outlook2003培訓(xùn)

1、OUTLOOK2003應(yīng)用操作應(yīng)用操作http:/ 沈加輝沈加輝OUTLOOK2003介紹介紹 Microsoft Office Outlook 2003 是個人信息管理器和通信程序，作為Office的套件，為您提供了一個統(tǒng)一的界面，幫助管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人以及有關(guān)其他人和工作組的信息。 Outlook 2003 中特別增強了一些功能，如郵件自動分組、處理垃圾郵件和全新的閱讀視圖等，旨在為您改進(jìn)信息的組織和管理方式，提高效率，改善服務(wù)器的連接性能。 OUTLOOK2003培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容v界面介紹v郵件管理v工作日歷使用v工作任務(wù)、便箋v練習(xí)與問題解答界面介紹界面介紹郵件管理郵件管理更改

2、存儲地址（更改存儲地址（1）1、Outlook2003存儲文檔位置 Outlook2003電子郵件和文檔位置默認(rèn)在C:Documents and SettingssjhLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook個人文件夾.pst2、更改步驟：（1）創(chuàng)建新文件夾 方法一 點擊菜單欄“文件”“文件數(shù)據(jù)管理”彈出Outlook數(shù)據(jù)文件窗口選擇“添加”彈出新建Outlook數(shù)據(jù)文件窗口，選擇存儲類型為“Office Outlook個人文件夾文件” （注：一般系統(tǒng)默認(rèn)）后確定彈出創(chuàng)建或打開Outlook數(shù)據(jù)文件窗口根據(jù)需要選擇存放地址和文件名稱后確定（該

3、步驟與日常存儲文件類似）彈出創(chuàng)建Microsoft文件夾窗口（注：該步驟允許選擇設(shè)置新建文件夾密碼）確定即可。郵件管理郵件管理更改存儲地址（更改存儲地址（2）方法二 點擊菜單欄“工具”選擇“選項”，彈出窗口選擇“郵件設(shè)置”在該窗口選擇“數(shù)據(jù)文件”按鈕后，彈出Outlook數(shù)據(jù)文件窗口選擇“添加彈出新建Outlook數(shù)據(jù)文件窗口，選擇存儲類型為“Office Outlook個人文件夾文件” （注：一般系統(tǒng)默認(rèn)）后確定彈出創(chuàng)建或打開Outlook數(shù)據(jù)文件窗口根據(jù)需要選擇存放地址和文件名稱后確定（該步驟與日常存儲文件類似）彈出創(chuàng)建Microsoft文件夾窗口（注：該步驟允許選擇設(shè)置新建文件夾密碼）確

4、定即可。方法三點擊菜單欄“工具”選擇“電子郵件帳戶”，彈出窗口選擇“查看或更改現(xiàn)有電子郵件帳戶”后進(jìn)入”下一步“在新窗口中選擇”新建Outlook數(shù)據(jù)文件“，彈出Outlook數(shù)據(jù)文件窗口彈出新建Outlook數(shù)據(jù)文件窗口，選擇存儲類型為“Office Outlook個人文件夾文件” （注：一般系統(tǒng)默認(rèn)）后確定彈出創(chuàng)建或打開Outlook數(shù)據(jù)文件窗口根據(jù)需要選擇存放地址和文件名稱后確定（該步驟與日常存儲文件類似）彈出創(chuàng)建Microsoft文件夾窗口（注：該步驟允許選擇設(shè)置新建文件夾密碼）確定即可。郵件管理郵件管理更改存儲地址（更改存儲地址（3）（2）指定電子郵件存儲位置 點擊菜單欄“工具”選擇

