國(guó)家過(guò)敏及傳染性疾病研究所與國(guó)家衛(wèi)生研究所

1、國(guó)家過(guò)敏及傳染性疾病研究所與國(guó)家衛(wèi)生研究所外國(guó)組織制度調(diào)查1. 受資助組織地址： ： ： 網(wǎng)頁(yè)： 2. 組織類(lèi)型： 請(qǐng)選一項(xiàng) _ 非贏利組織_ 高等教育 _公立或_私立_ 醫(yī)院_公立或 _私立_ 贏利組織_ 政府單位3. 資助或申請(qǐng)書(shū)編號(hào)：4. 接受資助組織的負(fù)責(zé)人姓名及職位 職位: 姓名: : 電郵:職位:姓名: :電郵:職位:姓名: :電郵:職位:姓名: :電郵:職位 姓名 電郵職位 姓名 電郵 簽字負(fù)責(zé)人 : 科研工程主研人員 行政主管 : 財(cái)務(wù)主管 :其他:5. NIAID 職員 :6. NIAID 代表 :7. 審閱日期 :目錄一一般資料3準(zhǔn)備申請(qǐng)書(shū)及方案書(shū)4；規(guī)章及程序5四資助款項(xiàng)

2、的監(jiān)管5五經(jīng)費(fèi)及科研課題的重疊6六財(cái)務(wù)仃為守那么6七協(xié)作安排6八間接本錢(qián)7九記錄之管理7十銀行財(cái)務(wù)安排8十一付款管理系統(tǒng)8十二預(yù)算控制9十三會(huì)計(jì)系統(tǒng)9十四內(nèi)部監(jiān)控及審計(jì)11十五人事12十六薪資14十七采購(gòu)14十八物品管理15十九公務(wù)出差16二十參謀16二十一公共信息訪問(wèn)16二十二NIAID/NIH資助結(jié)束16主要詞匯U.S.美國(guó)NIH國(guó)家衛(wèi)生研究所(National Institute of Health)NIAID國(guó)家過(guò)敏及傳染性疾病研究所(National Institute of Allergy and Infectious Diseases)PI科研工程主研人員(Principle I

3、nvestigator)Consortium or consortia協(xié)作機(jī)構(gòu)，資助其他獨(dú)立的組織以進(jìn)行合作研究般資料1. 貴機(jī)構(gòu)是否有組織架構(gòu)圖 (或類(lèi)似文件 ) ？( 如果有，請(qǐng)?zhí)峁└北尽?)2. 請(qǐng)?zhí)峁┵F機(jī)構(gòu)的主要管理人員的姓名。他們的上級(jí)負(fù)責(zé)人？3. 貴機(jī)構(gòu)是否確定了主要管理人員的職責(zé)？4. 請(qǐng)?zhí)峁┵F機(jī)構(gòu)內(nèi)授權(quán)簽字的職員名單，或請(qǐng)解釋職權(quán)的內(nèi)部委任情況。5. a) 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否收到本國(guó)或其他國(guó)際組織資助？b) 請(qǐng)問(wèn)該研究工程是否還有其他資金來(lái)源？請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否有責(zé)任保險(xiǎn)制度？6. a) 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)最近是否進(jìn)行過(guò)賬戶內(nèi)部審計(jì)，或是聘請(qǐng)獨(dú)立的注冊(cè)會(huì)計(jì)師來(lái) 進(jìn)行審計(jì)？ ( 如果有，請(qǐng)?zhí)峁?/p>

4、計(jì)報(bào)告副本。 )b) 貴機(jī)構(gòu)是否進(jìn)行過(guò)符合公認(rèn)的政府審計(jì)準(zhǔn)那么的審計(jì)( Generally Accepted Government Auditing Standards )，或者執(zhí)行過(guò)符合 45 CFR 75, Subpart F 標(biāo)準(zhǔn)的審計(jì) ?7. 請(qǐng)簡(jiǎn)要介紹貴機(jī)構(gòu)的歷史。a) 貴機(jī)構(gòu)是何時(shí)成立的？b) 職員總數(shù)有多少：c) 研究人員與非研究人員的人數(shù)：d) 貴機(jī)構(gòu)是否與其它機(jī)構(gòu)(國(guó)內(nèi)及國(guó)外)有關(guān)聯(lián)？e) 貴機(jī)構(gòu)是否屬于政府部門(mén)？f) 請(qǐng)?zhí)峁┵F機(jī)構(gòu)的簡(jiǎn)短歷史(一、兩個(gè)段落)。8. 貴機(jī)構(gòu)與國(guó)家衛(wèi)生研究所或其它美國(guó)機(jī)構(gòu)過(guò)去及意向中的關(guān)系是什么9. 貴機(jī)構(gòu)去年的收入與接受資助的總額是多少 ?資助

