公司檔案管理制度及流程

1、公司檔案管理制度及流程為了加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。 包括：公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動 中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 一、 檔案資料的日常管理： 1、電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。 2、文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用

2、。 3、文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊擺放在文件檔案柜中。二、 檔案資料的歸檔范圍 1、公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等； 2、公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件； 3、本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書和照片、錄音、錄像等；4、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等； 5、重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等； 6、反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、

3、工作備忘等； 7、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；8、本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料； 9、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料； 10、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料； 11、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等； 12、外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料； 13、財務(wù)檔案資料； 14、各種實物檔案； 15、其他

4、具有利用和保存價值的文件資料。 例如：1) 工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；2) 客服部：合同評審記錄、房屋租賃合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等3) 管理部及辦公室：聯(lián)絡(luò)函、活動計劃、外送文件、外來文件等。三、 檔案資料的歸檔要求 1、歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本

5、和正式稿和附件等必須齊全。 2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。 3、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。 4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。 5、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。 四、檔案資料的歸檔時間

6、1、即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔： 1) 公司規(guī)定的密級文件； 2) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等； 3) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料； 4) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料； 5) 其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。2、定期歸檔 1) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交辦公室； 2) 部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室； 3、電子聲像檔案的歸檔 1) 重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。 2) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次上傳數(shù)據(jù)。 3) 每年3月底前必須向

7、辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實后刻錄成光盤并將數(shù)據(jù)上傳到公司的云端保管。 五、檔案保管1、檔案編號 1) 檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 2) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號規(guī)定，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 3) 檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。 4) 檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。 5) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。 六、檔

8、案管理人員職責(zé) 1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。 3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。 4、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。 5、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。 6、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。 7、必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 8、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必

9、須專人專用。 9、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 10、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。 七、檔案保密要求 1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。 2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。 3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離辦公室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)項目經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5、外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。 6

10、、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。 八、檔案借閱、借出制度1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱檔案資料：1)公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫檔案借閱登記表，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；2)非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；3)借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；4)借閱者不得在閱覽區(qū)域內(nèi)吸煙、大聲喧嘩。3、借出檔案資料：1)檔案使用人如需借出檔案

11、，須填寫檔案借出登記表，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。2)非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門主管同意后，方可借出；3)借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。4)借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。4、 復(fù)印檔案資料：1)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意；2)圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù) 。5、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，

12、由總經(jīng)理審批。九、檔案的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：  1、永久保管的文書檔案主要包括：1)本公司制定的法規(guī)政策性文件材料；2)股東名簿；3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4)本公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；5)本公司職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；6)財務(wù)報表；7)本公司關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；8)本公司機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；9)本公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；10)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；11

13、)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。12)工程設(shè)計圖；13)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、定期保管的文書檔案主要包括：（定期分為30年和10年） 1）本公司職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；2）本公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；3）本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4）本公司一般性事務(wù)管理文件材料；5）本公司關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；8）同級機關(guān)、下級機關(guān)

14、關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。3、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。十、檔案的保管 1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補。  十一、本制度即日起開始執(zhí)行。附則：本辦法由公司管理部制定并負(fù)責(zé)解釋。附件一：文件（合同）管理記錄目錄9文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注附件一：文件