5、“電子郵件帳戶”，彈出窗口選擇“查看或更改現(xiàn)有電子郵件帳戶”后進(jìn)入”下一步“在新窗口中選擇”將新電子郵件投遞到下列位置“下拉菜單選擇自己新建立的新文件夾名后點擊”完成“即可，今后的電子郵件帳戶存儲地址將保存到選擇的文件夾內(nèi)。郵件管理郵件管理添加帳戶（添加帳戶（1）v建立帳戶 選擇菜單欄“工具”點擊“電子郵件帳戶”選項彈出電子帳戶窗口選中“添加新電子帳戶”后進(jìn)入下一步選擇“添加”在彈出的電子郵件服務(wù)器類型窗口選擇“POP3”進(jìn)入下一步彈出電子帳戶設(shè)置窗口，根據(jù)內(nèi)容填寫（注：1、在填寫用戶信息、服務(wù)器信息、登陸信息后，可以點擊“測試帳戶設(shè)置”，如果正常會顯示全部完成；2、如果測試不通過，可以選擇該

6、窗口上的“其他設(shè)置”，在新窗口中選擇“發(fā)送服務(wù)器”， 在“我的發(fā)送服務(wù)器需要驗證”選項上打，選中登陸使用，填寫郵件用戶名和密碼后確定返回，再次測試帳戶設(shè)置，成功后完成）郵件管理郵件管理添加帳戶（添加帳戶（2）v 電子帳戶添加實例郵件管理郵件管理添加帳戶（添加帳戶（3）v服務(wù)器信息公司外部郵箱：接收服務(wù)器信息（POP3）：96 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）：96公司內(nèi)部郵箱： 接收服務(wù)器信息（POP3）：1 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）：1126郵箱： 接收服務(wù)器信息（POP3）：POP 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）：

7、 新浪郵箱： 接收服務(wù)器信息（POP3）： POP / 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）： 郵件管理郵件管理刪除舊文件名（刪除舊文件名（1）方法一：在菜單“文件”選擇“數(shù)據(jù)文件管理”在新“Outlook數(shù)據(jù)文件”窗口選擇需要刪除的文件即可。方法二：在菜單“工具”選擇“選項”選擇“郵件設(shè)置”選擇“數(shù)據(jù)文件”按鈕在新“Outlook數(shù)據(jù)文件”窗口選擇需要刪除的文件即可。郵件管理郵件管理刪除舊文件名（刪除舊文件名（2）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人（創(chuàng)建聯(lián)系人（1）v 選擇導(dǎo)航欄內(nèi)“聯(lián)系人”，在工具欄選擇“新建”，在新窗口中填寫相關(guān)信息郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人（創(chuàng)建聯(lián)系人（2）v填寫完成后，可以選擇工具欄上

8、“保存并關(guān)閉”即完成，如果需要繼續(xù)添加，可以選擇菜單欄“文件”下“保存并新建”繼續(xù)該窗口操作，進(jìn)行聯(lián)系人添加。 快捷方式：在空白閱讀欄上雙擊鼠標(biāo)即可。v如果聯(lián)系人名稱重復(fù)，會彈出“發(fā)現(xiàn)重復(fù)的聯(lián)系人”窗口，選擇“將其作為新聯(lián)系人添加”后確定完成。（續(xù)）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人（創(chuàng)建聯(lián)系人（2續(xù)）續(xù)）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（1）v在聯(lián)系人空白處點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新通訊組列表”，命名自己通訊組名稱后選擇“添加成員”，在“選擇成員”窗口根據(jù)需要添加已建聯(lián)系人中在本組的成員。v在建立通訊組列表時，也可以選擇“添加新成員”，在彈出窗口直接添加聯(lián)系人，并確定是否要同步添加到聯(lián)系人窗口

9、。郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（2）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（3）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（4）v具體操作方法（與分組類似）：第一步，在Outlook左側(cè)的導(dǎo)航窗格中選擇“聯(lián)系人”，單擊工具欄中“新建”按鈕右側(cè)的下攔箭頭，選擇“文件夾”。第二步，顯示“新建文件夾”對話框，在“名稱”中輸入聯(lián)系人的類別，例如“同事”，單擊確定。第三步，用同樣的方法建立其他類別的聯(lián)系人文件夾，建好后，導(dǎo)航窗格中除默認(rèn)的“聯(lián)系人”外，又多出幾個新建的分類?，F(xiàn)在，可以把原來“聯(lián)系人”中的內(nèi)容按類別拖動到這些文件夾里。 郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（1）v創(chuàng)建郵件v