5、來(lái)源之百分比來(lái)源% -百分比1. 政府2. 私人3. 國(guó)際捐助 4其他資金來(lái) 源總100%10.資助的來(lái)源有哪些由圖表說(shuō)明?11.獲得資助的通知書(shū)是寄給誰(shuí)的？準(zhǔn)備申請(qǐng)書(shū)及建議書(shū)1. a)請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否有追蹤系統(tǒng)去追查到期需要呈交的申請(qǐng)書(shū)及報(bào)告等？b )請(qǐng)描述程序。2. 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否審核、協(xié)調(diào)及監(jiān)察所有的申請(qǐng)書(shū)及建議書(shū)？3. 貴機(jī)構(gòu)是否協(xié)助科研工程主研人員準(zhǔn)備申請(qǐng)書(shū)？4. 貴機(jī)構(gòu)是否審查申請(qǐng)書(shū)是否符合財(cái)務(wù)、采購(gòu)、審計(jì)及其它相關(guān)的政策？5. a) 貴機(jī)構(gòu)是否審查申請(qǐng)書(shū)的本錢(qián)是否恰當(dāng)、并符合有關(guān)的資助的規(guī)那么和要求？b) 當(dāng)申請(qǐng)書(shū)準(zhǔn)備好后，由何人審查預(yù)算，以確保薪資、福利等均適當(dāng)？6. 貴機(jī)構(gòu)是否

6、設(shè)定日期以確保申請(qǐng)書(shū)會(huì)在指定時(shí)間以可以接受的狀況到達(dá)指定的 辦事處？政策及程序1. 貴機(jī)構(gòu)是否遵照現(xiàn)行的制度手冊(cè)、指引、通告及指示函件等？2. a) 貴機(jī)構(gòu)如何追蹤條例、規(guī)那么、制度、程序及其他要求的修改或更新？b) 對(duì)于新制定的或者修改正的規(guī)那么，貴機(jī)構(gòu)是如何傳達(dá)給職員的？c) 貴機(jī)構(gòu)是否已從互聯(lián)網(wǎng)下載了 NIH/NIAID 的資助政策聲明 并將其發(fā)送給有關(guān) 人員?d )是否所有的有關(guān)人員都熟悉并了解 NIH/NIAID 的資助通知書(shū)的具體條款 ?3. 對(duì)于遵從 NIH/NIAID 有關(guān)以下各項(xiàng)的規(guī)定，貴機(jī)構(gòu)的程序是如何？a) 研究行為不當(dāng) :b) 動(dòng)物福利 :c) 人體工程 :d) 研究設(shè)

7、計(jì)的包含性 :e) 游說(shuō) :f) 逾期未付的美國(guó)聯(lián)邦債務(wù) :4. 當(dāng)需要制定新的規(guī)那么、獲取新資質(zhì)證書(shū)或保證時(shí) (如游說(shuō)、間接本錢(qián)等 ) ，工作 步驟如何？四、資助款項(xiàng)的監(jiān)管1. a) 貴機(jī)構(gòu)如何監(jiān)管資助款項(xiàng)的使用？ b) 請(qǐng)描述程序。2. 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否審查工程主研人員的月度會(huì)計(jì)報(bào)告，以監(jiān)控工程的進(jìn)展及費(fèi)用 使用情況？3. a) 在預(yù)算期間內(nèi)是否知會(huì)工程主研人員有關(guān)資助款項(xiàng)的支出及結(jié)余？b) 多久知會(huì)一次？五、經(jīng)費(fèi)及科研課題的重疊1. 貴機(jī)構(gòu)如何確保以下各項(xiàng)不會(huì)同時(shí)收到多處資助？a) 同一人員的薪資超過(guò)其應(yīng)得薪資的 100%？b) 同樣的設(shè)備及消耗物資？c) 同樣的科學(xué)課題？2. 貴機(jī)構(gòu)的會(huì)

