完善內(nèi)控制度之淺見(jiàn)

1、完善內(nèi)控制度之淺見(jiàn)杜秋兵內(nèi)部控制是企業(yè)為了保證實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，在分工負(fù)責(zé)的前提下，組織內(nèi)部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而建立的各職能部門(mén)之間對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組織、制約、考核和調(diào)節(jié)的方法、程序和措施，用以明確單位內(nèi)部各職能部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限，形成一個(gè)完整、嚴(yán)密的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)、相互制約的控制系統(tǒng)的總稱(chēng)。    內(nèi)部控制作為一種先進(jìn)行內(nèi)部管理制度已被中國(guó)企業(yè)廣泛應(yīng)用，并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。伴隨著企業(yè)的發(fā)展和內(nèi)控制度的執(zhí)行，內(nèi)控環(huán)境發(fā)生了變化，內(nèi)控要素的具體內(nèi)容與特征也發(fā)生了改變，執(zhí)行內(nèi)部控制體系面臨著新的挑戰(zhàn)也存在著諸多問(wèn)題。筆者從這些年來(lái)執(zhí)行內(nèi)控制度中發(fā)展的問(wèn)題出發(fā)，提出完善內(nèi)控

2、制度的淺顯意見(jiàn)，希望能拋磚引玉，得到專(zhuān)家及同行們的指正，促使內(nèi)控工作向更好、更有效的方向發(fā)展。    一、現(xiàn)有內(nèi)控制度存在問(wèn)題及原因剖析、執(zhí)行主體間責(zé)任不明，造成推委扯皮、內(nèi)控失效當(dāng)下，國(guó)內(nèi)知名企業(yè)，對(duì)于公司戰(zhàn)略、人力資源、流程體系等方面能做到層次清晰、責(zé)任明確、無(wú)縫聯(lián)接，使得管理對(duì)象不存在死角，管理過(guò)程中做到不重不漏。一般來(lái)說(shuō)，公司戰(zhàn)略方面可按實(shí)施主體、時(shí)間、內(nèi)容、功能等進(jìn)行若干分類(lèi)，針對(duì)實(shí)施方式而言，筆者認(rèn)為可分為戰(zhàn)略管控型、財(cái)務(wù)管控型和矩陣型三類(lèi)，對(duì)不同類(lèi)型的公司或業(yè)務(wù)類(lèi)型應(yīng)該采取不同的戰(zhàn)略管控模式。    而企業(yè)分公司本身戰(zhàn)略

3、模糊，上面無(wú)明晰戰(zhàn)略，下級(jí)戰(zhàn)略更無(wú)從談起。作為公司管理金字塔頂端的戰(zhàn)略缺失，造成沒(méi)有可遵循戰(zhàn)略，會(huì)使得人力資源、流程體系等具體執(zhí)行層面也會(huì)目標(biāo)混亂。    人力資源方面，雖然員工薪酬有嚴(yán)格的確定、晉升機(jī)制，但沒(méi)有職位說(shuō)明書(shū)，或者在類(lèi)似職位說(shuō)明書(shū)的文件中，沒(méi)有將崗位職責(zé)與流程體系建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，流程體系，更多體現(xiàn)為縱橫交錯(cuò)，你做你的，我做我的。內(nèi)控制度與其他制度之缺少無(wú)縫聯(lián)接，控制點(diǎn)與控制點(diǎn)時(shí)時(shí)出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，碰到一些事情時(shí)，大家都踢皮球，沒(méi)有人愿意承擔(dān)責(zé)任，誰(shuí)都管，誰(shuí)也都不管；誰(shuí)都干，誰(shuí)也都不干；真正能干的什么都干，什么責(zé)任也擔(dān)，鞭打快牛；不能干的干得少，責(zé)任

