行政前臺工作流程

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政前臺工作流程一、行政辦公管理模塊：（一）環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查，植物的維養(yǎng)工作工作流程：1、每天早上8:20、中午13:20和下午17:20檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；2、隨時保持辦公區(qū)整潔，定期在每周六中午組織公司員工徹底清潔；3、根據(jù)辦公室植物維養(yǎng)指南對辦公區(qū)域的所有植物進行定期維養(yǎng)，澆水、施肥等，并在植物維養(yǎng)明細表上做好詳細登記。注意事項：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；2、及時補充抽紙和垃圾袋等，保障公司后勤配備。相關記錄：植物維養(yǎng)指南

2、前臺植物維養(yǎng)明細表前臺（二）報刊雜志的收發(fā)工作流程：1、每天早上9：10整理當日的報紙成都商報、每日經(jīng)濟新聞送至董事長辦公室；2、每天早上10:20整理當日的報紙四川日報、金融投資報送至董事長辦公室（具體要求見報刊雜志收發(fā)明細表）。注意事項：熟悉所有報刊、雜志的送達時間，如果未及時送達應立即打電話給物業(yè)詢問情況，如物業(yè)不能及時送達，前臺應及時到大廳取回。相關記錄：報刊雜志收發(fā)明細表前臺 （三）對辦公區(qū)域的管理工作流程：1、上、下班時檢查所有的電源開關； 2、檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。注意事項：1、人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開，未處理應及時幫助處理，并在

3、第二天上班后提醒同事注意； 2、人員下班后，圖紙、文件是否隨意鋪在辦公桌上沒有收撿，如有此類情況，應及時提醒注意。相關記錄：員工日常行為規(guī)范違規(guī)（紀）記錄表行政主管。（四）接待面試、客戶來訪工作流程：1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由；2、登記客戶來訪登記薄，弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；3、如有必要，安排來訪者前往前臺前面的會議桌稍坐片刻；4、準備招待茶水飲料；5、通知相關工作人員有人來訪；6、如有需要，每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理

4、桌椅、保持會客室的整潔；8、若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；9、及時轉(zhuǎn)告相關工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；10、及時將用完的客戶來訪登記薄歸檔保存。注意事項：1、接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；2、客戶來訪登記薄的詳細記錄，并及時將使用完的記錄歸檔保管；3、及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復；4、不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。5、中午下班時間段12:0013:

5、30可以暫時以關閉公司大門，如果有客戶來訪，可以直接按下正對大門的前臺座位下的開關，即可打開大門；6、中午辦公室必須留一位前臺接待人員值班。相關記錄：客戶來訪登記薄前臺（五）電話的接聽和記錄工作流程：1、電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語：接聽外線電話首先以“您 好，安盛”來問候，接聽內(nèi)線電話以“您好，某某部門”來問候。電話結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒，電話鈴響超過3聲，接聽電話應該致歉；2、接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；3、電話鈴響時前臺人員須及時轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時，看清對方要找的人所在位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近分機，不需要再大聲提示。其他人員不要在總機處接聽電

6、話。4、對不知名的電話，自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)接前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接收人。5、對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；6、通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；7、沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。8、將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在來電記錄表上；9、記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。10、及時將用完的來電記錄表交由行政主管歸檔。注意事項：1、來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2

7、、了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在來電記錄表上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關工作人員；3、如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關記錄：來電記錄表前臺（六）日常的打印、復印以及相關設備的使用管理工作流程：1、每天早上到工位后開啟并且檢查打印機、一體機、傳真機，并及時補充所需的紙張；2、負責公司日常的打印、復?。捍蛴?、復印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；3、打印機、復印機或其它設備出現(xiàn)故障時，及時填寫設備報修單并聯(lián)絡辦公設施維護人員進行檢查維修（詳見“固定資

8、產(chǎn)的報修與報廢流程”）；4、及時將用完的設備報修單交由行政主管歸檔。注意事項：1、熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；2、完成公司日常的打印、復印工作，做到節(jié)約資源；3、打印、復印機等設備出現(xiàn)問題不得私自解決，應及時報修，并聯(lián)系相關專業(yè)人員進行維修；4、不得私自打印、復印與工作無關的文件、圖紙，特殊情況下應申報行政主管同意付費再使用；5、節(jié)約資源，愛惜紙張；6、及時將用完的相關記錄表交由行政主管歸檔。相關記錄： 設備報修單前臺二、行政人事模塊：（一）考勤統(tǒng)計工作流程：1、8:30采集數(shù)據(jù)制作當日考勤表，未到的同事致電問明情況（可詢問郭主管），如有員工請假，需提前或在請假后24小時之內(nèi)到前臺填

9、寫請假單并注明請假原因、時間及時數(shù)、職務代理人；2、熟練操作門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息； 3、如有員工未打卡，請24小時內(nèi)到前臺填寫未打卡說明單；4、每月1日5日內(nèi)前臺制作完成上月考勤報表，將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份并綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字，再交給人力資源部統(tǒng)計上月考勤情況。注意事項：1、考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；2、考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，應做到實事求是，一視同仁。相關記錄：臨時簽到表前臺請假單前臺未打卡說明前臺（二）人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：1、所以外出人員應提前在

10、留言板上注明姓名、外出事由、去程、回程時間；2、回到公司應立即擦除留言板山的外出留言記錄；3、特殊情況，外出前未登記，應提前電話告知相關負責人及前臺。4、如果下班前不能回公司的人員，應提前電話告知前臺做好登記，并在24小時內(nèi)到前臺填寫未打卡說明表；5、考勤人員及時將未打卡詳情錄入電子文檔，便于月底考勤數(shù)據(jù)匯總。注意事項：1、外出前的準備并與對方聯(lián)系；2、在留言板上及時提前做好詳細記錄外出辦事情況；3、前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。相關記錄：留言板辦公區(qū)三、文檔資料管理：文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作流程：1、前臺收/發(fā)文件應及時在收文明細/發(fā)文明細中登記文件收/發(fā)文件的時間、收/發(fā)

11、單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等，還需要求收/發(fā)件人簽字；2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；3、對于需要行政部存檔的，前臺應復印1份存檔，原件交給相應收件人；4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認；5、發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫文件外送單由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；7、將收文明細/發(fā)文明細以及文件外送單分別按項目分類交檔案管理員歸檔。注意事項：1、詳細填寫收文明細/發(fā)文明細或文件外送單，并要求相關經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)

12、文件的具體內(nèi)容；2、及時轉(zhuǎn)交給相關人員；3、按項目分類交檔案管理員歸檔。相關記錄：收文明細前臺發(fā)文明細前臺文件外送單前臺B、電子文件的收發(fā)工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等； 2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾； 3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在收文明細/發(fā)文明細中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明； 4、及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關項目負責人，并確認對方收到； 5、當天工作結束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。注意事項：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2、及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關負責人，并確認是否收到；3、按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。相關記錄：收/發(fā)電子文件夾前臺收文明細/發(fā)文明細前臺四：后勤服務管庫模塊：（一）預定用餐、酒店工作流程：1、熟悉與公司常有業(yè)務來往的餐飲商家、酒店；2、每天上午11：00左右開始統(tǒng)計需要預訂用餐的名單，如有需要應清楚了解其需求，及時訂餐；3、如果下午或周末有加班