采購(gòu)工作說(shuō)明書

1、作業(yè)指導(dǎo)書部門：采購(gòu)部崗位：采 購(gòu)目 錄第一部分：崗位職責(zé)第二部分：材料采購(gòu)材料前期準(zhǔn)備一、材料供應(yīng)商信息的獲取二、材料供應(yīng)商篩選第三部分：材料采購(gòu)實(shí)施階段一、項(xiàng)目材料定購(gòu)二、項(xiàng)目材料剩余和材料供應(yīng)商管理第四部分：材料采購(gòu)后期流程一、供應(yīng)商信息獲取二、材料供應(yīng)商篩選崗位職責(zé)1. 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和項(xiàng)目工程進(jìn)度計(jì)劃，組織編制年度、季度、月度物資（設(shè)備）的采購(gòu)計(jì)劃；2. 按照組織的要求，規(guī)范、考察、管理供應(yīng)商，考察供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽(yù)等方面，在現(xiàn)有供應(yīng)商基礎(chǔ)上不斷尋求新的供應(yīng)商，以確保供應(yīng)資源的豐富與寬闊的選擇范圍，負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商的尋訪、調(diào)查，并組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)

2、估、審查。3. 實(shí)時(shí)掌控市場(chǎng)價(jià)格、技術(shù)信息，不斷為公司推薦新產(chǎn)品、新技術(shù)。向技術(shù)及工程部等有關(guān)部門提供材料、設(shè)備的廠商、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格等相關(guān)數(shù)據(jù)和資料；提供準(zhǔn)確供貨周期；4. 搜集、分析、匯總已使用產(chǎn)品的性能和質(zhì)量信息，及時(shí)向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息。以圖改進(jìn)。與供應(yīng)商建立良好關(guān)系，掌控供應(yīng)商物資（設(shè)備）制造與供應(yīng)能力；5. 根據(jù)產(chǎn)品的價(jià)格、促銷、產(chǎn)品分類和質(zhì)量，有效地管理特定貨品的計(jì)劃和分配。向管理層提供采購(gòu)報(bào)告；6. 編制單項(xiàng)物資（設(shè)備）采購(gòu)計(jì)劃并逐級(jí)上報(bào)審批，參加商務(wù)談判和擬訂合同條款。簽訂和送審小額采購(gòu)合同。督促合同正常如期的履行，并催討所欠、退貨或索賠款項(xiàng)，確保我司利益。負(fù)責(zé)索取所購(gòu)

3、物資的發(fā)票和單據(jù)以及相關(guān)資料，協(xié)助做好驗(yàn)收工作；7. 按時(shí)按量按質(zhì)完成采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃指標(biāo)，積極開(kāi)拓貨源市場(chǎng)，貨（價(jià)）至少比三家，選擇物美價(jià)平的物資材料，完成下達(dá)的采購(gòu)任務(wù)。負(fù)責(zé)建立并維持緊急需求物料的采購(gòu)物料渠道，確保采購(gòu)的順利執(zhí)行；8. 依據(jù)企業(yè)物資、設(shè)備采購(gòu)審批程序，逐級(jí)進(jìn)行審批，保證材料、設(shè)備的及時(shí)供應(yīng)。合理安排采購(gòu)順序，對(duì)緊缺物資（設(shè)備）及需長(zhǎng)距離采購(gòu)的原料應(yīng)提前安排采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)購(gòu)進(jìn)。隨時(shí)掌握合同履行情況，合同中必須注明我公司對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量要求的條款；9. 認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司采購(gòu)管理規(guī)定，努力提高自身采購(gòu)業(yè)務(wù)水平。定期對(duì)合同進(jìn)行回顧，查找不足，提交采購(gòu)分析和總結(jié)報(bào)告。協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理管理合同的副