8、計(jì)系統(tǒng)如何審查同一人員在不同資助的工程上所花的工作量？六、財(cái)務(wù)行為守那么1. 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否有關(guān)于經(jīng)濟(jì)利益沖突及防止方法的成文的規(guī)定及指引？ 如果有，請(qǐng)?zhí)峁└北尽?2. 該項(xiàng)規(guī)定的適用范圍包括哪些人員 如職員，或參謀 ？3. a 貴機(jī)構(gòu)如何確保員工遵守這些規(guī)定？b多久審查一次？4如果確認(rèn)有經(jīng)濟(jì)利益沖突存在，貴機(jī)構(gòu)將會(huì)如何處理這一問(wèn)題？請(qǐng)描述具體步 驟。5 貴機(jī)構(gòu)如何確保協(xié)作機(jī)構(gòu)有他們自己的利益沖突指引守那么并確保他們的科研人 員遵從該指引守那么？七、協(xié)作機(jī)構(gòu)的安排1. 您的資助工程是否涉及貴機(jī)構(gòu)與其他機(jī)構(gòu)間的合作協(xié)議？2. 貴機(jī)構(gòu)是否有標(biāo)準(zhǔn)的次級(jí)承包協(xié)議書(shū)或合作協(xié)議書(shū)？3. 如何把資助通知書(shū)的

9、資助款項(xiàng)使用條款傳達(dá)給協(xié)作機(jī)構(gòu)或次級(jí)承包機(jī)構(gòu)？4. 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否有成文的規(guī)章及程序去監(jiān)察協(xié)作機(jī)構(gòu)的表現(xiàn)？5. 如何審核協(xié)作機(jī)構(gòu)的表現(xiàn)？6. 如果合同或合作協(xié)議的金額超過(guò) 10,000 美元，是否包含終止條款？7. 協(xié)作機(jī)構(gòu)是否提交付款憑單？單據(jù)中是否列明各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支？8. 科研工程主研人員是否會(huì)審核單據(jù)及批準(zhǔn)科研進(jìn)展？9. 貴機(jī)構(gòu)如何支付協(xié)作機(jī)構(gòu)？例如：預(yù)先支付、每月支付、還是其他方法支付？10. 貴機(jī)構(gòu)支付給協(xié)作機(jī)構(gòu)的間接本錢(qián)比率是多少？11. a) 貴機(jī)構(gòu)是否有與贏利機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議？b) 如果有，對(duì)于使用資助款項(xiàng)購(gòu)置設(shè)備是如何規(guī)定的？12. 如何確定協(xié)作機(jī)構(gòu)是否涉及人體或脊椎動(dòng)物的研究？

10、13. 如果在協(xié)作機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行涉及人體或脊椎動(dòng)物的研究，貴機(jī)構(gòu)是否有監(jiān)管該活動(dòng) 的程序 , 以便遵守 NIH/NIAID 的規(guī)定及制度？八、間接本錢(qián)1. 在為確保符合相關(guān)規(guī)定而產(chǎn)生的本錢(qián)以及執(zhí)行其他活動(dòng)而產(chǎn)生的本錢(qián)之間，您 方案如何分配您的 8%的間接本錢(qián)？2. a) 貴機(jī)構(gòu)如何確保這些資金是按照方案使用？b) 由何人負(fù)責(zé)？九、記錄管理1. 是否有成文的制度及程序來(lái)確保資助記錄的維護(hù)、保存、銷(xiāo)毀及平安？2. 是否以工程為單位來(lái)進(jìn)行記錄？( 包括財(cái)務(wù)管3. 對(duì)于評(píng)估資助工程的科學(xué)研究所必需的記錄、文件及其他相關(guān)材料 理及開(kāi)支系統(tǒng) ) ，是否有適當(dāng)?shù)木S護(hù)程序？4. 由何人負(fù)責(zé)維護(hù)科學(xué)研究記錄？5.

