四級秘書辦事知識點

1、二、事務(wù)管理1、制定接待工作方案的程序 主要內(nèi)容有：確定接待規(guī)格、日程安排、經(jīng)費預(yù)算、工作人員等 1了解掌握來訪者的來訪目的、根本情況2草擬接待方案3與本單位相關(guān)部門溝通情況 4與來訪者溝通情況5報請上司審批2、安排來訪的工作程序 1迎接方法：主陪人在賓館等候，派下屬去車站或機(jī)場迎接；為表示對來訪者的重視，主 陪人親自到機(jī)場或車站迎接。 2送別方法：來訪者如果上午離開，就在前一天晚上話別；%考* 試大%來訪者如果下午或晚上離開，就在當(dāng)天上午話別。時間控制在半小時內(nèi)為好，禮物也在此時送出，并告訴客人 送行的人員、車輛及時間方面的安排。3、安排參觀工作程序1初步確定活動的內(nèi)容2征求對方的意見3修改

2、、確定方案4實施方案：人員安排、參觀地點檢查、提前預(yù)訂門票、人數(shù)假設(shè)多，可外包給旅行社。4、辦公室隱患1地、墻、天花板、門、窗中的隱患 2室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音，通道方面的隱患3辦公家具方面的隱患4辦公設(shè)備及操作中的隱患5工作中疏忽大意造成傷害的隱患6工作中疏忽大意造成失密的隱患7火災(zāi)或消防中的隱患5、健康、平安辦公環(huán)境的要求1辦公區(qū)建筑必須鞏固平安，室內(nèi)有根本裝修2光線應(yīng)充足3溫度要適宜4布局應(yīng)注意通風(fēng) 5辦公室空間及座位空間要適當(dāng)6辦公室噪音要低 7辦公家具、設(shè)備及用品都要滿足工作需要并符合健康、平安的要求 8辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求9辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必

3、要的報警裝置 10辦公室提供飲水并符合健康、平安的要求11辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包并定期更換12建立相應(yīng)的規(guī)章和制度13室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識和適當(dāng)?shù)木G色植物6、印章的刻制 印章管理工作的一個首要環(huán)節(jié) 1得到上一級主管單位的正式公文2由印章制發(fā)單位開具公函，附上章樣到公安部門辦理登記手續(xù) 3由公安部門指定專門的刻字單位承當(dāng)印章的刻制任務(wù) 4印章刻制完畢，原刻字單位一律不得留存章樣7、印章的啟用程序 1為平安起見，取公章應(yīng)實行雙人同行制。2取回公章后，立即交辦辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗，指定專人保管。并向有關(guān)單位發(fā)啟用印新公章啟用后舊公 3啟用新刻制的公章時， 要將印模和啟用日期報送上級主管部

4、門， 章通知文，以便告知。8、印章管理的考前須知 1經(jīng)理名章具有法定的權(quán)威性和代表性，要控制使用、加強管理 2因機(jī)構(gòu)變動、 名稱改變或公章?lián)p壞需啟用新公章而停止用舊公章時， 章應(yīng)交由制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀；也可經(jīng)上級部門批準(zhǔn)后自行銷毀9、介紹信使用的考前須知1嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)2介紹信的內(nèi)容要明確具體3要填寫有效時間 4管理人員對開出的介紹信負(fù)責(zé)，檢查無誤后用印，還要蓋騎縫章 5一份介紹信只能用于一個單位6持信人不能將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用 7存根內(nèi)容要同正文內(nèi)容相符 8書寫要工整，字跡要清楚，不得隨意涂改 9要用藍(lán)色或黑色毛筆、鋼筆填寫10用印要謹(jǐn)慎10、值班工作標(biāo)準(zhǔn)1堅守值班崗位2認(rèn)真處理事務(wù)3做好

5、值班記錄4熱情接待來訪者5加強平安保衛(wèi)11、值班實務(wù)處理的方法 1對或來人商洽的簡單事項直接處理2把應(yīng)由有關(guān)部門處理的事項轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理 3對或來人商洽的重要事項請示上司后處理12、值班實務(wù)處理的技巧1問明情況，做好記錄2重要情況，及時報告3謹(jǐn)防假冒，防止失誤13、商務(wù)費用的報銷步驟1申請人填寫費用申請表并簽字2交相關(guān)負(fù)責(zé)人審核并簽字批準(zhǔn)3商務(wù)工作中要向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票4商務(wù)工作結(jié)束后將發(fā)票附在出差報銷單后并簽字，再提交出納部門 5提交財務(wù)部門領(lǐng)取現(xiàn)金或支票借款或先由申請人墊付14、安排上司差旅事務(wù)的程序1制定商務(wù)旅行方案2制作旅程表 3準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱 4辦理出國手續(xù) 5落實上司出行

