高效商務(wù)會(huì)議(下)

1、高效商務(wù)會(huì)議（下） Effective Business Meeting (Part II)會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中控制會(huì)后跟蹤C(jī)ontinued from Previous Part4發(fā)送邀請(qǐng)函51確定會(huì)議希望達(dá)成的目標(biāo)確定會(huì)議召開的必要性2擬定會(huì)議議程3做好確認(rèn)工作 目錄 會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能如何提高會(huì)議效能會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中控制會(huì)后跟蹤 目錄 會(huì)議中做好控制14 結(jié)束會(huì)議有效開始會(huì)議235 明確決策方式管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)會(huì)議進(jìn)程控制有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)中控制 良好的開始是成功的一半，遵循一些簡單的指南可以幫助你有效的開始會(huì)議1.切記要提前到會(huì)議室。你需要整理資料

2、，布置會(huì)議室，調(diào)整好電腦和投影儀等設(shè)備。如果是視屏?xí)h或電話會(huì)議，還需檢查必要的硬件、軟件設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)連接等，最好可以提前做好測(cè)試。2.準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議。等遲到的人都到齊后再開始會(huì)議只會(huì)浪費(fèi)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)的與會(huì)者的時(shí)間。3.進(jìn)行與會(huì)者介紹。如果參與者互不相識(shí)，可以留出時(shí)間進(jìn)行個(gè)人介紹。 4.會(huì)議背景和意圖說明。進(jìn)行介紹性的簡要討論，以確保與會(huì)者清楚會(huì)議的議程、目標(biāo)和期望結(jié)果，然后進(jìn)行任何必要的調(diào)整。如果事先沒有擬定議程，現(xiàn)在便可“即時(shí)”制定。 通?？稍谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。在這種情況中，有必要讓所有成員感覺到領(lǐng)導(dǎo)者聽取了他們的觀點(diǎn)。會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者做

3、決策需要較長時(shí)間去實(shí)現(xiàn)。聆聽成員意見，把每個(gè)人的意見與想法融入，提出解決方案，利于決策執(zhí)行?？稍谳^短時(shí)間內(nèi)得出結(jié)果，它需要大家及時(shí)表態(tài)，最終可能并非每個(gè)人都同意該決策，但他們都愿意支持該方式。團(tuán)隊(duì)達(dá)成一致意見預(yù)先向與會(huì)者提供準(zhǔn)確的信息可確保團(tuán)隊(duì)成員做出明智的決策。同時(shí)，要確保所有與會(huì)者都了解將如何做出決策。會(huì)議的決策方式一般有如下三種：投票表決123確定團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在何時(shí)達(dá)成一致意見，所有人都意識(shí)到這一點(diǎn)，然后再繼續(xù)進(jìn)行，從而確保團(tuán)隊(duì)不會(huì)偏離任務(wù)目標(biāo)。當(dāng)你感覺到大家對(duì)某個(gè)問題興趣濃厚時(shí)，可適當(dāng)引導(dǎo)大家發(fā)言，并關(guān)注且傾聽他們的想法。討論問題的過程中，在掛紙板或白板上記錄大家的意見，甚至著重標(biāo)出某些評(píng)論

4、。強(qiáng)調(diào)已達(dá)成協(xié)議的部分，鞏固團(tuán)隊(duì)已達(dá)成的共識(shí)，防止團(tuán)隊(duì)回到已經(jīng)解決的問題上。當(dāng)覺察到會(huì)議已經(jīng)偏離主題時(shí)，要即時(shí)引導(dǎo)大家回到主題上來。讓會(huì)議始終圍繞主題展開不因不相關(guān)的話題而偏離正軌有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)中控制 請(qǐng)一位與會(huì)者負(fù)責(zé)定時(shí)提醒團(tuán)隊(duì)剩余的時(shí)間以及尚未處理的議題，并討論決定優(yōu)先處理，推遲某些議題或另開會(huì)議討論。良好的開端是成功的一半。在會(huì)議中可以從易于解決的問題開始入手， 隨后再討論較困難的議題，但要確保預(yù)留足夠的時(shí)間來處理它們。會(huì)前需預(yù)估每個(gè)議題所需時(shí)間。會(huì)中要控制解決每個(gè)問題或做出每個(gè)決策所花的時(shí)間，否則會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)程，無法達(dá)到最終的會(huì)議目標(biāo)。讓