11、由何人負(fù)責(zé)維護(hù)財(cái)務(wù)及商業(yè)記錄？6. a) 記錄保存在哪里？b) 是否有足夠及方便存取的存檔及儲(chǔ)存設(shè)施？7. 記錄管理系統(tǒng)是否可以選擇性的調(diào)取活潑、半活潑及非活潑的記錄？8. 銷(xiāo)毀記錄的程序如何？十、銀行財(cái)務(wù)安排1. 貴機(jī)構(gòu)與銀行的協(xié)議是怎樣的？2. a) 對(duì)于此研究工程，貴機(jī)構(gòu)與銀行的協(xié)議是怎樣的？b) 銀行協(xié)議是否會(huì)因不同的資金來(lái)源而有差異？c) 此資助工程是否有獨(dú)立的銀行帳戶？3. 貴機(jī)構(gòu)能否持有國(guó)際性的銀行帳戶？4. 當(dāng)要提取 NIH/NIAID 研究工程的款項(xiàng)時(shí)，由何人負(fù)責(zé)簽字提款？5. 貴機(jī)構(gòu)及政府對(duì)于收取美金的政策是什么？6. 為支持研究工程而需要使用及兌換美金的程序是如何的？7.

12、 a) 當(dāng)收取美金款項(xiàng)時(shí)，是否有一次性的最高限額？b) 如果有規(guī)定，請(qǐng)解釋超過(guò)限額時(shí)所需要辦的手續(xù)8. 所需款項(xiàng)是按需要預(yù)先支付，還是事后報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用？9. 請(qǐng)?zhí)峁┡c本研究工程資金有關(guān)的銀行的詳細(xì)資料 銀行名稱(chēng)： 賬號(hào)： 地址： 經(jīng)理： ： ： 電郵：SWIFT號(hào)碼： 銀行編號(hào) (Routing no.) ： 往來(lái)銀行：一、付款管理系統(tǒng) PMS1 您是否已經(jīng)在付款管理系統(tǒng)注冊(cè)了？2 支取資金的流程是什么？3 是否有針對(duì)資金規(guī)劃和支取的成文規(guī)定？4 資金支取的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)？5 在支取資金之前，上一級(jí)主管或者經(jīng)理是否會(huì)審核支取資金的計(jì)算？6 如何確保所支取的資金是真正必需的？請(qǐng)描述具體步驟。7 如何處理

13、多支取出來(lái)的資金？8.職員是否參加了由 PMS主辦的 WEBINA培訓(xùn)？十二、預(yù)算控制1工程的經(jīng)營(yíng)預(yù)算是如何作出的？請(qǐng)?zhí)峁┍竟こ痰拿骷?xì)支出預(yù)算副本。2何人可以更改已方案好的預(yù)算？3該負(fù)責(zé)人向何人匯報(bào)？4. a) 如果要更改已方案好的預(yù)算，是否有書(shū)面的程序說(shuō)明？b) 程序如何？5是否有切實(shí)可行的監(jiān)控程序，以確保得到 NIH/NIAID 對(duì)以下各項(xiàng)的預(yù)先 a) 經(jīng)費(fèi)資助通知書(shū) (Notice of Grant Award)上的限制使用的款項(xiàng)b) 使用該工程經(jīng)費(fèi)購(gòu)置需預(yù)先得到 NIH/NIAID 批準(zhǔn)的物品6貴機(jī)構(gòu)對(duì)于在承諾支付款項(xiàng)之前確認(rèn)預(yù)算的工程資源的可用性是否有明確的程 序？十三、會(huì)計(jì)系統(tǒng)1.

