nèi)自駕車輛辦理業(yè)務(wù)，使用公共交通工具往返于車輛停放地與大連之間。5.4.6 其他員工自駕（帶）車輛外出，須報總經(jīng)理批準(zhǔn)。費用報銷方式與9.2相同，費用標(biāo)準(zhǔn)按9.1執(zhí)行。5.5 住宿費5.5.1 員工外出的住宿費標(biāo)準(zhǔn)，總經(jīng)理據(jù)實報銷，副總經(jīng)理、部長（含副部長）按標(biāo)準(zhǔn)間計算，在下表規(guī)定限額內(nèi)據(jù)實報銷。其他員工外出發(fā)生的住宿費實行定額補助，包干使用，不憑據(jù)報銷。地區(qū)類別標(biāo)準(zhǔn)職別單位出差

8、地區(qū)外出施工一類二類三類非工地工地副總經(jīng)理房間/天2802401607030部長人/天2602201406030普通員工人/天100806050305.5.2 凡本公司在外出地有住宿場所或由接待單位接待的，住宿費不予報銷(不含工地住宿)。如有特殊情況，須報總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.5.3 兩人以上一起外出,同性別的兩人住同一房間，按高職位人員標(biāo)準(zhǔn)報銷。5.5.4 住宿費補助按實際住宿天數(shù)核定。5.5.5 在同一地區(qū)停留七天以上（不含外出施工）,超過七天的住宿費按8.1標(biāo)準(zhǔn)下調(diào)10%。5.6 自駕車費用5.6.1 燃油費標(biāo)準(zhǔn)及限額項 目百公里油耗（升）燃油費限額（元/天）部長及以上10200高級區(qū)域經(jīng)理8

9、120其他7805.6.2 部長及以上自駕車外出，出發(fā)地與目的地之間，根據(jù)交通圖冊，確定公里數(shù)，按油耗標(biāo)準(zhǔn)核定燃油費報銷限額。在出差地辦事期間的燃油費在每天限額內(nèi)據(jù)實報銷。5.6.3 高級區(qū)域經(jīng)理自駕車輛燃油費在限額內(nèi)據(jù)實報銷，過路費據(jù)實報銷，其他費用不予報銷。5.6.4 燃油費需開具增值稅專用發(fā)票。5.7 伙食費、市內(nèi)交通費5.7.1 員工外出當(dāng)日不能往返，外出期間伙食費、市內(nèi)交通費實行定額補助，包干使用，不憑據(jù)報銷。標(biāo)準(zhǔn)如下：地區(qū)類別標(biāo)準(zhǔn)費用類別單位出差地區(qū)外出施工一類二類三類當(dāng)日不能往返當(dāng)日往返一類二類三類伙食費人/天50元40元30元40元35元30元15元市內(nèi)交通費人/天30元25元

10、15元0說明：1、外出施工，公司不能提供車輛的，根據(jù)現(xiàn)場實際情況，經(jīng)批準(zhǔn)后憑據(jù)報銷。 2、外出施工及駐外員工，由公司提供就餐條件的，伙食費補助按15元/人天包干使用。5.7.2 員工外出當(dāng)日往返，午餐補助15元/人，超過19時可享受晚餐補助10元/人（晚餐在公司食堂就餐的，不再報銷晚餐補助），市內(nèi)交通費據(jù)實報銷。餐費補助需于外出次日由各部長核實確認(rèn)，以部門為單位，于下月初三個工作日內(nèi)報行政人力資源部，統(tǒng)一報銷。過期不予受理。5.7.3 乘坐公司車輛、自駕車輛外出或由接待單位負(fù)責(zé)市內(nèi)交通安排，不發(fā)給市內(nèi)交通費補助。出租車費不予報銷。5.7.4 員工外出參加會議、培訓(xùn)班、學(xué)習(xí)班等，食宿費由主辦單位

11、統(tǒng)一收取的，不發(fā)給伙食費及住宿費補助。食宿自行安排的，按前述相應(yīng)條款執(zhí)行。5.8 外出施工、駐外工作津貼及通信補助員工外出施工、駐外工作（公司在外地設(shè)置的工作場所工作）期間，給予津貼及通信補助，按實際工作天數(shù)包干使用，不憑據(jù)報銷，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：項目人員分類津 貼通信補助當(dāng)日不能往返當(dāng)日往返外地施工本地施工部長及以上駐外員工40無按通訊費管理規(guī)定執(zhí)行項目負(fù)責(zé)人402082.5其他施工人員3020無其他駐外人員3020無說明：駕車同時承擔(dān)施工任務(wù)的員工，另外給予20元/天津貼，時間由施工負(fù)責(zé)人確定。5.9 外出期間占用公休（節(jié)假）日的規(guī)定5.9.1 銷售人員外出公務(wù)期間占用公休（節(jié)假）日，在不影響

12、工作的前提下，由個人申請，經(jīng)批準(zhǔn)可以串休。休假5天以內(nèi)，由主管部長審批。5天以上，15天以內(nèi)，需報主管副總審批。超過15天的休假，需報總經(jīng)理審批。5.9.2 除銷售人員以外的其他人員外出公務(wù)期間占用公休（節(jié)假）日，可以在任務(wù)完成后，在不影響工作的前提下串休。出差15天以內(nèi)的，經(jīng)批準(zhǔn)可串休一天。出差超過15天的，經(jīng)批準(zhǔn)可串休2天。5.9.3以上休假按出差假填報，出差假工資正常發(fā)放。休假期間不能正常辦理業(yè)務(wù)，影響工作，按事假處理。5.10 其它規(guī)定5.10.1 外出期間各包干使用的費用均按外出實際天數(shù)核定，超過八小時（不含八小時）不足一天的按一天計，不足八小時不計。5.10.2 外出期間因公發(fā)生的

13、郵寄費、含在車船票價內(nèi)的保險費、因公攜帶重物寄存費及托運費、機場建設(shè)費據(jù)實報銷，單獨購買的商業(yè)保險不予報銷。5.10.3 司機駕車發(fā)運貨物當(dāng)日不能往返，如確因工作需要不能住宿，在交通工具上過夜的，發(fā)放夜行車住宿補助50元/天/人。5.10.4 因公務(wù)、疾病或意外災(zāi)害延誤行程，須立即報部長以上主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則，不得借故延誤行程。非正當(dāng)原因延誤行程發(fā)生的費用不予報銷。5.10.5 因公外出，不允許借故私人旅行，如需私人旅行，外出前須在出差申請單上申請，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。私人旅行期間不享受各種補助，費用自理。5.10.6 報銷程序按借款報銷管理規(guī)定執(zhí)行。6 形成的文件和記錄6.1員工外出計劃書 YD-GL-CWB-44-017 附則7.1 本文件由財務(wù)部負(fù)責(zé)貫徹實施。7.2 本文件執(zhí)行情況由財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督、考核。 大連益多管道有限公司員工外出計劃書 編號：YD-GL-CWB-44-01 編制時間： 年 月 日姓 名部 門職 務(wù)隨同人員外出期間 年 月 日 至 年 月 日出差事由及具體行程安排出差計劃費用預(yù)計需要辦理的具體事項月日目的地填寫出差申請單請款預(yù)計差旅費小計： 元(此項費用包含預(yù)計自駕車相關(guān)費用)預(yù)計住宿費(補助） 住宿費（補助） 天 X 元/房間/天（ 元/人/天）X 人次= 元（ 類地區(qū)）住宿費（補助） 天 X 元/房間/天（ 元/人/天）