4、本，建立臺(tái)賬，掌握合同的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)保存采購(gòu)工作的必要原始記錄，做好統(tǒng)計(jì)，定期上報(bào)；10. 負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)信息的統(tǒng)計(jì)，采購(gòu)業(yè)務(wù)資料的整理、歸檔工作；進(jìn)行供應(yīng)商信用評(píng)定，據(jù)實(shí)提出對(duì)供應(yīng)商信用評(píng)定意見(jiàn)，建立健全供應(yīng)商檔案；11. 最大程度地保證采購(gòu)物資（設(shè)備）的質(zhì)量，并取得較低的采購(gòu)成本；嚴(yán)把采購(gòu)質(zhì)量關(guān)，保證采購(gòu)產(chǎn)品符合項(xiàng)目的需求；確保到倉(cāng)庫(kù)的產(chǎn)品都符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。協(xié)助有關(guān)部門妥善解決使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)采購(gòu)的材料、設(shè)備進(jìn)行出入庫(kù)、驗(yàn)收管理；12. 負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)的成本控制；13. 有權(quán)拒絕未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)的采購(gòu)定單；材料供應(yīng)商信息的獲取一、 工作要求與標(biāo)準(zhǔn)1. 通過(guò)實(shí)際市場(chǎng)調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、網(wǎng)頁(yè)

5、查詢、人脈轉(zhuǎn)介紹或者其他方式熟悉北京周邊大型建筑材料集散地的位置以及主要建筑材料的類型2. 在完成正常工作的同時(shí)運(yùn)用以往的材料供應(yīng)商不斷增加和更新自身相關(guān)建筑材料的信息量，以及擴(kuò)展公司建筑材料信息數(shù)據(jù)3. 對(duì)每一個(gè)和自身業(yè)務(wù)相關(guān)的建筑材料供應(yīng)商時(shí)刻保持較好的信息交流或者更新，以便實(shí)時(shí)掌控建筑材料的市場(chǎng)4. 在工地籌建初期，盡最大限度熟悉工地周邊的建筑材料的集散狀況，為該工地在以后的施工過(guò)程建筑材料的選型和使用做好充分的前期工作，個(gè)別材料就工地周邊采購(gòu)，相比較可以縮短供貨的周期和建筑材料運(yùn)輸費(fèi)用，可以有效的對(duì)公司的利潤(rùn)以及成本進(jìn)行合理的實(shí)現(xiàn)5. 對(duì)建筑材料的租賃市場(chǎng)不斷更新，對(duì)曾合作過(guò)的租賃供應(yīng)

6、商持續(xù)加深溝通和交流6. 對(duì)項(xiàng)目在一段時(shí)期內(nèi)即將采用的建筑材料應(yīng)有較好的計(jì)劃，通過(guò)項(xiàng)目提交的采購(gòu)申請(qǐng)單的具體技術(shù)要求和相關(guān)參數(shù)對(duì)所要采購(gòu)的建筑材料的供應(yīng)情況，做較熟悉的市場(chǎng)分析和調(diào)查7. 根據(jù)需求，將材料供應(yīng)商分為三個(gè)類別（見(jiàn)供應(yīng)商的篩選）二、 工作流程：項(xiàng)目明確材料或者設(shè)備的需求采購(gòu)部擬定供應(yīng)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)計(jì)劃尋找新的材料或者設(shè)備供應(yīng)商初步聯(lián)系供應(yīng)商相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)一步了解供應(yīng)商供應(yīng)商對(duì)我所需材料或設(shè)備進(jìn)行報(bào)價(jià)是否符合要求是否符合要求是否符合要求樣品認(rèn)證（經(jīng)項(xiàng)目部質(zhì)檢或者技術(shù)確認(rèn)）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)成功是否符合要求供應(yīng)商的篩選一、工作要求與標(biāo)準(zhǔn)1. 根據(jù)需求采購(gòu)崗位應(yīng)將材料供應(yīng)商分為三個(gè)類別1.1 A類材