4、也小，光起反作用；這樣，嚴(yán)重影響職工工作的積極性。造成內(nèi)控執(zhí)行主體間權(quán)責(zé)任不明，推委扯皮，內(nèi)控失效且無(wú)效率，企業(yè)效益也就可想而知。    、控制節(jié)點(diǎn)呈直線性分布，流程周期較長(zhǎng)眾多流程圖中，不同控制點(diǎn)間呈直線性分布，上一個(gè)節(jié)點(diǎn)完成后，才能是下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的起點(diǎn)，下一節(jié)點(diǎn)開(kāi)始的前提是上一個(gè)節(jié)點(diǎn)的完成。如下圖某公司地面工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)控制圖所示：    圖一在上圖中，工程項(xiàng)目可研報(bào)告編制是以項(xiàng)目建議書(shū)已批準(zhǔn)為前提條件，投資計(jì)劃下達(dá)，以工程項(xiàng)目可研報(bào)告編制完成為前提條件，這樣一步一步以直線性向下一環(huán)節(jié)發(fā)展，環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間形成一種獨(dú)立的互不相干的狀態(tài)，

5、這種直線性運(yùn)作模式，會(huì)使下一個(gè)環(huán)節(jié)占用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，不利于流程效率的提高，比如工程項(xiàng)目可研報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容與格式上講，與項(xiàng)目建議書(shū)相似度一般在90%以上，如果再安排本環(huán)節(jié)30天的工作時(shí)間，那就太浪費(fèi)時(shí)間了。假如采用放射性的處理方式，相關(guān)聯(lián)的環(huán)節(jié)之間形成疊加，各環(huán)節(jié)間信息無(wú)處不在，時(shí)時(shí)有那效果就會(huì)完全不一樣了。比如在項(xiàng)目建議書(shū)環(huán)節(jié)就提示下一環(huán)節(jié)，我在這兒針對(duì)什么項(xiàng)目編制項(xiàng)目建議書(shū)了，其他部門(mén)其他環(huán)節(jié)可以提前了解到什么情況，需要做哪些提前準(zhǔn)備，這樣就大大節(jié)省時(shí)間，提高效率。    、制度制定不科學(xué)、不合理有些企業(yè)經(jīng)過(guò)近些年的管理的創(chuàng)新，形成了復(fù)雜多樣的制度及體系，比如內(nèi)控制

6、度、HSE體系、ISO質(zhì)量體系等。    眾多制度或體系因缺少科學(xué)合理的規(guī)劃，彼此間存在交叉、重疊，甚至矛盾，企業(yè)上下一盤(pán)棋，針對(duì)基層單位也沒(méi)有考慮板塊的區(qū)別、單位性質(zhì)的特殊等實(shí)際情況，上級(jí)單位也不允許基層單位靈活運(yùn)用制度，這樣基層單位直接套用上級(jí)的制度規(guī)定，管理幅度一樣寬，使得管理成本越來(lái)越大，管理效率越來(lái)越差。    制度制定方面的其他問(wèn)題還有：制度缺乏解決問(wèn)題的針對(duì)性和實(shí)操性；制度過(guò)于籠統(tǒng)、原則，不具有實(shí)際操作性；制度過(guò)于細(xì)致、理想化，實(shí)現(xiàn)難度太大；制度滯后現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至與現(xiàn)行法律法規(guī)相沖突；制度缺乏預(yù)見(jiàn)性、全面性和長(zhǎng)期性，制度

7、出臺(tái)不久就落后于發(fā)展；制度漏洞百出、朝令夕改；有的制度十幾年不變，不與時(shí)俱進(jìn)，不及時(shí)修改完善等；制度間矛盾，控制內(nèi)容重復(fù)，造成時(shí)間與財(cái)力的浪費(fèi)，影響執(zhí)行人的積極性。    、欠缺有效獎(jiǎng)懲機(jī)制英國(guó)哲學(xué)家培根曾說(shuō)過(guò)，“制度不執(zhí)行，比沒(méi)有制度危害還要大”，現(xiàn)在普遍存在著，重制定輕執(zhí)行的問(wèn)題，也存在著制度執(zhí)行意識(shí)不強(qiáng)，制度執(zhí)行不力的現(xiàn)象。    制度的作用體現(xiàn)在規(guī)范性、可預(yù)見(jiàn)性和強(qiáng)制性，而規(guī)范性與可預(yù)見(jiàn)性通過(guò)制度的設(shè)計(jì)與制定體現(xiàn)出來(lái)了，制度的強(qiáng)制性則通過(guò)執(zhí)行體現(xiàn)出來(lái)。    執(zhí)行是內(nèi)控制度本身的根本屬性，好的內(nèi)控