5、參與者清楚的了解會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)向。控制會(huì)議節(jié)奏不能在一個(gè)問題上草草結(jié)束或停留太多時(shí)間有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)中控制 監(jiān)控自己的參與程度，以確保自己沒有在討論中壟斷發(fā)言。如果有參與者批評(píng)或攻擊其他成員的發(fā)言，應(yīng)予以調(diào)解。找出問題的關(guān)鍵，求同存異。 積極看待與會(huì)者提出的不同觀點(diǎn)并鼓勵(lì)他們提出建議。為沉默靦腆的人提供發(fā)言的機(jī)會(huì)，避免他人插話或壟斷發(fā)言機(jī)會(huì)。 有時(shí)與會(huì)者可能提出一些疑難問題，或者與其他同事不一樣的觀點(diǎn)。這時(shí)相關(guān)負(fù)責(zé)人首先要表示感謝，可以解答的問題需當(dāng)場(chǎng)解答；如當(dāng)場(chǎng)無法解答，也應(yīng)確認(rèn)會(huì)后跟進(jìn)時(shí)間。營造氣氛鼓勵(lì)與會(huì)者進(jìn)行發(fā)言而不是寧可保持沉默有效開始會(huì)議

6、明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)中控制 這 時(shí) 你 該 怎 么 辦？會(huì)議可能會(huì)被以下幾種風(fēng)險(xiǎn)影響，而導(dǎo)致會(huì)議無效：如果會(huì)議陷入僵局或感到困惑如果參與者為了一個(gè)議題爭執(zhí)不休如果參與者陷入沉默如果參與者不直接應(yīng)對(duì)問題如果參與者不斷重復(fù)觀點(diǎn) 如果參與者遲到或早退如果參與者遲到或早退始終準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議。在正式會(huì)議開始前，應(yīng)詢問每位與會(huì)者行程是否有變，能否參加完本次會(huì)議。如果不能，可以考慮調(diào)整會(huì)議的時(shí)間長度，或者將與該人員相關(guān)部分提前討論。如果可以，應(yīng)找出遲到或早退的潛在原因。比如，會(huì)議結(jié)束后私下詢問遲到或早退者為何未

7、能準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議。會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議你可以這樣做你可以這樣做如果參與者不直接應(yīng)對(duì)問題會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議查明未解決的問題存在了多久，牽涉到哪些方面及可能的解決方案有何風(fēng)險(xiǎn)。務(wù)必要先表示感謝，再討論爭議點(diǎn)。建設(shè)性爭論通常是獲得最佳答案的關(guān)鍵。讓與會(huì)者了解集思廣益的重要性。與會(huì)者所提出各種疑慮、問題和選擇方案，對(duì)于解決問題，是非常重要的。你可以這樣做如果參與者不斷重復(fù)觀點(diǎn)會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議可以在掛紙板或白板上記錄提出的觀點(diǎn)，務(wù)必要確認(rèn)與會(huì)者都已了解提出的

8、觀點(diǎn)。可以指向掛紙板或白板并詢問“這里已列出這些內(nèi)容，是否有新的內(nèi)容要補(bǔ)充？”之類的問題。你可以這樣做如果會(huì)議陷入僵局或感到困惑會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議提醒會(huì)議正進(jìn)行到議程的哪個(gè)階段以及具體的目標(biāo)是什么（如有條件，指著掛紙板、白板上或者投影儀上的對(duì)應(yīng)內(nèi)容）。找出陷入困境的原因。是缺乏足夠的信息？還是對(duì)任務(wù)不明確？或是不明確如何執(zhí)行任務(wù)？詢問團(tuán)隊(duì)是否準(zhǔn)備好繼續(xù)進(jìn)行，或是否有核心要點(diǎn)與問題尚未提出。休息之后再討論余下的議題，或?qū)⒃撟h題轉(zhuǎn)移到議程表稍后的階段或另一次會(huì)議。你可以這樣做如果參與者陷入沉默會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議