7、料（設(shè)備）（關(guān)鍵材料，項(xiàng)目需求率占整個(gè)項(xiàng)目總體20%以上比例的）必須對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)定；并填寫考察情況記錄表；1.2 A類材料（設(shè)備）的供方評(píng)定；1.3 對(duì)供方必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)向項(xiàng)目技術(shù)部提供該供方的品牌、公司等基本信息做詳細(xì)的了解和評(píng)估；1.4 確定具體時(shí)間和參加人員前往現(xiàn)場(chǎng)考察；1.5 考察人員應(yīng)在分工范圍內(nèi)重點(diǎn)考察、詢問(wèn)和記錄；1.6 根據(jù)材料（設(shè)備）質(zhì)量驗(yàn)證需要，采購(gòu)部應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)材料（設(shè)備）抽樣，對(duì)樣品檢驗(yàn)和測(cè)試并做好記錄；1.7 考察結(jié)束后，依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)記錄、抽樣檢測(cè)報(bào)告或者供方以往業(yè)績(jī)，填寫供方考察記錄表作出評(píng)審意見(jiàn)；1.8 如評(píng)審及抽樣合格，采購(gòu)部進(jìn)行材料（設(shè)備）封

8、樣。1.9 B材料（設(shè)備）（重要材料，項(xiàng)目需求率占整個(gè)項(xiàng)目總體20%-10%的比例）；1.10 C材料（設(shè)備）（一般材料，項(xiàng)目需求率占整個(gè)項(xiàng)目總體10%以下比例的）；1.11 B類、C類材料（設(shè)備）供方的評(píng)定；1.12 若不到現(xiàn)場(chǎng)考察，采購(gòu)部通知供方送樣品，經(jīng)技術(shù)、項(xiàng)目部檢測(cè)并試用合格后，技術(shù)部和項(xiàng)目部評(píng)審；2. 各相關(guān)部門根據(jù)監(jiān)測(cè)報(bào)告和試用情況，分別在攻防材料（設(shè)備）考察記錄表上做出評(píng)審意見(jiàn)；3. 如評(píng)審及送樣檢驗(yàn)合格，采購(gòu)部進(jìn)行材料（設(shè)備）封樣；4. 在自身掌握建筑材料供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，盡可能最大限度的掌握更為廣泛的供應(yīng)商的數(shù)量，為選定供貨商提供更廣的可選范圍。5. 按照項(xiàng)目需求和設(shè)計(jì)要求制

9、定投招標(biāo)的文件；6. 根據(jù)項(xiàng)目需求（需求來(lái)源項(xiàng)目的圖紙、招標(biāo)文件、合作合同或者項(xiàng)目技術(shù)）對(duì)材料（設(shè)備）的參數(shù)要求、性能指標(biāo)、以及所能達(dá)到的效果進(jìn)行編制材料（設(shè)備）的購(gòu)銷招標(biāo)文件；7. 招標(biāo)文件應(yīng)注明回標(biāo)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物，應(yīng)注明標(biāo)的物價(jià)格組成，應(yīng)對(duì)標(biāo)的物有一個(gè)形象的說(shuō)明和闡述；8. 根據(jù)材料供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍發(fā)出邀約申請(qǐng)（報(bào)價(jià)）；9. 按照供應(yīng)商的A、B、C的分類進(jìn)行邀約申請(qǐng)；10. 發(fā)出邀約應(yīng)該依據(jù)有良好合作經(jīng)歷的優(yōu)先考慮；11. 從初次報(bào)價(jià)中選出符合技術(shù)參數(shù)和設(shè)計(jì)要求都比較符合的供應(yīng)商；12. 按照建筑材料供應(yīng)商所呈報(bào)的價(jià)格初步篩選品牌以及供應(yīng)的材料（設(shè)備）；13. 智能化的材料和設(shè)備應(yīng)該選