14、 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否已有、或準(zhǔn)備聘請(qǐng)一位專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé) NIH/NIAID 工程的會(huì)計(jì)或財(cái)務(wù) 經(jīng)理？2. 對(duì)于此職位 NIH/NIAID 工程財(cái)務(wù)經(jīng)理所要求的資格是什么？3. 此職位的職責(zé)是什么？4. 該職員的上級(jí)主管是哪位？5. 貴機(jī)構(gòu)是否有會(huì)計(jì)手冊(cè)？如果有，請(qǐng)?zhí)峁┮环莞北尽?. 貴機(jī)構(gòu)是否使用復(fù)式會(huì)計(jì)制度？7. 貴機(jī)構(gòu)是否有會(huì)計(jì)科目列表？如果有，請(qǐng)?zhí)峁└北尽?. 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否使用根本會(huì)計(jì)帳冊(cè)？請(qǐng)見(jiàn)例子： 如果沒(méi)有，請(qǐng)描述如何記錄賬 目。 例子：a總帳簿b工程或工序本錢(qián)帳簿c收支營(yíng)運(yùn)帳簿d輔助帳簿 例如：薪酬、收入、采購(gòu)、一般事項(xiàng) 9. 請(qǐng)問(wèn)資助款項(xiàng)明細(xì)帳是否包括一項(xiàng)每月的直接費(fèi)用總開(kāi)支？ 如果有，

15、請(qǐng)?zhí)峁┳?近一個(gè)月的資助款項(xiàng)明詳帳副本及去年的明詳帳總結(jié)。 10. 請(qǐng)問(wèn)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否在各資助工程及協(xié)作機(jī)構(gòu)上詳細(xì)記載各項(xiàng)收款及開(kāi)支？請(qǐng)描 述。11. 請(qǐng)問(wèn)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否在每一工程上按照費(fèi)用類(lèi)別 例如：人事、供給品、出差等等 做出記錄？12. a 是否把工程開(kāi)支記錄與已批準(zhǔn)的預(yù)算作比擬？b 將預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行比擬報(bào)告的周期？13. 請(qǐng)說(shuō)明當(dāng)所申請(qǐng)劃撥款項(xiàng)超過(guò)預(yù)算金額時(shí)，程序如何？ 見(jiàn)“預(yù)算控制的 k2 和 614. 如果會(huì)計(jì)記錄出錯(cuò)時(shí)，何人有權(quán)力修改 ? 是否有成文的程序 ?15. 貴機(jī)構(gòu)是否有追蹤系統(tǒng)來(lái)確定財(cái)務(wù)狀況報(bào)告FSRS需要呈交的日期？如果 有，請(qǐng)描述此系統(tǒng)。16. 貴機(jī)構(gòu)是否有從美國(guó)資

16、金而賺得的利息的記錄方法？17. a 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)是否會(huì)及時(shí)地提供給收賬目及應(yīng)付款項(xiàng)？b是否有應(yīng)收賬目及應(yīng)付款項(xiàng)的報(bào)告？c如何解決壞帳？十四、內(nèi)部控制及審計(jì)1. a) 是否認(rèn)期復(fù)核與審計(jì)會(huì)計(jì)記錄及財(cái)務(wù)系統(tǒng)？b) 由何人進(jìn)行審計(jì)？c) 多久審計(jì)一次？d) 是否發(fā)現(xiàn)過(guò)問(wèn)題？e) 如果有，請(qǐng)描述。 ( 請(qǐng)?zhí)峁┳罱淮蔚膶徲?jì)報(bào)告副本。 )2. 貴機(jī)構(gòu)是由內(nèi)部審計(jì)師審計(jì)，還是聘請(qǐng)獨(dú)立的會(huì)計(jì)師行進(jìn)行年度審計(jì)？3. 貴機(jī)構(gòu)是否有關(guān)于內(nèi)部審計(jì)責(zé)任的書(shū)面規(guī)章制度及程序？4. 該程序是否包括審核并確保所有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)均符合 NIH/NIAID 標(biāo)準(zhǔn)？5. 該程序是否規(guī)定要呈交書(shū)面報(bào)告給有關(guān)的經(jīng)理人員 (

17、 報(bào)告審計(jì)發(fā)現(xiàn)、建議及審計(jì) 事實(shí)的重要性 ) ？6. 該程序如何確保內(nèi)部審計(jì)師的獨(dú)立性？7. 如何把有關(guān)內(nèi)部會(huì)計(jì)要求及內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)的信息傳達(dá)給工程的有關(guān)人員？8. 該程序是否把收取、支付及記錄現(xiàn)金的職責(zé)分開(kāi)？例如：是否把會(huì)計(jì)的職責(zé)與 出納員的職責(zé)分開(kāi)？9. a) 所有支票及輔助文件在簽發(fā)前是否審核過(guò)并得到批準(zhǔn)？b) 支票是否聯(lián)名簽名？c) 支票是否有連續(xù)編號(hào)？d) 空白的支票保存在何處？10. 指定簽發(fā)支票的負(fù)責(zé)人的職責(zé)是否不包括記錄現(xiàn)金收入、批準(zhǔn)支付單據(jù)、及勞 資？11. 所有的會(huì)計(jì)記錄是否都附有適當(dāng)?shù)膽{證 (例如：采購(gòu)訂單、單據(jù)及付款憑證等 ) 支持？12. a) 是否有小額現(xiàn)金專(zhuān)款？b)