9、風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議詢問大家是否未意識(shí)到某個(gè)核心要點(diǎn)或問題，或者其他發(fā)言人是否造成了某些疑惑，或是希望說明什么問題。讓與會(huì)者思考五分鐘，確認(rèn)發(fā)生了什么，大家在想什么，稍等一會(huì)兒再向他們提供建議，不要過快打破沉默。確保本人的行為不是問題所在。分小組以鼓勵(lì)更多的人參與討論。你可以這樣做如果參與者為了一個(gè)議題爭執(zhí)不休可以及時(shí)打斷，告訴他們這個(gè)問題將作為待確認(rèn)點(diǎn)記錄下來，等開會(huì)結(jié)束之后，找相關(guān)人員解決，然后通過郵件讓大家知道結(jié)果。會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議合理分配好每個(gè)議題花費(fèi)的時(shí)間最好不要在某個(gè)問題的討論上停留過多時(shí)間，切勿大大超過預(yù)留的時(shí)間，這可能會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)程

10、，無法達(dá)到最終的會(huì)議目標(biāo)。 所有目標(biāo)都已實(shí)現(xiàn) 結(jié)束所有議題后，仍有遺留問題未解決會(huì)中控制 有效開始會(huì)議 明確決策方式會(huì)議進(jìn)程控制管理會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)結(jié)束會(huì)議你可以結(jié)束會(huì)議啦!但在結(jié)束前，別忘了進(jìn)行會(huì)議總結(jié)。關(guān)于行動(dòng)和溝通計(jì)劃的內(nèi)容，請(qǐng)看下一頁有效的會(huì)議總結(jié)包括以下項(xiàng)工作，可能會(huì)花你 分鐘1. 回顧目標(biāo)和決策強(qiáng)調(diào)每個(gè)人的觀點(diǎn)和想法的重要性。重申或總結(jié)已實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、所有核心要點(diǎn)或決策，并說明如何將它們傳達(dá)給利益相關(guān)者。2. 妥善處理遺留問題總結(jié)會(huì)議的遺留問題，如有需要，安排另一次會(huì)議進(jìn)行處理。有效開始會(huì)議 會(huì)議進(jìn)程控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)控制團(tuán)隊(duì)如何決策結(jié)束會(huì)議會(huì)中控制 3. 就行動(dòng)和溝通計(jì)劃達(dá)到一致倘若結(jié)束會(huì)議時(shí)，

11、沒有達(dá)成一致內(nèi)容，則會(huì)議無效。行動(dòng)和溝通計(jì)劃為參與者提供結(jié)論并帶來成就感，提醒所有利益相關(guān)者注意重要決策，并確保所有人獲知的都是相同的訊息。會(huì)中控制 會(huì)議總結(jié)中的行動(dòng)和溝通計(jì)劃應(yīng)具備3個(gè)要素：1.工作內(nèi)容達(dá)成了何種決策？會(huì)后需要完成什么任務(wù)？如有需要，何時(shí)召開下一次會(huì)議？ 誰負(fù)責(zé)這些任務(wù)？該任務(wù)還包括哪些人員參與？何時(shí)須完成這些任務(wù)？2.相關(guān)責(zé)任人3.完成時(shí)間有效開始會(huì)議 會(huì)議進(jìn)程控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)控制團(tuán)隊(duì)如何決策結(jié)束會(huì)議 目錄 會(huì)議為什么低效如何提高會(huì)議效能如何提高會(huì)議效能會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中控制會(huì)后跟蹤目錄 1發(fā)出會(huì)議紀(jì)要跟蹤行動(dòng)計(jì)劃23評(píng)估會(huì)議效果把每個(gè)人的發(fā)言客觀、詳細(xì)地記錄下來。會(huì)議紀(jì)要會(huì)議記錄對(duì)