10、定參數(shù)最符合的供應(yīng)商，并且經(jīng)過(guò)技術(shù)實(shí)際測(cè)試樣品測(cè)試；14. 智能化的材料和設(shè)備在選定最符合的供應(yīng)商的前提下，針對(duì)價(jià)格有優(yōu)勢(shì)，對(duì)公司利潤(rùn)空間的優(yōu)先進(jìn)行再次議價(jià)；15. 如果有甲方指定的品牌或者廠商，首先應(yīng)進(jìn)行從其他的渠道進(jìn)行議價(jià)（包括與其對(duì)應(yīng)的代理以及渠道；盡可能推薦對(duì)自身優(yōu)勢(shì)的材料和設(shè)備，并配合項(xiàng)目或者技術(shù)更改參數(shù)或者品牌變更）。16. 最終選定價(jià)格合理且最大限度符合項(xiàng)目需求和設(shè)計(jì)要求的建筑材料供應(yīng)商，以保證公司利益的最大化。二、工作流程：A類材料供貨商B類材料供貨商C類材料供貨商材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商曾經(jīng)合作過(guò)的供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)考察綜合情況有較好的合作、供貨貨生產(chǎn)能力的供應(yīng)商曾參與過(guò)我公司報(bào)價(jià)的

11、供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)考察綜合情況有較好的合作、供貨貨生產(chǎn)能力的供應(yīng)商有合作空間或合作意向的供應(yīng)商、考察過(guò)程中沒(méi)出現(xiàn)影響關(guān)于合作的供應(yīng)商三、包括文字記錄和表格記錄l 合作方考察表l 記錄每次詢價(jià)的供應(yīng)商以及價(jià)格情況l 招標(biāo)文件原件以及電子版記錄備案，以防備查l 招標(biāo)文件應(yīng)該以項(xiàng)目或者以材料種類進(jìn)行登記備案 項(xiàng)目材料訂購(gòu)一、工作要求與標(biāo)準(zhǔn)1、項(xiàng)目材料供應(yīng)商經(jīng)過(guò)投標(biāo)報(bào)價(jià)和篩選后，經(jīng)公司上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字認(rèn)可后，須進(jìn)行材料訂購(gòu)的工作程序。2、選定的材料供應(yīng)商應(yīng)分為以下幾種類別； 簽訂材料購(gòu)銷合同的固定供貨商、尚未簽訂材料購(gòu)銷合同的零散供貨商以及需要加工訂制的供應(yīng)商或者分包形式的合作商。2.1簽訂材料購(gòu)銷合同的

12、固定供貨商；2.1.1 需要簽訂材料購(gòu)銷合同的材料供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)積極有效的結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際需求、項(xiàng)目所需材料或設(shè)備的技術(shù)要求、參數(shù)、規(guī)格（若需要供應(yīng)商配合項(xiàng)目施工或者屬于分包形式的材料合作商，詳見(jiàn)材料分包合作商）；2.1.2 簽訂材料購(gòu)銷合同的固定供應(yīng)商，應(yīng)考慮購(gòu)銷合同的版本，須事先經(jīng)公司的法務(wù)部專業(yè)律師組以及合同審核部門進(jìn)行對(duì)合同條款和內(nèi)容審核（電子版合同）；2.1.3 合同經(jīng)審核修訂后，填寫合同審批單；2.1.4 合同審批單中應(yīng)明顯標(biāo)注材料供應(yīng)商或者合作商的公司名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話以及我方經(jīng)手人認(rèn)為有必要著名的信息，以供公司的資源共享和備案。2.1.5 合同審批單中還應(yīng)顯要注明，我

13、公司的需求該材料的項(xiàng)目名稱、所屬部門、該合同的摘要、付款方式、付款形式、合同內(nèi)容以及材料相關(guān)等信息，以供公司領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)明扼要的審批手續(xù)。2.1.6 按照流程遞交合同審批單的同時(shí)，需附蓋章的合同原件（紙質(zhì)、已經(jīng)過(guò)審核）、項(xiàng)目材料需求表、（材料需求內(nèi)容表應(yīng)包括，簽訂合同材料的特征、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格參數(shù)、需加工定制的還要附加經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的圖紙或者文字的說(shuō)明）、材料合作商的相關(guān)資質(zhì)證明文件復(fù)印件。2.1.7 合同審批所需要的材料整理完整后，遞交上級(jí)進(jìn)行簽字確認(rèn)審批。2.1.8 材料購(gòu)銷或合作合同經(jīng)審批、蓋章后，聯(lián)系合作方進(jìn)行改正完成此項(xiàng)工作。2.2尚未簽訂材料購(gòu)銷合同的零散供貨商。2.2.1 需要簽