8、制度的執(zhí)行，在內(nèi)控體系中具有重要的地位，處于核心環(huán)節(jié)。不嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度的表現(xiàn)主要有：執(zhí)行者原則性不強(qiáng)，缺乏制度執(zhí)行的剛性意識(shí)。更有甚者有私利在里面，以個(gè)人利益和小集體利益為中心，對(duì)相關(guān)內(nèi)控制度選擇性執(zhí)行，對(duì)自己有利的就執(zhí)行，不利的就不執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行有難度的，就找理由抵制執(zhí)行。上行下效，領(lǐng)導(dǎo)拿回家一根針，下屬向家牽頭牛，這樣說(shuō)雖然夸張一些，但不能說(shuō)不存在，也不能說(shuō)僅是個(gè)別現(xiàn)象。執(zhí)行人沒(méi)有認(rèn)真學(xué)習(xí)好內(nèi)控制度，不同員工之間理解同一內(nèi)控存在偏差，執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)不同的方式和結(jié)果，出了問(wèn)題不注重積累案例經(jīng)驗(yàn)，也不知道怎么解決，要么直接將問(wèn)題與矛盾轉(zhuǎn)移到下一環(huán)節(jié)，要么直接推給領(lǐng)導(dǎo)以擺脫責(zé)任。執(zhí)行內(nèi)控制度的好與壞

9、，沒(méi)有與績(jī)效掛鉤，沒(méi)有獎(jiǎng)懲機(jī)制，現(xiàn)在更多是依賴(lài)于局監(jiān)控中心來(lái)事后監(jiān)督，而在事件發(fā)生前與發(fā)生過(guò)程中，沒(méi)有明確出責(zé)任主體，事前或事中的控制均不利。    制度執(zhí)行不力問(wèn)題的原因是多方面的，從制度本身看，制度存在缺陷，不規(guī)范、不科學(xué)會(huì)出現(xiàn)這種情況；執(zhí)行者的意識(shí)淡薄，做老好人的思想也會(huì)造成這種結(jié)果；監(jiān)督與責(zé)任追究不到位也會(huì)形成這種現(xiàn)象。    二、完善內(nèi)控制度意見(jiàn)說(shuō)明 、明確責(zé)任主體及權(quán)責(zé)將內(nèi)控制度等相關(guān)制度與現(xiàn)在崗位職責(zé)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，形成約束執(zhí)行者的完整的職位說(shuō)明書(shū)，說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容格式，現(xiàn)借鑒國(guó)內(nèi)知名公司的職位說(shuō)明書(shū)，用財(cái)務(wù)人員中在

10、建工程核算崗位說(shuō)明如圖二所示：職位說(shuō)明書(shū)WORD文檔中文件名稱(chēng)，可解釋為：ABC即公司的簡(jiǎn)稱(chēng)，JOB即英語(yǔ)工作、職位的簡(jiǎn)稱(chēng)，CW即財(cái)務(wù)資產(chǎn)部的簡(jiǎn)稱(chēng)，表明是在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部中是第三個(gè)職位說(shuō)明，后面括號(hào)再簡(jiǎn)要說(shuō)一下職位的名稱(chēng)。圖二圖中，將職位說(shuō)明書(shū)分成五個(gè)部分，即基本資料、職位關(guān)系圖、基本目標(biāo)、職責(zé)權(quán)限和任職要求。    基本資料中主要說(shuō)明了崗位或職位名稱(chēng)，職位編號(hào)、所屬部門(mén)、編制人、審核人和審批人等信息。    職位關(guān)系圖中以圖表的形式，說(shuō)明上下級(jí)的職位關(guān)系，并說(shuō)明直接下級(jí)人數(shù)與間接下級(jí)人數(shù)，不同崗位間的關(guān)系一目了然。  

11、;  基本目標(biāo)中將職位承擔(dān)工作所要達(dá)成目標(biāo)總結(jié)一下，這一目標(biāo)是公司目標(biāo)、部門(mén)目標(biāo)的進(jìn)一步細(xì)化，進(jìn)一步的落實(shí)到職位上的一種表現(xiàn)。    職責(zé)權(quán)限結(jié)合職位的職責(zé)、內(nèi)控授權(quán)體系等文件對(duì)職位的責(zé)任義務(wù)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。    任職要求可在學(xué)歷及專(zhuān)業(yè)背景要求、經(jīng)驗(yàn)要求、技能要求等方面進(jìn)行詳細(xì)解釋說(shuō)明。    、優(yōu)化控制環(huán)節(jié)，控制節(jié)點(diǎn)呈放射性分布針對(duì)圖一即“ABC公司地面工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)控制流程圖”中，流程圖過(guò)于簡(jiǎn)單的情況，筆者進(jìn)行了優(yōu)化。    優(yōu)化結(jié)果如下圖（圖三）所示：優(yōu)化后，不