10、發(fā)送郵件v接收郵件v閱讀郵件v答復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件v復(fù)制郵件v刪除郵件v郵件的備份郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（2）v閱讀郵件窗口選擇菜單欄“視圖”下“閱讀窗格”選擇閱讀窗口位置。v郵件收件人輸入在自己不清楚對方郵件地址或人數(shù)較多的情況下，可以雙擊新建郵件中的“收件人”，在彈出窗口增加選擇收件人。郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（3）郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（4）Outlook多賬戶信息的備份多賬戶信息的備份 Outlook是Microsoft Office的一部分。在安裝完Office 2003后，打開“開始程序Microsoft OfficeMicrosoft Office工具

11、Microsoft Office 2003用戶設(shè)置保存向?qū)А?，打開“Microsoft Office 2003用戶設(shè)置保存向?qū)А睂υ捒?。單擊“下一步”。如圖，選擇“保存本機的設(shè)置”，單擊“下一步”，在出現(xiàn)的對話框中選擇文件保存的位置和文件名(擴展名為.ops)，單擊“完成”，系統(tǒng)開始備份Office里所做的各種個性化設(shè)置，其中就包括Outlook的多個賬戶信息以及Office用戶配置的注冊表信息。有了這些信息，恢復(fù)多賬戶信息已經(jīng)足夠。郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（5）備份Outlook的郵件及任務(wù)、日歷等信息 如果個人文件夾默認(rèn)地址已經(jīng)更改，沒有在C盤，則不需要在做該步。如果沒有，在Ou

12、tlook數(shù)據(jù)文件上點擊“設(shè)置”就可以看到我們的文件夾存儲地址，將其備份到安全地方即可。提示：有幾個文件名就備份幾個。 導(dǎo)出個人文件夾 (.pst) 文件中的數(shù)據(jù) ： 選擇菜單“文件”導(dǎo)入和導(dǎo)出在導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)е羞x擇導(dǎo)出一個文件選擇“個人文件夾.pst”選中文件名（注意：要把相關(guān)子文件前的打上，避免相關(guān)信息丟失）彈出導(dǎo)出個人文件夾窗口，選擇目標(biāo)地址存儲即可。郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（6）郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（7）v 導(dǎo)入、恢復(fù)Outlook郵件帳戶及郵件 打開“開始程序Microsoft OfficeMicrosoft Office工具M(jìn)icrosoft Office

13、2003用戶設(shè)置保存向?qū)А?，打開“Microsoft Office 2003用戶設(shè)置保存向?qū)А睂υ捒?，單擊“下一步”，在下圖的對話框中選擇“將原先保存的設(shè)置恢復(fù)應(yīng)用到本機”，單擊“完成”按鈕開始恢復(fù)，恢復(fù)完成后單擊“退出”按鈕結(jié)束。 郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（8）v導(dǎo)入個人文件夾 (.pst) 文件中的數(shù)據(jù) 在“文件”菜單上，單擊“導(dǎo)入和導(dǎo)出”，在彈出的“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂υ捒蛑袉螕簟皬牧硪怀绦蚧蛭募?dǎo)入”，然后單擊“下一步”。單擊“個人文件夾文件 (.pst)”，再單擊“下一步”。單擊“瀏覽”按鈕輸入要備份的個人文件夾 (.pst) 文件的路徑和文件名，然后單擊“下一步”，選擇要導(dǎo)

14、入的文件夾，或選擇層次結(jié)構(gòu)的頂層以導(dǎo)入全部內(nèi)容，最后單擊“完成”按鈕即可將以前所有的個人文件夾、郵件、計劃、便簽統(tǒng)統(tǒng)恢復(fù)如初。工作日歷工作日歷視圖（視圖（1）v選擇導(dǎo)航窗口“日歷”啟動v改變?nèi)諝v視圖1、日歷顯示窗口可以根據(jù)個人選擇時間周期在“顯示窗口”顯示。2、選擇天、周、月視圖3、根據(jù)需求可以在功能區(qū)用鼠標(biāo)拖拽顯示時間天數(shù)4、在日歷視圖顯示窗口點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“其他設(shè)置”中的時間刻度也可以改變視圖。工作日歷工作日歷視圖（視圖（2）v時間視圖中的休息日處理 一般默認(rèn)狀態(tài)下，按月顯示的日歷中，周六、周日是壓縮在一起的，如果休息日工作多需要單獨顯示的，可以鼠標(biāo)右鍵選擇“其他設(shè)置”，在“設(shè)置天/周