14、訂材料購(gòu)銷合同的材料供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)積極有效的結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際需求、項(xiàng)目所需材料或設(shè)備的技術(shù)要求、參數(shù)、規(guī)格；2.2.2 根據(jù)材料的或者設(shè)備的技術(shù)要求、參數(shù)、規(guī)格，進(jìn)行詢價(jià)；2.2.3 起草詢價(jià)對(duì)比清單；2.2.4 對(duì)比清單中注明材料或者設(shè)備的型號(hào)、單價(jià)、合價(jià)、差價(jià)、供應(yīng)商的相關(guān)信息以及整理數(shù)據(jù)的采購(gòu)人員的建議，以供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參考；2.2.5 上交對(duì)比清單時(shí)，應(yīng)注意簡(jiǎn)明扼要的表明主題；2.2.6 材料對(duì)比清單所需要的內(nèi)容整理完整后，遞交上級(jí)進(jìn)行簽字確認(rèn)審批。2.2.7 審批完成后進(jìn)行加工或者材料以及設(shè)備的訂制2.2.8 根據(jù)供應(yīng)商和材料的要求，進(jìn)行付款計(jì)劃，有必要的需提前借支支票或者現(xiàn)金。二、工作

15、流程圖項(xiàng)目材料供應(yīng)商篩選已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批完成后固定供貨商零散供貨商項(xiàng)目提交材料需求表（參數(shù)、規(guī)格、型號(hào)）擬定合同版本起草供貨價(jià)對(duì)比擬定我公司固定版本的合同電子版或者采用行業(yè)版本合同電子版（合同封皮和編號(hào)采用公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)）傳公司法務(wù)部律師進(jìn)行審核審核完成后按照程序提交合同審批流程（附加合同審批單、項(xiàng)目采購(gòu)需求表、供應(yīng)商相關(guān)資質(zhì)證明文件以及該合同付款和結(jié)算方式）并完成蓋章對(duì)比表內(nèi)應(yīng)注明需求材料的項(xiàng)目、材料的規(guī)格、單價(jià)、差價(jià)和供貨商的應(yīng)有的信息，并填寫經(jīng)手人的建議，供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)審批完成合同蓋章完成根據(jù)項(xiàng)目要求到貨的時(shí)間1、 進(jìn)行加工定制貨物2、 合同內(nèi)付款的執(zhí)行和價(jià)款的審批3、 需要直接才買的零星

16、材料，進(jìn)行支票的借支手續(xù)項(xiàng)目材料剩余和材料供應(yīng)商管理一、工作要求與標(biāo)準(zhǔn)1.1 每月定期與現(xiàn)場(chǎng)主管材料的相關(guān)人員進(jìn)行針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)剩余材料（設(shè)備）的清點(diǎn)和檢查。1.2 督促項(xiàng)目主管材料的相關(guān)人員，對(duì)所提材料申請(qǐng)單內(nèi)的材料（設(shè)備）數(shù)量進(jìn)行合理化的效驗(yàn)和預(yù)估。1.3 整理并清點(diǎn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)建筑材料的剩余量，并分類按高效的位置放置。按照材料的使用性質(zhì)。1.4 根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的用材料的詳細(xì)情況，一般情況項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)建筑材料的剩余量不應(yīng)大于該月提交申請(qǐng)材料的總額的十分之一；1.5 如果是智能化設(shè)備，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該按照甲方要求的安裝時(shí)間提前兩個(gè)禮拜到貨；1.6 因?yàn)檫^(guò)早提前時(shí)間到貨而造成材料（設(shè)備）的損失的應(yīng)該有項(xiàng)目部材料人員提