12、同部門(mén)職責(zé)是什么，是起主導(dǎo)作用還是輔助作用，完成時(shí)間的限制要求是多少，有哪些支持性文件等，更直觀地體現(xiàn)出來(lái)。    圖三因篇幅限制，本文中，僅對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)階段和可行性研究報(bào)告階段進(jìn)行了細(xì)化，其他環(huán)節(jié)以及每個(gè)部門(mén)內(nèi)部不同職位間的關(guān)系，也可根據(jù)圖三進(jìn)行細(xì)化，細(xì)化后整個(gè)流程更直觀，更具有操作性，從上圖可看出，原來(lái)二個(gè)環(huán)節(jié)需要天，這樣優(yōu)化后僅需要天便能完成，大大提高了工作效率，并特別突出了項(xiàng)目建議書(shū)編制這一關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。    、強(qiáng)化培訓(xùn)，使對(duì)制度的理解趨于一致制度問(wèn)題帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。制度一旦形成，就具有很強(qiáng)的權(quán)威性，權(quán)

13、威性的形成，需要執(zhí)行力，也需要強(qiáng)化培訓(xùn)，這樣才能使制度的執(zhí)行者對(duì)制度的理解趨于一致，制度出臺(tái)以后，要開(kāi)展多層次的制度教學(xué)培訓(xùn)，使廣大職工群眾能夠知曉制度，確保制度落到實(shí)處。    內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)得再完善，若沒(méi)有稱(chēng)職的員工來(lái)執(zhí)行，也不能發(fā)揮作用。公司應(yīng)充分利用有效方法開(kāi)展對(duì)職工的思想政治教育工作，增加企業(yè)員工防止自身犯錯(cuò)能力。完善職工培訓(xùn)制度，建立良好績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制及約束機(jī)制。    培訓(xùn)中需要對(duì)制度訂立的目的、關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)、注意事項(xiàng)等進(jìn)行詳細(xì)講解。這樣才能培訓(xùn)人們的“制度畏懼感”，形成人人敬畏制度、個(gè)個(gè)嚴(yán)守制度的良好氛圍，自

14、覺(jué)地按照制度辦事，按照制度要求運(yùn)用手中的權(quán)力。    要強(qiáng)化制度平等意識(shí)。在制度面前人人平等，不管什么人，都必須自覺(jué)遵守制度；不管什么人，只要違犯了制度，就要受到制度的處罰。尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，更應(yīng)該增強(qiáng)制度平等意識(shí)，在任何時(shí)候都自覺(jué)地遵守各種規(guī)章制度，強(qiáng)化制度對(duì)權(quán)力的監(jiān)督制約力。還要強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部以身作則、帶頭執(zhí)行制度，在執(zhí)行制度中發(fā)揮表率作用的意識(shí)。    、持續(xù)地完善內(nèi)控制度要持續(xù)完善內(nèi)控制度，需要建立健全各種制度的科學(xué)建設(shè)機(jī)制，提高制度建設(shè)的質(zhì)量，努力使出臺(tái)的各項(xiàng)制度科學(xué)合理、切實(shí)可行。要針對(duì)工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，不斷修訂

15、和完善有關(guān)制度。要加強(qiáng)制度建設(shè)的系統(tǒng)性，形成一個(gè)比較完善的制度體系，其中的各個(gè)法規(guī)、各項(xiàng)制度、各種規(guī)定要做到相互統(tǒng)一、相互銜接、相互照應(yīng)，形成有機(jī)整體。制度要盡量具體，不要太抽象、太原則，要注重制度的可操作性，在簡(jiǎn)明、實(shí)用上多做文章。要注重制度的剛性，明確制度執(zhí)行的主體、途徑和違反制度所承擔(dān)的責(zé)任；要重視制度的程序建設(shè)，形成科學(xué)、規(guī)范的操作程序；要提高制度的穩(wěn)定性，不能朝令夕改，讓執(zhí)行者無(wú)所適從。在制度建設(shè)上，要克服跟風(fēng)跟形勢(shì)，上面怎么做下面就怎么套的行為。要廣泛聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)建議，使制度制定的過(guò)程成為了解民情、反映民意、集中民智的過(guò)程，使制度得到群眾的擁護(hù)和支持。  &