12、比根據(jù)會(huì)議期間掛紙板或白板上記錄的要點(diǎn)或是你所做的筆記 ，對(duì)會(huì)議討論意見進(jìn)行綜合分析、整理加工，分類歸納而成。發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 跟蹤行動(dòng)計(jì)劃評(píng)估會(huì)議效果會(huì)后跟蹤 用途：資料存檔用途：傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行紀(jì)要中的內(nèi)容，便于多方跟進(jìn)和追蹤區(qū)分區(qū)分“會(huì)議記錄會(huì)議記錄”與與“會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要”？如何寫好會(huì)議紀(jì)要呢？你可以這樣做：第一，以始為終，把會(huì)議要解決的問題記在心上。第二，聽明白發(fā)言人的意思后，記錄他的主要觀點(diǎn)，找出和其他人的異同，切忌埋頭記錄每個(gè)人的每一句話。否則，你記下來的只是長篇大論或只言片語，整理的時(shí)候很難派上用場(chǎng)。 第三，對(duì)于關(guān)鍵人物的發(fā)言和觀點(diǎn)不同的發(fā)言，要作上記號(hào)。第四，會(huì)后寫紀(jì)要應(yīng)

13、趁熱打鐵。寫之前，先回顧整個(gè)會(huì)議的內(nèi)容，對(duì)記錄的材料進(jìn)行分類、歸納，確定從哪幾個(gè)方面整理。第五，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該只寫要點(diǎn)和結(jié)論，而非討論過程，用概括、總結(jié)性的語言匯總觀點(diǎn)（可借助表格或分條列出）。會(huì)后跟蹤 發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 跟蹤行動(dòng)計(jì)劃評(píng)估會(huì)議效果會(huì)后跟蹤 時(shí)間，地點(diǎn)，參與人 會(huì)議目標(biāo)或議題 做出的重要決策 后續(xù)步驟、行動(dòng)計(jì)劃 每項(xiàng)跟進(jìn)事宜的負(fù)責(zé)人、任務(wù)的截止時(shí)間 遺留的問題 后續(xù)跟進(jìn)會(huì)議的日期 （如有）建議在會(huì)后小時(shí)內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)給參加會(huì)議的人，并將同一個(gè)項(xiàng)目的所有會(huì)議紀(jì)要都放到同一個(gè)文件夾下，有利于多方跟進(jìn)和追蹤的重要依據(jù)和任何問題的回溯。會(huì)后跟蹤 會(huì)議紀(jì)要可以分成幾個(gè)要點(diǎn)發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 跟蹤行動(dòng)計(jì)

14、劃評(píng)估會(huì)議效果會(huì)后跟蹤 會(huì)議紀(jì)要模板日期：_ 地點(diǎn)： _ 參與人： _ 會(huì)議紀(jì)錄人： _ 待解決的問題：1. _ 2. _ 3. _ 行動(dòng)及溝通計(jì)劃：下次會(huì)議時(shí)間：_ 下次會(huì)議參與人：_ 主要進(jìn)展：1. _ 2. _ 3. _ 會(huì)議目標(biāo)及背景：工作內(nèi)容開始時(shí)間截止日期批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)人備注發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 跟蹤行動(dòng)計(jì)劃評(píng)估會(huì)議效果會(huì)后跟蹤 供參考1）自己或者指定負(fù)責(zé)人來追蹤待完成的工作進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（多久匯報(bào)一次），直至所有事項(xiàng)徹底完成。2）如是例行會(huì)議，可以在下一次會(huì)議前，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況，在例會(huì)上公開曬進(jìn)度，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。同時(shí)，刪除已完成事項(xiàng)并集中整理未完成事項(xiàng)后作為此次會(huì)議的附件再發(fā)送給全體與會(huì)人員。發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 跟蹤行動(dòng)計(jì)劃評(píng)估會(huì)議效果會(huì)后跟蹤 發(fā)出會(huì)議紀(jì)要后，并不意味著會(huì)議就結(jié)束了，相反，你還要跟蹤行動(dòng)以確保會(huì)議的決議都得到有效執(zhí)行。你可以這樣做：改進(jìn)方法：除了通過上面兩個(gè)方面衡量外，你可以：1.詢問此次會(huì)議的關(guān)鍵人物，請(qǐng)他們提出改進(jìn)意見。2.進(jìn)一步關(guān)注那些對(duì)會(huì)議感到不滿意或發(fā)言不多的人員，必要時(shí)進(jìn)行非正式會(huì)面。如何衡量并改進(jìn)會(huì)議發(fā)出會(huì)議紀(jì)要 評(píng)估會(huì)議效果跟蹤行動(dòng)計(jì)劃會(huì)后跟蹤 通過兩個(gè)方面衡量：1.會(huì)議是否能夠形成有效的決