17、出詳細(xì)原有說(shuō)明。1.7 防止項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)材料損失，定期和項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的材料主管人員溝通共同進(jìn)行針對(duì)破損材料（設(shè)備）清點(diǎn)；1.8 在清點(diǎn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)房材料（設(shè)備）后，如有材料與封樣有不符或者有破損，或者有產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，或者參數(shù)與封樣的材料有別的情況，我采購(gòu)部與之相關(guān)的負(fù)責(zé)人員，及時(shí)核查該材料的進(jìn)貨情況（包括供應(yīng)方的情況、進(jìn)貨數(shù)量、到貨時(shí)間、訂貨時(shí)間以及運(yùn)輸方式）；1.9 同時(shí)我采購(gòu)與之相關(guān)的負(fù)責(zé)人員須進(jìn)行文字和影像記錄，以及和該材料（設(shè)備）的性能參數(shù)的詳細(xì)記錄備案；1.10 我采購(gòu)與之相關(guān)的人員，及時(shí)將這些記錄和備案的情況，告知供應(yīng)方；1.11 材料供應(yīng)商須根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的處理意見(jiàn)，如因供應(yīng)方的問(wèn)題

18、造成的所有損失，我采購(gòu)部與之相關(guān)人員應(yīng)向供應(yīng)商提出必要的解決方案和有必要的賠償，同時(shí)供應(yīng)商必須有合理的解決方案呈交給我公司備案審查；1.12 根據(jù)供應(yīng)商回應(yīng)的處理結(jié)果，向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)。1.13 對(duì)于已經(jīng)合作信譽(yù)比較好的供應(yīng)商，采購(gòu)與之相關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)做到和供應(yīng)商保持較好的聯(lián)系和溝通。二、工作流程圖搜集所需材料供應(yīng)商初步對(duì)其供貨周期和質(zhì)量進(jìn)行了解初步評(píng)定，選擇三家以上相對(duì)合適的供應(yīng)商做出供應(yīng)商的對(duì)比或者相關(guān)請(qǐng)示聯(lián)系選定供應(yīng)商上級(jí)審核編制供應(yīng)商篩選報(bào)告組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審上級(jí)審核需要樣品材料樣品交項(xiàng)目部確認(rèn)或測(cè)試確認(rèn)該項(xiàng)材料供應(yīng)商錄入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)上級(jí)審批總經(jīng)理審批供應(yīng)商提供樣品 采購(gòu)部門通知項(xiàng)目收料，

19、項(xiàng)目部庫(kù)管依據(jù)采購(gòu)類別、數(shù)量以及日期等做好材料堆放的位置和防護(hù)措施 供應(yīng)商應(yīng)在交貨日，備妥送貨資料（合格證、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告和相關(guān)資質(zhì)證明文件，以及發(fā)票） 項(xiàng)目部倉(cāng)庫(kù)收料人員，應(yīng)依據(jù)清（訂）單、合同內(nèi)容以及相關(guān)單據(jù)實(shí)際數(shù)量并核對(duì)數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后，并通知質(zhì)檢或者技術(shù)人員對(duì)所送材料或者設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn) 項(xiàng)目部質(zhì)檢或者技術(shù)人員到材料存儲(chǔ)區(qū)按照檢驗(yàn)規(guī)范實(shí)施對(duì)材料或者設(shè)備的檢驗(yàn)工作 檢驗(yàn)合格后，應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果通知材料進(jìn)行辦理入庫(kù)手續(xù) 項(xiàng)目部將發(fā)票已經(jīng)有關(guān)送料憑證和單據(jù)轉(zhuǎn)送采購(gòu)部門辦理請(qǐng)款程序 檢驗(yàn)不合格時(shí)，依據(jù)判定結(jié)果辦理退料，擴(kuò)寬或索賠的手續(xù)采購(gòu)部按照合同或者訂貨單通知項(xiàng)目部收料材料或者設(shè)備供應(yīng)商交貨項(xiàng)目部收料