6、前的工作15、辦理上司交辦事項應(yīng)注意的問題 1要態(tài)度和藹，協(xié)商解決 2要堅持原那么，按章辦事 3要一視同仁，不分親疏16、秘書應(yīng)怎樣有效利用工作時間1接受工作任務(wù)要弄清“三要素 ：內(nèi)容、時限、要求2優(yōu)化辦事成果“三比擬3把握好辦事“三形式4檢查辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)5向上司復(fù)命“三注意：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小單一辦事，交叉辦事，穿插辦事：工作質(zhì)量，工作速度，對社會和群眾的影響不失真，不吹噓，不邀利6精心準(zhǔn)備，提出合理建議；講究方法，選擇適當(dāng)形式；注重程序，堅持逐級請辦；提高藝術(shù)，優(yōu)化請辦效果；以緩應(yīng)急，防止緊張出錯17、如何編制工作日志至少包括日期、時間、具體工作內(nèi)容、備注等

7、1手工填寫：提前了解上司工作和活動信息并填入日志，也標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。 再逐項落實，協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志方案2電腦輸入：使用專用軟件 MS outlook ，方便快捷18、如何管理上司的工作日志1秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密2要保持兩本工作日志信息一致和準(zhǔn)確3應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會時間的長短 4熟悉上司用餐和休息的時間，以便安排約會避開上司的休息19、庫存控制卡的內(nèi)容1工程2單位 3 庫存參考號 4 最大庫存量5再訂貨量 6最小庫存量7日期8接收9發(fā)放10余額20、辦理進(jìn)貨的程序 1使用訂貨單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物 2將購貨訂單與實物認(rèn)真核對3在辦公用品庫存卡的接收項

8、中填入所接收的每一類貨物的詳情 4更新庫存卡中的庫存余額5將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好21、數(shù)碼相機(jī)的性能指標(biāo)(1) 分辨率。(2) 光學(xué)與數(shù)碼變焦。(3) 鏡頭。(4) 測光系統(tǒng) 。 。(5) 相當(dāng)感光度等效 ISO 額定值。(6) 圖像的存儲格式。(7) 存儲卡。(8) 光學(xué)取景器。(9) LCD 顯示屏。(10) 閃光燈。(11) 電池。(12) 連接方式。(13) 白平衡 。(14) 色彩位數(shù)色彩深度 。(15) 連續(xù)拍攝。22、數(shù)碼相機(jī)使用的考前須知1不適宜拍攝自然風(fēng)光2拍攝時要盡量靠近被攝體3取景要準(zhǔn)確4在逆光拍攝時要使用閃光燈進(jìn)行補光23、刻錄機(jī)主要性能指標(biāo)1、數(shù)據(jù)傳輸

9、速度2、緩存容量3、兼容性24、刻錄機(jī)使用的考前須知1安裝時注意散熱2保持清潔3防止刻錄機(jī)長時間工作不要隨意關(guān)閉刻再按一下 Lamp23min后，等 4刻錄過程中盡量不要執(zhí)行其他程序， 不要對刻錄機(jī)面板按鍵進(jìn)行操作， 錄軟件5及時取出盤片25、投影儀操作步驟筆記本電腦 +投影儀1安放投影儀2連接投影儀與電腦3接通電源，設(shè)置好輸出方式4對焦5設(shè)置分辨率6關(guān)閉投影儀正確的關(guān)機(jī)順序是： 先按下 Lamp 按鈕，當(dāng)屏幕出現(xiàn)是否真的要關(guān)機(jī)的提示時， 按鈕，隨后投影儀控制面板上的綠色指示燈不亮 ，橙色指示燈閃爍 。 過 到投影儀內(nèi)部散熱風(fēng)扇完全停止轉(zhuǎn)動， 黃色信號燈停止閃爍時， 再將投影儀關(guān)閉， 切斷電源。26、投影儀使用的考前須知1保持投影儀鏡頭的清潔 2投影過程中不能用鏡頭蓋遮擋畫面3不要關(guān)機(jī)后立即斷電4不要帶電插拔電纜5不要頻繁開、關(guān)機(jī)27、掃描儀故障及解決方案1掃描儀發(fā)出的噪音很大：把掃描速度設(shè)置成中速或低速即可 2找不到掃描儀：檢查是否開啟掃描儀的電源；如果指示燈不停閃爍那么說明狀態(tài)不正常， 先檢查與電腦的接口電纜是否有問題，以及是否安裝了驅(qū)動程序，還應(yīng)檢查是否與其他設(shè)備 沖突，假設(shè)有沖突可更改 SCSI 上的跳線3掃描儀指示燈為橘黃色：關(guān)閉電源檢查電源是否插緊在插座上以及是否接地4掃描儀的READY丁不亮：檢查