18、 如果有，誰(shuí)負(fù)責(zé)監(jiān)管這款項(xiàng)的使用？c) 是否有措施去防止款項(xiàng)的濫用？d) 是否是預(yù)先支付？e) 如果有，請(qǐng)?zhí)峁┲贫鹊母北尽?3. a) 是否每月核對(duì)銀行賬目，并把副本存檔？b) 是否由非負(fù)責(zé)出納及勞資程序的人員來(lái)核對(duì)？c) 由何人負(fù)責(zé)審閱已核對(duì)過(guò)的賬目？14. 負(fù)責(zé)處理資金的職員是否要對(duì)損失負(fù)責(zé)？十五、人事1. 貴機(jī)構(gòu)是否有人事管理制度？如果有，請(qǐng)?zhí)峁┮环莞北尽?. 該管理制度是否包括：a) 每一職位的工作職責(zé)？b) 每一職位所需的根本資格？c) 每一職位的薪酬范圍？d) 招聘、雇用、待遇、處分及解雇雇員的統(tǒng)一程序？e) 年度考核？f) 支付給員工及經(jīng)理人員的額外福利的類(lèi)別及水平？3. 貴機(jī)構(gòu)

19、如何確保貫徹執(zhí)行此人事制度？4. a) 是否進(jìn)行薪酬可比性調(diào)查？b) 如果有，多久進(jìn)行一次？c) 雇員的薪資是否與勞務(wù)市場(chǎng)上其他同類(lèi)型工作的待遇相近？5. a) 負(fù)責(zé) NIAID 工程的職員是否與貴機(jī)構(gòu)其他類(lèi)似職位職員的薪資水平相 當(dāng)？b) 如果沒(méi)有類(lèi)似的職位，薪資是否符合人事制度中對(duì)該職位的薪酬范圍 及資格的規(guī)定？c) 負(fù)責(zé) NIAID 工程的職員是否收到額外的報(bào)酬？6. a) 貴機(jī)構(gòu)是否有職員擁有雙重職位 ( 不管是以貴機(jī)構(gòu)為主要雇主，或以其 它機(jī)構(gòu)為主要雇主 )?b) 他們是兼職還是全職職員？請(qǐng)描述。7. a) 貴機(jī)構(gòu)如何把兼職職員記錄在您的系統(tǒng)內(nèi)和資助申請(qǐng)書(shū)上？b) 如何決定薪資？8.

20、 a) 貴機(jī)構(gòu)如何記錄專(zhuān)業(yè)人員在不同工作工程上所花費(fèi)的時(shí)間及工作量？ b) 請(qǐng)描述記錄工作時(shí)間及工作量的程序。由何人負(fù)責(zé)證明核對(duì)。c) 多久證明核對(duì)一次？9. a) 貴機(jī)構(gòu)是否對(duì)非專(zhuān)業(yè)人員作每日考勤記錄？b) 是否由主管人員對(duì)這些記錄進(jìn)行審批？10. 貴機(jī)構(gòu)如何記錄職員在廠區(qū)外及異地的工作時(shí)間及工作量？11. a) 是否允許雇員在其他機(jī)構(gòu)擔(dān)當(dāng)參謀？b) 貴機(jī)構(gòu)對(duì)此有何規(guī)定？ ( 如果有，請(qǐng)?zhí)峁└北尽?)十六、薪酬1. 貴機(jī)構(gòu)的勞資部門(mén)有幾位職員？2. 當(dāng)雇用一位新的職員后，如何辦理錄用手續(xù)并開(kāi)始支付薪資？3. 當(dāng)職員離職時(shí)，如何把該職員從薪酬系統(tǒng)中刪除？4. 如何批準(zhǔn)員工的薪資水平？5. 薪資