20、人員清單材料或者設(shè)備數(shù)量（驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）項(xiàng)目部質(zhì)檢、技術(shù)人員進(jìn)行檢驗(yàn)做好材料或者設(shè)備入庫(kù)記錄請(qǐng)款索賠、退貨三、表格 l 庫(kù)存信息l 材料損失、退貨采購(gòu)商務(wù)的流程一、工作要求與標(biāo)準(zhǔn)1.1 工程項(xiàng)目與材料相關(guān)的人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間之前提交采購(gòu)單，所采購(gòu)內(nèi)容應(yīng)在月采購(gòu)計(jì)劃當(dāng)中，如不在月計(jì)劃中，應(yīng)改為“緊急采購(gòu)需求表”，并注明合理的緊急采購(gòu)原因。1.2 初步審核所提交采購(gòu)單內(nèi)所填寫的內(nèi)容；1.3 是否正確注明所需該項(xiàng)材料的項(xiàng)目名稱、材料詳情、申請(qǐng)采購(gòu)時(shí)間、要求到貨時(shí)間；1.4 是否表明所申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)表明產(chǎn)品名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、單位，如有特殊要求應(yīng)補(bǔ)充到“備注（說(shuō)明）”欄中，以防止避免電話溝通而耽誤時(shí)間

21、；1.5 如申請(qǐng)采購(gòu)數(shù)量超出合同或深化量，應(yīng)注明合同外，并寫明超出原因；1.6 如屬洽商，需后附洽商復(fù)印件，若洽商未返回，則應(yīng)注明洽商返回時(shí)間或其它；1.7 根據(jù)所提交的材料信息，審核才提交的材料所屬系統(tǒng)、申請(qǐng)?jiān)O(shè)備、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間（判斷以正常供貨周期能否在要求時(shí)間內(nèi)到貨）；1.8 根據(jù)合同量及已到貨數(shù)量，準(zhǔn)確審核并填寫申請(qǐng)數(shù)量是否在合同范圍內(nèi)，如超出合同，應(yīng)注明是否有洽商，并在“備注”一欄中寫明超合同數(shù)量及超出原因。1.9 初步審核完畢后，采購(gòu)部相關(guān)負(fù)責(zé)人將原件遞交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字；應(yīng)由采購(gòu)部經(jīng)理、所使用材料的部門經(jīng)理簽字確定，并開(kāi)始做前期準(zhǔn)備。1.10 簽字完成后原件分項(xiàng)目留存，遵照審批內(nèi)容及數(shù)量

22、進(jìn)入采購(gòu)階段。1.11 根據(jù)工程項(xiàng)目部所提交的材料需求表的內(nèi)容，完成下列工作內(nèi)容1.12 需要進(jìn)行市場(chǎng)采買的材料，首先進(jìn)行市場(chǎng)的詢價(jià)工作，然后根據(jù)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)狀況，決定是否需要借款。如需借款必須在財(cái)務(wù)流程的正常流程之內(nèi)及時(shí)的填寫借款申請(qǐng)，并且及時(shí)的完成借款流程的審批手續(xù)（市場(chǎng)采買的材料應(yīng)注意發(fā)票的和運(yùn)費(fèi)問(wèn)題的考慮）。1.13 需要加工方定制的材料，例如智能化的攝像機(jī)的立桿、弱電機(jī)柜、控制臺(tái)、建筑工程的柔性套管、預(yù)埋鋼材的加工器件、裝飾材料的大理石等。這些材料應(yīng)在接到采購(gòu)單的申請(qǐng)后，及時(shí)的聯(lián)系加工方，根據(jù)需求所加工定制的材料應(yīng)在工程項(xiàng)目需求的時(shí)間內(nèi)送到項(xiàng)目所制定的地點(diǎn)（加工定制的材料應(yīng)注意加工定制

