采購控制程序及流程圖

1、 采購控制管理程序編 制日 期審 核日 期批 準(zhǔn)日 期2010-*-*發(fā)布 2010-*-*實(shí)施文件受控印章加蓋處文件修改履歷表文件名稱文件編碼Q/CX7.4-2010采購控制管理程序版次A/0NO更改內(nèi)容/標(biāo)記更改單號更改人更改日期版本1 目的 對公司的采購過程實(shí)施控制，以保證所采購的物資符合生產(chǎn)和規(guī)定要求。2 適用范圍 本程序適用于公司供應(yīng)商開發(fā)、評選管理及物品采購過程的控制。3 術(shù)語3.1 物資- 包括原材料、半成品、成品、生產(chǎn)設(shè)備、輔料備件、外包服務(wù)等。3.2 外協(xié) 分為供料外協(xié)（我公司出材料、圖紙等）、包料外協(xié)（我公司只出圖紙）。4 職責(zé)4.1 總經(jīng)理批準(zhǔn)供方資格標(biāo)準(zhǔn)、合格供應(yīng)商清單

2、。4.2 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)月采購計劃、請購單、采購訂單等。4.3 采購部門組織評價供方，制定采購合同、采購計劃，并實(shí)施所需物資的采購及監(jiān)督物資的入庫情況，建立供方檔案。 4.4 質(zhì)量部門參與供方的質(zhì)量體系評價，負(fù)責(zé)采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)證。4.5 技術(shù)部負(fù)責(zé)供方技術(shù)能力的評價，并組織制定采購產(chǎn)品重要性分類表及有關(guān)驗(yàn)證要求。4.6 倉儲組負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、清點(diǎn)等工作。4.7 財務(wù)部門負(fù)責(zé)對賬及付款等事項(xiàng)。5 工作程序5.1 采購過程的策劃 5.1.1 采購部門根據(jù)其他各部門的物資需求作采購前期策劃，籌備為該過程完成所需要的資料或資源。5.1.2 采購部門在相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)下，根據(jù)采購物資對最終作品質(zhì)量的

3、影響程度及對供方控制的方式方法等，制定供方資格標(biāo)準(zhǔn)。5.1.3 在有關(guān)部門（如技術(shù)部門、質(zhì)量部門等）的配合下，主導(dǎo)供應(yīng)商開發(fā)，并給予評價。相關(guān)具體程序見供應(yīng)商管理規(guī)定。5.2 物資的信息與供應(yīng)商的選擇5.2.1 根據(jù)相關(guān)部門提供的意見，確定采購形式的說明，如外購、供料外協(xié)、包料外協(xié)等；外協(xié)加工按外協(xié)加工管理辦法操作。5.2.2 采購物資分類 技術(shù)部門負(fù)責(zé)制定采購產(chǎn)品重要性分類表，根據(jù)其對隨后的實(shí)現(xiàn)過程及其輸出的影響，將采購物資分為三類； 重要物資（A類）：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部分或關(guān)鍵部分，直接影響最終產(chǎn)品使用或安全性能，可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴的物資； 一般物資（B類）：構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部位的批

4、量物資，它一般不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或即對使用有影響，但可采取措施予以糾正的物資； 輔助物資（C類）：非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資，如一般包裝材料等。5.2.3 供應(yīng)商的選擇5.2.3.1 根據(jù)供應(yīng)商管理規(guī)定對A、B類物資相關(guān)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量控制能力、采購的成本、供貨執(zhí)行能力、經(jīng)營管理能力及員工素質(zhì)等進(jìn)行綜合評價，并選擇合適的供應(yīng)商，錄入合格供應(yīng)商分類清單。5.2.3.2 對C類物資采用在市場上貨比三家擇優(yōu)選用即可。5.2.3.3 供應(yīng)商的評價是持續(xù)的過程，對已經(jīng)合格的供應(yīng)商也要按供應(yīng)商管理規(guī)定評審。5.3 采購 5.3.1 采購計劃5.3.1.1 技術(shù)服務(wù)部門編制相應(yīng)的采購技術(shù)文件，如