21、以何種方式支付？現(xiàn)金，支票，還是銀行轉(zhuǎn)帳？6. 除了發(fā)放薪資的負(fù)責(zé)人，是否還有其他人員進(jìn)行核對(duì)以確保金額的準(zhǔn)確性？7. 由何人責(zé)發(fā)放薪資現(xiàn)金，支票，或銀行轉(zhuǎn)帳？十七、采購(gòu)1. a) 貴機(jī)構(gòu)是否有成文的采購(gòu)制度或程序？b) 如果沒(méi)有，請(qǐng)略述如何進(jìn)行采購(gòu)。 ( 如果有，請(qǐng)?zhí)峁┲贫然虺绦虻母北尽?)2. 最終由何人來(lái)批準(zhǔn)采購(gòu)要求？3. 由何人負(fù)責(zé)帳務(wù)記錄 ？4. 由何人負(fù)責(zé)接收所采購(gòu)物品？5. 您的制度或程序是否有諸如質(zhì)量、本錢(qián)及送貨等的事項(xiàng)的考量？6. 購(gòu)置設(shè)備及效勞之前，必須具備的文件有哪些？7. 由哪位來(lái)負(fù)責(zé)檢查以下各項(xiàng)的單據(jù)憑證？a) 價(jià)格及佘購(gòu)條款b) 關(guān)稅及增值稅c) 運(yùn)輸費(fèi)用或津貼8.

22、 是否有成文的緊急采購(gòu)制度及程序？9. 是否會(huì)使用競(jìng)標(biāo)方式去決定購(gòu)置某特定金額以上的物品 ( 如重要設(shè)備、租賃或服 務(wù)協(xié)議)？10. 當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)被批準(zhǔn)后，受資助款項(xiàng)的帳戶是否設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)付款項(xiàng)？11. 批準(zhǔn)付款以前，是否會(huì)有一位指定的人員負(fù)責(zé)審核單據(jù)、憑證及費(fèi)用，并簽 字？12. 如果采購(gòu)物品退還給供給商，會(huì)通知何人？13. 當(dāng)只有局部貨物送達(dá)時(shí) , 是否有系統(tǒng)去記錄及檢查？14. 如果資助款項(xiàng)的帳戶開(kāi)設(shè)一項(xiàng)待付款工程，但只是收到局部的采購(gòu)物品，是否 會(huì)把未收到的局部貸記入該資助款項(xiàng)帳戶？十八、物品管理1. 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否有成文的規(guī)章制度及程序去監(jiān)管物品的采購(gòu)、維修及報(bào)廢？如 果有，請(qǐng)?zhí)峁└北?/p>

23、。2. a) 請(qǐng)問(wèn)貴機(jī)構(gòu)是否保存有關(guān)采購(gòu)物品、采購(gòu)日期、本錢(qián)、地點(diǎn)及最終報(bào)廢的記 錄？b) 記錄會(huì)保存多長(zhǎng)時(shí)間？3. a) 如果使用 NIH/NIAID 的資金去采購(gòu)設(shè)備時(shí)，貴機(jī)構(gòu)是否會(huì)在這些設(shè)備上標(biāo)簽 注明？b) 是否會(huì)記錄該設(shè)備的資助來(lái)源？4. 當(dāng)提出采購(gòu)要求時(shí)，貴機(jī)構(gòu)是否會(huì)審查該項(xiàng)要求，以防止不需要的或重復(fù)的采 購(gòu)？5. a) 在檢查存貨時(shí)，是否有定期檢查物品記錄？b) 多久進(jìn)行一次？6. 貴機(jī)構(gòu)是否有適當(dāng)?shù)陌脖Ｏ到y(tǒng)來(lái)防止物品的損失、破壞及被竊？7. a) 貴機(jī)構(gòu)是否有定期的報(bào)告來(lái)列明陳舊的設(shè)備、需要維修的設(shè)備或不再需要的 設(shè)備？b) 是否有維修保養(yǎng)方案 , 把設(shè)備維持在良好的狀態(tài)？十九、公務(wù)出差