23、的時(shí)間和加工費(fèi)用）。1.14 需要供應(yīng)商送貨的材料，此項(xiàng)材料相對(duì)比較簡(jiǎn)單操作，一般都是提前和相應(yīng)的材料供應(yīng)商簽訂了供貨合同。根據(jù)項(xiàng)目做提交的采購(gòu)申請(qǐng)單，核對(duì)整理與該材料簽訂的材料數(shù)量，核對(duì)材料的在項(xiàng)目的使用情況以及數(shù)量。1.15 通常情況下的材料供應(yīng)商應(yīng)以材料到項(xiàng)目以每月進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算；1.16 加工定制和簽訂供貨合同的供應(yīng)商應(yīng)該按每月結(jié)算一次，按照每月約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行對(duì)賬（出庫(kù)單或者送貨單），對(duì)賬單應(yīng)有雙方的經(jīng)手人進(jìn)行簽字確認(rèn)，對(duì)賬完畢后，供應(yīng)商或者甲方方應(yīng)該提供等額有效的發(fā)票；1.17 市場(chǎng)采買的材料如果允許也可以有一定范圍內(nèi)的賬期，建筑材料的項(xiàng)目由于項(xiàng)目工期較長(zhǎng)，可就近選擇建材市場(chǎng)，經(jīng)過(guò)

24、對(duì)比詢價(jià)后確定一家合理的經(jīng)銷商進(jìn)行供應(yīng)材料，由于固定所以在賬期上相對(duì)會(huì)有一定的期限和保證，并且可以項(xiàng)目固定的提供發(fā)票和送貨的服務(wù)；智能化項(xiàng)目涉及的市場(chǎng)采買材料相對(duì)較少，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行材料市場(chǎng)采買，通常情況下一般是貨到必須付款；裝飾材料市場(chǎng)采買的機(jī)動(dòng)性不是很強(qiáng)，可以認(rèn)為是有固定的供應(yīng)商和賬期。1.18 需要結(jié)算材料款項(xiàng)的供應(yīng)商，通常情況下應(yīng)先遞交本材料項(xiàng)等額有效的發(fā)票。與之合作的供應(yīng)商或者加工方，在規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行對(duì)賬完畢的同時(shí)，為了保證支付支票的時(shí)間準(zhǔn)確，應(yīng)能及時(shí)的提供等額有效的發(fā)票，并且必須保證所提供發(fā)票的真實(shí)性，如因此造成的支付問(wèn)題，應(yīng)有提交發(fā)票的供應(yīng)商承擔(dān)。二、工作流程圖

25、項(xiàng)目出現(xiàn)材料需求項(xiàng)目相關(guān)人員提出采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)顚懖少?gòu)需求表采購(gòu)部匯總整理采購(gòu)表審計(jì)核算采購(gòu)單所涉及內(nèi)容預(yù)算單價(jià)、成本采購(gòu)部審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批執(zhí)行采購(gòu)流程采購(gòu)材料到項(xiàng)目選用替代品項(xiàng)目材料入庫(kù)三、表格：l 設(shè)備材料需求表l 項(xiàng)目材料月付款計(jì)劃單； 采購(gòu)財(cái)務(wù)的流程一、工作要求與標(biāo)準(zhǔn)1.1 需要結(jié)算款項(xiàng)的材料供應(yīng)商將相應(yīng)等額有效的發(fā)票遞交公司。1.2 負(fù)責(zé)專項(xiàng)采購(gòu)的業(yè)務(wù)人員，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際到貨量（除去損壞或無(wú)效的材料）核對(duì)發(fā)票金額。1.3 以最初項(xiàng)目提交的材料申請(qǐng)單為基礎(chǔ)依據(jù)。1.4 發(fā)票不符合財(cái)務(wù)相關(guān)制度和要求的，予以返回供應(yīng)商自行處理，由此造成的損失和支票支付的時(shí)間差異，應(yīng)有提交發(fā)票的供應(yīng)上承擔(dān)。1.5 遵照項(xiàng)目的與采購(gòu)計(jì)劃和本部制定的月付款計(jì)劃，結(jié)合合同款項(xiàng)進(jìn)行合理申請(qǐng)款項(xiàng)。1.6 預(yù)付款計(jì)劃內(nèi)沒(méi)有體現(xiàn)的，按照正常程序不予付款審批。1.7 遞交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)前，必須檢查所附單據(jù)是否齊全（采購(gòu)申請(qǐng)單、支出憑證、預(yù)付款計(jì)劃）。1.8 支出