16、#160; 、強(qiáng)化獎(jiǎng)懲、監(jiān)督要強(qiáng)化制度的執(zhí)行與監(jiān)督，提升制度的執(zhí)行力。在健全制度的基礎(chǔ)上，我們要更加重視制度的執(zhí)行和落實(shí)。工作中不少問(wèn)題往往出在實(shí)際執(zhí)行中，出在執(zhí)行力不足上。制度必須得到不折不扣、認(rèn)真嚴(yán)格地執(zhí)行。有足夠的執(zhí)行力，才能及時(shí)有效解決問(wèn)題；才能樹(shù)立制度的尊嚴(yán)和權(quán)威；才能揚(yáng)正氣、壓邪氣，確保各項(xiàng)工作正常有序地進(jìn)行。要積極營(yíng)造執(zhí)行制度的濃厚氛圍，提高廣大職工執(zhí)行制度的自覺(jué)性。對(duì)違反制度人和事，要加大懲處力度，嚴(yán)肅查處不認(rèn)真執(zhí)行制度、不及時(shí)執(zhí)行制度和拒不執(zhí)行制度的行為，堅(jiān)決糾正有令不行、有禁不止的行為，切實(shí)維護(hù)制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。    建立健全監(jiān)督檢查和考

17、核問(wèn)責(zé)機(jī)制，是提高制度執(zhí)行力的關(guān)鍵。制度的落實(shí)執(zhí)行，在很大程度上取決于對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行的監(jiān)督檢查。要加強(qiáng)對(duì)制度落實(shí)情況的督促檢查，經(jīng)常了解和掌握各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況。制度要公開(kāi)透明，讓員工知道，使廣大員工不僅是制度的執(zhí)行者，同時(shí)也是制度執(zhí)行的監(jiān)督者。要加大對(duì)制度執(zhí)行情況的考核力度，將制度執(zhí)行情況同責(zé)任人的利益掛鉤。要加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行情況的評(píng)估，建立制度執(zhí)行評(píng)價(jià)體系，通過(guò)客觀的評(píng)價(jià)指標(biāo)和主觀的民意調(diào)查對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)，及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)和解決制度執(zhí)行中存在的問(wèn)題，不斷提高制度的執(zhí)行力。要以問(wèn)責(zé)作為提升制度執(zhí)行力的有力抓手，問(wèn)責(zé)既要對(duì)事，更要對(duì)人，問(wèn)責(zé)要嚴(yán)肅認(rèn)真，問(wèn)到具體人的頭上，這

18、是提高制度的執(zhí)行力，確保各項(xiàng)制度真正落到實(shí)處的重要措施。    、更多借助于計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，管理邊界的不斷延伸，管理深度的不斷加深，現(xiàn)有內(nèi)控制度過(guò)于注重制度的文字編寫(xiě)而忽視制度執(zhí)行和信息反饋的機(jī)制建設(shè)等系統(tǒng)性問(wèn)題越來(lái)越突出，將內(nèi)控流程集合在公司內(nèi)部信息化平臺(tái)上顯得尤為急迫與重要。    信息技術(shù)的迅速發(fā)展，拓寬了內(nèi)控管理的范圍與內(nèi)容，改變著企業(yè)的管理環(huán)境與管理理念，流程實(shí)施過(guò)度到計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)是當(dāng)今內(nèi)控執(zhí)行的趨勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理的電子化流程，能實(shí)現(xiàn)知識(shí)積淀、共享、傳遞、利用，從而達(dá)到清晰了解員工在內(nèi)控流程中不同節(jié)點(diǎn)的工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)事件找人的推送作用，更有助于企業(yè)文化的提升。    在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，便于進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平、防范內(nèi)部舞弊行為能夠起到積極的作用，也是增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力的必然選擇。    計(jì)算機(jī)