15、/月視圖格式”中的壓縮周末選項前取消即可。工作日歷工作日歷視圖（視圖（3）工作日歷工作日歷創(chuàng)建約會創(chuàng)建約會 步驟說明： 確定要建立約會的時間，選擇新建約會，在新建約會窗口填寫主題、地點、開始和結(jié)束時間、提醒時間、提醒聲音、是否備注等。 如果選擇全天事件，則表示約會是一天或幾天時間。工作日歷工作日歷創(chuàng)建約會創(chuàng)建約會圖例：工作日歷工作日歷安排會議安排會議步驟說明： 選擇時間后，選擇菜單欄“動作”安排會議彈出“安排會議”窗口，根據(jù)會議選擇參加人后點擊“安排會議”彈出“未命名會議”窗口，填寫相關(guān)內(nèi)容后發(fā)送，則將會議安排下達(dá)工作日歷工作日歷安排會議安排會議工作日歷工作日歷安排會議安排會議便箋（便箋（1）

16、可以將臨時需要記錄的事件或摘要放在便箋上。v創(chuàng)建便箋在導(dǎo)航窗口選擇便箋或在菜單“轉(zhuǎn)到”下選擇便箋，選擇新建，在便箋內(nèi)輸入相應(yīng)內(nèi)容即可。v查看修改便箋 雙擊便箋即可查看或修改便箋內(nèi)容。v更改顏色在菜單欄工具選項更改便箋外觀下“便箋外觀”可以修改便箋默認(rèn)顏色、大小及字體。在便箋編輯狀態(tài)，點擊左上放小圖表選擇顏色；在便箋圖表狀態(tài)，鼠標(biāo)右鍵選擇顏色；便箋（便箋（2）v便箋模板在平時不啟動Outlook2003情況下如果需要創(chuàng)建便箋，我們預(yù)先在桌面建立便箋模板。步驟：在Outlook便箋上新建一個空白便箋，點擊左上方小圖表選擇另存為，需要注意的就是在保存類型上選擇“Outlook模板”即可。 這樣，今后

17、我們需要使用便箋，只需要點擊桌面的模板就可以了，當(dāng)你編輯便箋關(guān)閉后，會自動歸入Outlook便箋內(nèi)。便箋（便箋（3）便箋（便箋（4）v在桌面保持便箋圖 默認(rèn)情況下，使用便箋時， Outlook2003會自動在下方狀態(tài)欄內(nèi)，假設(shè)不小心關(guān)閉了Outlook，便箋同步關(guān)閉。 鼠標(biāo)右鍵點擊在右下方Outlook快捷小圖，將“最小時隱藏”選中，這樣就不會造成不小心關(guān)閉Outlook使便箋關(guān)閉。便箋（便箋（5）工作任務(wù)工作任務(wù)v創(chuàng)建任務(wù)在導(dǎo)航欄內(nèi)選擇任務(wù)，點擊右上方新建或在空白任務(wù)欄內(nèi)鼠標(biāo)右鍵選擇新任務(wù)。v查看或修改任務(wù)雙擊任務(wù)，可以詳細(xì)查看或修改任務(wù)。v分配任務(wù)（1）選中任務(wù)，點擊鼠標(biāo)右鍵選擇“分配任務(wù)”，將任務(wù)分配發(fā)送給相應(yīng)人員。（2）在任務(wù)組鍵下，點擊右上方新建下拉菜單，選擇任務(wù)分配，可以將創(chuàng)建和分配同步進(jìn)行。 工作任務(wù)工作任務(wù)工作任務(wù)與分配任務(wù)工作任務(wù)與分配任務(wù)日記日記 選擇文件列表中的日記，在空白處點擊鼠標(biāo)右鍵“新日記條目”或選擇“新建”日記OUTLOOK2003自動啟動自