5、采購物資的名稱、規(guī)格或圖號、所用材料及用量、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求和檢驗(yàn)要求等。特殊時可要求說明采購的形式、供應(yīng)商的指定等。5.3.1.2 生產(chǎn)原材料：采購部門根據(jù)生產(chǎn)主計劃編制采購信息確認(rèn)表并流轉(zhuǎn)到倉儲部門，倉管員填寫入各部件的庫存信息，以確定各部件的最終采購量；每月匯總后編制月采購計劃。5.3.1.3 輔料采購、辦公用品采購、消耗品等：需求部門每月提供經(jīng)審核、批準(zhǔn)的月消耗品需求表，采購部門編制采購信息確認(rèn)表并流轉(zhuǎn)到倉儲部門，倉管員填寫入物品的庫存信息，以確定其最終采購量；每月匯總后編制月采購計劃。5.3.1.4 零星物資采購、臨時應(yīng)急采購：需求部門提供經(jīng)倉庫確認(rèn)庫存、主管批準(zhǔn)的請購單，采購部門

6、應(yīng)急到市場采購。5.3.1.5 設(shè)備、設(shè)施采購：需求部門提供經(jīng)審核、批準(zhǔn)的設(shè)備、設(shè)施添置申請單，與技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量等相關(guān)部門協(xié)同尋找供應(yīng)商、談判、簽約及采購。5.3.2 采購的實(shí)施5.3.2.1 采購部門根據(jù)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的月采購計劃、請購單或設(shè)備、設(shè)施添置申請單, 在合格供應(yīng)商分類清單中選擇相應(yīng)的供應(yīng)商，制定采購訂單實(shí)施采購。5.3.2.2 采購訂單一式四份，一份留底，供應(yīng)商、倉儲、財務(wù)各一份。5.3.2.3 采購部門應(yīng)與供方簽訂采購年度合同，明確對采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求和供貨要求，如品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等（中間商和經(jīng)營店類的供方可不用簽定采購年度合

7、同）；第一次向合格供方采購A、B類物資及設(shè)備設(shè)施時，應(yīng)簽訂技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與協(xié)議和廉政合同等。5.3.2.4 月計劃外材料需要采購時，根據(jù)需要填寫請購單，由主管領(lǐng)導(dǎo)表進(jìn)行審批。5.3.2.5 采購部門要建立提供給相關(guān)供應(yīng)商的技術(shù)文件、圖紙、樣品、模具、工具及工裝等清單，并有簽發(fā)、簽收的資料。5.3.2.6 采購部門負(fù)責(zé)實(shí)施供方100%交付能力的監(jiān)控，建立采購計劃跟蹤表，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和供方的交付情況；當(dāng)供方不能滿足規(guī)定要求時，由采購部門負(fù)責(zé)組織供方采取糾正和預(yù)防措施。5.3.2.7 當(dāng)供方不能按期交付時，附加運(yùn)費(fèi)應(yīng)由采購部對附加運(yùn)費(fèi)情況進(jìn)行記錄，附加運(yùn)費(fèi)的記錄必須包括企業(yè)和供方兩者支

8、付的附加費(fèi)用。5.3.2.8 采購部每月對合格供方的交付及時性和產(chǎn)品質(zhì)量情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，并依據(jù)分析結(jié)果調(diào)整各合格供方配套量。5.3.2.9 根據(jù)以上的情況，每月、每周或季度執(zhí)行與供應(yīng)商的相關(guān)合同、協(xié)議。5.4 采購產(chǎn)品的驗(yàn)證5.4.1 采購部門以檢驗(yàn)單的形式通知檢驗(yàn)人員驗(yàn)證，一般有如下幾種驗(yàn)證方式： 由質(zhì)量部進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證； 由本公司在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證； 由顧客在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證；5.4.2 公司在供方貨源處對采購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時,應(yīng)在采購合同中規(guī)定驗(yàn)證和產(chǎn)品的交付方法,這種驗(yàn)證的安排可以是對供方的產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中進(jìn)行檢驗(yàn)和/或進(jìn)行最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)，或采用其它適當(dāng)?shù)姆绞剑⒆鰴z驗(yàn)和試驗(yàn)記錄。5.

9、4.3 顧客如果要求驗(yàn)證供方的產(chǎn)品時，生產(chǎn)采購部在采購合同中予以規(guī)定，并幫助顧客實(shí)施，但顧客的驗(yàn)證不能代替企業(yè)的驗(yàn)證，也不能免除企業(yè)向顧客提供合格品的責(zé)任，也不排除顧客的拒收。5.4.4 經(jīng)驗(yàn)證接收的產(chǎn)品，在進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)時一般不再重復(fù)原驗(yàn)證的內(nèi)容。5.4.5 采用顧客選定的供方時或指定的供方,采購部也應(yīng)按本文件規(guī)定通知采購物資的檢驗(yàn)部門實(shí)施檢驗(yàn)。采購產(chǎn)品的檢驗(yàn)和試驗(yàn)由質(zhì)量部按監(jiān)視和測量控制程序進(jìn)行。5.4.6 質(zhì)量部應(yīng)向采購部提供采購物資每批產(chǎn)品檢驗(yàn)結(jié)果記錄，采購部將結(jié)果記入采購計劃跟蹤表。5.4.7 被驗(yàn)證不合格時，按不合格品控制程序處理。5.4.8 根據(jù)采購計劃跟蹤表上的每月物資到貨數(shù)據(jù)

10、，跟蹤、匯總各供應(yīng)商的發(fā)票寄到情況，并做好票務(wù)管理；同時以此制定月度或季度付款計劃和付款申請。5.4.9 在財務(wù)部的主導(dǎo)下，協(xié)助財務(wù)、倉儲等部門做好對賬工作。5.5 對供應(yīng)商的監(jiān)視與評審5.5.1 正常供貨的供應(yīng)商由采購部按供應(yīng)商管理規(guī)定組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的過程業(yè)績進(jìn)行定期的監(jiān)視和評審，監(jiān)視和評審結(jié)果應(yīng)記入供方審核記錄表。6 支持文件NO文件編號文件名稱引用條款1Q/CX8.3-2010不合格品控制程序8.32Q/CX8.2-2010監(jiān)視和測量控制程序8.23Q/GL7.4-01供應(yīng)商管理規(guī)定4Q/GL7.4-02供方評估審核標(biāo)準(zhǔn)7.4.35Q/GL7.4-03采購年度合同6Q/GL7.4-

11、04技術(shù)協(xié)議7Q/GL7.4-05質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與協(xié)議8Q/GL7.4-06廉政合同9Q/GL7.4-07外協(xié)加工管理辦法10Q/GL7.4-08采購部門績效考核方案11Q/GL7.4-09采購價格管理和審批規(guī)定7 記錄表格NO表格編號表格名稱保存時間存放地點(diǎn)1Q/BG7.4-01合格供應(yīng)商清單2Q/BG7.4-02月采購計劃3Q/BG7.4-03請購單4Q/BG7.4-04采購訂單5Q/BG7.4-05月消耗品需求表6Q/BG7.4-06采購計劃跟蹤表7Q/BG7.4-07采購產(chǎn)品重要性分類表8Q/BG7.4-08采購信息確認(rèn)表9Q/BG6.3-01設(shè)備、設(shè)施添置申請單10Q/BG8.2-01驗(yàn)收單11Q/BG7.5-01生產(chǎn)主計劃12Q/BG6.1-01付款申請 采購流程